QorusDocs lanceert QPilot Workspace om AI-agents voor voorstellen te baseren op kennis van de organisatie

QorusDocs heeft QPilot Workspace gelanceerd: een gedeelde omgeving waarin teams voor bedrijfsontwikkeling en AI-agents voorstellen, pitches en antwoorden op offerteaanvragen opstellen. De werkruimte werd op 27 oktober aangekondigd en combineert kennis die specifiek is voor de organisatie met workflows voor het opstellen, beoordelen en produceren van documenten binnen Microsoft 365, met koppelingen naar Copilot, Claude en ChatGPT.

Het product richt zich op zakelijke dienstverleners, juridische dienstverleners, technologiebedrijven en organisaties in de architectuur-, engineering- en bouwsector. In deze sectoren hangt een overtuigend voorstel af van bewijs: welke mensen beschikbaar zijn voor een project, welk relevant werk zij hebben uitgevoerd en welke ervaring de organisatie heeft met vergelijkbare klanten. QorusDocs positioneert die kennis van de organisatie als basis voor het werk van zijn agents.

Klanten kunnen zich nu aanmelden voor toegang, aldus de aankondiging van de lancering. Het bedrijf zegt dat QPilot Workspace het offertetraject ondersteunt vanaf het ontstaan van een verkoopkans tot en met het opstellen, beoordelen en afronden van documenten en het verkrijgen van inzichten. De einddocumenten worden geleverd in Word en PowerPoint.

PursuitIQ levert het bewijs achter het concept

QorusDocs noemt zijn laag voor kennisverankering PursuitIQ. Op de platformpagina beschrijft het bedrijf deze als de gedeelde context die actuele personeelsgegevens, ervaring, goedgekeurde antwoorden, de geschiedenis van offertetrajecten en onderscheidende kenmerken met elkaar verbindt. Agents gebruiken die informatie om antwoorden samen te stellen en op maat te maken. Mensen blijven verantwoordelijk voor de strategie, het begrip van de klant en het uiteindelijke betoog om de opdracht binnen te halen.

QPilot Workspace organiseert het werk met sjablonen, opdrachten en vaardigheden. Het beoogde proces begint met het materiaal en bewijs dat relevant is voor een verkoopkans, en gaat vervolgens over in eerste versies, personalisering, gezamenlijke beoordeling en oplevering. Dankzij die structuur kunnen teams zowel de ondersteunende informatie als het geschreven antwoord coördineren.

‘Waar het om draait, is geloofwaardigheid: de juiste mensen, relevante ervaring en bewijs dat je dit eerder hebt gedaan’, aldus Ray Meiring, CEO van QorusDocs.

De praktische uitdaging is om een bewering aan het juiste bewijs te koppelen. Een voorstel kan goed geschreven zijn en toch een verouderde biografie, een irrelevante casestudy of ervaring bevatten die niet aansluit bij de gevraagde omvang van de opdracht. Als de workflow voor het opstellen van voorstellen is gebaseerd op actuele bedrijfsgegevens, hebben beoordelaars een beter uitgangspunt om die details te controleren.

Hoe de bestaande technologie kennis ophaalt en hergebruikt

De documentatie over het indexeren van inhoud van QorusDocs geeft inzicht in de technologie achter de bestaande AI-functies. Documenten, sjablonen en ander materiaal worden geïndexeerd, zodat Smart Search, QPilot Chat, Smart Skills en AI-aangestuurde sjabloonvelden ze kunnen vinden. Volgens de documentatie worden de gegevens automatisch tweemaal per dag vernieuwd. Beheerders kunnen bronnen zo nodig ook handmatig vernieuwen.

Daarmee wordt contentbeheer onderdeel van de AI-workflow. Een bijgewerkte personeelskwalificatie of goedgekeurd antwoord moet beschikbaar zijn in de relevante bron voordat het in een concept kan worden verwerkt. Het organiseren en actueel houden van die bronnen is daarom noodzakelijk om voorstellen af te stemmen op de huidige mogelijkheden van de organisatie.

De gebruikershandleiding van QPilot beschrijft hoe gebruikers bronbibliotheken kunnen kiezen, specifieke documenten kunnen selecteren met vermeldingen en verwijzingen bij gegenereerde antwoorden kunnen weergeven. De workflow van Smart Search kan de vijf best overeenkomende antwoorden gebruiken om een reactie op een vraag op maat te maken. Deze beschreven mogelijkheden laten zien hoe het ophalen en genereren van informatie binnen het bredere platform samenwerken.

Documenten samenstellen voegt daar nog een laag aan toe. Smart Fields verzamelen gestructureerde informatie, zoals tekst, datums en geselecteerde opties, en gebruiken die vervolgens om Word- en PowerPoint-sjablonen te automatiseren. Door gestructureerde velden te combineren met gegenereerde tekst kunnen teams consistente documenten opleveren zonder voor elke nieuwe verkoopkans het document handmatig opnieuw op te bouwen.

MCP verbindt voorstellen met de systemen eromheen

Met de lancering introduceert QorusDocs connectors voor Model Context Protocol (MCP), waarmee teams QorusDocs kunnen gebruiken in Copilot, Claude en ChatGPT. QorusDocs beschrijft ook integraties met andere MCP-servers, waaronder Salesforce, Dynamics 365, HubSpot en Gong, om informatie over verkoopkansen en gesprekken bij het offertetraject te betrekken.

Deze koppelingen helpen een bekend coördinatieprobleem op te lossen: nuttige informatie voor voorstellen is vaak verspreid over documenten, CRM-gegevens en klantgesprekken. Door die informatie beschikbaar te maken in de werkomgeving, kost het mogelijk minder moeite om de benodigde context te verzamelen voordat het opstellen begint.

Zoals besproken in de berichtgeving van Unite.AI over werkstromen voor grote organisaties boven de MCP-verbindingslaag, is connectiviteit slechts één onderdeel van het product. De waarde hangt ook af van taakgerichte instructies, bewijs en het beoordelingsproces waarmee toegang wordt omgezet in een bruikbaar resultaat. De combinatie van kennis over offertetrajecten en herbruikbare workflowcomponenten bij QorusDocs sluit aan bij die bredere ontwikkeling.

Voor gevoelige bedrijfsinformatie zegt QorusDocs dat zijn platform is gebouwd op Microsoft Azure OpenAI, toegang heeft tot gegevens in de Microsoft 365-omgeving van het bedrijf en die gegevens niet gebruikt om openbare modellen te trainen. Op de platformpagina vermeldt het bedrijf dat het voldoet aan SOC 2 Type II en de AVG (GDPR), en dat het platform rolgebaseerde toegangsrechten en goedkeuringsprocessen biedt.

Een antwoord op de groeiende hoeveelheid offerteaanvragen

Uit het benchmarkrapport voor de offertebranche voor 2026 van het bedrijf, gebaseerd op een enquête onder bijna 300 offertemanagers, bleek dat 68% een stijgend aantal offerteaanvragen meldde. Het vinden van nauwkeurige content en het wachten op inhoudsdeskundigen en goedkeuringen behoorden tot de genoemde knelpunten. De bevindingen laten zien dat het probleem niet alleen draait om schrijfsnelheid, maar ook om coördinatie en het verzamelen van bewijs.

Heather Almquist, senior vicepresident bij Marsh, zei in de aankondiging dat het snel bijeenbrengen van de juiste biografieën, projectervaring en goedgekeurde content een van de lastige aspecten is van het beantwoorden van RFP’s. Volgens haar zorgt het op één plek beschikbaar hebben van die kennis binnen de organisatie ervoor dat teams meer tijd kunnen besteden aan strategie en klantrelaties.

QorusDocs zegt dat meer dan 200 organisaties, waaronder WSP, CDW en Insight, gebruikmaken van zijn bredere platform. QPilot Workspace bouwt daarop voort met een gedeeld proces voor mensen en agenten. Voor offerteteams is het belangrijkste resultaat een antwoord dat eenvoudiger kan worden samengesteld en beoordeeld, en tegelijk geloofwaardig en specifiek onderbouwt waarom het bedrijf de opdracht zou moeten uitvoeren.