Professionele ontwikkeling toegankelijker maken voor MKB’s

Het trainen van medewerkers op nieuwe vaardigheden is moeilijk voor kleine bedrijven. De meeste bedrijven hebben geen gebrek aan ideeën over hoe eigenaren en managers hun team kunnen helpen om hun prestaties te verbeteren en vaardigheden te leren, maar kleine bedrijven zijn meestal niet gebouwd met professionele ontwikkeling in gedachten. De kernactiviteit van het bedrijf komt eerst, zoals het hoort; en het is onwaarschijnlijk dat er iemand in dienst is met de achtergrond die nodig is om effectief trainingsmateriaal te schrijven en te leveren. Uiteindelijk betekent dit dat professionele ontwikkeling op de achtergrond wordt gezet en vaak nooit gebeurt. Volgens CompTIA heeft de helft van de Amerikaanse bedrijven geen formele trainingsstrategieën om de vaardigheidskloof aan te pakken*. De medewerkers, klanten en uiteindelijk het bedrijf betalen de prijs.

Steeds vaker kan generatieve AI elke kleine onderneming helpen om professionele ontwikkelingsmateriaal te ontwikkelen. Hieronder leggen we uit hoe onze kleine communicatiebureau overging van het bespreken van het samenstellen van trainingsmateriaal naar het hebben van een behoorlijk solide eerste concept in 15 minuten – met behulp van gratis AI-hulpmiddelen.

Als onderdeel van onze voortdurende medewerkersontwikkeling bij Gova10 wisten we dat een van de onderwerpen die we wilden behandelen het verbeteren van de benadering en het pitchen van onze klantenverhalen aan journalisten was. Al onze medewerkers kennen de basis, maar het is altijd goed om te herzien en er waren zeker beste praktijken om te delen.

Weten dat je je team wilt trainen op iets en het daadwerkelijk doen van je kennis en ontwikkelen van een professioneel ontwikkelingsprogramma of -sessie zijn twee heel verschillende dingen. Je moet:

• Informatie verzamelen van degenen met de kennis.
• Informatie consolideren en de sleutelboodschappen ontwikkelen.
• Een aantrekkelijke presentatie ontwerpen die de sleutelboodschappen overbrengt.

Elke van deze taken kan worden toegewezen en opnieuw geprioriteerd worden op basis van dringender werk en taken die aandacht wachten. Na alles, wij zijn communicatieprofessionals, geen leerontwikkelingsprofessionals.

Op een recente woensdag, met behulp van gratis AI-hulpmiddelen, bouwden we een solide eerste concept in ongeveer 15 minuten.

Dat betekent niet dat we het eindproduct zo snel hadden, maar we hadden een presentatie die ongeveer 70% van de weg was.

We gebruikten de methoden die werden beschreven voor een trainingsessie over het pitchen van verhalen aan de media, maar deze hulpmiddelen kunnen worden gebruikt om materiaal te ontwikkelen voor elk onderwerp.

Fathom

We begonnen met het gebruik van de meetingtranscriptiehulpmiddel Fathom enkele maanden geleden, nadat we het hadden gezien bij een van onze klanten. De nauwkeurigheid van de transcriptie overtrof de nauwkeurigheid van concurrerende hulpmiddelen die we hadden geprobeerd en was ver boven de native transcriptiefunctie in Google Meet, naar onze mening. Fathoms indrukwekkende AI-gegenereerde notities en actiepunten hebben verschillende van onze klanten verbaasd nadat ze ons het hulpmiddel zagen gebruiken.

Toen we begonnen te praten over de professionele ontwikkelingsinitiatief tijdens een recente vergadering van de Gova10-VP’s – aanvankelijk bespraken we alle redenen waarom we zouden worstelen om het op tijd klaar te hebben voor een aankomende vergadering – voegde ik snel mijn Fathom-notitie toe aan de Meet-call. Ik legde aan de notitie uit dat ons doel was om de inhoud te capteren die we in de trainingsessie wilden behandelen. Toen namen we om beurten het woord over de uitdagingen en kansen om onze team te helpen de media te benaderen. We waren het meestal eens en voegden extra ideeën toe, en we debatteerden over een paar punten en of ze moesten worden opgenomen in de training.

Ongeveer 5 minuten nadat we ophingen, stuurde Fathom een samenvatting van de vergadering, inclusief bullet points over wat we hadden besproken. Deze bullet points vingen de inhoud die we wilden overbrengen bijna perfect.

Gamma

Nu we een sterke AI-gegenereerde outline hadden, moesten we het in een formaat zetten dat we aan ons team konden presenteren. Gamma is een AI-hulpmiddel dat presentaties genereert op basis van een korte prompt of een volledige outline. Hoe meer informatie je het geeft, zoals alle Gen AI-hulpmiddelen, hoe beter het presteert.

Gamma bood me enkele lay-outvoorkeuren en bouwde binnen seconden een presentatie. Het deed een geweldige job om mijn outline verder te organiseren en te verfijnen, en varieerde de look en feel van elke slide, terwijl het nog steeds een consistente look behield. Echter, de afbeeldingen die Gamma leverde, kwamen niet helemaal overeen met de stijl, dus verving ik ze met afbeeldingen die gerelateerd waren aan het materiaal en vulde ik ze aan met afbeeldingen van een teamfotoshoot. Dit maakte de presentatie vertrouwd en leuk in plaats van AI-gegenereerd. De VP’s gingen vervolgens door de presentatie en maakten bewerkingen om ervoor te zorgen dat het duidelijk en alle gewenste boodschappen overbracht.

ChatGPT

Voor de pitchtraining waren de Fathom-gegenereerde bullet points voldoende, maar een paar maanden geleden was ik in een iets andere situatie. Ik moest een mediatrainingpresentatie voorbereiden voor een cliëntenspreker. Een paar dagen eerder had ik een informele mediatrainingssessie gegeven aan een andere spreker. Ik uploadde de Fathom-transcriptie van die trainingsessie naar ChatGPT met een prompt om het te organiseren en de ideeën te destilleren die ik had besproken. ChatGPT deed zijn werk en genereerde een outline, en vervolgens kon ik dat in Gamma invoeren voor een gepolijste presentatie.

AI kan het nog niet allemaal…nog niet

Voordat we de medewerkersopleiding leverden, besloten we om relevante “pitch-to-story”-voorbeelden op te nemen die we konden bekijken, om te laten zien hoe eerdere pitches aan journalisten resulteerden in artikelen in de media met onze klanten. We voegden ook een oefening toe waarin teamleden paren vormden en een mediatraining ontwikkelden, die we vervolgens samen bekeken en beoordeelden.

De ideeën waren van ons. De uitvoering was van ons, maar AI hielp ons zeker om het materiaal snel en georganiseerd aan het team te presenteren in plaats van uren – of misschien nooit. We worden nog niet vervangen door AI, maar AI bespaarde ons tijd en nam de stress van het voorbereiden van de inhoud weg.

We zien al betere resultaten van onze junior-medewerkers die de training hebben gevolgd. Elk bedrijf kan deze praktijk overnemen en professionele ontwikkeling toegankelijker maken voor elk onderwerp dat verdere medewerkersontwikkeling nodig heeft.