Dayforce neemt Ribbon AI over om gesprekken te integreren in agentisch werven

Voor werkgevers die honderden functies in de frontlinie moeten invullen, kan het eerste gesprek het langzaamste onderdeel van het wervingsproces zijn. Dayforce wil een groter deel van dat werk automatiseren met een overeenkomst om Ribbon AI over te nemen, een bedrijf in wervingstechnologie dat met conversationele spraak- en video-AI kandidaten screent en recruiters helpt bepalen wie ze vervolgens moeten uitnodigen voor een gesprek.

De aangekondigde transactie brengt gespecialiseerde wervingsagenten naar het platform voor human capital management van Dayforce. Na afronding wil Dayforce Ribbon native integreren in de nieuwe ervaring voor agentisch werven, die sourcing, screening, beoordeling en contact met kandidaten met elkaar verbindt. De financiële voorwaarden en de beoogde datum van afronding zijn in de aankondiging niet bekendgemaakt.

Met de overname speelt het bedrijf in op een praktisch probleem: kandidaten en recruiters zijn vaak op verschillende momenten beschikbaar. Een conversationele interviewer die dag en nacht actief is, kan alvast eerste aanwijzingen over de geschiktheid verzamelen voordat een recruiter de wachtrij voor de volgende dag opent, terwijl de uiteindelijke aanwervingsbeslissing bij mensen blijft.

Van screeningsvragen naar gesprekken die zich aanpassen

De interviewer van Ribbon begint met een functieomschrijving en kan interviewvragen en een beoordelingsrubriek opstellen op basis van relevante eerdere gesprekken. De interviewer voert een tweezijdig gesprek: kandidaten kunnen mondeling antwoorden en het systeem kan vervolgvragen stellen. Dat maakt de interactie flexibeler dan een formulier of een reeks vooraf opgenomen antwoorden, al hangt de bruikbaarheid ervan nog steeds af van de vraag of de vragen daadwerkelijk aansluiten bij de functie.

Volgens de aankondiging beoordeelt Ribbon kandidaten aan de hand van interviewtranscripties. De video- en andere integriteitscontroles hebben een ander doel: ze signaleren ongebruikelijke patronen in audio, blikrichting of de timing van antwoorden. Die signalen mogen niet worden verward met bewijs van geschiktheid voor de functie en mogen evenmin worden beschouwd als definitief bewijs van wangedrag.

Het bedrijf zegt dat ongeveer 90% van de klanten de aanbevolen standaardconfiguratie gebruikt. Voor grote werkgevers kan dat het werk verminderen dat nodig is om afzonderlijke interviewtrajecten in te richten. Daardoor is de kwaliteit van die standaardinstellingen ook van belang: de vragen, beoordelingsrubriek en escalatieprocedure kunnen mede bepalen hoe grote aantallen sollicitanten in eerste instantie worden beoordeeld.

In een eerder interview met Unite.AI beschreef medeoprichter en CEO van Ribbon, Arsham Ghahramani, een aanpak die conversationele AI combineert met contextuele informatie over de kandidaat en de werkgever. Die achtergrond helpt verklaren waarom het product de nadruk legt op gesprekken die inspelen op wat een sollicitant zegt, in plaats van simpelweg een vast script voor te lezen.

Dayforce zegt dat Ribbon honderden klanten heeft en meer dan één miljoen gesprekken heeft gevoerd. Dit zijn cijfers over het gebruik die door het bedrijf zelf zijn gerapporteerd, geen onafhankelijke maatstaf voor de kwaliteit van de werving. Ze wijzen er wel op dat Dayforce een operationeel wervingsproduct overneemt met ruime ervaring met sollicitatiegesprekken.

Talent in het ATS opnieuw ontdekken

Gesprekken voeren is maar één onderdeel van de voorgestelde workflow. Ribbon biedt ook AI-gestuurde sourcing en het opnieuw ontdekken van talent, zodat werkgevers in bestaande sollicitantenbestanden kunnen zoeken naar mensen die mogelijk bij een nieuwe vacature passen. Volgens de aankondiging is de technologie getest met maximaal 30 miljoen kandidaten binnen één applicant tracking-systeem. Dat cijfer geeft de omvang aan van de ATS-dataset waarop is getest, niet het aantal klanten van Ribbon of het aantal gevoerde sollicitatiegesprekken.

Het opnieuw ontdekken van talent is belangrijk omdat een werkgever mogelijk al geschikte sollicitanten in zijn database heeft, onder wie mensen die naar een andere functie hebben gesolliciteerd of tijdens een eerdere wervingsronde niet beschikbaar waren. Het heeft alleen nut om hen te vinden als het wervingsteam daarna opnieuw contact kan leggen en het proces kan voortzetten.

Ribbon ondersteunt contact via sms, WhatsApp en e-mail, zodat die zoekresultaten weer kunnen leiden tot een actief gesprek. Volgens de aankondiging nadert een AI-agent voor het inplannen van gesprekken de voltooiing. Die functie moet daarom worden gezien als onderdeel van de productplanning, niet als een volledig beschikbare mogelijkheid die bij de huidige overeenkomst is inbegrepen.

Samen laten deze functies zien wat ‘agentisch werven’ hier moet betekenen: software voert samenhangende wervingstaken uit in plaats van alleen een vraag van een recruiter te beantwoorden. De bredere belofte is dat er minder overdrachten nodig zijn tussen het vinden en benaderen van een kandidaat, het voeren van een eerste gesprek en het inplannen van het volgende gesprek.

Hoe Ribbon in het bestaande platform van Dayforce past

Dayforce biedt al wervingssoftware met vragen voor de voorselectie, AI-ondersteunde kandidaatbeoordeling, sms-berichten en beheer van aanbiedingen. De tools kunnen ook functieomschrijvingen opstellen op basis van vaardigheden, profielen, trefwoorden of eerdere vacatureteksten, die gebruikers vervolgens controleren en aanpassen.

Ribbon zou aan die bestaande basis een aparte laag voor conversationele sollicitatiegesprekken toevoegen. Het platform van Dayforce omvat HR, salarisadministratie, tijdregistratie, talentbeheer, planning en analyse. Daardoor ontstaat de mogelijkheid om wervingsactiviteiten te verbinden met de systemen die werkgevers gebruiken nadat een kandidaat een aanbod heeft aanvaard.

Dat onderscheid is belangrijk bij de beoordeling van de overname. De strategische waarde gaat verder dan alleen het verkrijgen van een spraakinterface: een native integratie kan wervingsteams helpen om interviewgegevens te benutten binnen hun bredere wervingsproces. Dayforce heeft die integratie echter omschreven als een plan voor na de afronding van de overname en heeft geen datum aangekondigd waarop de gecombineerde ervaring algemeen beschikbaar komt.

‘Bij werving op grote schaal zou je niet hoeven kiezen tussen snelheid en een goede kandidaatervaring’, zei David Ossip, oprichter en CEO van Dayforce. Volgens hem kan AI worden ingezet voor handmatig werk dat tijdgevoelig is, zodat recruiters zich kunnen richten op het contact met talent en het nemen van beslissingen.

De toets is betere werving, niet alleen snellere sollicitatiegesprekken

Voor werkgevers in magazijnen, de detailhandel, de horeca en andere sectoren met veel uitvoerend personeel kunnen flexibele tijdstippen voor sollicitatiegesprekken een merkbaar verschil maken. Sollicitanten werken misschien in ploegendienst, hebben zorgtaken of solliciteren buiten kantooruren. Door een gesprek aan te bieden op een moment dat het hun uitkomt, kunnen werkgevers mogelijk mensen bereiken die anders tijdens het plannen van een gesprek zouden afhaken.

Alleen het aantal sollicitatiegesprekken kan echter niet aantonen dat een wervingssysteem eerlijker of nauwkeuriger is. Werkgevers moeten begrijpen hoe scores zich verhouden tot de functie-eisen, hoe recruiters het onderliggende bewijs beoordelen en hoe kandidaten problemen met het sollicitatieproces kunnen oplossen. Het is vooral belangrijk om beoordelingen op basis van transcripties gescheiden te houden van integriteitsmeldingen wanneer een geautomatiseerde waarschuwing iemands kans op een volgende stap kan beïnvloeden.

Ghahramani omschreef de aansluiting bij Dayforce als een manier om de mogelijkheden van Ribbon voor sollicitatiegesprekken, het vinden van kandidaten en het benaderen van hen bij meer organisaties onder de aandacht te brengen. Voor Dayforce biedt de overname een gerichte manier om de automatisering van werving uit te breiden met technologie die al in echte wervingsprocessen wordt gebruikt. De volgende mijlpaal is de afronding van de transactie, waarna de afzonderlijke mogelijkheden moeten worden samengebracht in de geïntegreerde wervingservaring die het bedrijf heeft uiteengezet.