Balans tussen AI-integratie en werknemers voor optimale prestaties

Het is een verhaal zo oud als de tijd: opkomende technologieën die paniek en nostalgie veroorzaken. Mensen dachten dat televisie literatuur zou vernietigen. Een band zong ooit dat video de radioster vermoordde. Vandaag de dag zijn mensen bang dat AI menselijke banen zal innemen. Een recente studie vond dat de wantrouwen van werknemers in AI voornamelijk te wijten is aan het feit dat ze het zien als een bedreiging voor hun baan. Die wantrouwen is niet ongegrond voor kenniswerkers die zich afsluiten van AI en zijn mogelijkheden. De verantwoordelijkheid ligt bij leiders om ervoor te zorgen dat hun organisaties AI integreren in de werkplek om het werk van hun werknemers te optimaliseren, en niet om werknemers te vervangen.

De AI-trein is al vertrokken, maar het is nog niet te laat om aan boord te stappen. Mijn bedrijf Jotform gebruikt AI in zijn processen al vier jaar. Hieronder leg ik uit hoe we de nieuwste AI- en automatiseringsgereedschappen blijven integreren om onze werknemers te helpen hun beste werk te doen.

Moedig systeemdenken aan

U hebt misschien het begrip “systeemdenken” gehoord. Auteur Peter Senge’s The Fifth Discipline biedt een grondige uitleg van het concept. Het houdt in dat dingen in de wereld en ons leven worden bekeken als systemen, in plaats van geïsoleerde, lineaire oorzaak-gevolgrelaties. Neem het menselijk lichaam: het is geen verzameling van onderdelen, maar eerder een verzameling van systemen. Uw skeletstelsel houdt ten minste een deel van uw lichaam rechtop, uw spierstelsel stelt u in staat uw ogen te bewegen en omlaag te scrollen op uw smartphonescherm, uw cardiovasculaire stelsel levert zuurstof en voedingsstoffen aan uw weefsels, enz.

Een van mijn kernprincipes voor het integreren van AI in onze werkplek is het aannemen van een systeemdenken. In plaats van werknemers stap voor stap te trainen op AI-gereedschappen, moedigen we hen aan om hun werkprocessen – de onderling verbonden stappen die verschillende taken gedurende hun werkdag vormen – te analyseren en als systemen te zien. Het doel is om AI-gereedschappen te gebruiken om zo veel mogelijk stappen van die processen te automatiseren. Een recente McKinsey-studie vond dat bedrijven AI in meer delen van hun bedrijf gebruiken. De helft van de respondentenbedrijven meldden dat ze AI in twee of meer bedrijfsfuncties integreerden, waarvan de meest voorkomende marketing en verkoop, product en dienst, en IT-functies waren. Elk bedrijf heeft een groot aantal AI- en automatiseringsmogelijkheden. Zoals het Baader-Meinhof-fenomeen, zodra u begint te zoeken, zult u ze overal zien.

Dit soort denken vereist een tweede verschuiving in mindset. In plaats van zichzelf te zien als individuele bijdragers, moeten werknemers zichzelf zien als managers – van hun systemen en de AI- en automatiseringsgereedschappen die de wielen doen draaien. Als manager is de eerste taak het bepalen van de doelen van uw systeem: wat wilt u bereiken? Wat zijn uw KPI’s? Bijvoorbeeld, misschien bent u een systeem aan het opzetten om een nieuwsbrief naar uw abonnees te sturen een keer per week. Maak de stappen in kaart, identificeer AI- en automatiseringsmogelijkheden en bouw het systeem. Zodra uw systemen op hun plaats staan, zijn de manageriële taken het meten van uw prestaties en voortdurend zoeken naar manieren om het systeem te verbeteren. Er zijn zelfs gereedschappen die u kunt implementeren om automatisch te controleren of alle onderdelen van het systeem goed functioneren. Mijn persoonlijke favoriet is Dead Man’s Snitch.

Door een systeemdenken aan te nemen, kunnen werknemers hun rollen transformeren en controle krijgen over hun dagelijkse werklast.

AI als uw creatieve co-piloot zien

Als werknemers beginnen hun werkprocessen te zien als onderling verbonden systemen en AI-gereedschappen integreren om deze processen te verbeteren, is het cruciaal voor hen om hun perspectief op AI zelf te veranderen. AI is niet alleen een gereedschap – het is een collaboratieve partner. Die partner verhoogt niet alleen de productiviteit, maar faciliteert ook innovatie.

Wharton-professor Christian Terwiesch daagde ChatGPT uit om bedrijfsideeën te komen (producten voor de markt van studenten) en vergeleek de output van de LLM met ideeën gegenereerd door studenten. Het resultaat? De gemiddelde aankoopwaarschijnlijkheid van een ChatGPT-product was 47%, vergeleken met 40% voor menselijke ideeën.

Dit betekent niet dat AI creatiever is dan mensen – ChatGPT ontbreekt aan de context van de echte wereld, onder andere, en is afhankelijk van mensen om prompts te creëren – maar het betekent wel dat het een ongelooflijk efficiënte en goedkope collaborator kan zijn voor het genereren van ideeën.

Zoals professor Terwiesch opmerkte: “In het slechtste geval wijt u alle ideeën en gaat u met uw eigen ideeën verder. Maar ons onderzoek spreekt sterk voor het feit dat uw ideeënpoel beter zal worden.”

Zelfs als ChatGPT winnende ideeën en oplossingen genereert, zijn mensen nog steeds verantwoordelijk voor het selecteren en verfijnen ervan. Kortom: er is geen reden om AI niet te gebruiken om het ideeëngeneratieproces te verbeteren.

Tijd vrijmaken om tijd te besparen

Een derde kernprincipe voor het integreren van AI in uw werkplek om prestaties te optimaliseren, is tijd vrijmaken om tijd te besparen. Het aannemen van systeemdenken, het identificeren van automatiseringsmogelijkheden, het onderzoeken van de beschikbare gereedschappen en het leren hoe AI een onderdeel kan zijn van uw creatieve proces, vereist een voorafgaande investering van tijd. Het vereist het opnemen van enige ruimte in de werkdag, waar werknemers mogelijk huiverig voor zijn – wie heeft de tijd? Leiders kunnen de voordelen van die tijd benadrukken: u zult het terugverdienen in ruime mate door alle taken die u automatiseren.

Bij Jotform, bijvoorbeeld, hebben we altijd moeten strijden tegen phishing. Mensen gebruiken onze online formulieren voor SPAM en frauduleuze doeleinden. In het verleden hebben onze ondersteuningsmedewerkers aanzienlijke inspanningen geleverd om deze schema’s handmatig te detecteren. Maar in de afgelopen jaren hebben we een AI-gereedschap ontwikkeld, zodat onze ondersteuningsmedewerkers hun energie kunnen richten op nieuwere, meer geavanceerde problemen. Het ontwikkelen van de gereedschappen vereiste een investering van tijd. Onze medewerkers controleren nog steeds phishing handmatig. Maar AI heeft de last aanzienlijk verlicht en hen in staat gesteld om zich te concentreren op meer zinvolle taken.

Dat is de schoonheid van AI-gereedschappen en automatisering – niet om mensen te vervangen, maar om hen te empoweren om saaie, handmatige taken over te dragen. Voor onze medewerkers is dit voldoende motivatie om systeemdenken aan te nemen en managers te worden van hun eigen macrokosmos van systemen. Houd er rekening mee: volgens één studie, gebruiken 65 procent van de organisaties regelmatig generatieve AI. Als u AI niet gebruikt om de prestaties van uw werknemers te verbeteren, zullen uw concurrenten dat wel doen – en ik zou zeggen dat dat veel angstwekkender is dan AI zelf.