AI voor het goede doel: het verbeteren van wereldwijde onderwijsreizen

Ondanks decennia van vooruitgang, blijven 251 miljoen jongeren wereldwijd buiten de school. Een van de belangrijkste oorzaken is onderinvestering in onderwijs, vooral in lage-inkomenslanden.

Technologische vooruitgang heeft echter nieuwe mogelijkheden geopend voor het ondersteunen van wereldwijd onderwijs. AI verbetert in het bijzonder de toegang tot onderwijs voor iedereen, vooral in regio’s van armoede, waar onderwijs bijdraagt aan de lokale economische groei.

Chorkor, Ghana, is een regio van extreme armoede die het nodige niet-gouvernementele aanwezigheid mist om de algehele welzijn van de gemeenschappen te verbeteren. BASICS International, een niet-gouvernementele organisatie die onderwijs, voedsel en gezondheidszorg biedt aan kinderen in Chorkor en omliggende arme gemeenschappen, heeft bijgedragen aan onderwijsinitiatieven en heeft meetbare successen behaald met de hulp van AI-technologieën.

Het noodzaak: de kracht van AI

Met het hoofdkantoor in Queens, New York, en een kantoor in Chorkor, beheert BASICS meer dan 1.000 vrijwilligers tussen de twee landen om cycli van armoede, analfabetisme, honger en kinderarbeid in Afrika te doorbreken. De initiatieven van BASICS zijn gericht op het helpen van de hele gemeenschap om uit de armoede te komen, door middel van het toewijzen van fondsen om schoolgeld te subsidiëren, zodat kinderen naar school kunnen gaan en niet hoeven te werken om het huishouden te ondersteunen.

Naarmate BASICS als organisatie groeide en meer kinderen zich inschreven voor school vanwege hun werk, realiseerden ze zich dat ze hulp nodig hadden om hun processen te verbeteren en op te schalen. Op AWS re:Invent 2023 kregen ze de kans om hun werk te presenteren, waar ze Vasion ontmoetten.

Na de conferentie ontwikkelde Vasion AI-gestuurde software die voldoet aan de unieke uitdagingen, behoeften en langetermijndoelen van BASICS. De oplossing heeft met succes de digitale kloof overbrugd en de efficiency aanzienlijk verbeterd, waardoor de organisatie kon worden verbeterd en opgeschaald.

De uitdaging: verouderde, onvoldoende processen

Sinds de oprichting in 2000 vertrouwde BASICS op papieren processen binnen de organisatie, en deze handmatige processen hebben geleid tot fouten en inefficiënties. Alles, van het bezoeken van de gemeenschap, het inschrijven van studenten en het bijhouden van informatie over het kind, vereiste uren papierwerk dat vaak verloren ging, wat uiteindelijk de kans van een kind op het nodige onderwijs voor een betere kwaliteit van leven beïnvloedde.

Bovendien ontbrak het BASICS aan fundamentale technologie in hun kantoren en de omliggende regio van Chorkor, wat leidde tot aanzienlijke communicatie-uitdagingen. Het kantoor in Chorkor en het hoofdkantoor konden vaak niet eens communiceren over tijdgevoelige kwesties.

BASICS genereert de meeste van hun inkomsten door persoonlijke verhalen van hun studenten met sponsors te delen. Studenten wisselen brieven, foto’s, rapporten en andere prestaties met hun sponsors uit. Alle correspondentie was oorspronkelijk met de hand geschreven en per post verzonden, wat vaak vertragingen in de reacties veroorzaakte en maanden duurde.

Deze papieren processen bewezen ook het gebrek aan vermogen van de organisatie om updates over de voortgang van een kind en zijn sponsor te delen. Het personeel stopte een overweldigende hoeveelheid werk in het laten stromen van informatie, en in veel gevallen duurde het gemiddeld een jaar voordat een kind en sponsor konden communiceren. Uiteindelijk hadden vertraagde communicaties invloed op donaties en vaak een gebrek aan interesse van een sponsor. Vanwege het gebrek aan snelle communicatie, moest BASICS hun structuur aanpassen en overgaan van individuele donateurs naar het verkrijgen van inkomsten uit bedrijfssponsoring.

Naast vertraagde communicatie was het inschrijven van studenten een tijdrovende onderneming. Vrijwilligers gingen de gemeenschap in met alleen papier en een clipboard om informatie van meerdere gezinnen te verzamelen. De organisatie ontmoette ook uitdagingen met verloren fysieke documenten, die duplicaatwerk of een gemiste kans voor een student vereisten.

De oplossing: AI specifiek voor hun behoeften

De eerste stap in het aanpakken van de uitdagingen van BASICS was het identificeren van hun tekortkomingen en doelen, gevolgd door het creëren van software specifiek voor hun behoeften. Het digitaliseren van processen met AI om de kracht van de organisatie te versterken en het menselijk werk te verminderen was ook noodzakelijk.

Wanneer processen naar papierloos gaan, moeten werklasten en workflows worden beheerd. Het implementeren van AWS in Vasions automatiseringsplatform hielp de AI-mogelijkheden te verbeteren en de workflows voor het personeel te mitigeren. AWS-technologieën hielpen 90% van de workflows te mitigeren met behulp van AI om inefficiënties op te schonen en te detecteren.

De oplossing werkt door workflows te bieden zoals een controlesysteem. Met elke workflow voltooit het team van BASICS elke stap voordat ze doorgaan naar de volgende. Deze ontwerp helpt ervoor zorgen dat alle taken correct worden doorgestuurd voor een naadloos systeem en ervaring – geen papier vereist.

De resultaten: naadloze operaties voor naadloze onderwijsreizen

Met alle documenten en processen gedigitaliseerd, zijn 10 medewerkers van BASICS even productief als 30 medewerkers.

Het team van BASICS en vrijwilligers kunnen nu de gemeenschap in gaan met een tablet om studenteninformatie te verzamelen, en alle gegevens zijn direct beschikbaar voor het personeel om toegang te krijgen tot hun kantoren. Omdat AI het proces vereenvoudigt, zijn getrainde sociaal werkers niet langer nodig om in te schrijven, waardoor meer personeel en vrijwilligers kunnen deelnemen en de reikwijdte uitbreiden naar de gemeenschap en omliggende gebieden.

De eliminatie van het papieren proces heeft ook de inschrijving van studenten teruggebracht van minimaal vijf dagen tot twee uur of minder. De middelen die aan deze activiteiten zijn gekoppeld, hebben BASICS in staat gesteld om middelen toe te wijzen aan andere waardevollere uitgaven, zoals voedsel.

Het belangrijkste is dat de communicatietijd tussen studenten en sponsors aanzienlijk is verbeterd. Aan het begin van het schooljaar ontvangt de sponsor zijn digitale sponsoringskaart, die de student en de toegang tot alles, van voortgangsrapporten tot prestaties, foto’s en waar ze brieven kunnen sturen en ontvangen, samenvat.

Dankzij AI ontvangt de sponsor regelmatige updates tijdens het academische semester, waardoor consistentie in de communicatie zonder extra last wordt gewaarborgd. Wat eerder uren duurde voor een kind om updates te delen, kan nu in seconden worden gedaan. Tegelijkertijd krijgt de sponsor meer zichtbaarheid in de kracht van hun connectie en hoe hun hulp het leven van studenten verandert.

Ten slotte is alles veiliger. Bijvoorbeeld, bestanden met gevoelige studenteninformatie, foto’s en brieven worden nu opgeslagen in de cloud en beschermd met toegangscontrole en audit-trails, in plaats van in archiefkasten die kwijt konden raken.

De belofte van AI: het verbeteren van onderwijs voor het grotere goed

De kracht van digitale transformatie kan niet worden genegeerd wanneer men zich realiseert wat het kan inspireren en hele gemeenschappen kan verbeteren – vooral diegenen die benadeeld zijn. AI speelt een cruciale rol bij het creëren van meer inclusieve ervaringen en het stimuleren van vooruitgang, en naarmate toepassingen volwassen worden, zullen we blijven zien dat onderwijs toegankelijker wordt voor iedereen.

De integratie van AI als onderdeel van dit project heeft Vasion in staat gesteld om deze diensten te integreren in de basis van hun automatiseringsoplossing. Vasion kan nu deze diensten aanbieden aan andere niet-gouvernementele organisaties die soortgelijke organisatorische en communicatie-uitdagingen tegenkomen door processen zoals formulieren, workflows en rapportage te activeren.

Als voorbeeld van hoe AI positieve veranderingen teweegbrengt, maken processen zo eenvoudig dat iedereen, ongeacht leeftijd en onderwijsniveau, een digitale ervaring kan benaderen en toegang krijgen, wat onze aanpak van inclusiviteit wereldwijd dramatisch zal veranderen.