Bedrijven gebruiken AI om managers weg te bezuinigen en schrappen mogelijk de laag die AI laat renderen

De opkomst van AI leidt nu tot plattere operationele lagen binnen bedrijven, waarbij zij geautomatiseerde coördinatie inzetten voor werk dat vroeger door mensen werd uitgevoerd. De gemiddelde Amerikaanse manager geeft nu leiding aan teams van 12 mensen, tegenover 8,2 in 2013, nu AI een stille maar ingrijpende verschuiving versnelt in de manier waarop de Amerikaanse werkplek is georganiseerd. 

 Dit wordt de verschuiving naar de ‘megamanager’ genoemd: bedrijven gebruiken AI om managers onder de aanname dat AI-software de efficiëntie verhoogt tegelijkertijd verantwoordelijk te maken voor meer mensen. 

Een ander onderzoek van Gallup stelde echter vast dat managers verantwoordelijk zijn voor minstens 82% van de verschillen in medewerkersbetrokkenheid tussen bedrijfsonderdelen. Dat draagt op zijn beurt bij aan de bijzonder lage betrokkenheid van werknemers wereldwijd. Slechts 31% van de Amerikaanse werknemers is actief betrokken bij het werk, terwijl wereldwijd een onthutsend lage 17% betrokken is. Die cijfers zijn de afgelopen twaalf jaar nauwelijks veranderd en wijzen erop dat de overgrote meerderheid van de werknemers zich niet ontwikkelt en geen wezenlijke bijdrage levert in hun baan. 

Dit probleem komt vooral voort uit de afstand tussen werknemers en de leiding van een bedrijf: managers hebben te veel directe rapportages en nauwelijks tijd en energie om bij hun team in te checken. 

Als AI administratief werk wegneemt, zou de productiviteitswinst managers in theorie meer tijd moeten geven voor coaching, feedback, communicatie en het opbouwen van relaties. Maar als bedrijven daarop reageren door elke manager nog eens 5–10 werknemers toe te wijzen, zetten zij de efficiëntiewinst van AI mogelijk alleen om in een grotere span of control.

“Managers zijn degenen die nieuwe processen verbinden met de bestaande relaties en werkstromen binnen hun team. Nu die processen voortdurend veranderen, leidt het overslaan van die laag tot een mislukte uitrol. Bouw je via die laag, dan krijg je invoering die standhoudt,” aldus Darrin Murriner, medeoprichter en CEO van Cloverleaf. 

AI kan managers overbodig maken – of juist belangrijker

Om kosten te verlagen, haasten bedrijven zich om AI in te zetten en lagen te verwijderen die zij ooit essentieel vonden. 

Dat is ook begrijpelijk. Een manager die niet langer de helft van de week besteedt aan rapporten samenstellen en achter statusupdates aanzitten, houdt werkelijk capaciteit over. Zo’n functie over meer mensen verdelen is dus een redelijke manier om de besparing te boeken. 

Maar die berekening gaat voorbij aan wat managers daadwerkelijk doen. 

Nu AI routinewerk kan overnemen, wordt de menselijke laag die projecten werkelijkheid maakt en strategie omzet in prestaties van werknemers juist een sterk concurrentiepunt voor bedrijven. 

Als bedrijven de laag verwijderen die organisatiestrategie vertaalt naar gedrag van werknemers, waar komen de productiviteitswinsten van AI dan precies terecht?

“Dat zou mensen meer zorgen moeten baren dan nu het geval is, want de relatie met een manager is nog altijd de belangrijkste factor die bepaalt of iemand betrokken blijft en bij het bedrijf blijft. Als je die laag uitrekt in plaats van erin te investeren, schrap je geen overhead; je snijdt in de relatie die je beste mensen het waarschijnlijkst binnenhoudt en helpt groeien,” aldus Murriner. 

Recente onderzoeken beschrijven de verbanden tussen medewerkersbetrokkenheid op het niveau van bedrijfsonderdelen en cruciale prestatie-indicatoren. Daaronder vallen hogere winstgevendheid, productiviteit en kwaliteit, maar ook een lager personeelsverloop, minder verzuim en minder derving. 

Dat gebeurt wanneer bedrijven investeren in goede managementstrategieën, want die liggen werkelijk aan de basis van verschillen in prestaties en teamsamenhang. Iedereen in een team heeft andere behoeften, waarden, drijfveren en behoefte aan duidelijkheid. Al deze factoren bepalen de prestaties van werknemers en moeten door een goede manager worden ondersteund. 

Goede managers zijn echter schaars. Kennis, ervaring en vaardigheden kunnen aangeboren talenten tot sterke punten ontwikkelen, maar de juiste aangeboren talenten zijn eveneens cruciaal: zonder die talenten leidt geen enkele hoeveelheid training of ervaring noodzakelijkerwijs tot uitzonderlijke prestaties.

Een CMB-onderzoek uit 2023 wijst erop dat slechts ongeveer één op de tien mensen over het hoge talentniveau beschikt dat nodig is om effectief leiding te geven. Veel mensen hebben enkele noodzakelijke eigenschappen, maar slechts weinigen bezitten de unieke combinatie van talenten die nodig is om een team uitmuntend te laten presteren en de prestaties van een bedrijf wezenlijk te verbeteren. Wanneer deze mensen een managementfunctie krijgen, zijn zij beter in staat werknemers en klanten op natuurlijke wijze te betrekken, toppresteerders te behouden en een cultuur van hoge productiviteit in stand te houden.

“Het verhaal over een tienvoudige productiviteitswinst dat mensen verkopen, veronderstelt dat de technologie de beperkende factor is. Dat is vrijwel nooit zo. De beperkende factor is of de mensen rond de technologie die goed kunnen gebruiken, en het opbouwen van dat vermogen is waar management voor dient,” aldus Murriner.

Het verborgen probleem van een bredere span of control

Hoewel bedrijven aanvankelijk het gevoel kunnen hebben dat zij geld besparen door managementkosten te verlagen, kan dit op lange termijn juist veel duurder uitpakken. 

Als een manager vroeger 7–8 directe ondergeschikten had en er nu 15–20 heeft, blijft er minder tijd over voor individuele gesprekken, diepgaande coaching, persoonlijke feedback, het signaleren van afnemende betrokkenheid en het ondersteunen van de loopbaanontwikkeling van werknemers. 

Wanneer er zo’n grote afstand bestaat tussen leidinggevenden en werknemers, is de kans veel groter dat werknemers het bedrijf verlaten. Volgens onderzoek van Cision kost dat tussen 50% en 200% van het jaarsalaris van die werknemer. 

Recente onderzoeken wijzen uit dat de gemiddelde totale kosten van één personeelsvertrek zijn gestegen tot 45.236 dollar per werknemer. 

Het gaat bovendien niet alleen om de kosten van een lage medewerkersbetrokkenheid, maar ook om een blokkade tussen budgetten, plannen, strategieën en uitvoering. 

“Elke dollar die je aan AI uitgeeft, moet nog altijd via een manager lopen voordat die bedrijfswaarde oplevert. Managers schrappen op hetzelfde moment dat je hen vraagt meer mensen onder hun hoede te nemen, is precies de verkeerde aanpak,” aldus Murriner.

Cloverleaf brengt bijvoorbeeld beoordelingen, persoonlijke coaching en teaminzichten samen op één platform, zodat talentverantwoordelijken uitgaven kunnen bundelen, teams kunnen versterken en prestaties met persoonlijke begeleiding kunnen verbeteren. Het bedrijf gebruikt AI om gegevens te verzamelen, maar mensen blijven alles begeleiden. 

“Wat menselijk moet blijven, zijn oordeelsvermogen en betekenis. De meeste AI is ontworpen om het met je eens te zijn, en instemming is niet wat een moeilijk moment nodig heeft. Bepalen wat er werkelijk toe doet wanneer een situatie ambigu is. Slecht nieuws zo brengen dat iemand het echt kan horen. Naast iemand blijven staan tijdens een tegenslag. Dat zijn geen efficiëntieproblemen, en door ze wel zo te behandelen verlies je mensen,” aldus Murriner.

Ook Mariano Jurich, Senior AI Product Leader bij Making Sense, een bedrijf dat zich richt op softwareontwikkeling en digitale transformatie, zegt dat het onderscheid tussen productiviteit en bedrijfswaarde vaak over het hoofd wordt gezien.

“Ik denk dat bedrijven de fout ingaan wanneer ze output meten in plaats van resultaat. Output is wat je oplevert, resultaat is wat daardoor verandert. Een slecht proces sneller maken is geen bedrijfswaarde. Dat een proces nu eenmaal zo is, betekent niet per se dat het ook zo moet zijn om bedrijfsdoelen te behalen en uiteindelijk bedrijfswaarde te leveren.”

De betere toepassing: AI als versterker van managers

Het nieuwe dilemma gaat nu meer over hoe we AI kunnen gebruiken om management te verbeteren, en niet alleen om de productiviteit te verhogen. 

AI kan routinewerk uitvoeren; het kan onpersoonlijke taken verrichten op het gebied van data-analyse, roosters plannen, statistieken analyseren en budgetten opstellen. Daardoor krijgen managers tijd en mentale ruimte om zich met menselijke kwesties bezig te houden. 

Wanneer managers bijvoorbeeld vroeger ongeveer 30 minuten besteedden aan de voorbereiding van een vergadering, kan AI relevante informatie samenvatten en hen veel efficiënter laten voorbereiden. 

Bedrijven denken in feite dat zij dankzij AI met minder managers kunnen werken en kosten kunnen verlagen. Een realistischer rekensom kijkt echter hoe AI de capaciteit van managers kan vergroten door routinetaken te automatiseren, zodat leidinggevenden meer tijd kunnen besteden aan coaching, communicatie en teamontwikkeling.

Dit is ook zichtbaar in de manier waarop bedrijven hun AI-investeringen beoordelen. Platforms als MODO, een AI-platform voor ondernemingen dat meet hoe de invoering van AI werkstromen en het rendement op investeringen verandert, laten bijvoorbeeld zien dat veel organisaties nog altijd geen duidelijk beeld hebben van wat er na de inzet van AI werkelijk verandert.

“Er bestaat meestal een kloof tussen wat de leiding denkt dat AI doet en wat er op de werkvloer gebeurt: werkstromen zijn niet veranderd, de adoptie is laag en niemand heeft zicht op waar wel of geen waarde wordt gecreëerd. Zonder die nulmeting is het erg moeilijk om te weten of de investering rendeert,” vertelde Johnny Chang, medeoprichter en CEO van Modo, aan Unite.AI. 

Teams hebben in wezen geen behoefte aan meer systemen of elegante software omwille van de software zelf; zij hebben steun en motivatie nodig van leidinggevenden die hen kunnen helpen zich aan te passen, samen te werken en uiteindelijk bij te dragen aan de groei van het bedrijf.

Platforms als Cloverleaf zijn ontworpen om dat soort management beter schaalbaar te maken. Ze gebruiken AI om managers persoonlijke inzichten en coaching te geven, terwijl de menselijke relatie centraal blijft staan in het proces.

“We hebben bijna 30.000 echte coachinggesprekken onderzocht, en in de helft daarvan noemde de werknemer een specifieke collega, geen vaardigheid of competentie. Ze wilden hulp bij de omgang met een persoon. Ook vroegen ze 2,5 keer zo vaak om een collega beter te begrijpen als om een conflict op te lossen. Dat laat zien dat mensen al vroeg aan relaties willen werken als je hun de ondersteuning geeft om dat te doen. Dat is de gedragsverandering die we nastreven, en die is meetbaar,” aldus Murriner.

De conclusie is niet dat AI geen plaats heeft in management, maar dat de grootste waarde ervan mogelijk ontstaat door de mensen te versterken die al verantwoordelijk zijn voor het leiden van teams. Bedrijven die managers behandelen als een kostenpost die moet verdwijnen, lopen het risico juist de laag weg te snijden die door AI aangedreven efficiëntie omzet in blijvende prestaties.

“Onder alles ligt hetzelfde patroon. Wanneer je de manager versterkt in plaats van vervangt, raken mensen betrokken bij hun ontwikkeling, werken ze eerder aan hun onderlinge relaties en presteert het team beter. Niets daarvan gebeurt wanneer je management behandelt als een kostenpost waarop moet worden bezuinigd,” aldus Murriner.