AI en automatisering: wapens in de strijd tegen AP-fraude

Door Akhil Sahai, chief product officer, Kanverse

Fraude kost ondernemingen ongeveer 5% van de jaarlijkse omzet, zo stelde de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) in een recent rapport. Fraudeurs zien de afdeling Accounts Payable (AP) als een doelwit omdat er meestal slechte controles zijn om aanvallen te voorkomen. Omdat deze bedrijfsfunctie betalingen verwerkt, is het een open doelwit voor slechte actoren.

AP-fraude valt uiteen in een paar typische patronen, die we hieronder zullen onderzoeken. Het goede nieuws is dat er stappen zijn die ondernemingen kunnen nemen om het risico van deze fraude te verminderen.

Leveranciers die niet bestaan

De meeste ondernemingen doen zaken met een stabiele groep leveranciers. Ze maken routine-aankopen en betalingen worden vaak vooraf goedgekeurd zonder veel inspectie en controle. Maar nep-bedrijven kunnen de echte leveranciers imiteren en nep-facturen sturen, en deze nep-facturering kan moeilijk te detecteren zijn. Het is ook duur – het kan $100.000 per geval kosten, volgens AC.

Deze bedreigingen kunnen ook van binnenuit komen. Het is mogelijk voor een werknemer om nep-leveranciers te creëren en nep-facturen te sturen. Een voorbeeld hiervan is een vrouw uit Oregon die miljoenen dollars van haar bedrijf stal in bijna 15 jaar.

Rekeningen voor goederen die niet bestaan

In een soortgelijke lijn kunnen fraudeurs samenwerken met werknemers om betalingsverzoeken te creëren voor goederen/diensten die het bedrijf niet heeft ontvangen en dan het verwerkte bedrag voor zichzelf houden. Dat is wat gebeurde met een voormalige werknemer van Honda in Ohio, die het bedrijf van $750.000 heeft bedrogen.

In rekening brengen voor niets

Soms voegt een leverancier opzettelijk nieuwe regels toe aan de factuur om het bedrag dat verschuldigd is te verhogen. Wanneer een AP-proces handmatig wordt aangestuurd en een toename van de factuurvolume ervaart, kunnen deze ten onrechte toegevoegde regels onopgemerkt blijven. En dat resulteert in het feit dat het bedrijf te veel wordt gefactureerd.

Soms worden meerdere leveranciersbetalingen verwerkt op basis van dezelfde factuur, wat kan gebeuren wanneer er meer dan twee kopieën van dezelfde factuur in het systeem aanwezig zijn en een AP-teamlid (per ongeluk) de betaling voor alle kopieën initieert. Het kan om verschillende redenen gebeuren, variërend van een eenvoudige fout tot kwaadwillige bedoelingen. Ongeacht de oorzaak, kan het een negatieve invloed op het bedrijf hebben.

De strijd tegen fraude met automatisering

Een ongelukkige trend is de snelle opkomst van nieuwe manieren om AP-afdelingen te bedriegen. Gelukkig is het, met de vooruitgang in AI-gebaseerde technologieën, mogelijk voor bedrijven om preventieve strategieën te ontwikkelen en risico’s te mitigeren. Automatisering en AI/ML kunnen fraude aanpakken met verschillende sleutelfuncties. Deze omvatten:

Automatisering van de goedkeuringsworkflow

Automatisering zorgt voor naleving door een digitale spoor van de acties die in elk stadium worden uitgevoerd. Geautomatiseerde goedkeuringen verminderen de tijdrovende handmatige goedkeuringsprocessen. Training en bewustwording kunnen helpen om elke kwaadwillige bedoeling te verhinderen.

Automatisering van factuurcontrole met AI

Het matchen van belangrijke documenten die tijdens de inkoopfasen worden gegenereerd, is noodzakelijk om essentiële bescherming tegen accounts payable-fraude te ontwikkelen. Het omvat het matchen van factuurinformatie met inkooporderdetails, het controleren van ontvangstbevestigingen om ervoor te zorgen dat goederen en diensten zijn geleverd, en het omvat vaak het scannen van andere communicatie met de leverancier. Het kan dagen duren wanneer het handmatig wordt gedaan, maar met de implementatie van AI-gebaseerde automatisering kan de hele verificatiecyclus in minuten plaatsvinden.

Monitoring en tracking van medewerkers met slechte bedoelingen

Medewerkers die AP-fraude plegen, hebben de neiging om alleen of in kleine groepen te werken nadat ze strategische informatie over operaties hebben verkregen. Het gebruik van technologie-systemen die medewerkersactiviteiten in real-time kunnen volgen en monitoren, kan kwaadwillige gedragingen en bedoelingen verhinderen dankzij functionaliteiten zoals anomaliedetectie. Medewerkersopleiding op dit gebied is ook belangrijk om bewustwording te vergroten. Het opzetten van een loyaliteitsprogramma kan ook helpen om een koers naar ethisch gedrag te charteren.

Naleving afdwingen met digitale oplossingen

Organisaties kunnen AP-fraude verminderen door de hele factuurverwerkingsworkflow te digitaliseren. Digitalisering kalibreert acties met tijdstempels, die later kunnen worden gebruikt om systeemaudits uit te voeren. Dergelijke systemen kunnen worden ontworpen om geautomatiseerde rapporten te genereren – waarin medewerkersactiviteiten kunnen worden gemonitord en waarin gebieden voor verbetering kunnen worden geïdentificeerd. Ook bieden real-time waarschuwingen beheerders een holistische kijk op procesoperaties.

Bouw van leveranciersmatchmogelijkheid

Het is steeds belangrijker om facturen gegenereerd door nep-bedrijven in de beginfase te detecteren, voordat er schade wordt aangericht. Detectie kan worden gedaan met fuzzy matching-technologie, waarbij het systeem meerdere repositories scant, door de bestaande leveranciersdatabase kijkt en verschillende documenten controleert om nep-bedrijven te detecteren.

Modieuze oplossingen voor een oud probleem

Wat fraude betreft, waar er een wil is, is er een weg. Binnen- en buitenstaanders die van plan zijn om van u te stelen, zullen blijven komen met nieuwe manieren om dit te doen. Maar bedrijven kunnen troost putten uit de wetenschap dat ML en automatisering in staat zijn om fraude uit te roeien. Het toevoegen van deze technologieën aan uw AP-afdeling zal helpen bij het ontdekken en voorkomen van fraude. Het AP-team kan overschakelen naar minder saaie en meer bedrijfsgerichte taken, en uw organisatie zal geld en rompslomp besparen.