AI en Automatisering: Wapens in de Strijd tegen AP Fraude

Door Akhil Sahai, chief product officer, Kanverse

Fraude kost ondernemingen ongeveer 5% van de jaarlijkse omzet, zo noteerde de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) in een recent rapport. Fraudeurs kijken naar de afdeling Accounts Payable (AP) en zien dollartekens omdat er meestal slechte controles zijn om aanvallen te voorkomen. Omdat deze bedrijfsfunctie betalingen verwerkt, is het een open doelwit voor aanvallen door kwaadwilligen.

AP-fraude valt uiteen in een paar typische patronen, die we hieronder zullen onderzoeken. Het goede nieuws is dat er stappen zijn die organisaties kunnen nemen om het risico op deze gebeurtenissen te verkleinen.

Leveranciers die niet bestaan

De meeste ondernemingen doen zaken met een stabiele groep van leveranciers. Ze doen routine-aankopen en betalingen worden vaak vooraf goedgekeurd zonder veel inspectie en controle. Maar nep-bedrijven kunnen de echte leveranciers imiteren en nep-facturen sturen, en deze nep-facturering kan moeilijk te detecteren zijn. Het is ook duur – het kan $100.000 per geval kosten, volgens AC.

Dreigingen van deze soort kunnen ook van binnenuit komen. Het is mogelijk voor een werknemer om nep-leveranciers te creëren en nep-facturen te sturen. Een voorbeeld hiervan is een vrouw uit Oregon die miljoenen dollars van haar bedrijf heeft verduisterd in bijna 15 jaar.

Rekeningen voor goederen die niet bestaan

In een soortgelijke strekking kunnen fraudeurs samenwerken met werknemers om betalingsverzoeken te creëren voor goederen/diensten die het bedrijf niet heeft ontvangen en vervolgens de verwerkte betaling voor zichzelf houden. Dat is wat gebeurde met een voormalige werknemer van Honda in Ohio, die het bedrijf voor $750.000 heeft opgelicht.

In rekening brengen voor niets

Soms voegt een leverancier opzettelijk nieuwe regels toe om het verschuldigde bedrag op te blazen. Wanneer een AP-proces handmatig wordt aangestuurd en een toename van de factuurvolume ervaart, kunnen deze onjuist toegevoegde regels onopgemerkt blijven. En dat resulteert in het feit dat het bedrijf te veel wordt gefactureerd.

Soms worden meerdere leveranciersbetalingen verwerkt op basis van dezelfde factuur, wat kan gebeuren wanneer er meer dan twee kopieën van dezelfde factuur in het systeem aanwezig zijn en een AP-teamlid (per ongeluk) betaling initieert voor alle kopieën. Het kan om verschillende redenen gebeuren, variërend van een eenvoudige fout tot kwaadwillige intentie. Ongeacht de oorzaak, kan het een negatieve invloed op het bedrijf hebben.

De strijd tegen fraude met automatisering

Een ongelukkige trend is de snelle opkomst van nieuwe manieren om AP-afdelingen op te lichten. Gelukkig is het dankzij de vooruitgang in AI-gebaseerde technologieën mogelijk voor bedrijven om preventieve strategieën te ontwikkelen en risico’s te mitigeren. Automatisering en AI/ML kunnen fraude aanpakken met verschillende belangrijke functies. Deze omvatten:

Automatisering van goedkeuringsworkflow

Automatisering zorgt voor compliance door een digitale spoor van de acties die in elk stadium zijn uitgevoerd. Geautomatiseerde goedkeuringen verminderen de tijdrovende handmatige goedkeuringsprocessen. Training en bewustmaking kunnen helpen om kwaadwillige intentie te weerstaan.

Automatisering van factuurcontrole met AI

Het matchen van belangrijke documenten gegenereerd tijdens de inkoopfasen is noodzakelijk om essentiële bescherming tegen accounts payable-fraude te ontwikkelen. Het omvat het matchen van factuurregels met inkoopordergegevens, het controleren van ontvangstbewijzen om ervoor te zorgen dat goederen en diensten zijn geleverd, en het omvat vaak het scannen van andere communicatie met de leverancier. Het kan dagen duren wanneer het handmatig wordt gedaan, maar met de inzet van AI-gebaseerde automatisering kan de hele verificatiecyclus in enkele minuten plaatsvinden.

Monitoring en tracking voor medewerkers met kwade bedoelingen

Binnenwerkers die AP-fraude plegen, werken meestal alleen of in kleine groepen nadat ze strategische informatie over de operaties hebben verkregen. Het gebruik van technologie-systemen die medewerkersactiviteiten in real-time kunnen volgen, kan kwaadwillig gedrag en intentie tegenwerken dankzij functionaliteiten zoals anomaliedetectie. Medewerkersopleiding op dit gebied is ook belangrijk voor het vergroten van de bewustheid. Het opzetten van een loyaliteitsprogramma kan ook helpen om een koers naar ethisch handelen te creëren.

Naleving van de regelgeving met digitale oplossingen

Organisaties kunnen AP-fraude verminderen door de hele factuurverwerkingsworkflow te digitaliseren. Digitalisering kalibreert acties met tijdstempels, die later kunnen worden gebruikt om systeemaudits uit te voeren. Dergelijke systemen kunnen worden ontworpen om geautomatiseerde rapporten te genereren – waarbij medewerkersactiviteiten kunnen worden gevolgd en vervolgens gebieden voor verbetering kunnen worden geïdentificeerd. Ook bieden real-time waarschuwingen beheerders een holistische kijk op procesoperaties.

Opbouw van leveranciersmatchmogelijkheid

Het is steeds belangrijker om facturen gegenereerd door nep-bedrijven in een vroeg stadium te detecteren, voordat er schade wordt aangericht. Detectie kan worden gedaan met fuzzy matching-technologie, waarbij het systeem meerdere repositories scant, door de bestaande leveranciersdatabase bladert en verschillende documenten controleert om nep-bedrijven te detecteren.

Modieuze oplossingen voor een eeuwenoud probleem

Wat fraude betreft, waar er een wil is, is er een weg. Binnen- en buitenstaanders die van plan zijn om van u te stelen, zullen blijven komen met nieuwe manieren om dit te doen. Maar bedrijven kunnen troost putten uit de wetenschap dat ML en automatisering de taak aankunnen om fraude uit te roeien. Het toevoegen van deze technologieën aan uw AP-afdeling zal helpen bij het ontdekken en voorkomen van fraude. Het AP-team kan zich richten op minder saaie en meer business-gerichte taken, en uw organisatie zal geld en moeite besparen.