3 Manieren waarop AI freelancers kan helpen om echte vrijheid te bereiken

De meeste mensen kiezen voor freelancen omdat ze vrijheid nastreven.

Denk er eens over na. Zelfstandig ondernemer zijn of “voor jezelf werken” heeft de aantrekkingskracht van het kiezen van je eigen klanten en het beheren van je eigen agenda. Het is geen verrassing dat het aantal freelancers toeneemt.

Dit werd gerapporteerd door het Center for Economic and Policy Research, dat in een studie ontdekte dat in de eerste helft van 2022 in de Verenigde Staten 600.000 meer mensen zelfstandig ondernemer werden. Zij werden gedreven door verschillende redenen, zoals een beter werk-leven balans, het vermijden van files en het ontkoppelen van hun inkomstenpotentieel van hun salaris.

Maar, zelfs als deze cijfers veelbelovend zijn, is er een achtergrondaspect van freelancen dat we moeten overwegen. Om verder te illustreren, kunnen we zelfstandig ondernemen in twee sleutelgebieden verdelen. Het eerste is de kernactiviteit van de freelancer. Zij zijn een content schrijver, een webontwikkelaar of een grafisch ontwerper. Het tweede is moeilijker omdat het bestaat uit routine taken die voor het grootste deel niemand echt wil doen. Maar deze taken zijn essentieel voor het succes van elke freelancer.

Deze taken of karweitjes, als je ze zo wilt noemen, omvatten boekhouding, belastingen en voortdurende communicatie met klanten. Plotseling is de freelancer niet langer alleen een vertaler of een boekomslagontwerper. Nu zijn ze ook een CFO, een COO en de accountant van het bedrijf.

Het kan gemakkelijk zijn om te onderschatten hoeveel tijd dit kan kosten, maar in sommige gevallen kunnen deze extra verplichtingen tot 80% van de tijd van de freelancer in beslag nemen. Het goede nieuws is echter dat het niet meer zo hoeft te zijn.

Met de opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) kunnen freelancers nu de kracht van een persoonlijke assistent benutten en dit doen zonder de hoge prijs die deze diensten met zich meebrengen.

Hier zijn drie manieren waarop een AI-gebaseerd hulpmiddel freelancers kan helpen om hun processen te optimaliseren zodat ze zich kunnen concentreren op wat ze het beste kunnen.

#1: Boekhouding

Wanneer we ingaan op de minst glamoureuze aspecten van freelancen, springt boekhouding eruit. Maar, hoe saai het ook is, deze taak is kritiek. Boekhouding omvat het zorgvuldige scannen van bonnen, het methodisch bijhouden van alle inkomsten en uitgaven en het categoriseren van uitgaven.

Stel je deze situatie voor: je hebt een printer voor je thuiskantoor gekocht en het blijkt een grote hulp te zijn. Maar nu moet je het voor belastingdoeleinden categoriseren. Hoe je die printer classificeert – bijvoorbeeld als kantoorapparatuur of een andere uitgavecategorie – kan een significante impact hebben op de belastingtarieven die je uiteindelijk betaalt. Kun je je voorstellen dat je dit doet voor elk enkel ding?

Nou, het blijkt dat freelancers niet langer alleen staan. Dankzij de krachtige opkomst van AI hebben freelancers nu toegang tot een app die fungeert als een krachtige digitale assistent die hen kan bevrijden van deze routine. AI maakt het mogelijk om uitgavecategorisatie te automatiseren en te stroomlijnen, zodat je profiteert van de meest voordelige belastingaftrekken zonder je hoofd te breken. Alles wat je hoeft te doen is een foto van je bon te maken en de algoritmen in de app laten scannen en de essentiële gegevens extraheren zodat de uitgave efficiënt kan worden gecategoriseerd.

Ook is een zeer belangrijk element van AI’s invloed op boekhouding dat het zeer waardevolle gegevens voor ondernemers biedt om te analyseren. In plaats van complexe financiële overzichten te maken en tijd te verspillen aan gedetailleerde invoer, kunnen ondernemers nu naar hun AI-gegenereerde financiële rapporten kijken en beslissingen nemen. Bijvoorbeeld, kunnen ze zien welke klanten de meeste inkomsten genereren en zien hoeveel tijd het kost om deze klanten te bedienen, om zo de winst per klant te bepalen. Ze kunnen ook verschillende uitgavecategorieën analyseren en zien of er kosten kunnen worden verlaagd.

#2: Belastingen

31% van de zelfstandige werknemers dient hun belastingaangifte nog steeds op papier in, en bijna een derde van hen vertrouwt op de diensten van een accountant om dit te doen. Ook gaven ongeveer 30 procent van de onafhankelijke contractanten toe dat ze moeite hadden met het indienen van formulieren en het bijhouden van de nodige papierwerk.

Dit is waarom in de Verenigde Staten zo veel mensen de IRS vrezen en overmatige voorzichtigheid betrachten om geen enkele belastingfout te maken. Het Amerikaanse belastingstelsel is een doolhof dat moeilijk te navigeren is, omdat de regels per staat verschillen, zowel voor belastingen als voor vergunningsregels. Dit maakt het moeilijk om landelijk te opereren. Als je bijvoorbeeld een freelance grafisch ontwerper bent met een basis in Californië en je hebt een project voltooid voor een klant in New York, kun je je niet bewust zijn van bepaalde belastingverplichtingen die in de toekomst onbewust je bedrijf kunnen schaden.

In de loop van de tijd kan AI helpen om deze dilemma’s aan te pakken, en voor een fractie van de kosten van een belastingadviseur, die ondanks zijn hoge tarieven per uur nog steeds fouten kan maken. Er zijn veel voordelen aan AI, bijvoorbeeld is het precies en nauwkeurig, wat ervoor zorgt dat alle belastingen worden verantwoord. Tegelijkertijd houdt het de voortdurend veranderende belastingwetten, regels en aftrekken bij, waardoor het mogelijk wordt om uitgebreide, gedetailleerde rapporten te genereren voor je om je belastingsituatie te begrijpen.

#3: Communicatie optimaliseren

Professionele interacties worden geplaagd door communicatie-inefficiënties. Dit is schadelijk voor de productiviteit van de freelancer.

Laten we naar het voorbeeld van een zelfstandige tuinman kijken die een bloeiende onderneming heeft met 20 klanten. Als onderdeel van hun werk moet de tuinman voortdurend communiceren met hun klanten. Dit omvat het verzenden van een factuur aan de klant voor de geleverde diensten. Terwijl de klant veel keer prompt kan betalen, is dit niet altijd het geval. Dit betekent dat de tuinman een herinnering moet sturen over de onbetaalde factuur, wat tijd en energie verspilt en de tuinman afleidt van hun kernactiviteit, die tuinieren is.

AI heeft het potentieel om deze taken efficiënt te automatiseren om de last voor onafhankelijke contractanten te verlichten, en tegelijkertijd de overall ervaring voor freelancers en hun klanten aanzienlijk te verbeteren. Dit is waarom analisten de relatie tussen AI-chatbots en freelance economie werknemers beschrijven als “de perfecte partnership”.

In het eerder genoemde geval kan de tuinman de status van alle facturen bijhouden en zien wie heeft betaald en wie niet. De tuinman kan ook kiezen om, met de steun van een AI-gebaseerde assistent, geautomatiseerde herinneringen te sturen naar klanten over hun onbetaalde rekeningen, een taak die anders afleidend en frustrerend kan zijn.

Laatste gedachten

In conclusie is aangetoond dat het transformatieve potentieel van AI in de freelancerealm aanzienlijk is. En, naarmate meer individuen besluiten om de zelfstandig ondernemende levensstijl te omarmen, zijn effectieve AI-hulpmiddelen die waardevolle ondersteuning bieden aan hen waarschijnlijk om meer succes te vinden.

Zoals eerder vermeld, besluiten de meeste mensen om hun reis als onafhankelijke werknemers te beginnen om onafhankelijkheid te bereiken en vrij te zijn om te doen wat ze het liefst doen. Maar, vaker wel dan niet, gebeurt dit niet, en eindigen ze met “in” hun bedrijf werken in plaats van “op” hun bedrijf, om het te laten groeien en bloeien.

Maar, door effectief een AI-gebaseerde applicatie te implementeren, kunnen zelfstandig ondernemende individuen nu hun factuurtracking, boekhouding, belastingbeheer en klantcommunicatie stroomlijnen. Dit zal aanzienlijke hoeveelheden tijd vrijmaken, hun winst verhogen (op zijn minst door geld te besparen van anders dure belastingrapportage fouten), en hun plezier en verbinding met hun doel weer aanwakkeren, waarom ze besloten om deze levensstijl te volgen in de eerste plaats.