AI는 비즈니스를 더 쉽게 운영하도록 도와야 합니다

AI는 비즈니스를 더 쉽게 운영하도록 해야 합니다. 이를 어디에 활용할지 결정할 때 명확한 목표가 되어야 합니다.

비즈니스에 더 많은 산출물이 필요할 때는 산출물이 늘어나는 것이 유용합니다. 하지만 기억해야 할 미결 사항을 줄이고, 저녁에 남는 행정 업무를 감소시키며, 원래 하려던 일에 더 많은 집중을 할 수 있다는 가치도 있습니다.

행정 업무에 AI를 활용하면서 내 사업을 운영하는 것이 더 즐거워졌습니다. 이는 나에게 중요한 일입니다. 스스로 만든 비즈니스를 즐기는 것은 개선에 투자한 노력에 대한 충분히 합당한 보상입니다.

에이전트가 더 능력 있게 될수록, 소유자는 어떤 책임을 넘길지에 대한 선택권이 늘어납니다. 우리가 다시 되돌려받고 싶은 것에 대해서도 동일하게 신중해야 합니다.

사업이 성공해도 운영이 힘들 수 있습니다

충분한 고객과 좋은 작업이 들어오고, 사람들이 기꺼이 비용을 지불하는 서비스를 제공하는 디자이너를 생각해 보세요. 상업적인 측면은 잘 돌아갑니다. 하지만 제안서, 프로젝트 업데이트, 누락된 파일, 청구서, 그리고 계약을 진행하기 위해 매일 내려야 하는 작은 결정들 때문에 한 주가 여전히 파편화된 느낌을 받을 수 있습니다.

각 작업은 관리 가능할 수 있습니다. 그러나 이들이 합쳐지면 소유자의 주의가 거의 모든 곳에 필요하게 됩니다. 디자인을 마친다고 해서 일이 끝나는 것이 아닙니다. 여전히 보내야 하거나, 확인하거나, 기록하거나, 추적해야 할 것이 남아 있습니다.

이때 AI를 평가해 볼 좋은 시점입니다. 어떤 반복적인 의무를 보다 신뢰성 있게 처리했으면 좋겠습니까? 일주일 중 어느 부분이 당신이 중요하게 여기는 작업으로부터 주의를 계속 빼앗고 있나요?

현재 도구들은 점점 이러한 질문들을 중심으로 구축되고 있습니다. Anthropic의 Claude for Small Business의 9월 확장은 워크플로를 소유자가 이미 판매, 재무 및 일상 운영에 사용하고 있는 소프트웨어와 연결합니다. 또한 기본적으로 전송, 게시 또는 결제와 같은 작업을 수행하기 전에 승인이 필요하도록 예약 작업을 지원합니다.

흥미로운 점은 이러한 시스템이 설계된 일상적인 작업입니다. 사업자는 반복적인 책임을 더 잘 관리함으로써 얻는 이점을 위해 극적인 변혁 이야기가 필요하지 않습니다.

작업 뒤에 있는 책임을 완수하세요

연체된 청구서에 대한 후속 조치를 돕고 싶어 하는 소유자를 상상해 보세요. 에이전트에게 결제 알림을 작성하도록 요청하는 것은 쉽습니다. 하지만 메시지를 작성하는 것은 책임의 일부분에 불과합니다.

누구는 실제로 연체된 청구서가 어떤 것인지 확인하고, 결제가 입금됐는지 확인하며, 고객과 이미 체결된 합의를 반영하고, 어떤 알림이 적절한지 결정해야 합니다. 메시지가 발송된 후에도 다음에 무슨 일이 일어났는지 누군가가 알아야 합니다.

유용한 워크플로는 체크리스트를 준비하고, 승인용으로 적절한 후속 조치를 초안으로 만들며, 미해결 항목을 눈에 보이게 유지합니다. 기록이 일치하지 않거나 고객이 비용에 이의를 제기하면, 해당 예외를 충분한 맥락과 함께 소유자에게 전달해 결정을 내릴 수 있게 합니다.

소유자에게는 여전히 역할이 남아 있습니다. 준비된 결정을 검토하고 예외 사항을 처리함으로써 매번 흩어진 기록을 재구성할 필요가 없습니다.

Anthropic의 컴퓨터 사용, Skills API 및 Files API의 8월 출시는 이러한 워크플로 뒤에 있는 구성 요소들을 설명합니다: 소프트웨어 운영, 저장된 절차 따르기, 문서 읽기, 그리고 완성된 파일 반환. 이러한 기능을 연결하면 빌더가 작업이 이루어지는 애플리케이션 전반에 걸쳐 과제를 수행할 수 있는 방법이 늘어납니다.

그 도움이 되는지는 시스템에 어떤 작업을 수행하도록 요청하느냐에 달려 있습니다. 다듬어진 알림이 가득한 폴더는 책임을 전적으로 당신에게 남길 수 있습니다. 승인해야 할 사항과 남아 있는 항목을 명확히 정리하면 관리가 더 쉬워집니다.

이것이 바로 프롬프트가 관리 기술이 되는 지점입니다. 원하는 책임을 기준으로 결과를 정의하십시오. 에이전트에게 비즈니스에 의미 있는 완성 기준을 제공하세요.

AI가 되돌려 주는 작업을 계산하세요

결과를 활용하는 데 필요한 것을 솔직하게 평가하세요.

에이전트가 보고서를 빠르게 준비할 수 있더라도, 모든 원본을 다시 열고, 계산을 수정하며, 보고서가 전달하려는 내용을 파악해야 한다면 그 노력은 당신의 평가에 포함되어야 합니다. 깨진 연결을 고치거나 다음 주에 같은 예외를 다시 설명하는 것도 마찬가지입니다.

많은 과제에 검토가 필요합니다. 문제는 그 검토가 관리 가능한가와 전체 프로세스가 이전에 하던 방식을 개선하는가입니다. 워크플로는 최종 결정을 당신에게 남겨두면서도 대부분의 사전 작업을 없앨 수 있습니다.

실제 실행 몇 가지를 살펴보세요. 얼마나 자주 개입해야 했나요? 예외 상황을 이해할 수 있었나요? 결과가 필요할 때 도착했나요? 시스템 외부에서 기억해야 할 중요한 사항이 아직 남아 있었나요?

그 답변들은 인상적인 첫 결과를 만들어내는 모습을 보는 것보다 워크플로의 가치에 대해 더 많이 알려줍니다. 또한 무엇을 단순화해야 할지 알려줍니다. 과제가 너무 광범위할 수도 있습니다. 에이전트에 더 좋은 소스가 필요할 수도 있습니다. 근본적인 비즈니스 결정을 내리면 반복되는 예외 중 하나를 쉽게 해결할 수 있을지도 모릅니다.

이해하고 유지할 수 있는 시스템은 손대기 꺼려지는 정교한 시스템보다 더 가치가 있습니다. 그 유지보수는 당신의 업무 주에도 포함됩니다.

복구된 역량을 어디에 사용할지 결정하세요

나는 더 나은 AI가 백만 달러 규모의 1인 기업을 더 실현 가능하게 만든다고 주장해 왔습니다. 소유자가 제공할 수 있는 범위를 확대하면 성장할 여지가 생깁니다. 이는 여전히 흥미로운 가능성입니다.

그 여유를 어떻게 활용할지는 여전히 당신의 결정입니다.

다른 고객을 맡을 수도 있습니다. 이미 보유한 고객에게 서비스를 개선하는 데 더 많은 시간을 투자할 수도 있습니다. 계속 미루어 온 제품을 드디어 개발하거나, 비즈니스가 나아갈 방향을 고민할 충분한 시간을 주간에 남겨둘 수도 있습니다.

또한 일을 일찍 마칠 수도 있습니다. 회복된 시간을 모두 다른 약속으로 채워야 할 의무는 없습니다. 당신의 삶을 지원하고 관리 가능한 비즈니스는 구축할 가치가 있는 일입니다.

그 의도를 과제의 일부로 만들세요. 목표가 금요일 오후를 일상적인 관리 업무에서 비우는 것이라면, 시스템이 이를 도와주는지 평가해 보세요. 목표가 고객 작업에 전념하는 것이라면, 시스템이 제거해 주는 방해 요소와 미해결 의무를 살펴보세요.

AI는 비즈니스를 둘러싼 업무를 형성할 수 있는 방법을 더 많이 제공합니다. 그 역량을 활용해 지속적으로 운영하고 싶은 비즈니스를 구축하세요.