5 הפתרונות הטובים ביותר לניהול מסמכים בינה מלאכותית (מאי 2024)

בעידן הדיגיטלי המהיר, עסקים מחפשים כל הזמן פתרונות חדשניים לייעל את תהליכי ניהול המסמכים שלהם. בזמן שהבינה המלאכותית (AI) ממשיכה לשנות היבטים שונים של עבודה מודרנית, מערכות ניהול מסמכים המופעלות על ידי בינה מלאכותית צצו כמשנות משחקים, ומציעות יעילות, דיוק ואבטחה שאין שני לה. כלים אלה רותמים את הכוח של למידת מכונה, עיבוד שפה טבעית, ואוטומציה חכמה כדי לפשט את היצירה, האחסון והשליפה של מסמכים עסקיים קריטיים.

מסיווג וחילוץ מסמכים חכמים ועד אינטגרציה חלקה עם זרימות עבודה קיימות, כלי ניהול מסמכי AI מובילים אלה מציעים מגוון רחב של תכונות שנועדו לתת מענה לצרכים עסקיים מגוונים. במאמר זה, נחקור את הפתרונות הטובים ביותר לניהול מסמכי AI שמגדירים מחדש את הדרך שבה ארגונים מטפלים בנכסים הדיגיטליים שלהם, ומאפשרים לך לקבל החלטה מושכלת בעת בחירת הפלטפורמה האידיאלית לדרישות ניהול המסמכים של הארגון שלך.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect הוא פתרון תוכנה רב עוצמה לכידת מסמכים וזיהוי תווים אופטי (OCR) המפשט את תהליך הלכידה, העיבוד וההפצה של מסמכים ממגוון מקורות. התוכנה תוכננה להשתלב בצורה חלקה עם זרימות עבודה קיימות, ותומכת במגוון רחב של סוגי מסמכים ומקורות, כגון מנהלי התקן הדפסה, תיקיות, דפדפני אינטרנט ומערכות דואר אלקטרוני.

תוך מינוף טכנולוגיות בינה מלאכותית ולמידת מכונה, DeskConnect הופך את תהליך לכידת הנתונים לאוטומטי על ידי זיהוי וחילוץ מידע רלוונטי ממסמכים. תכונה זו מפחיתה משמעותית את הצורך בהזנת נתונים ידנית, חוסכת זמן וממזערת את הסיכון לשגיאות. יכולות ה-OCR המתקדמות של התוכנה מבטיחות דיוק גבוה בעת עיבוד מסמכים עם רסטר, מה שהופך אותה לבחירה אמינה עבור עסקים העוסקים במגוון רחב של פורמטים של מסמכים.

FabSoft מציעה גם עזר למסמכים עם אינטגרציה מתקדמת של AI Chat המופעל על ידי ChatGPT. שיפור חדשני זה מגדיר מחדש את ניהול המסמכים על ידי פישוט ייבוא ​​ומיזוג מסמכים, ומציע גישה מיידית לצ'אט מופעל בינה מלאכותית לניתוח מסמכים יעיל, והבטחת דיוק עם טכנולוגיית OCR חדישה.

תכונות עיקריות של FabSoft DeskConnect:

• תמיכת מסמכים רב-תכליתית: מתאים למנהלי הדפסה, תיקיות, דפדפני אינטרנט, מערכות דואר אלקטרוני ועוד.
• חילוץ נתונים חכם: משתמש בבינה מלאכותית ולמידת מכונה כדי לזהות ולחלץ נתונים ממסמכים באופן אוטומטי.
• ביצועי OCR מעולים: מספק דיוק מוביל בתעשייה עבור מסמכים עם רסטר.
• הפצת מסמכים יעילה: אוטומציה של לכידה והפצה של מסמכים לפתרונות ענן או מקומיים, כולל Microsoft OneDrive, SharePoint ו-Power Apps.
• API הניתן להתאמה אישית: מציע API ידידותי למשתמש המאפשר פלאגינים לשלוט בהעברת מסמכים ולהפוך פעולות ושיטות הגשה לאוטומטיות.
• אמצעי אבטחה חזקים: מיישמת תכונות אבטחה ברמה הגבוהה ביותר כדי להגן על סודיות המסמכים ולהגביל את הגישה למשתמשים מורשים.

ה-API הידידותי למשתמש של FabSoft DeskConnect מאפשר לעסקים ליצור זרימות עבודה ואינטגרציות מותאמות אישית, תוך אופטימיזציה נוספת של תהליכי עיבוד המסמכים וחילוץ הנתונים שלהם. אמצעי האבטחה החזקים של התוכנה מבטיחים שמסמכים רגישים יישארו חסויים ונגישים רק לצוות מורשה.

2. DocuPhase

מקור: DocuPhase

DocuPhase הוא פתרון תוכנת ניהול מסמכים מקיף שנועד לייעל תהליכי אחסון, סריקה, אחזור וארכיון מסמכים עבור עסקים בכל גודל. פלטפורמה זו חורגת מהיכולות של ארון תיוק דיגיטלי פשוט, ומציעה תכונות המנהלות, עוקבות ומשלימות עבודה שוטפת, ומגבירה משמעותית את הפרודוקטיביות.

אחת התכונות הבולטות של DocuPhase היא יכולות לכידת נתונים ואחזור מסמכים המופעלים על ידי בינה מלאכותית. כלים חכמים אלו מפשטים את התהליך של חילוץ מידע חיוני ממסמכים שונים ואחזור נתונים מקבצים ישנים. הפונקציונליות מונעת בינה מלאכותית יכולה לסרוק במהירות מסמכים מרובי עמודים, לזהות ולשלוף מידע רלוונטי, ובכך לבטל את הצורך בחיפושים ידניים שגוזלים זמן רב. יתר על כן, יכולות הבינה המלאכותית ולמידת המכונה של הפלטפורמה מאפשרות ניתוב ויצירת אינדקס אוטומטיים של קבצים, וחוסכים למשתמשים זמן ומאמץ יקרים.

תכונות עיקריות של DocuPhase:

• לכידת נתונים באמצעות AI: חילוץ חכם של מידע חיוני ממסמכים מגוונים.
• אחזור מסמכים יעיל: שליפה מהירה ומדויקת של נתונים מקבצים ישנים באמצעות יכולות AI מתקדמות.
• ניתוב ויצירת אינדקס אוטומטי של קבצים: אוטומציה מונעת בינה מלאכותית ולמידת מכונה לארגון מסמכים יעיל.
• אינטגרציה חלקה: תאימות עם פלטפורמות נפוצות, כגון מערכות תכנון משאבים ארגוניים (ERP), להגדלת הרבגוניות והחלפת תוכניות מופחתת.
• פתרון מאובטח מבוסס ענן: ממשק אינטואיטיבי לאחסון מסמכים דיגיטליים וביטול ניירת מיותרת.
• פונקציות חיפוש מתקדם: מילות מפתח וכלי חיפוש הניתנים להגדרה לאחזור מסמכים מהיר.
• ממשק ידידותי למשתמש: תוכנה קלה ללמידה עם הכשרה מודרכת לאינטגרציה חלקה וזרימת עבודה.

האופי הידידותי לאינטגרציה של DocuPhase מאפשר לו להתחבר בצורה חלקה לפלטפורמות נפוצות אחרות, כגון מערכות ERP, מה שהופך אותה לכלי רב-תכליתי לטיפול בפעולות יומיומיות. שילוב זה מפחית את הזמן שמשתמשים מבלים במעבר בין תוכניות, ומייעל את זרימת העבודה שלהם. הפתרון מבוסס הענן של התוכנה מספק ממשק מאובטח ואינטואיטיבי לאחסון מסמכים דיגיטליים, ולמעשה מבטל ניירת מיותרת.

3. פלויקס

Fluix היא פלטפורמת ניהול מסמכים ותזרימי עבודה המותאמים לנייד המותאמת לניהול שירותי שטח. תוכנה חדשנית זו מעצימה לעסקים לאחסן ולגשת בצורה מאובטחת למסמכים וטפסים קריטיים בתוך מאגר מרכזי. על ידי מתן גישה נוחה לטכנאי ומנהלי שירותי שטח לקבצים חיוניים, אפילו במיקומים עם קישוריות אינטרנט מוגבלת או ללא קישוריות, Fluix מייעלת את העבודה מרחוק ומשפרת את הפרודוקטיביות הכוללת.

אחת התכונות המרכזיות של Fluix היא זרימות העבודה המותאמות אישית שלה, המטפחות תקשורת יעילה ואחריות בין חברי הצוות. הפלטפורמה מאפשרת עדכונים והתראות בזמן אמת על משימות חדשות, שינויים או הודעות חשובות, ומבטיחה שכל בעלי העניין יישארו מעודכנים ומיושרים. יכולות ניתוב הקבצים והאינדקס האוטומטיים של Fluix מפחיתות משמעותית את המאמץ הידני, ומאפשרות לעסקים לייעל את זרימות העבודה שלהם ולהגביר את היעילות.

תכונות עיקריות של Fluix:

• עיצוב מובייל-ראשון: מותאם לניהול שירות בשטח, המאפשר אחסון מסמכים מאובטח וגישה תוך כדי תנועה.
• מאגר מסמכים מרכזי: מספק מיקום יחיד ונגיש למסמכים קריטיים הקשורים לתחום.
• זרימות עבודה מותאמות אישית: מקל על תקשורת ואחריות בין חברי הצוות באמצעות עדכונים והתראות בזמן אמת.
• אינטגרציה חלקה: תואם לפלטפורמות נפוצות כמו מערכות ERP, ייעול התפעול השוטף ומזעור החלפת תוכניות.
• טכנולוגיית OCR: תומך בזיהוי תווים אופטי להמרה מדויקת של תמונות טקסט לטקסט מקודד במכונה.
• תכונת AI Chat: מופעל על ידי ChatGPT, מציע גישה מיידית למידע הקשור למסמכים, ומבטל חיפושים ידניים.
• הגדרה ידידותית למשתמש: תצורה פשוטה של ​​תכונת OpenAI Chat ב-Document Companion.

הארכיטקטורה הידידותית לאינטגרציה של Fluix מאפשרת לו להתחבר בצורה חלקה לפלטפורמות רווחות אחרות, כגון מערכות ERP. אינטגרציה זו מאפשרת לעסקים לטפל בפעולות היומיומיות בצורה יעילה יותר ומצמצמת את זמן המעבר בין תוכניות. יתרה מכך, Fluix תומכת בטכנולוגיית OCR, המבטיחה שהנתונים המועברים לתכונת הצ'אט של AI מדויקים ומקיפים לניתוח מפורט.

4. M- קבצים

M-Files היא פלטפורמת ניהול מידע חכמה המציעה גישה חכמה יותר לניהול תוכן לאורך כל מחזור החיים שלה. על ידי חיבור חלק של תוכן ומינוף אוטומציה חכמה, M-Files מעצימה את עובדי הידע להיות פרודוקטיביים יותר על ידי אספקת המידע הנכון לאנשים הנכונים בזמן הנכון.

הפלטפורמה מספקת תצוגה מקיפה של תוכן ברחבי הארגון מבלי לדרוש הגירה מורכבת ויקרה למאגר אחד. פתרון ניהול המסמכים הדיגיטלי של M-Files מתגאה ביכולות חיפוש ואחזור עוצמתיות, המאפשרות למשתמשים לאתר מסמכים במהירות ובקלות מבלי לבזבז זמן בחיפוש אחר קבצים שלא במקום או להיאבק לזכור היכן משהו נשמר. הפלטפורמה גם מפשטת את יצירת המסמכים על ידי מתן תבניות, פונקציונליות קלה של מתן שמות ושמירה, ויכולת לחשוף מסמכים נסתרים ונתונים אפלים באמצעות טכנולוגיה התומכת בבינה מלאכותית.

תכונות עיקריות של M-Files:

• ניהול מידע חכם: משלב תוכן מחובר ואוטומציה חכמה כדי להגביר את הפרודוקטיביות ולספק תצוגה של 360 מעלות של תוכן.
• חיפוש ואחזור מהיר: מאפשר למשתמשים למצוא מסמכים במהירות ובקלות, חוסך זמן ומאמץ.
• יצירת מסמכים פשוטה: מציע תבניות, מתן שמות ושמירה קלים של מסמכים, וגילוי מסמכים נסתרים ונתונים חשוכים.
• תאימות ואבטחה אוטומטיים: מבטיח ציות למדיניות ולתקנות החברה, ומספק אבטחת מידע באמצעות זכויות גישה והצפנה.
• שיתוף פעולה חלק: מאפשר כתיבה משותפת, הערות והערות למסמכים בו-זמנית.
• אינטגרציה עם כלים פופולריים: מציע אינטגרציה עם Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook ויישומים אחרים בשימוש נרחב.
• תהליכים המופעלים על ידי בינה מלאכותית: משתמש בבינה מלאכותית, כגון M-Files Aino, כדי לארגן מידע, להבין את ההקשר של המסמך וליצור אינטראקציה עם ידע באמצעות שפה טבעית.

יכולות האוטומציה של M-Files מייעלות את הציות למדיניות ולתקנות החברה, מבטיחות אבטחת נתונים באמצעות זכויות גישה קפדניות והצפנה ברמה ארגונית, ומאפשרות שיתוף פעולה פשוט באמצעות עריכה משותפת, הערות והערות למסמכים בו זמנית. בנוי על פלטפורמה ניתנת להגדרה, ניתן להתאים בקלות את M-Files כדי לענות על צרכים עסקיים ספציפיים באמצעות ממשקי API, תבניות פתרונות ותוספות של צד שלישי.

5. SharePoint AI

מקור: Microsoft

Microsoft SharePoint היא פלטפורמת שיתוף פעולה וניהול מסמכים רבת עוצמה שכאשר היא משולבת עם טכנולוגיות AI, משנה זרימות עבודה, משפרת את שיתוף הפעולה ומגבירה את הפרודוקטיביות של ארגונים. על ידי שילוב יכולות AI ב-SharePoint, עסקים יכולים להפוך תהליכים לאוטומטיים, לייעל את ניהול המסמכים, לשפר את פונקציונליות החיפוש ולהשיג תובנות חשובות מהנתונים.

SharePoint AI מאפשר לעובדים לעבוד בצורה חכמה ומהירה יותר תוך הפחתת המאמצים הידניים ושיפור הפרודוקטיביות. הפלטפורמה מציעה יתרונות שונים, לרבות ניהול מסמכים חכם, אוטומציה של זרימת עבודה, אינטגרציה של צ'אטבוטים וניתוח חזוי, המאפשרים לארגונים לייעל את התפעול, לשפר את שיתוף הפעולה ולהישאר תחרותי בנוף של היום. SharePoint Premium, פלטפורמת ניהול התוכן והחוויות המתקדמת, מביאה בינה מלאכותית, אוטומציה ואבטחה נוספת לחוויות תוכן, עיבוד וממשל, ומסייעת לארגונים לנהל ולהגן על תוכן קריטי לאורך מחזור חייו.

תכונות עיקריות של SharePoint AI:

• ניהול מסמכים חכם: עיבוד מסמכים מבוסס בינה מלאכותית, סיווג, חילוץ ותיוג אוטומטי של מידע ממסמכים, מה שמוביל לשיפור היעילות וזרימת עבודה יעילה.
• זרימת עבודה אוטומציה: אוטומציה של זרימת עבודה משופרת בינה מלאכותית מנתחת נתונים היסטוריים, לומדת מהחלטות עבר ומבצעת בחירות חכמות באוטומציה של משימות וניתוב מסמכים.
• שילוב צ'אטבוט: צ'אטבוטים המופעלים על ידי בינה מלאכותית המשולבים ב-SharePoint מחזקים את העובדים ליצור אינטראקציה עם המערכת באמצעות שפה טבעית, ומספקים תשובות ותמיכה מיידיות.
• ניתוח חיזוי: ממנפת בינה מלאכותית כדי לנתח נתונים ולספק תובנות חשובות, מה שמאפשר לארגונים לקבל החלטות מונחות נתונים ולהישאר בקדמת העקומה.
• ניהול תוכן מתקדם: בינה מלאכותית, אוטומציה ותוספת אבטחה לחוויות תוכן, עיבוד וממשל, עוזרות לארגונים לנהל ולהגן על תוכן קריטי לאורך מחזור חייו.
• פתרונות מסמכים בעלי ערך גבוה: מציע פתרונות לעבודה עם מסמכים בעלי ערך גבוה, כגון חוזים, הצהרות עבודה, הזמנות וחשבוניות.

יכולות ניהול המסמכים החכמות של SharePoint AI מאפשרות סיווג, חילוץ ותיוג אוטומטיים של מידע ממסמכים, מה שמוביל לשיפור היעילות וזרימות העבודה. יכולות הניתוח החזוי של הפלטפורמה ממנפות בינה מלאכותית כדי לנתח נתונים ולספק תובנות חשובות, מה שמאפשר לארגונים לקבל החלטות מונחות נתונים ולהישאר בקדמת העקומה.

ייעל את זרימת העבודה שלך עם פתרונות ניהול מסמכים בינה מלאכותית

בסביבה העסקית המהירה של היום, פתרונות ניהול מסמכים המופעלים על ידי בינה מלאכותית הפכו לכלים חיוניים עבור ארגונים המעוניינים לייעל את זרימות העבודה שלהם, לשפר את שיתוף הפעולה ולהגביר את הפרודוקטיביות. פתרונות ניהול מסמכי הבינה המלאכותית הנידונים במאמר זה מציעים מגוון רחב של תכונות ויכולות שנועדו לתת מענה לצרכים עסקיים מגוונים.

מסיווג וחילוץ מסמכים חכמים ועד אינטגרציה חלקה עם זרימות עבודה קיימות, כלים אלה רותמים את הכוח של AI כדי לפשט את היצירה, האחסון והשליפה של מסמכים עסקיים קריטיים. על ידי אוטומציה של תהליכים ידניים, שיפור פונקציונליות החיפוש ומתן תובנות חשובות, פתרונות אלו מאפשרים לארגונים לייעל את התפעול שלהם, להפחית עלויות ולהניע קבלת החלטות טובה יותר.