5 meilleures solutions de gestion de documents IA (mai 2024)

À l’ère du numérique en évolution rapide, les entreprises sont constamment à la recherche de solutions innovantes pour rationaliser leurs processus de gestion documentaire. Alors que l’intelligence artificielle (IA) continue de transformer divers aspects du travail moderne, les systèmes de gestion de documents basés sur l’IA sont devenus révolutionnaires, offrant une efficacité, une précision et une sécurité inégalées. Ces outils exploitent la puissance de apprentissage automatique, traitement du langage naturelet une automatisation intelligente pour simplifier la création, le stockage et la récupération des documents commerciaux critiques.

De la classification et de l'extraction intelligentes de documents à l'intégration transparente avec les flux de travail existants, ces meilleurs outils de gestion de documents basés sur l'IA offrent un large éventail de fonctionnalités conçues pour répondre aux divers besoins de l'entreprise. Dans cet article, nous explorerons les meilleures solutions de gestion de documents IA qui redéfinissent la façon dont les organisations gèrent leurs actifs numériques, vous permettant ainsi de prendre une décision éclairée lors de la sélection de la plateforme idéale pour les besoins de gestion de documents de votre organisation.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect est une puissante solution logicielle de capture de documents et de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui simplifie le processus de capture, de traitement et de distribution de documents provenant de diverses sources. Le logiciel est conçu pour s'intégrer de manière transparente aux flux de travail existants, prenant en charge un large éventail de types et de sources de documents, tels que les pilotes d'impression, les dossiers, les navigateurs Web et les systèmes de messagerie.

Tirant parti des technologies d'IA et d'apprentissage automatique, DeskConnect automatise le processus de capture de données en reconnaissant et en extrayant les informations pertinentes des documents. Cette fonctionnalité réduit considérablement le besoin de saisie manuelle des données, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser le risque d'erreurs. Les capacités OCR avancées du logiciel garantissent une grande précision lors du traitement des documents tramés, ce qui en fait un choix fiable pour les entreprises traitant une large gamme de formats de documents.

FabSoft propose également un Document Companion avec une intégration avancée AI Chat optimisée par ChatGPT. Cette amélioration de pointe redéfinit la gestion des documents en simplifiant l'importation et la fusion de documents, en offrant un accès instantané au chat alimenté par l'IA pour une analyse efficace des documents et en garantissant la précision grâce à la technologie OCR de pointe.

Principales fonctionnalités de FabSoft DeskConnect :

• Prise en charge polyvalente des documents : Accueille les pilotes d'impression, les dossiers, les navigateurs Web, les systèmes de messagerie, etc.
• Extraction intelligente des données : Utilise l'IA et l'apprentissage automatique pour reconnaître et extraire automatiquement les données des documents.
• Performances OCR supérieures : Fournit une précision de pointe pour les documents rastérisés.
• Distribution rationalisée des documents : Automatise la capture et la distribution de documents vers des solutions cloud ou sur site, notamment Microsoft OneDrive, SharePoint et Power Apps.
• API personnalisable : Offre une API conviviale qui permet aux plugins de contrôler la livraison des documents et d'automatiser les actions et les méthodes de soumission.
• Mesures de sécurité robustes : Implémente des fonctionnalités de sécurité de haut niveau pour protéger la confidentialité des documents et restreindre l'accès aux utilisateurs autorisés.

L'API conviviale de FabSoft DeskConnect permet aux entreprises de créer des flux de travail et des intégrations personnalisés, optimisant ainsi davantage leurs processus de traitement de documents et d'extraction de données. Les mesures de sécurité robustes du logiciel garantissent que les documents sensibles restent confidentiels et accessibles uniquement au personnel autorisé.

2. DocuPhase

Source : DocuPhase

DocuPhase est une solution logicielle globale de gestion de documents conçue pour optimiser les processus de stockage, de numérisation, de récupération et d'archivage de documents pour les entreprises de toute taille. Cette plate-forme va au-delà des capacités d'un simple classeur numérique, offrant des fonctionnalités qui gèrent, suivent et terminent le travail en cours, augmentant ainsi considérablement la productivité.

L'une des fonctionnalités les plus remarquables de DocuPhase est ses capacités de capture de données et de récupération de documents basées sur l'IA. Ces outils intelligents simplifient le processus d'extraction d'informations cruciales à partir de divers documents et de récupération de données à partir d'anciens fichiers. La fonctionnalité basée sur l'IA peut parcourir rapidement des documents de plusieurs pages, identifier et extraire des informations pertinentes, éliminant ainsi le besoin de recherches manuelles fastidieuses. De plus, les capacités d'IA et d'apprentissage automatique de la plate-forme permettent le routage et l'indexation automatiques des fichiers, ce qui permet aux utilisateurs d'économiser un temps et des efforts précieux.

Principales fonctionnalités de DocuPhase :

• Capture de données alimentée par l'IA : Extraction intelligente des informations essentielles à partir de divers documents.
• Récupération efficace de documents : Récupération rapide et précise des données d'anciens fichiers à l'aide de capacités avancées d'IA.
• Routage et indexation automatiques des fichiers : Automatisation basée sur l'IA et l'apprentissage automatique pour une organisation rationalisée des documents.
• Intégration transparente: Compatibilité avec les plates-formes courantes, telles que les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP), pour une polyvalence améliorée et une commutation de programme réduite.
• Solution sécurisée basée sur le cloud : Interface intuitive pour stocker des documents numériques et éliminer la paperasse inutile.
• Fonctions de recherche avancées : Outils de recherche par mots clés et configurables pour une récupération rapide des documents.
• Interface conviviale: Logiciel facile à apprendre avec formation guidée pour une intégration fluide et une intégration des flux de travail.

La nature conviviale de DocuPhase lui permet de se connecter de manière transparente à d'autres plates-formes courantes, telles que les systèmes ERP, ce qui en fait un outil polyvalent pour gérer les opérations quotidiennes. Cette intégration réduit le temps que les utilisateurs passent à passer d'un programme à l'autre, rationalisant ainsi leur flux de travail. La solution basée sur le cloud du logiciel fournit une interface sécurisée et intuitive pour stocker des documents numériques, éliminant ainsi efficacement la paperasse inutile.

3. Flux

Fluide est une plateforme mobile de gestion de documents et de flux de travail conçue pour la gestion des services sur le terrain. Ce logiciel innovant permet aux entreprises de stocker et d'accéder en toute sécurité aux documents et formulaires critiques au sein d'un référentiel centralisé. En offrant aux techniciens et aux gestionnaires de service sur le terrain un accès facile aux fichiers essentiels, même dans des endroits où la connectivité Internet est limitée ou inexistante, Fluix rationalise le travail à distance et améliore la productivité globale.

L'une des fonctionnalités clés de Fluxix réside dans ses flux de travail personnalisés, qui favorisent une communication et une responsabilisation efficaces entre les membres de l'équipe. La plateforme permet des mises à jour et des notifications en temps réel pour les nouvelles tâches, les changements ou les messages importants, garantissant ainsi que toutes les parties prenantes restent informées et alignées. Les capacités automatiques de routage et d'indexation des fichiers de Fluix réduisent considérablement les efforts manuels, permettant aux entreprises d'optimiser leurs flux de travail et d'améliorer leur efficacité.

Principales caractéristiques de Flux :

• Conception mobile d'abord : Optimisé pour la gestion des services sur le terrain, permettant un stockage sécurisé des documents et un accès en déplacement.
• Référentiel de documents centralisé : Fournit un emplacement unique et facilement accessible pour les documents critiques liés au domaine.
• Flux de travail personnalisés : Facilite la communication et la responsabilité entre les membres de l’équipe grâce à des mises à jour et des notifications en temps réel.
• Intégration transparente: Compatible avec les plates-formes courantes telles que les systèmes ERP, rationalisant les opérations quotidiennes et minimisant le changement de programme.
• Technologie OCR : Prend en charge la reconnaissance optique des caractères pour une conversion précise des images de texte en texte codé par machine.
• Fonctionnalité de discussion IA : Propulsé par ChatGPT, offre un accès instantané aux informations relatives aux documents, éliminant les recherches manuelles.
• Configuration conviviale : Configuration simple de la fonctionnalité OpenAI Chat dans Document Companion.

L'architecture conviviale de Fluix lui permet de se connecter de manière transparente à d'autres plates-formes courantes, telles que les systèmes ERP. Cette intégration permet aux entreprises de gérer leurs opérations quotidiennes plus efficacement et réduit le temps passé à passer d'un programme à l'autre. De plus, Fluix prend en charge la technologie OCR, garantissant que les données transmises à la fonction de chat AI sont précises et complètes pour une analyse détaillée.

4. M-Files

M-Files est une plateforme intelligente de gestion des informations qui offre une approche plus intelligente de la gestion du contenu tout au long de son cycle de vie. En connectant de manière transparente les contenus et en tirant parti de l'automatisation intelligente, M-Files permet aux travailleurs du savoir d'être plus productifs en fournissant les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment.

La plateforme offre une vue complète du contenu dans toute l'organisation sans nécessiter une migration complexe et coûteuse vers un référentiel unique. La solution de gestion de documents numériques de M-Files offre de puissantes capacités de recherche et de récupération, permettant aux utilisateurs de localiser rapidement et facilement des documents sans perdre de temps à chercher des fichiers égarés ou sans avoir de difficulté à se rappeler où quelque chose a été stocké. La plate-forme simplifie également la création de documents en proposant des modèles, des fonctionnalités de dénomination et d'enregistrement faciles, ainsi que la possibilité de découvrir des documents cachés et des données sombres grâce à une technologie basée sur l'IA.

Principales caractéristiques de M-Files :

• Gestion intelligente des informations : Combine contenu connecté et automatisation intelligente pour augmenter la productivité et offrir une vue à 360 degrés du contenu.
• Recherche et récupération rapides : Permet aux utilisateurs de trouver des documents rapidement et facilement, économisant ainsi du temps et des efforts.
• Création de documents simplifiée : Propose des modèles, une dénomination et un enregistrement faciles des documents, ainsi que la découverte de documents cachés et de données sombres.
• Conformité et sécurité automatisées : Garantit le respect des politiques et réglementations de l’entreprise et assure la sécurité des données grâce aux droits d’accès et au cryptage.
• Collaboration transparente : Permet de co-rédiger, de commenter et d'annoter des documents simultanément.
• Intégration avec des outils populaires : Offre une intégration avec Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook et d'autres applications largement utilisées.
• Processus basés sur l'IA : Utilise l'IA, telle que M-Files Aino, pour organiser les informations, comprendre le contexte du document et interagir avec les connaissances en utilisant le langage naturel.

Les capacités d'automatisation de M-Files rationalisent la conformité aux politiques et réglementations de l'entreprise, garantissent la sécurité des données grâce à des droits d'accès stricts et un cryptage de niveau entreprise, et permettent une collaboration simple grâce à la co-création, aux commentaires et à l'annotation simultanées de documents. Construit sur une plate-forme hautement configurable, M-Files peut être facilement personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise grâce à des API, des modèles de solution et des compléments tiers.

5. IA SharePoint

Source: Microsoft

Microsoft SharePoint est une puissante plateforme de collaboration et de gestion de documents qui, lorsqu'elle est intégrée aux technologies d'IA, transforme les flux de travail, améliore la collaboration et augmente la productivité des organisations. En intégrant des fonctionnalités d'IA dans SharePoint, les entreprises peuvent automatiser les processus, rationaliser la gestion des documents, améliorer les fonctionnalités de recherche et obtenir des informations précieuses à partir des données.

SharePoint AI permet aux employés de travailler plus intelligemment et plus rapidement tout en réduisant les efforts manuels et en améliorant la productivité. La plateforme offre divers avantages, notamment la gestion intelligente des documents, l'automatisation des flux de travail, l'intégration de chatbot et l'analyse prédictive, permettant aux organisations d'optimiser leurs opérations, d'améliorer la collaboration et de rester compétitives dans le paysage actuel. SharePoint Premium, la plateforme avancée de gestion et d'expériences de contenu, apporte l'IA, l'automatisation et une sécurité accrue aux expériences, au traitement et à la gouvernance du contenu, aidant ainsi les organisations à gérer et à protéger le contenu critique tout au long de son cycle de vie.

Principales fonctionnalités de SharePoint AI :

• Gestion intelligente des documents: Traitement des documents basé sur l'IA, classification, extraction et marquage automatiques des informations des documents, conduisant à une efficacité améliorée et à des flux de travail rationalisés.
• Automatisation du flux de travail: L'automatisation des flux de travail améliorée par l'IA analyse les données historiques, tire les leçons des décisions passées et fait des choix intelligents en matière d'automatisation des tâches et d'acheminement des documents.
• Intégration du chatbot : Les chatbots basés sur l'IA intégrés à SharePoint permettent aux employés d'interagir avec le système via un langage naturel, fournissant des réponses et une assistance instantanées.
• Analyses prédictives: Tire parti de l’IA pour analyser les données et fournir des informations précieuses, permettant aux organisations de prendre des décisions basées sur les données et de garder une longueur d’avance.
• Gestion de contenu avancée : L'IA, l'automatisation et la sécurité accrue des expériences, du traitement et de la gouvernance du contenu, aidant les organisations à gérer et à protéger le contenu critique tout au long de son cycle de vie.
• Solutions de documents de grande valeur : propose des solutions pour travailler avec des documents de grande valeur, tels que des contrats, des énoncés de travail, des commandes et des factures.

Les capacités intelligentes de gestion de documents de SharePoint AI permettent la classification, l'extraction et le marquage automatiques des informations des documents, conduisant à une efficacité améliorée et à des flux de travail rationalisés. Les capacités d'analyse prédictive de la plateforme exploitent l'IA pour analyser les données et fournir des informations précieuses, permettant aux organisations de prendre des décisions basées sur les données et de garder une longueur d'avance.

Rationalisez votre flux de travail avec les solutions de gestion de documents IA

Dans l'environnement commercial en évolution rapide d'aujourd'hui, les solutions de gestion de documents basées sur l'IA sont devenues des outils essentiels pour les organisations qui cherchent à rationaliser leurs flux de travail, à améliorer la collaboration et à augmenter la productivité. Les solutions de gestion de documents IA abordées dans cet article offrent un large éventail de fonctionnalités et de capacités conçues pour répondre aux divers besoins des entreprises.

De la classification et de l'extraction intelligentes de documents à l'intégration transparente avec les flux de travail existants, ces outils exploitent la puissance de l'IA pour simplifier la création, le stockage et la récupération de documents commerciaux critiques. En automatisant les processus manuels, en améliorant la fonctionnalité de recherche et en fournissant des informations précieuses, ces solutions permettent aux organisations d'optimiser leurs opérations, de réduire leurs coûts et de prendre de meilleures décisions.