Tiimin työn tulevaisuus: Miten AI-vetoinen työkalut muuttavat yhteistyötä

Kun elokuva Her ilmeistyi vuonna 2013, idea siitä, että ihminen voisi muodostaa suhteen AI-vetoiseen avustajaan, oli vaikea kuvitella, ja hieman dystopinen. 11 vuotta myöhemmin AI-työkalut eivät korvaa romanttisia kumppaneita (vielä), mutta ne ovat yhä tärkeämmässä roolissa työpaikalla. Itse asiassa tutkijat ovat muuttamassa käsitystään AI:sta työkalusta yhteistyössä toimivaksi tiimiläiseksi. Tutkimus on osoittanut, että AI-tiimin lisääminen voi vähentää koordinointia, viestintää ja luottamusta. Vaikka nämä haasteet ovat olemassa, monet organisaatiot ovat löytäneet tavoja sisällyttää AI toimintoihinsa ilman, että se vahingoittaa tiimin yhteistyötä. Koulutus ja määrittely siitä, miten AI:ta käytetään, ovat avainasemassa.

Jotformissa olemme integroineet AI:n prosesseihimme kaikissa liiketoiminnan toimintoja. Se on muuttanut tiimidynamiikkaamme, parantanut viestintää ja lisännyt tuottavuutta tehtävissä, jotka ovat tärkeitä. Tässä on lähempi katsaus siihen, miten.

Projektinhallinta ilman kärsivällisyyttä

Jotkut sanovat, että kärsivällisyys on hyve, mutta tiimin projektinhallinnan kontekstissa kärsivällisyys on yliarvostettu. Pullonkaulat tuhoavat vauhti ja imevät motivaation. Ei ole mitään pahempaa kuin tuntea inspiraatiota ja energisyys, vain odottaa tiimin jäsenen vastausta. Ei puhuta siitä, että arvokasta aikaa haaskataan.

AI-vetoinen tehtävienhallintatyökalu voi muuttaa tyypillisiä tiimin projektidynamiikkaa poistamalla useita riippuvuuksia, jotka usein hidastavat edistymistä. Esimerkiksi, jos olet johtaja, AI-vetoinen projektinhallintatyökalun käyttäminen voi antaa sinulle näkyvyyden työntekijän työnkulkuun ilman, että sinun tarvitsee kysyä. AI-työkalut voivat löytää tavoja säästää aikaa ja lisätä yhteistä tuottavuutta.

Tarkastele työnhallintaplatformin kuten Asanan: sen AI-ominaisuudet voivat ehdottaa seuraavia askelia projektissa, merkitä mahdollisia pullonkauloja ja generoida näkyvyyttä tiimin työkuormasta ja tuottavuudesta. Se on kuin sinulla olisi ylimääräinen tiimiläinen, joka on omistettu logistiikan analysointiin ja parantamiseen, jotta ihmiset voivat keskittyä tarkoituksenmukaisiin tehtäviin.

Tutkimuksen ja tiedon jakamisen sujuvoittaminen

Asianajaja-ystäväni kertoi minulle oikeudellisesta tutkimuskurssista, jonka hän suoritti lakikoulussa. Tuolloin oikeudellinen tutkimus nojasi voimakkaasti erikoistuneisiin hakukoneisiin, ja ei ollut yllättävää, että se vei lähes koko lukukauden oppia käyttämään niitä tehokkaasti.

Nykyään AI-vetoinen työkalut kuten ChatGPT muuttavat tapaa, jolla teemme verkko-tutkimusta. Sen kyvyn vuoksi sujuvoittaa tutkimusta ja tiedon jakamista, on järkevää, että ChatGPT korvaa yleisiä hakukoneita nopeasti liikkeellä olevissa tiimeissä.

ChatGPT:n avulla voit käyttää luonnollista kieltä tarkentamaan tutkimuskysymyksiäsi ja päästä nopeammin tuloksiin, joita tarvitset. ChatGPT voi lähes välittömästi tiivistää pitkiä tutkimusartikkeleita, raportteja ja tietoja. Joskus nämä asiakirjat vaativat koko huomion. Mutta kun tarvitset vain avainkohtia, voit delegoida ymmärtämistehtävän ChatGPT:lle ja jakaa nämä havainnot tiimiläisillesi.

Oletetaan, että etsit ratkaisua, mutta et tiedä, mistä aloittaa. ChatGPT voi olla hyödyllinen työkalu ideointiprosessissa, generoimalla ideoita ja vaihtoehtoisia lähestymistapoja sinulle ja tiimiläisille. Ei enää tuijoteta tyhjää sivua odottamassa, että inspiraatio iskee. Esimerkiksi yksi tiimeistämme loi sisältöä aiheesta Gen Z työpaikalla ja tarvitsi nopean yleiskatsauksen johtavista trendeistä. ChatGPT auttoi saamaan pallo liikkeelle, jättäen tiimiläisille enemmän energiaa valita ja kehittää parasta sisältöstrategiaa.

Kun käytät AI-työkaluja ideoinnissa ja tutkimuksessa, teet enemmän aikaa luovalle ajattelulle ja tiimiläisten moninaisten näkökulmien huomioon ottamiselle. AI-aikakaudella tämä on se työ, joka määrittää menestyviä työntekijöitä ja organisaatioita.

Kokousten tehokkuus

Kokoukset voivat olla ajanhaaskausta. Tuoreessa tutkimuksessa 5 000 tietotyöntekijälle neljällä mantereella, 78 % vastaajista sanoi, että heidän odotetaan osallistuvan niin moniin kokouksiin, että on vaikea saada työ tehtyä. Kokoukset voivat myös olla uupumusta. Samassa tutkimuksessa 76 % sanoi, että he tunsivat uupuneensa päivinä, joina heillä oli paljon kokouksia.

Olen kokousten vähentämisen ja tarpeettomien tilannekatsausten leikkaamisen puolella. Haluan, että työntekijöillä on laajat ajanjaksoja omistaa työlle, joka antaa heille energiaa. He tarvitsevat runsaasti aikaa päästäkseen “virtauksen” tilaan. Mutta kun on kyse välttämättömistä kokouksista, haluan, että jokainen voi antaa täydellisen huomionsa. Siinä kohtaa AI-vetoinen automaatio tulee kuvaan, kuuntelemaan ja siirtämään kokousmuistiinpanot, jotta mitään ei häviä. Tiimimme integroi AI-puhetunnistussovelluksen suoraan videoneuvottelualustaan. Kokousmuistiinpanot tallennetaan automaattisesti Google-dokumenttiin. Jos myöhemmin yksi osallistujista tarvitsee muistella jotain, mitä kokouksessa keskusteltiin, se on vain nopea Google Drive -haku.

Tämä yksinkertainen AI-työkalu mahdollistaa meille keskittäämme huomion itse kokouksen sisältöön, eikä tylsään muistiinpanojen tekemiseen. Kun olemme täysin läsnä, meillä on rikkaammat keskustelut, paremmat ideat ja löydämme parempia ratkaisuja – esimerkki siitä, miten AI edistää yhteistyötä ja innovaatioita.

Aikataulujen koordinointi

Yksi AI:n kauneus on sen kyky automatisoida viestintääsi – ja rauhaa. Aikataulujen koordinointi on toinen alue, jolla aikaa ja energiaa usein haaskataan turhaan. AI-aikataulutyökalujen avulla voit hypätä yli tylsän edestakaisen viestinnän, jossa yritetään koordinoida useita kalentereita, eli matalan arvon viestintää, ja koskaan ei tarvitse huolehtia unohtamisesta kalenteriin. Lyhytaikainen muisti säilyttää keskimäärin seitsemän tietoa kerrallaan. Miksi haaskata tätä arvokasta tilaa kokousajan ja -päivämäärän muistiin, kun AI-työkalu voi hoitaa sen puolesta?

AI-vetoinen työkalut kuten Clara käyttävät luonnollista kieltä järjestääkseen kokouksia ja neuvotellaakseen ajankohtia kokousosallistujien kanssa. Voit integroida sen sähköpostiisi ja kalenteriisi, ja asettaa ilmoitukset ja seurantaa. Clara voi antaa näkyvyyttä sähköpostikeskusteluihisi hallinnoimaan aikatauluasi tehokkaammin.

Kun käytät Claraa ja muita samanlaisia AI-aikataulutyökaluja, jokainen organisaatiossasi, uusista palkkaamisista johtajiin, voi omistaa henkilökohtaisen avustajan, joka vapauttaa heidät keskittymään tärkeämpään työhön. Tässä mielessä on vaikea olla rakastumatta AI:hen. Voit sanoa, että Her ei ole niin kaukana tosi.