Stéphan Donzé, perustaja ja toimitusjohtaja AODocsissa – Haastattelusarja

Stéphan Donzé on AODocsin perustaja ja toimitusjohtaja, AODocs on pilvipohjainen asiakirjahallintajärjestelmä, joka muuttaa yritysten sisällön toimintatiedoksi. Toisin kuin perinteiset järjestelmät, jotka ovat rajoittuneet perustason tallentamiseen, AODocs yhdistää vahvan asiakirjahallinnan prosessiautomaatioon, jolloin yritykset voivat sujuvoittaa monimutkaisia prosesseja eri aloilla.

Myynnin ehdotuksista ja vaatimusten hallinnasta insinöörintiin ja valmistukseen, AODocs käyttää generatiivista älykkyyttä rakenteellisten tietojen poistamiseen rakenteettomista asiakirjoista – suuressa mittakaavassa.

Mikä innoitti sinua perustamaan AODocs vuonna 2012? Oliko jokin tietty ongelma asiakirjahallinnassa, jota ei ollut ratkaistu tuolloin?

Se tuli ajatuksesta tuoda kuluttaja- ja yritysasiakirjoihin (B2C) teknologioita, joita Google oli kehittänyt, yrityksiin. Tähän kuului pilvipohjaiset, palvelimettomat ja automaattisesti skaalautuvat teknologiat, jotka puuttuivat yrityssovelluksista tuolloin.

Tuolloin Google ajoi sovellusten sopeutumista pilveen siirtymällä paksuista asiakasohjelmista selainpohjaisiin ja palvelimettomien arkkitehtuureihin. Toisin kuin Microsoft ja Amazon tuolloin, Googlen kannanotto oli, että pilvi-sovellusten tulisi omaksua erilainen arkkitehtuuri kuin paikalliset ohjelmistot. Näin ollen näin mahdollisuuden luoda jotain uutta yhdistämällä vanhoja ja uusia lähestymistapoja.

Pilviteknologian varhaiset käyttäjät yrityksissä, jotka olivat omaksuneet Gmailin ja Google Driven, halusivat laajentaa näiden hyödyt sähköpostin ja yhteistyön ulkopuolelle liiketoimintakriittisiin asiakirjoihin. Markkinoilla ei ollut ratkaisuja, jotka olisivat täyttäneet tämän tarpeen, koska perinteiset asiakirjahallintajärjestelmät olivat paikallisia vanhoilla ohjelmistoilla ja arkkitehtuureilla. Tämä aukko tarjosi mahdollisuuden rakentaa jotain uutta alusta loppuun asti oikealla pilviarkkitehtuurilla, työskentelemällä näiden varhaiskäyttäjien kanssa.

Monet yritys-SaaS-yritykset kamppailevat asiakasominaisuuden kanssa. Miten sinä saatat suuret yritykset kuten Google tai Veolia luottamaan AODocsia aikaisessa vaiheessa?

Asiakirjojen säilyttäminen asiakkaiden omassa pilvitallennuksessa oli merkittävä tekijä, joka sai yritykset luottamaan AODocsia. AODocs hallinnoi asiakirjoja, mukaan lukien jaon lupia ja liiketoimintaprosesseja, mutta asiakirjat säilytetään asiakkaan ympäristössä (alun perin Google Drive, myöhemmin Azure, Google Cloud Storage ja Amazon S3). Tämä perusrakenteellinen ominaisuus vähensi asiakkaiden kokeman riskin ja teki heistä mukavampia työskentelemään pienessä ja nuoressa yrityksessä.

Toinen tärkeä syy oli läheiset asiakassuhteet. Rakensimme ja kehittimme asiakkaiden kanssa, erityisesti alkuvaiheessa. Tämä läheisyys ja reagointikyky ongelmien ratkaisemiseen ja parantamiseen rakensi luottamusta ja vähensi riskin havaintoa.

Tämä oli lopulta se, mikä sai yritykset kuten Google, Veolia, Ascension, Pinnacol Assurance ja muut omaksumaan meidät.

Katsoessaasi taakse 13 vuoden ajanjohtajuutta AODocsissa, mitkä olivat joitain tärkeimmistä päätöksistä, jotka johtivat yrityksen menestykseen?

Päätös asiakirjojen säilyttämisestä asiakkaiden omassa pilvitallennuksessa on suuri tekijä menestykseemme ja säilyy edelleen tärkeänä erottautumistekijänä.

Tuotteen kehittäminen pysymällä hyvin lähellä asiakkaita oli myös kriittinen. Kaikki, mitä rakennamme, on inspiroitu tai vahvistettu asiakkaiden tarpeista. Vältämme rakentamasta ominaisuuksia ilman selkeää asiakas tapausta.

Kykyämme erottaa asiakkaiden pyynnöistä yleisiä ja toistettavia tarpeita, jotka hyödyttävät koko asiakasrekisteriä, verrattuna erittäin spesifiin ja yksilöllisiin pyynnöksiin, joita paremmin hoidetaan ammattitaitoisilla palveluilla, on jotain, mihin olemme olleet hyviä.

AODocs syntyi pilvessä ja on nyt kehittynyt älykkääksi ratkaisuksi. Mitkä olivat joitain suurimmista haasteista siirtymisessä?

Se ei ole niinkään siirtymä vaan jatkuvuus. Syntymä pilvessä teki AODocsista luonnostaan helpon integroida uusiin, pilvipohjaisiin teknologioihin, mukaan lukien älykäs.

Älymallit kuten ChatGPT ja Google Gemini ovat pilvipohjaisia, mikä tekee AODocsista luonnollisen rajapinnan niiden kanssa ja lisää älykkyyttä asiakirjojen prosessointiin.

Näemme AODocsin “selkärangaksi” tai “kokoonpanolinjaksi” asiakirjaprosesseille, jossa älykkyys on vain uusi “jäsen” tai “moduuli”, joka voidaan liittää parantamaan alustaa. Emme ennustaneet älykkyyden tarkkaa ilmestymistä vuonna 2022, mutta pilvipohjainen arkkitehtuurimme suunniteltiin laajennettavuutta ja integrointia varten, mikä teki älykkyyden omaksumisen luonnolliseksi askeleksi.

Miten AODocs tasapainottaa automaation ja ihmisen valvonnan välillä, varmistaen yhdenmukaisuuden ja tarkin ja poistamatta ihmisen validointia?

Tarjoamme asiakkaille työkalut käyttää älykkyyttä eri vaiheissa asiakirjaprosesseissa. Päätös siitä, kuinka paljon autonomiaa annetaan älykkyydelle, tehdään lopulta asiakkaiden toimesta tapauskohtaisesti.

Asiakkaat voivat konfiguroida prosessejaan täydelliseen automaatioon, täydelliseen ihmisen tarkasteluun tai molempien yhdistelmään älykkäiden vaiheiden kussakin vaiheessa. Suosittelemme helppojen tapausten tunnistamista, joissa voidaan käyttää täydellistä älykkyyden automaatiota (esim. puuttuvien asiakirjojen havaitseminen pyynnössä), kun taas monimutkaisissa tapauksissa älykkyys voidaan käyttää nopeuttamaan ihmisen tarkastelua, tyypillisesti generoimalla tiivistelmiä monimutkaisista asiakirjoista.

Periaatteessa, annamme asiakkaille 100 %:n valvonnan prosessien ihmisen valvonnasta antamalla heille konfigurointityökalut.

AODocs muuttaa alustaaan keskittymään älykkäisiin asiakirjojen prosessointiin. Mikä johti tähän päätökseen, ja miten älykkäät agentit parantavat perinteisiä asiakirjahallintajärjestelmiä?

Älykkäät agentit ovat uusi ominaisuus, joka voidaan integroida olemassaolevaan “kokoonpanolinjaan” asiakirjoille.

Älykkäiden agenttien potentiaaliin liittyvä innostus on heidän kykynsä tuottaa merkittävää nopeutta tiettyihin tehtäviin. Yksinkertaisissa tehtävissä, kuten epätäydellisten asiakirjojen hylkäämisessä tai automaattisessa hyväksymisessä yksinkertaisissa, suoraviivaisissa vaatimuksissa, älykkyys voi mahdollistaa täydellisen automaation.

Monimutkaisissa tehtävissä älykkäät agentit voivat nopeuttaa prosessointia merkittävästi tiivistämällä pitkiä asiakirjoja, jolloin ihmiset voivat tarkastella tärkeitä tietoja paljon nopeammin. Älykkyys on erinomainen imevä ja antaa yksityiskohtaisia tiivistelmiä, mikä säästää ihmisille merkittävästi aikaa. Tämä lisääntyne nopeus ja tehokkuus parantavat AODocs-alustan arvoa.

Yritysten haku on edelleen suuri haaste, ja yritykset kamppailevat relevanttien asiakirjojen hakemisen kanssa. Miten AODocsin älykkään ratkaisun älykkäät agentit ratkaisevat löydettävyyden ongelmat paremmin kuin olemassa olevat yritysten hakutyökalut?

Älykkäät chatbotit edustavat merkittävää parannusta perinteisiin yritysten hakuihin sallimalla käyttäjien esittää kysymyksiä luonnollisella kielellä ja saada suoria vastauksia. Ne kuitenkin sisältävät merkittävän heikkouden: ne eivät voi erottaa voimassa olevia, ajantasaisia asiakirjoja ja luonnoksia, epätäydellisiä tai vanhentuneita tiedostoja.

Ratkaisemme tämän haasteen varmistamalla, että älykkäät agentit käyttävät ainoastaan oikeaa tietoa vastausten antamiseen. Perinteinen haku esittää käyttäjille listan potentiaalisia vastaavuuksia, jolloin he voivat tunnistaa merkittävimmän asiakirjan (kuten allekirjoitetun sopimuksen ja luonnoksen erottamisen).

Älykkäät chatbotit tarjoavat luottavaisia vastauksia, mutta piilottavat taustalla olevan hakuprosessin. Tämä luo lisääntynyttä riskiä käyttää vanhentunutta tai virheellistä tietoa, koska käyttäjillä ei ole näkyvyyttä siihen, mitkä asiakirjat chatbotti on käyttänyt vastauksensa muodostamiseen.

Meidän roolimme on kuratoida ja taata, että kaikki asiakirjat tietokannassa on oikein validoituna ja ovat ajan tasalla. Tämä tekee niistä turvallisia älykkäiden agenttien käytettäviksi tietolähteiksi. Varmistamalla, että älykkään hakun perustuu ainoastaan luotettavaan ja kontrolloituun tietoon, vähennämme merkittävästi virheellisten vastausten riskiä.

Älykkään asiakirjojen prosessoinnin tultua avainosaaksi, mitkä tarkat älykkyyden teknologiat tai mallit AODocs hyödyntää tarkin ja manuaalisen työn vähentämiseksi?

LLM-mallit ovat erittäin hyviä muuttamaan olemassa olevaa sisältöä, kuten tiivistämällä monimutkaisia asiakirjoja, kääntämällä tekstiä ja luokittelemalla tiedostoja. Nämä tehtävät sisältävät erittäin alhaisen riskin “hallusinaatioille”, miksi älykkyydellämme keskitymme strategisesti näihin toimintoihin.

AODocs käyttää älykkyyttä lähinnä uudelleenmuokkaamiseen, uudelleenmuotoiluun ja olemassa olevan tekstin muuntamiseen eikä uuden sisällön luomiseen. Kun työskentelet oikean materiaalin kanssa, tiivistelmien luominen, kääntäminen ja luokittelun tehostaminen säilyttävät matalan virheriskin. Vastaavasti, tietojen poistamiskykymme – tunnistamalla eräpäivämäärät tai tärkeitä tietoja asiakirjoista – pysyvät maan tasolla olemassa olevan sisällön kanssa vähentämään virheitä tai “hallusinaatioita”.

Näiden älykkyyden kykyjen nopeuttaminen tietojen imeväisyyttä ja tukemalla ihmisten tarkastelijoita usein parantaa tehokkuutta merkittävästi. Tämä luo konkreettista arvoa välttäen samalla älykkään sisällön luomisen riskejä.

On myös lisäetua. AODocs integroituu täydellisesti mihin tahansa LLM:ään, antaen asiakkaillemme vapauden valita mieltymyksensä mukainen toimittaja. Tämä joustava arkkitehtuuri takaa myös, että voimme nopeasti ottaa käyttöön tulevat mallit, kun ne tulevat saataville, asettamalla asiakkaidemme hyödyntämään älykkyyden innovaatioita, jotka ilmestyvät kuukausien ja vuosien varrella.

Yksi älykkyyden suurimmista haasteista asiakirjojen prosessoinnissa on “hallusinaatiot” tai epätarkat vastaukset. Miten AODocs varmistaa, että älykkäiden näkemyksien luottamus ja luotettavuus ovat turvattuja?

Avain luottamuksen varmistamiseen on “kiinnittäminen”. Varmistamme, että älykkyys käytetään ainoastaan olemassa olevan, luotetun lähteen tietojen muokkaamiseen.

Asiakirjojen prosessoinnissa älykkyys pyydetään tiivistämään tai kääntämään olemassa olevia asiakirjoja, mikä minimoi “hallusinaatioiden” mahdollisuuden. Älykkäissä chatboteissa tai agenteissa järjestelmälle annetaan olemassa olevien, validoitujen asiakirjojen poistoja ja ohjeistetaan antamaan vastauksia ainoastaan näistä poistoista – ilman yleisen maailmantiedon tai ulkoisen tiedon käyttämistä. Tämä estää älykkyyden keksimisen tai antamasta tietoa, jota ei ole eksplisiittisesti validoiduissa asiakirjoissa.

Älykkyyden muuttaessa yrityssovelluksia, missä näet AODocsin seuraavan viiden vuoden aikana? Minkälainen rooli älykkäillä agenteilla on asiakirjojen hallinnan tulevaisuudessa?

Ydinliiketoimintamme asiakirjahallintajärjestelmänä ei muutu. Tehtävämme on edelleen varmistaa hallitun tiedon luotettavuus, ajankohtaisuus, liiketoimintaprosessien noudattaminen ja jäljitettävyys.

Älykkyys on sekä uusi tarve kontrolloidulle tiedolle (syöttämään luotettavaa tietoa älykkäille chatboteille) että liiketoimintaprosessien kiihdyttäjä, jotka liittyvät asiakirjoihin. Älykkyys voi nopeuttaa tehtäviä kuten tiivistämistä, kääntämistä ja luokittelua, tehden ihmisistä tuottavampia.

Seuraavan viiden vuoden aikana tavoitteenamme on tarjota työkalut yrityksille helposti soveltamaan älykkyyttä, missä se on järkevää parantamaan liiketoimintaprosessejaan. Älykkäät agentit tulevat olemaan avainroolissa vahvistamalla ja nopeuttamalla ydin tehtäväämme: tarjoamalla luotettavaa tietoa, varmistamalla oikean asiakirjan version käytön, auttamalla välttämään ihmisten virheitä ja helpottamalla pääsyä liiketoimintaprosesseihin. Haluamme auttaa yrityksiä käyttämään älykkyyttä tehokkaasti ja strategisesti tuottavuuden lisäämiseksi.

Kiitos haastattelusta, lukijat, jotka haluavat oppia lisää, kannattaa vierailla AODocs:ssa.