Smartsheet esittelee vsActualin ja yritysten tekoälyä tukevan toteutusgraafin

Tekoäly voi auttaa tiimiä saamaan tehtävät valmiiksi nopeammin auttamatta kuitenkaan organisaatiota toteuttamaan strategiaansa. Smartsheet pyrkii kuromaan tätä kuilua umpeen vsActualilla, uudella itsenäisellä, tekoälypohjaisella suunnittelu- ja toteutustuotteella, joka esiteltiin ENGAGE 2026 -asiakaskonferenssissa.

VsActualin lisäksi yhtiö julkisti erikoistuneita agentteja, toistuvia agenttipohjaisia työnkulkuja, uusia integraatioita ja lisätietoturvakontrolleja. Yhdessä nämä uudistukset pyrkivät antamaan tekoälylle selkeämmän kuvan siitä, miten projektit, ihmiset, budjetit ja liiketoiminnan prioriteetit liittyvät toisiinsa, sekä tuomaan esiin, kun käytännön työ alkaa poiketa hyväksytystä suunnitelmasta.

vsActual yhdistää strategian jo käynnissä olevaan työhön

vsActual on suunniteltu toimimaan tiimien jo käyttämissä järjestelmissä sen sijaan, että kaikki toiminta pitäisi siirtää uuteen projektinhallintatyökaluun. Smartsheet mainitsee järjestelmät, joihin kuuluvat muun muassa talous-, HR-, asiakas- ja palvelualustat Oracle, SAP, Workday, Salesforce, Jira ja ServiceNow, ja joiden tietoja tuotteen on tarkoitus hyödyntää.

Lähtökohtana on itse strategia. Tuote muuntaa esityksissä, budjettiasiakirjoissa tai laskentataulukoissa olevat suunnitelmat jatkuvasti päivittyväksi suunnitelmaksi, joka sisältää tavoitteet, aikataulut ja rajoitteet, kuten menot ja henkilöstökapasiteetin. Uusia pyyntöjä voidaan sitten arvioida näiden prioriteettien perusteella.

Skenaariosuunnittelun tarkoituksena on näyttää päätöksen vaikutukset budjettiin ja kapasiteettiin ennen kuin johtaja hyväksyy sen. Kun skenaario on valittu, siitä tulee virallinen suunnitelma. Agentit vertaavat sen jälkeen käynnissä olevaa työtä tähän suunnitelmaan, tunnistavat orastavia viivästyksiä tai resurssiristiriitoja ja kokoavat johtoryhmälle yhteenvetoja taustalla olevista tiedoista.

”Jokaisella yrityksellä on strategia. Menestyvät ne, joiden työ todella toteuttaa sitä”, sanoi Smartsheetin toimitusjohtaja Rajeev Singh. Hän kuvaili vsActualia keinoksi kuroa umpeen suunnitelmien ja todellisten tulosten välistä kuilua.

Ihmisillä säilyy keskeinen päätösvalta: yhtiön mukaan agentit eivät voi muuttaa suunnitelmaa itsenäisesti, ja suosituksiin sisältyy perusteluja johtajien arvioitavaksi. Julkistuksen mukaan asiakkaat voivat rekisteröityä saadakseen päivityksiä, mutta siinä ei kerrota vsActualin yleisestä saatavuudesta tai hinnoittelusta.

Toteutusgraafi tuo mukaan liiketoimintakontekstin

VsActualin taustalla on Smartsheetin toteutusgraafi, joka kuvaa yhteyksiä yksittäisistä tehtävistä projekteihin ja ohjelmiin sekä aina strategisiin tavoitteisiin asti. Yhtiön mukaan se hyödyntää 20 vuoden ajalta kertynyttä työnkulkuälyä, miljoonia projekteja ja yhdeksää petatavua dataa.

Tekninen ratkaisu menee pidemmälle kuin asiakirjojen kokoaminen chatbotia varten. Hyödyllisen toteutusmallin on kuvattava yhteyksiä: mikä aloite riippuu viivästyneestä projektista, mitkä tiimit jakavat niukan kapasiteetin, kuka vastaa päätöksestä ja mitkä käyttöoikeudet tai hyväksynnät rajoittavat seuraavaa vaihetta. Smartsheetin mukaan graafi sisältää nämä toiminnalliset yhteydet ja hallintavaatimukset.

Esimerkiksi myöhästyvä välitavoite voi olla yksinään hallittavissa, mutta muuttua kriittiseksi, jos useat rahoitetut aloitteet ovat riippuvaisia samasta tiimistä. Aikataulujen, kapasiteetin ja strategisten prioriteettien yhdistäminen voisi tuoda ristiriidan esiin aiemmin kuin erilliset koontinäytöt. Suosituksen hyödyllisyys riippuu silti yhdistettyjen tietojen kattavuudesta ja ajantasaisuudesta.

Smartsheetin nykyinen tekoälyarkkitehtuuri yhdistää jo sen älykerroksen ja tietämysgraafin Azure OpenAI- ja Amazon Bedrock -palvelujen kautta tarjottaviin perusmalleihin. Yhtiön julkisessa dokumentaatiossa tätä kuvataan työkohtaisen kontekstin lisäämiseksi yleiskäyttöisten mallien päälle. Uusi toteutusgraafi laajentaa yhtiön kontekstipainotusta suunnitteluun ja toteutukseen; julkistuksessa ei mainita uutta koulutettua perusmallia eikä julkaista vertailevia suorituskykymittareita.

Uudet agentit hoitavat projektien aloitusta ja toistuvia tarkistuksia

Alustan samalla julkistettu päivitys tuo mukanaan agenttipohjaiset työnkulut, jotka muuntavat luonnollisella kielellä annetut ohjeet toistuvaksi työksi, kuten viikoittaisen projektikoosteen laatimiseksi tai riskien ja riippuvuuksien tarkistamiseksi. Tulokset toimitetaan asiaankuuluville henkilöille ilman, että jonkun tarvitsee tehdä sama pyyntö joka kerta uudelleen.

Julkaisun yhteydessä saataville ilmoitettiin myös kaksi erikoistunutta agenttia. Creation Agent luo projektirakenteita, kuten taulukoita, koontinäyttöjä, raportteja ja automaatioita, selkokielisen tavoitteen perusteella. Data Quality Agent tutkii taulukoita ja ilmoittaa ongelmista niiden vakavuuden mukaan joko pyynnöstä tai aikataulun mukaisesti.

Nämä ominaisuudet perustuvat Smart Assist -avustajaan ja Smartsheetin Model Context Protocol -palvelimeen. Olemassa olevassa dokumentaatiossa kerrotaan, miten sisäänrakennettu avustaja ja yhteensopivat ulkoiset tekoälytyökalut voivat hakea ajantasaisia projektitietoja ja suorittaa toimintoja käyttäjän suostumuksella. MCP tarjoaa yhteisen liitäntärajapinnan; ympäröivän sovelluksen on silti tarjottava asianmukainen konteksti ja valvottava käyttöoikeuksia.

Smartsheet julkisti myös natiivit integraatiot palveluihin ServiceNow, Microsoft Dynamics 365, HubSpot ja Workday. Erillinen Integration Agent on ennakkokäytössä, ja sen ensimmäiset kohteet ovat GitHub, Zendesk, Airtable ja Monday.com. Sen tarkoituksena on antaa asiakkaille mahdollisuus pyytää ulkoista datayhteyttä keskustelemalla.

Hallinta osaksi toteutuskerrosta

Kun agentit saavat kyvyn toimia, käyttöoikeuksilla on yhtä suuri merkitys kuin vastausten laadulla. Smartsheetin mukaan ihmiset ja agentit käyttävät samaa hallittua graafia, ja agenteilla on vain ne käyttöoikeudet ja mahdollisuus tehdä niitä muutoksia, jotka on sallittu henkilölle, jota ne edustavat.

Uusiin hallintatoimintoihin kuuluu Security Event Streaming, joka lähettää auditointitapahtumat lähes reaaliajassa esimerkiksi Splunkiin ja Microsoft Sentineliin. Smartsheet Safeguardin kanssa saatavilla olevan Data Classification -toiminnon avulla järjestelmänvalvojat voivat määrittää arkaluonteisuusluokituksia ja seurata niiden käyttöä keskitetyn raportoinnin ja auditointijäljen avulla.

Yhtiö ilmoitti myös saaneensa tekoälyn hallintaa koskevan ISO/IEC 42001 -sertifioinnin sekä Australian IRAP-tietoturva-arvioinnin. Nämä koskevat organisaation tekoälyn hallintaa ja arvioituja tietoturvakontrolleja, mutta ne eivät takaa jokaisen tekoälyn tuottaman suosituksen oikeellisuutta.

Smartsheetin laajempi luottamuskeskus kuvaa kohdetason käyttöoikeuksia, identiteetinhallinnan kontrolleja ja auditointiominaisuuksia sekä kertoo, ettei asiakasdataa käytetä kolmansien osapuolten perustamallien kouluttamiseen. Nämä sitoumukset tarjoavat asiaankuuluvaa taustatietoa, ja uudet julkaisut tuovat niiden lisäksi kontrolleja, jotka on suunnattu erityisesti agenttien toiminnan skaalaamiseen.

Yritysten keskeinen kysymys on, pystyykö tekoäly ylläpitämään hyödyllistä ja hallittua käsitystä työn etenemisestä hajanaisissa järjestelmissä. Smartsheet luottaa siihen, että sen kokemus työnhallinnasta antaa sille tähän tarvittavan kontekstin. vsActualin merkitys riippuu siitä, miten tehokkaasti se muuntaa tämän kontekstin oikea-aikaisiksi päätöksiksi prioriteeteista, resursseista ja korjaavista toimista.