Kuinka AI-tehostetut johtajan avustajat muokkaavat työtä vuonna 2026

Tänään johtajan avustajan (EA) rooli on muuttunut dramaattisesti verrattuna siihen, mitä se oli vain kaksi vuotta sitten. Siitä, kun avustaminen johtajan työ- ja yksityiselämän tasapainossa oli aikaisemmin pelkästään ajanhallintaa, EA:t ovat nyt voimakkaampia moninkertaisia, ja virka vaatii nyt uuden joukon AI-pohjaisia taitoja.

Ensimmäistä kertaa AI on tehnyt mahdolliseksi, että yksi korkeasti koulutettu avustaja voi tukea useita johtajia työnkulkujen optimoinnin ja automaation kautta. Heidän tukensa syvyyteen johtaa heidät usein ottamaan rooleja, jotka muistuttavat enemmän johtajan esimiestä kuin yksinkertaista avustajaa.

Kun me Viva Talentissa kysymme omilta EA:ltamme, mitä työkaluja he hyödyntävät eniten, samat nimet tulevat aina takaisin: Slack, ChatGPT, Notion, Zapier, Granola, Claude, sähköpostiasiakkaat (Gmail, Outlook tai Superhuman), projektinhallintatyökalut (kuten Monday.com) ja aikataulutustyökalut (mukaan lukien Vimcal).

Tämä on kuin who’s who suosituimmista työkaluista ympäri kaiken, mutta lista itsessään ei ole mielenkiintoista; mielenkiintoista on se, miten nämä työkalut voivat toimia yhdessä.

Olemme nähneet, että parhaat EA:t eivät ole AI-työkalujen kerääjiä. He ovat työkalujen yhdistäjiä.

Slackin ottaminen haltuun

Useimmat yritykset käyttävät Slackiä kuin chat-palvelua. Parhaat EA:t käyttävät sitä kuin toimintokeskuksena. Tässä on yksinkertainen esimerkki: Pyynnöksi jätetään Slackiin johtajalle. Useimmissa yrityksissä tämä pyyntö odottaa, kunnes joku muistaa ottaa sen käsittelyyn.

Älykkäämpi lähestymistapa? Määritä automaatiot emojien perusteella ja sisällytä Notion. Määritä emoji viestiin ja oikean Notion-integraation kautta se merkitään automaattisesti seurattavaksi tehtäväksi. Ilman, että tehtävät on merkittävävä manuaalisesti to-do-listaan ja niiden mahdollista unohtamista, kaikki tehtävät ovat tilillä, eikä johtajan tarvitse koskaan ihmetellä, onko jotain jäänyt putoamaan raoista.

Sähköpostikuormituksen parantaminen

Yksi ensimmäisistä asioista, mitä jokainen uusi AI-käyttäjä tekee, on pyytää sitä kirjoittamaan sähköpostin heidän puolestaan. EA:t ovat asiantuntijoita sähköpostien priorisoinnissa, ja heidän AI-käytönsä tulisi olla laajennus tähän kykyyn, mutta suurin väärinkäyttö ChatGPT:n ja Clauden kanssa on kohdella näitä työkaluja kuin hienoa autocomplete-työkalua, kun ne pystyvät paljon enemmän.

Jotkut tehokkaimmista toteutuksista, joita olen nähnyt, liittyvät generatiivisiin AI-työkaluihin, jotka on koulutettu tietyn johtajan sähköposti- ja Slack-viestintään. AI-järjestelmä ottaa haltuun heidän viestintätyylin, heidän sävynsä, heidän mieltymyksensä ja sen, mitä he ovat kiinnostuneita. Se voi sitten koostaa sähköposteja heidän äänensä mukaisesti, suodattaa pois viestejä, joita he eivät halua, tai vähentää 100-sivuisen raportin muutamaan oleelliseen kohtaan, jotka ovat tärkeitä kyseiselle yksilölle.

Se, mikä aiemmin vei 15 tai 20 minuuttia sähköpostien läpikäymiseen ja ymmärtämiseen, voi nyt kestää vain sekunteja. Johtaja voi nyt käyttää aikaa päätöksentekoon sen sijaan, että hän lukee ja kirjoittaa.

Sama koskee kokouksia. Sen sijaan, että EA viettäisi koko kokouksen muistiinpanojen tekemiseen, he voivat käyttää ratkaisuja kuten Granola tähän tehtävään. Yhdistä tämä hyvin rakennettuun ChatGPT-promptiin, ja kokousmuistiinpanot ovat valmiit jaetaväksi ennen kuin ihmiset ovat jopa poistuneet huoneesta. Johtajan avustaja voi myös käyttää tätä työkalua keräämään neljännesvuosittaisia tietoja viikoittaisista synkronointikokouksista tai poimia tietoja useista puheluista yhteen koherenttiin tietolähteeseen yhdellä promptilla.

Voimakertaaja

Vaikka tämä kuulostaa jo hyvin kätevältä, todellinen avaaja tulee, kun johtaja ei pysty osallistumaan kokoukseen lainkaan. Granolan kokousmuistiinpanojen ja syvän ymmärryksen johtajan työnkulusta ja aiempien toimien tilasta EA voi toimia heidän edustajanaan.

Lisäksi Granola mahdollistaa LLM-tyylisen haun hakukentän kautta, johon voi syöttää prompteja. Esimerkiksi minä olin juuri menossa asiakkaan kanssa tapaamiseen ja yritin muistaa hänen lapsensa nimeä. Minä kysyin Granolalta: “Mikä on Nicole:n pojan nimi?” ja vastaus palautui sekunneissa.

Olemme nähneet, että hyödyntämällä Granolaa ja muita AI-työkaluja johtajan päivittäisen työn sormenjäljillä EA:t voivat johtaa itsevarmasti asiakkaiden kanssa tapaamisia sekä sisäisiä synkronointisessioita. Kun johtaja palaa, he voivat vilkaista kokousmuistiinpanoja ja ei koskaan jää paitsi.

Omani EA on rakentanut “Kun sinä poistuit” -dokumentteja AI:n avulla luokilla kuten “Avainpäivitykset”, “Kokoukset, joissa sinä et osallistunut” ja “Sähköpostitiivistelmä”. Kukin näistä sisältää kaikki avainpäivitykset ja kiireelliset asiat, joita minun on käsiteltävä, ja ne on helppo ymmärtää yhdellä silmäyksellä. Tämä yksinkertainen kehys tuo minut välittömästi ajan tasalle ilman turhia selityksiä, ja harvoin minun on kysyttävä seuraavia kysymyksiä ymmärtääkseni kontekstin. Se vain toimii.

Automaatio pelastaa

Yksittäinen työkalu voi tarjota joitakin pieniä voittoja, mutta kun tiedät, miten AI-työnkulut voivat puhua toistensa kanssa, siinä vaiheessa aikaa voidaan todella säästää.

Tarkastellaan prosessia, jossa valmistellaan johtajaa uuden asiakkaan tai toimittajan kanssa tapaamiseen. Tehdä tämä työ käsin merkitsisi etsimistä tietoja yrityksestä, etsimistä relevantteja tietoja sisäisesti, valmistelua asiakirjaa ja niin edelleen. Tämä voisi viedä yhden tunnin tai enemmän, ja se on ennen kuin kokous edes alkaa.

Automaatio muuttaa kaiken, ja EA:t, jotka ovat koulutettuina Zapierissa, voivat nopeasti luoda työnkulun, joka tekee suurimman osan työstä silmänräpäyksessä:

• Se alkaa yksinkertaisella syötteellä HubSpotissa tai Google Sheetsissä.
• Tämä laukaista Zapierin AI:ta etsimään yrityksen tietoja ja tarjoamaan korkeita päälauseita.
• Tietoja verrataan sisäisiin asiakirjoihin tunnistamaan relevantteja puhetapoja.
• Siitä lähtien luodaan asiakirja, lyhyt esitysdiakuvasto valmistellaan automaattisesti, ja kaikki tämä materiaali asetetaan pilvihakemistoon helposti saataville joukkueelle.
• Johtaja ja tukihenkilöstö saavat sähköpostin, jossa kerrotaan prosessista.

Tiimit, jotka hyödyntävät näitä työnkuluja, ovat ilmoittaneet lyöneensä valmisteluajan jopa 70 prosentilla, ja koska prosessi on toistettavissa ja ennustettavissa, se toimii kerta toisensa jälkeen.

Kokousten jälkeen seuraamisprosessi toimii samalla tavalla. Kun kokous päättyy, Granolan tuottama transkripti syötetään takaisin Zapieriin. AI luonnostelee tiivistelmän sähköpostiviestin asiakkaalle, kun taas sisäiset kokousmuistiinpanot syötetään omalle Slack-kanavalle.

Erityisen hankalille työnkuluille, joilla ei ole sisäänrakennettua Zapier-tukea, EA:t, joilla on syvä tietämys ChatGPT-promptin antamisesta, voivat nopeasti rakentaa Google Apps Scriptin ilman mitään koodauskokemusta. Olemme itse käyttäneet tätä lähestymistapaa poimimaan tietoja sisäisistä yrityspaneleista suoraan viikoittaisiin raportteihin, mikä poistaa tunnit tylsää kopiointi- ja liittämis työtä yhdessä hetkessä.

Mitä seuraavaksi

EA:t, jotka menestyvät ja kukoistavat, eivät välttämättä ole niitä, jotka oppivat eniten työkaluja. Ne ovat niitä, jotka ajattelevat järjestelmällisesti, voivat tunnistaa ja ratkaista esteitä työnkuluissa ja tietävät, missä automaatio voi turvallisesti säästää aikaa ja tuottaa silti erinomaisia tuloksia.

Tänään menestyvimmät johtajat hyötyvät jo AI-virittäjien joukosta johtajan avustajia, jotka voivat rakentaa järjestelmiä, jotka ennustavat tarpeita, eivät vain reagoi niihin.