Tekoälyn tulisi tehdä yrityksesi pyörittämisestä helpompaa

Tekoälyn tulisi tehdä yrityksesi pyörittämisestä helpompaa. Tämä ansaitsee tulla selkeäksi tavoitteeksi, kun päätät, missä sitä käytetään.

Lisää tuotosta on hyödyllistä, kun yritys tarvitsee enemmän tuotosta. Mutta myös vähemmän irtonaisia asioita muistaa, vähemmän hallinnollista työtä, joka roikkuu illan yli, ja enemmän huomiota alkuperäiseen työhön on arvokasta.

Tekoälyn käyttö hallintotyössä on tehnyt yritysteni pyörittämisestä nautinnollisempaa. Se merkitsee minulle paljon. Nauttia rakennetusta yrityksestä on täysin järkevä tuotto panostukselle, jonka olet käyttänyt sen parantamiseen.

Kun agentit tulevat kykenevämmiksi, omistajilla on enemmän valintoja siitä, mitkä vastuut siirretään. Meidän on oltava yhtä harkitsevia siitä, mitä haluamme takaisin.

Yritys voi menestyä ja silti olla uuvuttavaa pyörittää

Kuvittele suunnittelija, jolla on riittävästi asiakkaita, hyviä töitä tulossa ja palvelu, josta ihmiset ovat valmiita maksamaan. Kaupallinen puoli toimii. Viikko voi silti tuntua sirpaleiselta ehdotusten, projektipäivitysten, puuttuvien tiedostojen, laskujen ja kaikkien pienten päätösten vuoksi, jotka ovat tarpeen sitoumuksen ylläpitämiseksi.

Jokainen tehtävä voi olla hallittavissa. Yhdessä ne muodostavat yrityksen, joka tarvitsee omistajan huomiota lähes kaikkialla. Suunnittelun viimeyttäminen ei tee työtä valmiiksi. Vielä on jotain lähetettävää, tarkistettavaa, kirjattavaa tai jahtaamista.

Se on hyödyllinen kohta arvioida tekoälyä. Minkä toistuvan velvoitteen haluaisit käsiteltävän luotettavammin? Mikä viikon osa vie jatkuvasti huomiota pois siitä työstä, josta välität?

Nykyisiä työkaluja rakennetaan yhä enemmän näiden kysymysten ympärille. Anthropicin Syyskuun laajennus Claude for Small Business yhdistää työnkulut ohjelmistoon, jota omistajat jo käyttävät myyntiin, talouteen ja jokapäiväisiin toimiin. Se tukee myös aikataulutettua työtä, jossa hyväksyntä vaaditaan oletuksena ennen toimintoja, kuten lähettämistä, julkaisemista tai maksamista.

Mielenkiintoinen osa on tavallinen työ, jonka nämä järjestelmät on suunniteltu hoitamaan. Yritysomistajan ei tarvitse dramaattinen muutoskerrosteoria hyötyäkseen toistuvasta vastuusta, joka on paremmin hallinnassa.

Viimeistele tehtävän taustalla oleva vastuu

Kuvittele omistaja, joka haluaa apua erääntyneiden laskujen seurantaan. Pyytää agenttia kirjoittamaan maksumuistutuksia on helppoa. Mutta viestien kirjoittaminen on vain yksi osa vastuuta.

Jollakin täytyy selvittää, mitkä laskut ovat todella erääntyneitä, tarkistaa, onko maksu saapunut, ottaa huomioon mahdolliset asiakkaan kanssa tehdyt järjestelyt ja päättää, mitkä muistutukset ovat sopivia. Kun viesti on lähetetty, jonkun täytyy edelleen tietää, mitä seuraavaksi tapahtui.

Hyödyllinen työnkulku valmistaisi tarkistetun listan, laatisi sopivat jatkotoimet hyväksyttäväksi ja pitäisi ratkaisemattomat kohteet näkyvillä. Jos tiedot eivät täsmää tai asiakas on kiistänyt maksun, se toisi poikkeuksen omistajalle riittävän kontekstin päätöksen tekemiseen.

Omistajalla on silti tehtävä. Hän voi tarkastella valmisteltua päätöstä ja käsitellä poikkeuksia sen sijaan, että jokaisella kerralla rakentaisi tilanteen hajanaisista tiedoista uudelleen.

Anthropicin elokuun julkaisu tietokoneen käytöstä, Skills API:sta ja Files API:sta kuvaa tämän tyyppisen työnkulun taustalla olevat komponentit: ohjelmiston käyttö, tallennetun menettelyn noudattaminen, asiakirjojen lukeminen ja valmiiden tiedostojen palauttaminen. Näiden kykyjen yhdistäminen antaa rakentajille enemmän tapoja viedä tehtävä läpi sovellusten, joissa työ tapahtuu.

Auttaako se riippuu siitä, mitä pyydät järjestelmää suorittamaan. Kansi, jossa on kiillotettuja muistutuksia, voi jättää vastuun kokonaan sinulle. Selkeä erittely siitä, mikä vaatii hyväksyntääsi ja mikä on vielä avoinna, voi helpottaa hallintaa.

Tässä kohtaa kehotteiden antamisesta tulee johtamistaito. Määritä tulos sen vastuun perusteella, jonka haluat hoidetuksi. Anna agentille suorituksen standardi, jolla on merkitystä liiketoiminnalle.

Laske tekoälyn sinulle palauttama työ

Ole rehellinen siitä, mitä tuloksen käyttö vaatii.

Agentti saattaa laatia raportin nopeasti, mutta jos sinun täytyy avata jokainen lähde uudelleen, korjata laskelmat ja selvittää, mitä raportti yrittää kertoa, se ponnistus kuuluu arvioosi. Sama koskee rikkinäisen yhteyden korjaamista tai saman poikkeuksen selittämistä uudelleen ensi viikolla.

Tarkastus on välttämätöntä monissa tehtävissä. Kysymys on, onko tarkastus hallittavissa ja parantaako koko prosessi sitä, mitä aiemmin teit. Työnkulku voi jättää lopullisen päätöksen sinulle poistaen suurimman osan sen ympärillä olevasta valmistelusta.

Katso muutamaa todellista suoritusta. Kuinka usein jouduit puuttumaan? Pystyitkö ymmärtämään poikkeukset? Saapuiko tulos käyttökelpoisena? Oliko vielä jotain tärkeää, jonka täytyi muistaa järjestelmän ulkopuolella?

Nuo vastaukset kertovat sinulle enemmän työnkulun arvosta kuin sen tarkkailu, kun se tuottaa vaikuttavan ensituloksen. Ne myös kertovat, mitä kannattaa yksinkertaistaa. Ehkä tehtävä on liian laaja. Ehkä agentti tarvitsee paremman lähteen. Ehkä yksi toistuva poikkeus on helppo ratkaista, kun teet taustalla olevan liiketoimintapäätöksen.

Järjestelmä, jonka ymmärrät ja jonka ylläpitoa pystyt hoitamaan, on arvokkaampi kuin monimutkainen, jota et halua koskea. Sen ylläpito tulee myös osaksi työviikkoasi.

Päätä, mihin palautettua kapasiteettia käytetään

Olen väittänyt, että parempi tekoäly tekee miljondollaria yhden henkilön yrityksiä helpommin saavutettaviksi. Omistajan kyvyn laajentaminen luo tilaa kasvulle. Tämä on edelleen jännittävä mahdollisuus.

Mitä teet sillä tilalla, on edelleen sinun päätöksesi.

Saatat ottaa vastaan toisen asiakkaan. Saatat käyttää enemmän aikaa nykyisten asiakkaiden palvelun parantamiseen. Saatat lopulta kehittää tuotteen, jota olet jatkuvasti siirtänyt eteenpäin, tai jättää viikkoon riittävästi tilaa pohtia, minne liiketoiminta on menossa.

Voit myös saada työn valmiiksi aikaisemmin. Sinulla ei ole velvollisuutta täyttää jokaista palautettua tuntia uudella sitoumuksella. Liiketoiminta, joka tukee elämääsi ja pysyy hallittavana, on rakentamisen arvoinen.

Tee tästä aikomuksesta osa tehtävää. Jos tavoitteena on pitää perjantai-iltapäivä vapaa rutiinihallinnosta, arvioi, auttaako järjestelmä sinua siinä. Jos tavoitteena on antaa asiakastyölle täysi huomiosi, tarkastele keskeytyksiä ja ratkaisemattomia velvoitteita, jotka se poistaa.

Tekoäly tarjoaa meille lisää tapoja muokata työtä liiketoiminnan ympärillä. Hyödynnä tätä kykyä rakentaaksesi sellaisen, jonka haluat pitää käynnissä.