Tekoäly ja automaatio: Aseita AP-petosten torjumiseen

Akhil Sahai, chief product officer, Kanverse

Huijaukset maksavat yrityksille noin 5 % vuotuisista tuloista, Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) toteaa tuoreessa raportissaan. Huijarit katsovat tilien maksu (AP) -osastoa ja näkevät siinä dollarien merkkejä, koska siellä on yleensä heikot valvontamekanismit hyökkäysten estämiseksi. Koska tämä liiketoimintafunktio käsittelee maksuja, se on avoinna pahantahtoisten hyökkäyksille.

AP-petokset jakautuvat usein muutamiin tyypillisiin malleihin, joita tarkastelemme alla. Hyvä uutinen on, että yritykset voivat tehdä toimia petosten riskin vähentämiseksi.

Toimittajat, joita ei ole olemassa

Useimmat yritykset harjoittavat liiketoimintaa joukon toimittajien ja myyjien kanssa. He tekevät säännöllisiä ostoja, ja maksut ovat usein etukäteen hyväksyttyjä ilman paljon tarkastelua ja tutkintaa. Mutta valeyritykset voivat jäljitellä oikeita toimittajia ja lähettää vääriä laskuja, ja tämä valesoitto voi olla vaikea havaita. Se on myös kallista – se voi maksaa 100 000 dollaria kunkin tapauksen mukaan, ACF:n mukaan.

Tällaiset uhkat voivat tulla myös sisältä. On mahdollista, että työntekijä luo vääriä toimittajia ja lähettää vääriä laskuja. Esimerkkinä tästä on Oregonin nainen, joka petti miljoonia dollareita yrityksestään lähes 15 vuoden ajan.

Laskut tuotteista, joita ei ole

Samankaltaisella tavalla huijarit voivat tehdä yhteistyötä työntekijöiden kanssa luodakseen maksupyyntöjä tuotteista/palveluista, joita yritys ei ole vastaanottanut, ja pitävät käsitellyn maksun itsellään. Tämä tapahtui yhdelle entiselle Honda-työntekijälle Ohiossa, joka petti yritykseltä 750 000 dollaria.

Velkaa ei ole

Joskus toimittaja lisää tarkoituksella uusia rivivaihtoehtoja laskun summan kasvattamiseksi. Kun AP-prosessi on manuaalinen ja kokemuksensa laskujen määrän kasvua, nämä väärin lisätyt rivit voivat jäädä huomaamatta. Ja se johtaa siihen, että yritys on ylihinnoiteltu.

Joskus useita toimittajan maksuja käsitellään saman laskun perusteella, mikä voi tapahtua, kun järjestelmässä on useita kopioita samasta laskusta ja AP-tiimin jäsen (vahingossa) aloittaa maksun kaikille kopioille. Se voi tapahtua monista syistä, aina yksinkertaisesta virheestä pahantahtoiseen aikomukseen. Riippumatta siitä, mikä on syy, se voi vaikuttaa yritykseen negatiivisesti.

Petosten torjunta automaation avulla

Valitettava trendi on uusien AP-osastojen huijaamistapojen nopea kehittyminen. Onneksi tekoälytekniikoiden edistymisen ansiosta yritykset voivat kehittää ennaltaehkäiseviä strategioita ja vähentää riskejä. Automaatio ja AI/ML voivat käsitellä petoksia useilla avainfunktioilla. Nämä sisältävät:

Hyväksymisprosessin automaatio

Automaatio varmistaa vaatimustenmukaisuuden jättämällä digitaalisen jäljen kaikista toiminnoista kunkin vaiheen aikana. Automaattiset hyväksynnät vähentävät aikaa vieviä manuaalisia hyväksymisprosesseja. Koulutus ja tietoisuuden lisääminen voivat auttaa estämään pahantahtoista aikomusta.

Laskujen tarkastus tekoälyllä

Avainasiakirjojen vertaaminen hankintavaiheissa on välttämätöntä kehittääksesi olennaista suojaa AP-petoksia vastaan. Se sisältää laskurivien tietojen vertaamisen ostotilauksen yksityiskohtien kanssa, vastaanottojen tarkastamisen varmistamaan, että tuotteet ja palvelut on toimitettu, ja se usein vaatii muiden viestinten tarkastamista toimittajan kanssa. Se voi kestää päiviä, kun tehdään manuaalisesti, mutta tekoälypohjaisen automaation käyttöönoton myötä koko sovittamisprosessi voidaan tehdä minuuteissa.

Seuranta ja jäljitys työntekijöiden pahantahtoisuuden havaitsemiseksi

Sisäpiiriläiset, jotka tekevät AP-petoksia, työskentelevät usein yksin tai pienissä ryhmissä saatuaan strategisen tiedon toiminnasta. Teknologian järjestelmien käyttäminen, joka voi seurata ja jäljittää työntekijöiden osallistumista reaaliajassa, voi estää pahantahtoista käyttäytymistä ja aikomusta anomaalisen havaitsemisen kaltaisten ominaisuuksien ansiosta. Työntekijöiden koulutus tässä asiassa on myös tärkeää tietoisuuden lisäämiseksi. Uskollisuusohjelman luominen voi myös auttaa luomaan kurssin eettisten toimien suuntaan.

Noudattaminen digitaalisten ratkaisujen avulla

Yritykset voivat vähentää AP-petoksia digitalisoimalla koko laskujen käsittelyprosessin. Digitalisointi kalibroi toimia aikaleimalla, jota voidaan myöhemmin käyttää järjestelmän auditointiin. Tällaiset järjestelmät voidaan suunnitella luomaan automaattisia raportteja – joissa työntekijöiden toimintaa voidaan seurata ja myöhemmin tunnistaa parantamistarpeita. Myös reaaliaikaiset ilmoitukset antavat hallintojohtajille kattavat näkymät prosessien toiminnasta.

Toimittajan vertailukyvyn luominen

On tärkeää havaita laskut, jotka on luonut valesyntyperäisiä yrityksiä, alkuvaiheessa, ennen kuin vahinkoa on tehty. Havaitseminen voidaan tehdä fuzzy-matching-tekniikalla, jossa järjestelmä skannaa useita tietokantoja, tarkastelee olemassa olevaa toimittajatietokantaa ja tarkistaa erilaisia asiakirjoja valesyntyperäisten havaitsemiseksi.

Modernit ratkaisut vanhaan ongelmaan

Petoksissa, missä on tahto, on tapa. Sisä- ja ulkopuoliset henkilöt, jotka aikovat varastaa teiltä, tulevat keksimään uusia keinoja. Mutta yritykset voivat ottaa lohduttaa tietäen, että ML ja automaatio pystyvät torjumaan petokset. Nämä teknologiat AP-osastoon auttavat havaitsemaan ja estämään petoksia. AP-tiimi voi siirtyä vähemmän arkisiin ja enemmän liiketoimintakeskeisiin tehtäviin, ja yrityksenne säästää rahaa ja vaivaa.