Tekoäly ja automaatio: Aseita AP-petosten torjunnassa

Akhil Sahain, Kanversen tuotejohtajan, kirjoittama

Petokset maksavat yrityksille noin 5 % vuosittaisesta liikevaihdosta, Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) toteaa viimeisimmässä raportissaan. Petkuttajat katsovat tilinpäätöksen (AP) osastoa ja näkevät siinä dollareita, koska siellä on yleensä heikot valvontamekanismit estämään hyökkäykset. Koska tämä liiketoimintafunktio käsittelee maksuja, se on avoinna pahantahtoisten toimijoiden hyökkäyksille.

AP-petokset jakautuvat usein muutamiin tyypillisiin malleihin, joita tarkastelemme alla. Hyvä uutinen on, että yritykset voivat tehdä toimia vähentääksesi näiden riskiä.

Toimittajat, joita ei ole olemassa

Suurin osa yrityksistä tekee liiketoimintaa vakituisen toimittajien ja tarjoajien kanssa. He tekevät rutiinimäisiä ostoja, ja maksut ovat usein ennalta hyväksyttyjä ilman paljon tarkastelua ja tutkintaa. Mutta väärät yritykset voivat jäljitellä oikeita toimittajia ja lähettää vääriä laskuja, ja tämä vääristynyt laskutus voidaan olla vaikea havaita. Se on myös kallista – se voi maksaa 100 000 dollaria kunkin tapauksen mukaan, ACFEn mukaan.

Nämä uhkat voivat tulla myös sisältä. On mahdollista, että työntekijä luo vääriä toimittajia ja lähettää vääriä laskuja. Esimerkki tästä on Oregonin nainen, joka petti miljoonia dollareita yritykseltään lähes 15 vuoden ajan.

Laskut tuotteista, joita ei ole

Väärät toimijat voivat tehdä yhteistyötä työntekijöiden kanssa luodakseen maksupyyntöjä tuotteista/palveluista, joita yritys ei ole vastaanottanut, ja pitääkseen prosessoidun maksun itsellään. Tämä tapahtui entiselle Honda-työntekijälle Ohiossa, joka petti yritykseltä 750 000 dollaria.

Velkaa mistä tahansa

Jonkinainen toimittaja voi tarkoituksella lisätä uusia rivin kohtia laskuun, jotta laskettu summa kasvaa. Kun AP-prosessi on manuaalinen ja kokemuksensa laskujen määrän kasvun, nämä väärät lisäykset voivat mennä huomaamatta. Ja se johtaa siihen, että yritys ylivelkaantuu.

Jonkinainen toimittajan maksu voidaan prosessoida useita kertoja samasta laskusta, mikä voi tapahtua, kun on enemmän kuin kaksi kopiota samasta laskusta järjestelmässä, ja AP- tiimin jäsen (vahingossa) käynnistää maksun kaikille kopioille. Se voi tapahtua monista syistä, aina yksinkertaisesta virheestä pahantahtoiseen aikomukseen. Riippumatta syystä, se voi vaikuttaa yritykseen negatiivisesti.

Petosten torjunta automaation avulla

Valitettava trendi on uusien tavojen nopea ilmaantuminen AP-osastojen petoksiin. Onneksi tekoälytekniikoiden edistymisen ansiosta yritykset voivat kehittää ennaltaehkäiseviä strategioita ja vähentää riskejä. Automaatio ja AI/ML voivat torjua petoksia useilla avainfunktioilla. Nämä sisältävät:

Hyväksynnän prosessin automaatio

Automaatio varmistaa sääntöjen noudattamisen jättämällä digitaalisen jäljen toimista, jotka on suoritettu kussakin vaiheessa. Automaattiset hyväksynnät vähentävät aikaa vieviä manuaalisia hyväksymismenettelyjä. Koulutus ja tietoisuuden lisääminen voi auttaa estämään pahantahtoista aikomusta.

Laskun tarkastuksen automaatio, jota tehostaa tekoäly

Avainasiakirjojen vertaaminen, jotka on luotu hankintavaiheessa, on välttämätöntä suojeluun AP-petoksia vastaan. Se sisältää laskurivien tietojen vertaamisen ostotilauksen yksityiskohtien kanssa, vastaanotettujen tuotteiden ja palvelujen tarkastamisen, ja usein mukaan lukien viestintää toimittajan kanssa. Se voi kestää päiviä, kun se tehdään manuaalisesti, mutta tekoälyvoimaisen automaation käyttöönoton ansiosta koko sovittamisprosessi voidaan suorittaa minuuteissa.

Seuranta ja jäljitys työntekijöiden pahantahtoisuuden havaitsemiseksi

Sisäpiiriläiset, jotka tekevät AP-petoksia, usein työskentelevät yksin tai pienissä ryhmissä saatuaan strategisen tiedon toiminnasta. Teknologian järjestelmien käyttäminen, jotka voivat seurata ja valvoa työntekijöiden toimintaa reaaliajassa, voi estää pahantahtoista käyttäytymistä ja aikomusta anomaalisen havaitsemisen kautta. Työntekijöiden koulutus tässä asiassa on myös tärkeää tietoisuuden lisäämiseksi. Uskollisuusohjelman luominen voi myös auttaa luomaan eettisiä toimia.

Noudattamisen pakottaminen digitaalisilla ratkaisuilla

Yritykset voivat vähentää AP-petoksia digitalisoimalla koko laskujen käsittelyprosessin. Digitalisointi kalibroi toimia aikaleimoilla, joita voidaan myöhemmin käyttää järjestelmän tarkastuksiin. Nämä järjestelmät voidaan suunnitella luomaan automaattisia raportteja – joissa työntekijöiden toimintaa voidaan seurata ja tunnistaa alueita, joissa voidaan parantaa. Myös reaaliaikaiset hälytykset antavat hallintojohtajille kattavat näkymät prosessien toimintaan.

Toimittajan vertailukyvyn luominen

On tärkeää havaita laskut, jotka on luonut väärit toimittajat, alkuvaiheessa, ennen kuin vahinkoa on tapahtunut. Havaitseminen voidaan tehdä fuzzy-matching-tekniikalla, jossa järjestelmä skannaa useita tietokantoja, tarkastelee olemassa olevaa toimittajatietokantaa ja tarkastaa eri asiakirjoja väärien havaitsemiseksi.

Modernit ratkaisut vanhaan ongelmaan

Petoksissa on kyse siitä, että missä on tahto, siellä on tapa. Sisä- ja ulkopuoliset tahot, jotka aikovat varastaa sinulta, tulevat jatkuvasti keksimään uusia keinoja. Mutta yritykset voivat ottaa lohduttaa tietäen, että ML ja automaatio ovat kykeneviä juurimaan petokset. Nämä teknologiat AP-osastoon auttavat havaitsemaan ja estämään petoksia. AP-tiimi voi kääntää huomionsa vähemmän arkisista ja enemmän liiketoimintakeskeisistä tehtävistä, ja yrityksesi säästää rahaa ja vaivaa.