Stéphan Donzé, Fundador y CEO de AODocs – Serie de Entrevistas

Stéphan Donzé es el fundador y CEO de AODocs, una plataforma de gestión de documentos nativa en la nube que transforma el contenido empresarial en inteligencia accionable. A diferencia de los sistemas heredados limitados al almacenamiento básico, AODocs combina un control de documentos robusto con la automatización de flujos de trabajo, lo que permite a las empresas simplificar procesos complejos en diversas industrias.

Desde las propuestas de ventas y la gestión de reclamaciones hasta la ingeniería y la fabricación, AODocs utiliza la inteligencia artificial generativa para extraer datos estructurados de documentos no estructurados a gran escala.

¿Qué te inspiró a fundar AODocs en 2012? ¿Hubo un problema específico en la gestión de documentos que no se estaba abordando en ese momento?

Surge del concepto de llevar las tecnologías Business-to-Consumer (B2C), pioneras de Google (GOOGL ), a la empresa. Esto incluía tecnologías basadas en la nube, sin servidor y que se escalaban automáticamente, que estaban ausentes en el software empresarial en ese momento.

En ese momento, Google estaba abogando por que las aplicaciones se adaptaran a la nube alejándose de los clientes gruesos y adoptando arquitecturas basadas en el navegador y sin servidor. A diferencia de Microsoft (MSFT ) y Amazon (AMZN ) en ese momento, la postura de Google era que las aplicaciones en la nube debían adoptar una arquitectura muy diferente a la del software local. Vi una oportunidad de crear algo nuevo combinando enfoques antiguos y nuevos.

Los primeros adoptantes de tecnologías en la nube en las empresas, que habían adoptado Gmail y Google Drive, querían extender estos beneficios más allá del correo electrónico y la colaboración a documentos críticos para el negocio. Había una falta de soluciones en el mercado para satisfacer esta necesidad, ya que los sistemas tradicionales de gestión de documentos eran locales con software y arquitecturas antiguas. Esta brecha presentó una oportunidad de construir algo nuevo desde cero en la arquitectura de nube adecuada, trabajando con estos primeros adoptantes.

Muchas empresas de SaaS empresariales luchan con la adopción de clientes. ¿Cómo convenciste a grandes empresas como Google o Veolia para que confiaran en AODocs desde el principio?

Permitir que los clientes mantuvieran los documentos en su propio almacenamiento en la nube fue un factor significativo para convencer a las empresas. AODocs gestiona los documentos, incluyendo permisos de compartir y procesos comerciales, pero los documentos permanecen dentro del entorno del cliente (inicialmente Google Drive, más tarde Azure, Google Cloud Storage y Amazon S3). Esta característica fundamental redujo el riesgo percibido por los clientes y los hizo más cómodos trabajando con una empresa pequeña y joven.

Otra razón clave fue la relación cercana con los clientes. Co-construimos y co-desarrollamos con los clientes, especialmente en las primeras etapas. Esta proximidad y reactividad a la hora de solucionar problemas y realizar mejoras construyó la confianza y redujo aún más la percepción de riesgo.

Esto fue finalmente lo que convenció a empresas como Google, Veolia, Ascension, Pinnacol Assurance y otras para adoptar nuestra solución.

Al mirar atrás a tus 13+ años liderando AODocs, ¿cuáles fueron algunas de las decisiones más críticas que llevaron al éxito de la empresa?

La decisión de mantener los documentos de los clientes en su propio almacenamiento en la nube es un factor importante en nuestro éxito y sigue siendo un factor diferenciador clave.

Desarrollar el producto manteniéndonos muy cerca de los clientes también fue crucial. Todo lo que construimos está inspirado o validado a través de las necesidades de los clientes. Evitamos construir características sin un caso de uso claro de los clientes.

Nuestra capacidad para identificar necesidades comunes y replicables que beneficien a toda la base de clientes, en lugar de solicitudes individuales muy específicas que mejor se abordan con servicios profesionales, es algo en lo que hemos sido buenos.

AODocs nació en la nube y ahora ha evolucionado hacia una solución impulsada por IA. ¿Cuáles fueron algunos de los desafíos más grandes al hacer esa transición?

No es tanto una transición como una continuidad. Haber nacido en la nube hizo que AODocs fuera fácil de integrar con nuevas tecnologías basadas en la nube, incluyendo la IA.

Los modelos de IA como ChatGPT y Google Gemini son basados en la nube, lo que hace que sea natural para AODocs interactuar con ellos y agregar capacidades de IA a nuestra plataforma de procesamiento de documentos.

Consideramos a AODocs como una “columna vertebral” o una “línea de montaje” para los procesos de documentos, donde la IA es simplemente un “miembro” o “módulo” nuevo que se puede conectar para mejorar la plataforma. No preveíamos el surgimiento específico de la IA en 2022, pero nuestra arquitectura nativa en la nube estaba diseñada para la extensibilidad y la integración, lo que hizo que la adopción de la IA fuera un paso natural.

¿Cómo equilibra AODocs la automatización con la supervisión humana, asegurando el cumplimiento y la precisión sin eliminar la validación humana?

Proporcionamos herramientas a los clientes para utilizar la IA en varios pasos de sus procesos de documentos. La decisión de cuánta autonomía dar a la IA se toma finalmente por los clientes en cada caso.

Los clientes pueden configurar sus procesos para una automatización completa, una revisión humana completa o una combinación de ambas en cualquier paso de la IA. Recomendamos identificar casos fáciles adecuados para la automatización completa de la IA (por ejemplo, detectar documentos faltantes en una solicitud), mientras que para casos complejos, la IA se puede utilizar para acelerar la revisión humana, generalmente generando resúmenes de documentos complejos.

En esencia, les damos a los clientes el 100% de control sobre el nivel de supervisión humana en sus procesos al proporcionarles herramientas de configuración.

AODocs está cambiando su plataforma para centrarse en agentes de IA para el procesamiento de documentos. ¿Qué impulsó esta decisión, y cómo mejoran los agentes de IA los sistemas tradicionales de gestión de documentos?

Los agentes de IA son una nueva capacidad que se puede integrar en nuestra “línea de montaje” existente para documentos.

El principal impulsor de nuestra emoción sobre los agentes de IA es su potencial para aportar una velocidad significativa a tareas específicas. Para tareas sencillas como rechazar documentos incompletos o aceptar automáticamente reclamaciones de bajo valor y directas, la IA puede permitir una automatización completa.

Para tareas complejas, los agentes de IA pueden acelerar dramáticamente el procesamiento resumiendo documentos largos, lo que permite a los humanos revisar la información clave mucho más rápido. La IA es excelente para ingerir grandes cantidades de información y proporcionar resúmenes concisos, ahorrando a los revisores humanos un tiempo significativo. Esta mayor velocidad y eficiencia mejoran el valor de la plataforma AODocs.

La búsqueda empresarial sigue siendo un desafío importante, con empresas luchando por recuperar documentos relevantes. ¿Cómo aborda la solución impulsada por IA de AODocs los problemas de descubrimiento de manera más efectiva que las herramientas de búsqueda empresarial existentes?

Los chatbots de IA representan una mejora significativa sobre la búsqueda empresarial tradicional al permitir a los usuarios hacer preguntas en lenguaje natural y recibir respuestas directas. Sin embargo, tienen un defecto significativo: no pueden distinguir entre documentos válidos y actualizados, y borradores, incompletos o obsoletos.

Nosotros abordamos este desafío asegurando que los agentes de IA utilicen solo la información correcta para proporcionar respuestas. La búsqueda tradicional presenta a los usuarios una lista de coincidencias potenciales, lo que les permite identificar el documento más relevante (como distinguir entre un contrato firmado y un borrador).

En cambio, los chatbots de IA ofrecen respuestas confiadas pero ocultan el proceso de búsqueda subyacente. Esto crea un mayor riesgo de utilizar información desactualizada o incorrecta, ya que los usuarios no tienen visibilidad sobre qué documentos el chatbot utilizó para formular su respuesta.

Nuestro papel es curar y garantizar que todos los documentos en la base de conocimientos hayan sido debidamente validados y estén actualizados. Esto hace que sean seguros para que los agentes de IA los utilicen como fuentes de información. Al asegurarnos de que la búsqueda impulsada por IA se base solo en información confiable y controlada, reducimos significativamente el riesgo de respuestas inexactas.

Con la IA generativa convirtiéndose en una parte clave del procesamiento de documentos, ¿qué tecnologías o modelos de IA específicos utiliza AODocs para mejorar la precisión y reducir el trabajo manual?

Los modelos LLM son excelentes para transformar el contenido existente, como resumir documentos complejos, traducir texto y categorizar archivos. Estas tareas tienen un riesgo muy bajo de “alucinaciones”, por lo que nuestro uso de la IA se centra estratégicamente en estas actividades.

AODocs utiliza principalmente la IA para reexpresar, reutilizar y transformar el texto existente en lugar de crear nuevo contenido. Cuando se trabaja con el material adecuado, generar resúmenes, traducir documentos y categorizar contenido mantiene una baja probabilidad de error. De manera similar, nuestras capacidades de extracción de datos, como identificar fechas de vencimiento o información clave de los documentos, se basan en el contenido existente para minimizar las inexactitudes o “alucinaciones”.

Al acelerar la ingesta de información y apoyar a los revisores humanos, estas capacidades de IA a menudo mejoran la eficiencia por un factor significativo. Esto crea un valor tangible mientras se evitan cuidadosamente los riesgos asociados con el contenido generado por la IA creado desde cero.

Hay una ventaja adicional. AODocs se integra perfectamente con cualquier LLM, lo que da a nuestros clientes la libertad de elegir su proveedor preferido. Esta arquitectura flexible también nos permite incorporar rápidamente modelos futuros a medida que estén disponibles, lo que posiciona a nuestros clientes para beneficiarse de las inevitables innovaciones en IA que surgirán en los meses y años venideros.

Uno de los mayores desafíos de la IA en el procesamiento de documentos es la “alucinación” o las respuestas inexactas. ¿Cómo garantiza AODocs que las ideas generadas por la IA sean confiables y fiables?

La clave para garantizar la confiabilidad y la fiabilidad es la “base”. Aseguramos que la IA se utilice para reexpresar o transformar la información de fuentes confiables.

En el procesamiento de documentos, se le pide a la IA que resuma o traduzca documentos existentes, lo que minimiza la posibilidad de “alucinación”. En los chatbots o agentes de IA, el sistema se proporciona con extractos de documentos controlados y se le instruye para generar respuestas solo a partir de esos extractos; el LLM debe siempre citar las fuentes de las que generó su respuesta, sin utilizar conocimiento general del mundo o información externa. Esto evita que la IA invente o proporcione información que no esté explícitamente presente en los documentos validados.

Con la IA transformando el software empresarial, ¿dónde ves a AODocs en los próximos cinco años? ¿Qué papel desempeñarán los agentes de IA en el futuro de la gestión de documentos?

Nuestro negocio principal como plataforma de gestión de documentos no cambiará. Nuestra misión sigue siendo garantizar la confiabilidad, la actualidad, el cumplimiento de los procesos comerciales y la trazabilidad de la información gestionada.

La IA es tanto una nueva necesidad de información controlada (para alimentar datos confiables a los chatbots de IA) como un acelerador de los procesos comerciales que involucran documentos. La IA puede acelerar tareas como la creación de resúmenes, la traducción y la categorización de documentos, lo que hace que los usuarios humanos sean más productivos.

En los próximos cinco años, nos proponemos proporcionar las herramientas para que las empresas puedan aplicar fácilmente la IA donde tenga sentido para mejorar sus procesos comerciales. Los agentes de IA desempeñarán un papel crucial al amplificar y acelerar nuestras misiones principales: proporcionar información confiable, garantizar el uso de las versiones correctas de los documentos, ayudar a evitar errores humanos y facilitar el acceso a los procesos comerciales. Queremos ayudar a las empresas a utilizar la IA de manera efectiva y estratégica para aumentar la productividad.

Gracias por la gran entrevista, los lectores que deseen aprender más pueden visitar AODocs.