Stéphan Donzé, Fundador y CEO de AODocs – Serie de Entrevistas

Stéphan Donzé es el fundador y CEO de AODocs, una plataforma de gestión de documentos nativa en la nube que transforma el contenido empresarial en inteligencia acciónnable. A diferencia de los sistemas heredados limitados al almacenamiento básico, AODocs combina un control de documentos robusto con la automatización de flujos de trabajo, lo que permite a las empresas simplificar procesos complejos en various industrias.

Desde propuestas de ventas y gestión de reclamaciones hasta ingeniería y fabricación, AODocs utiliza inteligencia artificial generativa para extraer datos estructurados de documentos no estructurados, a gran escala.

¿Qué te inspiró a iniciar AODocs en 2012? ¿Hubo un problema específico en la gestión de documentos que no se estaba abordando en ese momento?

Surge del concepto de llevar tecnologías de negocio a consumidor (B2C), pioneras por Google, a la empresa. Esto incluyó tecnologías basadas en la nube, sin servidor y escalables automáticamente que estaban ausentes en el software empresarial en ese momento.

En ese momento, Google abogaba por que las aplicaciones se adaptaran a la nube alejándose de los clientes gruesos y adoptando arquitecturas basadas en el navegador y sin servidor. A diferencia de Microsoft y Amazon en ese momento, la postura de Google era que las aplicaciones en la nube debían adoptar una arquitectura muy diferente a la del software local. Vi una oportunidad de crear algo nuevo combinando enfoques antiguos y nuevos.

Los primeros adoptantes de tecnologías en la nube en las empresas, que habían adoptado Gmail y Google Drive, querían extender estos beneficios más allá del correo electrónico y la colaboración a documentos comerciales críticos. Había una falta de soluciones en el mercado para satisfacer esta necesidad, ya que los sistemas tradicionales de gestión de documentos estaban en las instalaciones con software y arquitecturas antiguas. Esta brecha presentó una oportunidad para construir algo nuevo desde cero en la arquitectura de nube adecuada, trabajando con estos primeros adoptantes.

Muchas empresas de SaaS empresariales luchan con la adopción de clientes. ¿Cómo convenciste a grandes empresas como Google o Veolia para que confiaran en AODocs al principio?

Permitir que los clientes mantengan los documentos en su propio almacenamiento en la nube fue un factor significativo para convencer a las empresas. AODocs gestiona documentos, incluidos permisos de compartir y procesos comerciales, pero los documentos permanecen en el entorno del cliente (inicialmente Google Drive, más tarde Azure, Google Cloud Storage y Amazon S3). Esta característica fundamental redujo el riesgo percibido por los clientes y los hizo más cómodos trabajando con una empresa pequeña y joven.

Otra razón clave fue la proximidad con los clientes. Co-construimos y co-desarrollamos con los clientes, especialmente en las primeras etapas. Esta proximidad y reactividad para solucionar problemas y realizar mejoras construyeron la confianza y redujeron aún más la percepción de riesgo.

Esto fue finalmente lo que convenció a empresas como Google, Veolia, Ascension, Pinnacol Assurance y otras para adoptarnos.

Mirando hacia atrás en tus 13+ años liderando AODocs, ¿cuáles fueron algunas de las decisiones más críticas que llevaron al éxito de la empresa?

La decisión de mantener los documentos de los clientes en su propio almacenamiento en la nube es un gran factor en nuestro éxito y sigue siendo un factor diferenciador clave.

Desarrollar el producto manteniéndonos muy cerca de los clientes también fue crucial. Todo lo que construimos está inspirado o validado a través de las necesidades de los clientes. Evitamos construir características sin un caso de uso claro de los clientes.

Nuestra capacidad para clasificar las solicitudes de los clientes para identificar necesidades comunes y replicables que beneficien a toda la base de clientes, en lugar de solicitudes muy específicas e individuales que se abordan mejor a través de servicios profesionales, es algo en lo que hemos sido buenos.

AODocs nació en la nube y ahora ha evolucionado hacia una solución impulsada por IA. ¿Cuáles fueron algunos de los mayores desafíos al hacer esta transición?

No es tanto una transición como una continuidad. Haber nacido en la nube hizo que AODocs fuera fácil de integrar con nuevas tecnologías basadas en la nube, incluida la IA.

Los modelos de IA como ChatGPT y Google Gemini son basados en la nube, lo que hace que sea natural para AODocs interfaz con ellos y agregar capacidades de IA a nuestra plataforma de procesamiento de documentos.

Vemos AODocs como una “columna vertebral” o una “línea de montaje” para los procesos de documentos, donde la IA es simplemente un “miembro” o “módulo” nuevo que se puede conectar para mejorar la plataforma. No preveíamos el surgimiento específico de la IA en 2022, pero nuestra arquitectura nativa en la nube se diseñó para la extensibilidad y la integración, lo que hace que la adopción de la IA sea un paso natural.

¿Cómo equilibra AODocs la automatización con la supervisión humana, asegurando el cumplimiento y la precisión sin eliminar la validación humana?

Proporcionamos las herramientas a los clientes para utilizar la IA en varios pasos de sus procesos de documentos. La decisión de cuánta autonomía dar a la IA es finalmente tomada por los clientes en cada caso.

Los clientes pueden configurar sus procesos para una automatización total, una revisión humana total o una combinación de ambas en cualquier paso de IA. Recomendamos identificar casos fáciles adecuados para una automatización total de IA (por ejemplo, detectar documentos faltantes en una solicitud), mientras que para casos complejos, la IA se puede utilizar para acelerar la revisión humana, típicamente generando resúmenes de documentos complejos.

En esencia, damos a los clientes el 100% de control sobre el nivel de supervisión humana en sus procesos proporcionando las herramientas de configuración.

AODocs está cambiando su plataforma para centrarse en agentes de IA para el procesamiento de documentos. ¿Qué impulsó esta decisión, y cómo mejoran los agentes de IA los sistemas tradicionales de gestión de documentos?

Los agentes de IA son una nueva capacidad que se puede integrar en nuestra “línea de montaje” existente para documentos.

El principal impulsor de nuestra emoción por los agentes de IA es su potencial para aportar una velocidad significativa a tareas específicas. Para tareas sencillas como rechazar documentos incompletos o aceptar automáticamente reclamaciones de bajo valor y directas, la IA puede permitir una automatización total.

Para tareas complejas, los agentes de IA pueden acelerar significativamente el procesamiento resumiendo documentos largos, lo que permite a los humanos revisar la información clave mucho más rápido. La IA sobresale en la ingesta de grandes cantidades de información y proporcionar resúmenes concisos, ahorrando a los revisores humanos un tiempo significativo. Esta mayor velocidad y eficiencia mejoran el valor de la plataforma AODocs.

La búsqueda empresarial sigue siendo un desafío importante, con empresas luchando por recuperar documentos relevantes. ¿Cómo aborda la solución impulsada por IA de AODocs los problemas de descubrimiento de mejor manera que las herramientas de búsqueda empresarial existentes?

Los chatbots de IA representan una mejora importante sobre la búsqueda empresarial tradicional al permitir a los usuarios hacer preguntas en lenguaje natural y recibir respuestas directas. Sin embargo, tienen un defecto significativo: no pueden distinguir entre documentos válidos y actualizados, y borradores, archivos incompletos o obsoletos.

Abordamos este desafío asegurando que los agentes de IA utilicen solo la información correcta para proporcionar respuestas. La búsqueda tradicional presenta a los usuarios una lista de coincidencias potenciales, lo que les permite identificar el documento más relevante (como distinguir entre un contrato firmado y un borrador).

En cambio, los chatbots de IA ofrecen respuestas confiadas pero ocultan el proceso de búsqueda subyacente. Esto crea un mayor riesgo de utilizar información obsoleta o incorrecta, ya que los usuarios no tienen visibilidad sobre qué documentos el chatbot utilizó para formular su respuesta.

Nuestro papel es curar y garantizar que todos los documentos en la base de conocimiento hayan sido debidamente validados y estén actualizados. Esto los hace seguros para que los agentes de IA los utilicen como fuentes de información. Al asegurar que la búsqueda impulsada por IA se basa solo en información controlada y confiable, reducimos significativamente el riesgo de respuestas inexactas.

Con la IA generativa convirtiéndose en una parte clave del procesamiento de documentos, ¿qué tecnologías o modelos de IA específicos utiliza AODocs para mejorar la precisión y reducir el trabajo manual?

Los modelos LLM sobresalen en la transformación de contenido existente, como resumir documentos complejos, traducir texto y categorizar archivos. Estas tareas tienen un riesgo muy bajo de “alucinaciones”, por lo que nuestro uso de IA se centra estratégicamente en estas actividades.

AODocs utiliza principalmente la IA para reexpresar, reutilizar y transformar texto existente en lugar de crear nuevo contenido. Cuando se trabaja con el material adecuado, generar resúmenes, traducir documentos y categorizar contenido mantienen una baja probabilidad de error. De manera similar, nuestras capacidades de extracción de datos, que identifican fechas de vencimiento o información clave en los documentos, siguen siendo fundamentadas en el contenido existente para minimizar las inexactitudes o “alucinaciones”.

Al acelerar la ingesta de información y apoyar a los revisores humanos, estas capacidades de IA a menudo mejoran la eficiencia por un factor significativo. Esto crea un valor tangible mientras se evitan cuidadosamente los riesgos asociados con el contenido generado por IA creado desde cero.

Hay una ventaja adicional. AODocs se integra perfectamente con cualquier LLM, lo que da a nuestros clientes la libertad de elegir su proveedor preferido. Esta arquitectura flexible también garantiza que podamos incorporar rápidamente modelos futuros a medida que estén disponibles, lo que permite a nuestros clientes beneficiarse de las inevitables innovaciones de IA que surjan en los meses y años venideros.

Uno de los mayores desafíos de IA en el procesamiento de documentos es las “alucinaciones” o respuestas inexactas. ¿Cómo asegura AODocs que las ideas generadas por IA sean confiables y fiables?

La clave para garantizar la confiabilidad y la fiabilidad es la fundamentación. Aseguramos que la IA se utilice para reexpresar o transformar información de fuentes confiables.

En el procesamiento de documentos, se le pide a la IA que resuma o traduzca documentos existentes, minimizando la posibilidad de “alucinaciones”. En los chatbots o agentes de IA, el sistema se proporciona con extractos de documentos controlados y se le instruye para generar respuestas solo a partir de esos extractos; el LLM debe siempre citar las fuentes de las que generó su respuesta, sin utilizar conocimiento general del mundo o información externa. Esto evita que la IA invente o proporcione información no presente explícitamente en los documentos validados.

Con la IA transformando el software empresarial, ¿dónde ves a AODocs en los próximos cinco años? ¿Qué papel desempeñarán los agentes de IA en el futuro de la gestión de documentos?

Nuestro negocio central como plataforma de gestión de documentos no cambiará. Nuestra misión sigue siendo garantizar la confiabilidad, la actualidad, el cumplimiento de los procesos comerciales y la trazabilidad de la información gestionada.

La IA es tanto una nueva necesidad de información controlada (para alimentar datos confiables a los chatbots de IA) como un acelerador de los procesos comerciales que involucran documentos. La IA puede acelerar tareas como resumir, traducir y categorizar documentos, lo que hace que los usuarios humanos sean más productivos.

En los próximos cinco años, nos proponemos proporcionar las herramientas para que las empresas puedan aplicar fácilmente la IA donde tenga sentido para mejorar sus procesos comerciales. Los agentes de IA desempeñarán un papel crucial al amplificar y acelerar nuestras misiones centrales: proporcionar información confiable, garantizar el uso de las versiones correctas de los documentos, ayudar a evitar errores humanos y facilitar el acceso a los procesos comerciales. Queremos ayudar a las empresas a utilizar la IA de manera efectiva y estratégica para impulsar la productividad.

Gracias por la gran entrevista, los lectores que deseen aprender más pueden visitar AODocs.