Hacer que el desarrollo profesional sea más accesible para las PYME

Capacitar a los empleados en nuevas habilidades es difícil para las pequeñas empresas. La mayoría de las empresas no tienen escasez de ideas sobre cómo los propietarios y gerentes pueden ayudar a su equipo a mejorar el rendimiento y aprender habilidades, pero las pequeñas empresas suelen no estar diseñadas con el desarrollo profesional en mente. El negocio principal es lo primero, como debería ser; y es poco probable que haya alguien en el personal con los antecedentes necesarios para escribir y entregar materiales de capacitación de manera efectiva. En última instancia, significa que el desarrollo profesional se deja de lado y a menudo nunca sucede. Según CompTIA, la mitad de las empresas de EE. UU. no tienen estrategias de capacitación formales en lugar para abordar la brecha de habilidades*. Los empleados, los clientes y, en última instancia, el negocio pagan el precio.

Cada vez más, el AI generativo puede ayudar a cualquier pequeña empresa a desarrollar materiales de desarrollo profesional. Aquí está cómo nuestra pequeña agencia de comunicaciones pasó de hablar sobre la preparación de materiales de capacitación a tener un primer borrador bastante sólido en 15 minutos, con la ayuda de herramientas de AI gratuitas.

Como parte de nuestro desarrollo de empleados continuo en Gova10, sabíamos que un tema que queríamos cubrir era mejorar el alcance y la presentación de las historias de nuestros clientes a los periodistas. Todos nuestros empleados conocen los conceptos básicos, pero siempre es bueno revisar y definitivamente había mejores prácticas para compartir.

Saber que quieres capacitar a tu equipo en algo y realmente tomar tu conocimiento y desarrollarlo en un programa o sesión de desarrollo profesional son dos cosas muy diferentes. Necesitas:

• Recopilar la información de aquellos que tienen el conocimiento.
• Consolidar la información y desarrollar los mensajes clave.
• Diseñar una presentación atractiva que transmita los mensajes clave.

Cada una de estas tareas puede ser asignada y repriorizada varias veces en función de trabajo y tareas más urgentes que requieren atención. Después de todo, somos personas de comunicaciones, no profesionales de desarrollo de aprendizaje.

Un miércoles reciente, con la ayuda de herramientas de AI gratuitas, creamos un primer borrador sólido en unos 15 minutos.

Eso no significa que tuviéramos el producto terminado tan rápido, pero teníamos una presentación que estaba alrededor del 70% del camino.

Usamos los métodos descritos para una sesión de capacitación sobre presentación de historias a los medios, pero estas herramientas se pueden utilizar para desarrollar materiales para cualquier tema.

Fathom

Empezamos a usar la herramienta de transcripción de reuniones Fathom hace varios meses, después de verla en uso por uno de nuestros clientes. La precisión de la transcripción superó con creces la precisión de los competidores que habíamos probado, y estaba muy por encima de la oferta de transcripción nativa en Google Meet, en nuestra experiencia. Las notas y elementos de acción generados por AI de Fathom han impresionado a varios de nuestros clientes después de vernos usar la herramienta.

Así que cuando empezamos a hablar sobre la iniciativa de desarrollo profesional durante una reunión reciente de los vicepresidentes de Gova10, al principio discutimos todas las razones por las que lucharíamos para tenerla preparada a tiempo para una reunión próxima, rápidamente agregué mi notetaker de Fathom a la llamada de Meet. Le expliqué al notetaker que nuestro objetivo era capturar el contenido que queríamos cubrir en la sesión de capacitación. Luego, cada uno de nosotros tomó turnos para hablar sobre los desafíos y oportunidades disponibles para mejorar cómo nuestro equipo presenta a los medios. En su mayoría, estuvimos de acuerdo y agregamos ideas adicionales, y debatimos algunos puntos y si debían incluirse en la capacitación.

Unos 5 minutos después de colgar, Fathom envió un resumen de la reunión, incluyendo puntos sobre lo que habíamos discutido. Estos puntos capturaron casi perfectamente el contenido que queríamos transmitir.

Gamma

Ahora que teníamos un esquema sólido generado por AI, necesitábamos ponerlo en un formato que pudiéramos presentar a nuestro equipo. Gamma es una herramienta de AI que genera presentaciones basadas en un breve prompt o un esquema completo. Cuanto más información le des, como todas las herramientas de AI, mejor funciona.

Gamma me ofreció algunas preferencias de diseño y, en cuestión de segundos, me construyó una presentación. Hizo un gran trabajo al organizar y refinar mi esquema, y variar la apariencia y el sentimiento de cada diapositiva, mientras mantenía una apariencia coherente. Sin embargo, las imágenes que Gamma proporcionó no quite alcanzaron el objetivo, así que las reemplacé con imágenes relacionadas con el material y llené con imágenes de una sesión de fotos del equipo. Esto hizo que la presentación se sintiera familiar y divertida en lugar de generada por AI. Los vicepresidentes luego revisaron la presentación y hicieron ediciones para asegurarse de que fuera clara y transmitiera los mensajes deseados.

ChatGPT

Para la capacitación en presentación, los puntos generados por Fathom fueron suficientes, pero hace unos meses estaba en una situación ligeramente diferente. Necesitaba preparar una presentación de capacitación para los medios para un portavoz de un cliente. Unos días antes, había dado una sesión de capacitación informal para los medios a un portavoz diferente. Tomé la transcripción de Fathom de esa sesión de capacitación y la subí a ChatGPT con un prompt que le pedía que organizara y destilara las ideas que había discutido. ChatGPT hizo su trabajo al generar un esquema y luego pude alimentar eso a Gamma para una presentación con una apariencia pulida.

AI no puede hacer todo… todavía

Antes de entregar la capacitación para los empleados, decidimos incluir ejemplos relevantes de “presentación de historias” que pudiéramos revisar, mostrando cómo las presentaciones anteriores a los periodistas resultaron en artículos en los medios que presentaban a nuestros clientes. También agregamos un ejercicio donde los miembros del equipo se emparejaron y desarrollaron una presentación a los medios, que luego revisamos y criticamos juntos.

Las ideas fueron nuestras. La ejecución fue nuestra, pero el AI definitivamente nos ayudó a poner el material frente al equipo de manera rápida y organizada en minutos en lugar de horas, o quizás nunca. No estamos siendo reemplazados por el AI justo todavía, pero el AI nos ahorró tiempo y se llevó el estrés de preparar el contenido.

Ya estamos viendo mejores resultados de nuestros asociados junior que pasaron por la capacitación. Cualquier negocio puede adoptar esta práctica y hacer que el desarrollo profesional sea más accesible para cualquier tema que necesite un desarrollo adicional de los empleados.