Cómo obtener valor de una fuerza laboral habilitada por GenAI

Gracias a ChatGPT de OpenAI, prácticamente todos conocen hoy en día el GenAI. Su capacidad para satisfacer la sed de conocimiento de las personas con solo una simple solicitud lo hizo viral. El uso de esta herramienta es verdaderamente impresionante. Obtuvo un millón de usuarios en solo cinco días y atrajo a más de 100 millones de visitantes en sus primeros meses. Las personas y las organizaciones lo están integrando en sus vidas y actividades diarias con gran entusiasmo.

Y sin embargo, mientras que el GenAI es famoso en todo el mundo, pocos han avanzado más allá de la experimentación. Las organizaciones están emocionadas con su potencial, pero a menudo luchan por adoptarlo a una escala que pueda crear valor medible en última instancia.

En mi función, he tenido la suerte de poder presenciar cómo la IA está evolucionando la forma en que operan las organizaciones y el valor que puede brindar a los clientes. Sin embargo, las empresas necesitan una guía para convertir el potencial en rendimiento. Con estos desafíos en mente, mi equipo implementó una prueba de lanzamiento con M365 Copilot de Microsoft, para desarrollar conocimientos valiosos y estrategias prácticas para las empresas que buscan lograr una adopción exitosa y un ROI significativo.

Nuestro camino hacia el valor de GenAI

Al considerar la adopción de Copilot, nuestro enfoque nos ayudó a identificar dónde sus capacidades podrían agregar valor.

Nuestra experiencia podría ser útil para cualquier organización que busque introducir GenAI en sus flujos de trabajo.

Aquí hay algunas de las acciones que nos ayudaron en el camino:

• Comienza con un marco de adopción estructurado. Para introducir las capacidades de GenAI, comenzamos identificando a las personas en nuestra organización que podrían beneficiarse de ellas, y luego casos de uso específicos y muy dirigidos para la tecnología. Finalmente, creamos planes de capacitación personalizados para cada función o persona que guían a los usuarios cuidadosamente, para que sepan exactamente cómo aprovechar al máximo la capacidad.
• Utiliza la experimentación para validar la tecnología. Para Copilot, realizamos un ejercicio con tres grupos de usuarios. El grupo A no tenía licencias de Copilot, mientras que para el grupo B, simplemente les dimos acceso a la herramienta, sin capacitación ni orientación: dependía de ellos descubrir qué hacer. El grupo C obtuvo nuestro marco de adopción completo. Los resultados! Vimos un aumento del 31% en la adopción en el grupo C en comparación con el grupo B. Además, el grupo C registró un ahorro de tiempo de 2,5 horas a la semana en comparación con 1,8 horas a la semana para el grupo B. El ejercicio también nos dio datos de referencia, por ejemplo, sobre cuánto tiempo podrían ahorrar los equipos en tareas específicas como la creación de presentaciones. Esto fue otro ejemplo fuerte y argumento que confirmó que nuestro marco de adopción estaba funcionando.
• Implica a los empleados estrechamente en el proceso. Ejercicios como nuestra prueba de Copilot ayudan a asegurar que las personas se involucren más fácilmente con la nueva tecnología. Hicimos que las personas se involucraran estrechamente en la selección de los casos de uso para Copilot, lo que lo hace más relatable, impulsando la adopción y mejorando en última instancia el ROI. Este proceso crea evangelistas, también. Debido a que nuestro grupo de cohorte C podía ver claramente el valor de la tecnología para ellos, la promocionaron en toda la empresa y especialmente con sus equipos, fomentando una mayor adopción.
• Crea planes de capacitación hiperpersonalizados y continuos. Trabajamos con gerentes de proyectos y propietarios de procesos para asegurarnos de que los casos de uso de Copilot fueran relevantes para sus tareas diarias, como producir presentaciones con muy poco tiempo de antelación. Armados con esta comprensión, creamos una capacitación muy personalizada que mostraba cómo la tecnología podría ayudarlos a alcanzar sus objetivos. También descubrimos que la capacitación continua sobre la creación de solicitudes fue muy valiosa para ayudar a las personas a obtener el mejor valor de GenAI. También es divertido y ayuda a mantener a la comunidad unida. Por ejemplo, creamos un grupo en el que compartimos solicitudes útiles y también tenemos sesiones de intercambio regulares y cortas.
• Aprovecha a los socios. Hicimos que nuestro socio nos ayudara al venir con casos de uso y ofertas de capacitación específicas que ayudaron a construir nuestros conjuntos de habilidades. En un dominio que cambia tan rápido como GenAI, la asociación y la colaboración son esenciales para obtener buenos resultados.
• Comunica proactivamente sobre las preocupaciones de los empleados. Las preguntas sobre la IA ética y si robará los trabajos de las personas son comunes. Por lo tanto, es importante asegurarse de que el marco de adopción defina claramente la IA ética y el uso ético de la IA. Para garantizar un uso responsable y seguro de la IA, aprovechamos nuestro marco de IA Responsable. Este marco proporciona pautas claras para nuestros empleados, que se alinean con los valores de nuestra empresa y les ayudan a utilizar la IA de manera responsable. Y para calmar las preocupaciones sobre el impacto de GenAI en los trabajos, nos centramos en su capacidad para asumir tareas mundanas y con presión de tiempo, como tomar notas, redactar comunicaciones o buscar en un correo electrónico abarrotado. A medida que crecía su competencia, introdujimos técnicas más sofisticadas, incluida la mejora de su capacidad para crear solicitudes avanzadas que produzcan resultados más precisos y personalizados.

Tiempo, innovación y capacitación

Nuestra experiencia con Copilot y otros proyectos de GenAI es que una fase de prueba estructurada es clave, y que las personas necesitan tiempo para aprender la tecnología innovadora. También es necesario tener un marco para la adopción de IA y la gestión del cambio que se adapte a las necesidades específicas de su equipo. Junto con la capacitación y la participación activa de los usuarios, esto motivará y aclarará las preocupaciones sobre GenAI.

Una vez que la tecnología se integre en la organización y se extienda, se convierte en parte de la cultura y acelera su camino hacia la obtención de valor real de GenAI.