Inteligencia Artificial para el Bien: Mejorando los Viajes Educativos Globales

A pesar de décadas de progreso, 251 millones de jóvenes siguen estando fuera de la escuela en todo el mundo. Una de las principales causas es la falta de inversión en educación, especialmente en países de bajos ingresos.

Los avances tecnológicos, sin embargo, han desbloqueado nuevas posibilidades para apoyar la educación global. La inteligencia artificial mejora específicamente el acceso a la educación para todos, especialmente en regiones de pobreza, donde la educación contribuye al crecimiento económico local.

Chorkor, Ghana, es una región de pobreza extrema que carece de la presencia de organizaciones sin fines de lucro necesarias para mejorar el bienestar general de sus comunidades. BASICS International, una organización sin fines de lucro que proporciona educación, alimentos y atención médica para niños en Chorkor y comunidades empobrecidas circundantes, ha estado contribuyendo a iniciativas educativas y ha visto un éxito medible con la ayuda de tecnologías de inteligencia artificial.

La necesidad: el poder de la inteligencia artificial

Con sede en Queens, Nueva York, y con una oficina en Chorkor, BASICS gestiona a más de 1.000 voluntarios entre los dos países para acabar con los ciclos de pobreza, analfabetismo, hambre y trabajo infantil en África. Las iniciativas de BASICS se centran en ayudar a toda la comunidad a salir de la pobreza, asignando fondos para subsidiar las matrículas para que los niños puedan asistir a la escuela, y no trabajar para apoyar a la familia.

Al crecer como organización y al aumentar el número de niños inscritos en la escuela debido a su trabajo, se dieron cuenta de que necesitaban ayuda para avanzar y escalar sus procesos. En AWS re:Invent 2023, tuvieron la oportunidad de mostrar su trabajo, donde conocieron a Vasion.

Después de la conferencia, Vasion creó un software impulsado por inteligencia artificial que cumple con los desafíos, necesidades y objetivos a largo plazo de BASICS. La solución ha logrado con éxito salvar su brecha digital mientras mejora drásticamente la eficiencia, lo que en última instancia ayuda a avanzar y escalar la organización.

El desafío: procesos obsoletos e insuficientes

Desde su fundación en 2000, BASICS se basó en procesos basados en papel dentro de la organización, y estos procesos manuales han resultado en errores y falta de eficiencia. Desde salir a la comunidad, registrar a los estudiantes y rastrear información sobre el niño, todo dependía de horas dedicadas a la documentación a menudo extraviada, lo que en última instancia impactaba la oportunidad de un niño de acceder a la educación necesaria para una mejor calidad de vida.

Además, BASICS carecía de tecnología fundamental en sus oficinas y en el área circundante de Chorkor, lo que llevó a importantes desafíos de comunicación. La oficina de Chorkor y la sede a menudo no podían siquiera comunicarse sobre asuntos urgentes.

BASICS genera la mayor parte de sus ingresos compartiendo historias personales de sus estudiantes con patrocinadores. Los estudiantes intercambian cartas, fotos, informes de calificaciones y otros logros con sus patrocinadores. Toda la correspondencia se realizaba inicialmente a mano y se enviaba a través del servicio postal, lo que a menudo retrasaba las respuestas y tardaba meses.

Estos procesos en papel también demostraron la falta de capacidad de la organización para compartir actualizaciones sobre el progreso de un niño y su patrocinador. El personal dedicaba una cantidad abrumadora de trabajo a mantener la información fluyendo, y en muchos casos, tardaba un promedio de un año para que un niño y un patrocinador se comunicaran. En última instancia, las comunicaciones retrasadas afectaron las donaciones y, a menudo, la falta de interés de un patrocinador. Debido a la falta de comunicaciones rápidas, BASICS tuvo que reestructurarse, pasando de donantes individuales a obtener ingresos de patrocinios corporativos.

Además de la comunicación retrasada, registrar a los estudiantes era una tarea laboriosa. Los voluntarios entraban en las comunidades con solo papel y una tableta para recopilar información de varias familias. La organización también enfrentó desafíos con documentos físicos extraviados, lo que requería trabajo duplicado o resultaba en una oportunidad perdida para un estudiante.

La solución: inteligencia artificial específica para sus necesidades

El primer paso para abordar los desafíos de BASICS fue identificar sus debilidades y objetivos, lo que se seguió de la creación de software específico para sus necesidades. Digitalizar los procesos con inteligencia artificial para aumentar el poder de la organización y reducir el esfuerzo humano fue necesario.

Cuando los procesos se vuelven papelless, las cargas de trabajo y los flujos de trabajo deben gestionarse. Implementar AWS en la plataforma de automatización de Vasion ayudó a mejorar las capacidades de inteligencia artificial y mitigar los flujos de trabajo para el personal. Las tecnologías de AWS ayudaron a mitigar el 90% de los flujos de trabajo utilizando la inteligencia artificial para limpiar y detectar ineficiencias.

La solución funciona proporcionando flujos de trabajo como un sistema de verificación. Con cada flujo de trabajo, el equipo de BASICS completa cada paso antes de proceder al siguiente. Este diseño ayuda a garantizar que todas las tareas se enruten correctamente para un sistema y experiencia sin problemas – sin papel requerido.

Los resultados: operaciones sin problemas para viajes educativos sin problemas

Con todos los documentos y procesos digitalizados, 10 empleados de BASICS se han vuelto tan productivos como 30 empleados.

El personal y los voluntarios de BASICS pueden ahora entrar en la comunidad con una tableta para recopilar información de los estudiantes, y todos los datos están disponibles para que el personal los acceda en sus oficinas. Debido a que la inteligencia artificial ayuda a simplificar el proceso, los trabajadores sociales capacitados ya no son necesarios para registrar, lo que permite que más personal y voluntarios se involucren y amplíen su alcance en la comunidad y las áreas circundantes.

La eliminación del proceso basado en papel también ha reducido el tiempo de inscripción de los estudiantes de un mínimo de cinco días a dos horas o menos. Los fondos vinculados a estas actividades han permitido a BASICS reasignar fondos a otros gastos más valiosos, como alimentos.

Lo más importante es que el tiempo de comunicación entre los estudiantes y los patrocinadores ha mejorado drásticamente. Al comienzo del año escolar, el patrocinador recibe su tarjeta de patrocinio digital, que resume al estudiante y donde puede acceder a todo, desde informes de progreso, logros, fotos y donde enviar y recibir cartas.

Gracias a la inteligencia artificial, el patrocinador recibe actualizaciones regulares durante el término académico, lo que garantiza una comunicación constante sin agregar carga adicional. Lo que antes tomaba horas para que un niño compartiera actualizaciones ahora se puede hacer en segundos. Al mismo tiempo, el patrocinador obtiene más visibilidad sobre el poder de su conexión y cómo su ayuda está cambiando la vida de los estudiantes.

Finalmente, todo es más seguro. Por ejemplo, los archivos que contienen información sensible de los estudiantes, fotos y cartas ahora se almacenan en la nube y están protegidos con controles de acceso y registros de auditoría, reemplazando aquellos que anteriormente se almacenaban en archivadores y estaban propensos a perderse.

La promesa de la inteligencia artificial: mejorando la educación para el bien mayor

El poder de la transformación digital no puede pasar desapercibido cuando se comprende su potencial para inspirar sueños y mejorar comunidades enteras – especialmente aquellas desfavorecidas. La inteligencia artificial juega un papel crucial en la creación de experiencias más inclusivas y en impulsar el progreso, y a medida que las aplicaciones maduran, seguiremos viendo cómo la educación se vuelve más accesible para todos.

La integración de la inteligencia artificial como parte de este proyecto ha permitido a Vasion incorporarlos en la base de su solución de automatización. Vasion ahora puede ofrecer estos servicios a otras organizaciones sin fines de lucro que enfrentan desafíos organizacionales y de comunicación similares, al poder procesos como formularios, flujos de trabajo y informes.

Como solo un ejemplo de cómo la inteligencia artificial permite un cambio positivo, hacer que los procesos sean tan simples que cualquier persona, a cualquier edad y nivel de educación, pueda participar y acceder a una experiencia digital cambiará drásticamente la forma en que abordamos la inclusión en todo el mundo.