Inteligencia Artificial y Automatización: Armas en la Lucha Contra el Fraude de AP

Por Akhil Sahai, director de productos, Kanverse

El fraude cuesta a las empresas alrededor del 5% de los ingresos anuales, según un informe reciente de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE). Los estafadores ven el departamento de Cuentas por Pagar (AP) y ven signos de dólares porque generalmente hay controles deficientes para prevenir ataques. Debido a que esta función empresarial procesa pagos, está ampliamente abierta a ser objetivo de actores maliciosos.

El fraude de AP se desglosa en algunos patrones típicos, que examinaremos a continuación. La buena noticia es que hay pasos que las organizaciones pueden tomar para reducir el riesgo de que ocurran.

Proveedores que no existen

La mayoría de las empresas realizan negocios con un grupo estable de proveedores y vendedores. Realizan compras rutinarias y los pagos a menudo están preaprobados sin mucha inspección y escrutinio. Pero las empresas falsas pueden imitar a los vendedores reales y enviar facturas falsas, y esta facturación falsa puede ser difícil de detectar. También es costosa: puede costar $100,000 por instancia, según la AC.

Estas amenazas también pueden provenir de dentro. Es posible que un empleado cree proveedores falsos y envíe facturas falsas. Un ejemplo de esto es una mujer de Oregón que desvió millones de dólares de su empresa durante casi 15 años.

Facturas por bienes que no existen

De manera similar, los estafadores pueden colaborar con empleados para crear solicitudes de pago por bienes/servicios que la empresa no recibió y luego quedarse con el pago procesado para sí mismos. Eso es lo que sucedió con un ex empleado de Honda en Ohio, quien estafó a la empresa de $750,000.

Cobrar por nada

A veces, un proveedor agrega intencionalmente nuevos artículos a la factura para inflar la cantidad adeudada. Cuando un proceso de AP es impulsado manualmente y experimenta un aumento en el volumen de facturas, estos artículos agregados incorrectamente pueden pasar desapercibidos. Y eso resulta en que la empresa es sobre facturada.

A veces, se procesan varios pagos de proveedores en función de la misma factura, lo que puede ocurrir cuando hay más de dos copias de la misma factura flotando dentro del sistema y un miembro del equipo de AP (inadvertidamente) inicia el pago para todas las copias. Puede ocurrir por diversas razones, que van desde un simple error hasta intención maliciosa. Independientemente de la causa, puede tener un impacto negativo en la empresa.

Combatiendo el fraude con automatización

Una tendencia desafortunada es la rápida aparición de nuevas formas de estafar a los departamentos de AP. Afortunadamente, con los avances en tecnologías impulsadas por IA, es posible para las empresas desarrollar estrategias preventivas y mitigar riesgos. La automatización y la IA/ML pueden abordar el fraude con varias funciones clave. Estas incluyen:

Automatización del flujo de trabajo de aprobación

La automatización garantiza el cumplimiento al dejar un rastro digital de las acciones realizadas en cada etapa. Las aprobaciones automatizadas reducen los procesos de aprobación manuales que consumen tiempo. La capacitación y la generación de conciencia pueden ayudar a frustrar cualquier intención maliciosa.

Revisión de facturas automatizada impulsada por IA

Es necesario hacer coincidir la información de los documentos generados en las etapas de compra para desarrollar una protección esencial contra el fraude de AP. Esto incluye hacer coincidir la información de los artículos de la factura con los detalles de la orden de compra, revisar los recibos para asegurarse de que los bienes y servicios hayan sido entregados, y a menudo implica escanear otras comunicaciones con el proveedor. Puede tomar días cuando se hace manualmente, pero con la implementación de la automatización impulsada por IA, todo el ciclo de reconciliación puede ocurrir en minutos.

Monitoreo y seguimiento de la mala intención de los empleados

Los insiders que cometen fraude de AP tienden a trabajar solos o en pequeños grupos después de obtener información estratégica sobre las operaciones. Utilizar sistemas que puedan rastrear y monitorear las interacciones de los empleados en tiempo real puede frustrar el comportamiento y la intención maliciosa gracias a capacidades como la detección de anomalías. La capacitación del empleado en este área también es importante para aumentar la conciencia. Crear un programa de lealtad también puede ayudar a trazar un curso hacia acciones éticas.

Cumplimiento de la normativa con soluciones digitales

Las organizaciones pueden reducir el fraude de AP al digitalizar todo el flujo de trabajo de procesamiento de facturas. La digitalización calibra las acciones con sellos de tiempo, que luego se pueden utilizar para realizar auditorías del sistema. Dichos sistemas se pueden diseñar para generar informes automatizados, donde las actividades de los empleados se pueden monitorear y las áreas de mejora posteriores se pueden identificar. Además, las alertas en tiempo real brindan a los administradores información holística sobre las operaciones del proceso.

Capacidad de coincidencia de proveedores

Es cada vez más importante detectar facturas generadas por empresas falsas en sus etapas iniciales, antes de que se cause daño. La detección se puede realizar a través de la tecnología de coincidencia difusa, en la que el sistema escanea varios repositorios, busca en la base de datos de proveedores existente y verifica varios documentos para detectar falsos.

Soluciones modernas para un problema antiguo

En cuanto al fraude, donde hay voluntad, hay camino. Los insiders y outsiders que intentan robarles a las empresas seguirán encontrando nuevas formas de hacerlo. Pero las empresas pueden tomar consuelo en saber que la IA y la automatización están a la altura de la tarea de erradicar el fraude. Agregar estas tecnologías a su departamento de AP ayudará a descubrir y prevenir el fraude. El equipo de AP puede cambiar a tareas menos mundanas y más enfocadas en el negocio, y su organización ahorrará dinero y problemas.