Η Επείγουσα Ανάγκη για Ικανότητες GenAI στη Διαχείριση Προτζεκτ

Η πρόωρη αντιμετώπιση των προκλήσεων, η πλοήγηση στις διαταραχές και η ελαχιστοποίηση των κινδύνων – όλα αυτά είναι ουσιαστικά συστατικά των σημερινών συζητήσεων για το μέλλον της γεννητικής νοημοσύνης (GenAI). Είναι επίσης ουσιαστικά συστατικά του ρόλου που έχουν οι επαγγελματίες της διαχείρισης προτζεκτ για δεκαετίες.

Παρά την καθημερινή τους οικειότητα με αυτά τα ζητήματα, πολλοί επαγγελματίες της διαχείρισης προτζεκτ μπορεί να βρουν τους εαυτούς τους μη προετοιμασμένους για το πώς οι οργανώσεις τους θα αξιοποιήσουν τη GenAI ή πώς θα επηρεάσει τις δουλειές τους συγκεκριμένα.尽管 κανείς δεν μπορεί να προβλέψει όλους τους τρόπους με τους οποίους η GenAI θα αλλάξει τις εταιρικές επιχειρήσεις και διαδικασίες, δεν υπάρχει αμφιβολία ότι αυτή η αναδυόμενη τεχνολογία θα ενισχύσει τον ρόλο πολλών εργαζομένων γνώσεων, συμπεριλαμβανομένων των επαγγελματιών της διαχείρισης προτζεκτ.

Η GenAI έχει σημαντική επίδραση στην ανατομία της εργασίας του προτζεκτ. Δεδομένης της ταχείας τακτής της εξέλιξης και υιοθέτησης της GenAI, υπάρχει μια αυξανόμενη αίσθηση επείγουσας ανάγκης για τους επαγγελματίες της διαχείρισης προτζεκτ να κατασκευάσουν ικανότητες σχετικές με την τεχνητή νοημοσύνη – για να αυξήσουν την παραγωγικότητα, την αποτελεσματικότητα και την επιτυχία του προτζεκτ.

Για τους διαχειριστές προτζεκτ, η GenAI μπορεί να thựcεί βαρέα εργασία σε διάφορες δραστηριότητες του προτζεκτ, συμπεριλαμβανομένων: αυτοματοποιημένης γεννήσεως αναφορών, ενημερώσεων χρονοδιαγραμμάτων, ανάλυσης δεδομένων, εκτιμήσεων κόστους και πολλά άλλα. Οι επαγγελματίες της διαχείρισης προτζεκτ που μπορούν να αξιοποιήσουν τη δύναμη της τεχνητής νοημοσύνης θα ελευθερώσουν τελικά τον χρόνο τους για να επικεντρωθούν σε υψηλότερης αξίας εργασίες που οδηγούν στην επιτυχία του προτζεκτ. Ως αποτέλεσμα, θα πρέπει να τους επιτρέψει να επικεντρωθούν περισσότερο στην προσθήκη νέας επιχειρηματικής αξίας, στην ανάπτυξη των ηγετικών ικανοτήτων τους και στην οδήγηση της καινοτομίας για τις οργανώσεις τους – συμφωνώντας με τους στόχους της επιχείρησης.

Ερευνά δείχνει ότι οι οργανώσεις αυξάνουν σημαντικά τις επενδύσεις τους στην τεχνητή νοημοσύνη φέτος. Οι επαγγελματίες της διαχείρισης προτζεκτ που παραμένουν στην πρώτη γραμμή της πρόοδου των αναδυόμενων τεχνολογιών και βοηθούν στην οδήγηση της υιοθέτησης της τεχνητής νοημοσύνης μέσα στις οργανώσεις τους θα τοποθετήσουν καλύτερα τους εαυτούς τους για την επιτυχία της καριέρας.

Ανάπτυξη ικανοτήτων, γίνετε έτοιμοι για την τεχνητή νοημοσύνη

Για να αξιοποιήσετε τον πλούτο των πλεονεκτημάτων που μπορεί να προσφέρει η τεχνητή νοημοσύνη, οι επαγγελματίες της διαχείρισης προτζεκτ θα πρέπει να προτεραιοποιήσουν την ανάπτυξη των ικανοτήτων τους. Η έρευνα του PMI δείχνει ότι μόνο το 20% των διαχειριστών προτζεκτ αναφέρουν ότι έχουν εκτεταμένη ή καλή πρακτική εμπειρία με εργαλεία και τεχνολογίες τεχνητής νοημοσύνης. Και το 49% έχουν μικρή ή καθόλου εμπειρία με την τεχνητή νοημοσύνη στο πλαίσιο της διαχείρισης προτζεκτ. Αυτό είναι εκπληκτικό όταν συγκρίνεται με το γεγονός ότι το 82% των ανώτερων ηγετών λέει ότι η τεχνητή νοημοσύνη θα έχει τουλάχιστον κάποια επίδραση στον τρόπο με τον οποίο διεξάγονται τα προτζεκτ στις οργανώσεις τους τα επόμενα πέντε χρόνια.

Η χρήση της GenAI για την αυτοματοποίηση, τη βοήθεια και την ενίσχυση των ικανοτήτων διαχείρισης προτζεκτ σας απαιτεί νέες ικανότητες και μια νέα στάση προς την εργασία του προτζεκτ. Οι επαγγελματίες της διαχείρισης προτζεκτ μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη GenAI για να βελτιώσουν τις ικανότητες του προτζεκτ τους σε τρεις βασικούς τομείς του PMI Talent Triangle: Τρόποι εργασίας, Ικανότητες δύναμης και Επιχειρηματική αντίληψη.

Τρόποι εργασίας. Αυτή η διάσταση επικεντρώνεται στην υιοθέτηση της καλύτερης προσέγγισης, πρακτικών, τεχνικών και εργαλείων για την επιτυχημένη διαχείριση προτζεκτ. Με την ευρεία διαθεσιμότητα και το δυναμικό των εργαλείων GenAI σε ατομικό και οργανωτικό επίπεδο, είναι σημαντικό να επωφεληθούμε από τα βελτιωμένα αποτελέσματα που μπορεί να προσφέρει η GenAI στους διαχειριστές προτζεκτ.

Σκεφτείτε τους “τρόπους εργασίας” ως μια σειρά γεγονότων και εργασιών για την επίτευξη ενός αποτελέσματος, όπου η γεννητική τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να αυτοματοποιήσει, να βοηθήσει ή να ενισχύσει τις ικανότητες και τις ικανότητες διαχείρισης προτζεκτ. Συγκεκριμένες περιοχές όπου μπορείτε να αξιοποιήσετε τη GenAI σε αυτόν τον χώρο περιλαμβάνουν: σχεδιασμό προτζεκτ, διαχείριση χρόνου και κόστους, διαχείριση κινδύνων, βοήθεια γραφής και ανάγνωσης.

Οι διαχειριστές προτζεκτ πρέπει επίσης να μάθουν για τη θεμελιώδη σχέση μεταξύ δεδομένων και τεχνητής νοημοσύνης και να γίνουν εξοικειωμένοι με την στρατηγική και τις πρακτικές δεδομένων της οργάνωσής τους. Κατανοώντας πώς τα δεδομένα τροφοδοτούν αυτά τα εργαλεία, οι διαχειριστές προτζεκτ θα είναι καλύτερα τοποθετημένοι για να κατανοήσουν και να αξιολογήσουν τις εξόδους της τεχνητής νοημοσύνης. Η γλωσσική ικανότητα δεδομένων θα τους επιτρέψει επίσης να διαμορφώσουν τα εργαλεία και τα μοντέλα που είναι συγκεκριμένα για τα προτζεκτ – αυτά που προβλέπουν τα αποτελέσματα του προτζεκτ, τους κινδύνους, τους πόρους κ.λπ. – ώστε να παρέχουν τις πιο ακριβείς προβλέψεις και ανάλυση για την οδήγηση της λήψης αποφάσεων. Αυτή η γνώση θα τους βοηθήσει επίσης να αναγνωρίσουν και να λύσουν τους κινδύνους που μπορεί να εισαγάγει η χρήση της GenAI στην επιχείρηση.

Ικανότητες δύναμης. Η διασφάλιση ότι οι ομάδες έχουν ισχυρές διαπροσωπικές ικανότητες – τις οποίες ονομάζουμε “ικανότητες δύναμης” – τους επιτρέπει να διατηρούν την επιρροή με μια ποικιλία ενδιαφερόμενων. Αυτό είναι ένα κρίσιμο συστατικό για την πραγματοποίηση αλλαγών και την οδήγηση της επιτυχίας του προτζεκτ.

Η έρευνά μας Pulse of the Profession Survey έχει αναγνωρίσει τέσσερις κρίσιμες ικανότητες δύναμης που είναι απαραίτητες για την βοήθεια των οργανώσεων να μεταμορφωθούν και να παράγουν βιώσιμα αποτελέσματα: στρατηγική σκέψη, επίλυση προβλημάτων, συνεργατική ηγεσία και επικοινωνία. Όλα αυτά είναι ανθρώπινες ιδιότητες που μπορούν σε κάποιο βαθμό να ενισχυθούν από την τεχνητή νοημοσύνη. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές προτζεκτ μπορούν να συνεισφέρουν πιο στρατηγικά στα προτζεκτ και στην οργάνωση τους εφαρμόζοντας εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης σε διάφορα μέρη της επιχείρησής τους, της βιομηχανίας και της αγοράς, για να λύσουν προβλήματα πιο αποτελεσματικά και γρήγορα.

Υπάρχουν τέσσερις κρίσιμες περιοχές όπου μπορείτε να αξιοποιήσετε την τεχνητή νοημοσύνη για να ενισχύσετε τις ικανότητες δύναμης:

• Για να ενσωματώσετε στρατηγική σκέψη
• Βελτίωση της συνεργασίας
• Γρηγορότερη επίλυση προβλημάτων
• Βελτιωμένη επικοινωνία.

Οι ικανότητες δύναμης θα γίνουν ακόμη περισσότερο ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, κάνοντας ή σπάζοντας κάθε προτζεκτ, καθώς οι κέρδη της παραγωγικότητας της τεχνητής νοημοσύνης θα επιτρέψουν περισσότερο χρόνο να dànhεται στην ανθρώπινη αλληλεπίδραση. Η δική μας έρευνα, καθώς και πολλές μικρές και μεγάλης κλίμακας μελέτες τις τελευταίες δύο δεκαετίες, συνεχώς αναφέρουν ανθρώπινους παράγοντες μεταξύ των κορυφαίων αιτιών αποτυχίας του προτζεκτ. Θυμηθείτε ότι οι αλγόριθμοι δεν μπορούν να κοιτάξουν κανέναν στα μάτια, να πουν την αλήθεια στην εξουσία, να παραμείνουν στην ηθική πορεία ή να είναι υπεύθυνοι για τις αποφάσεις τους. Οι διαχειριστές προτζεκτ μπορούν να κάνουν όλα αυτά και πολλά άλλα, συμπεριλαμβανομένης της ικανότητας να αλληλεπιδρούν με ανθρώπους, να εκφράζουν ευσπλαχνία, να προσαρμόζονται, να δημιουργούν αντίθετες λύσεις, να αποφασίζουν με αμφιβολία, να διαπραγματεύονται, να διαχειρίζονται ενδιαφερόμενους, να ηγούνται και να мотιβάρουν. Οι διαχειριστές προτζεκτ έχουν ικανότητες που δεν θα βρουν ποτέ τον δρόμο τους στα μηχανήματα, όσο έξυπνα και να είναι τα μηχανήματα.

Επιχειρηματική αντίληψη. Οι επαγγελματίες με επιχειρηματική αντίληψη κατανοούν τις μακρο και μικρο επιρροές στην οργάνωση και την βιομηχανία τους και έχουν τη λειτουργική ή τομεακή γνώση για να λάβουν καλές αποφάσεις. Οι επαγγελματίες σε όλα τα επίπεδα πρέπει να είναι σε θέση να καλλιεργήσουν αποτελεσματική λήψη αποφάσεων και να κατανοήσουν πώς τα προτζεκτ τους συμφωνούν με το lớnτερο πλάνο της ευρύτερης οργανωτικής στρατηγικής και των παγκόσμιων τάσεων.

Φανταστείτε ότι θέλετε να έχετε μια καλύτερη προοπτική για τους κινδύνους στο εταιρικό επίπεδο του προτζεκτ ή του προγράμματος και τις πιθανότερες σzenaria που μπορεί να συναντήσετε αν κάποιοι από τους κινδύνους συμβούν πραγματικά. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε γνώσεις για να προετοιμάσετε μια綜合ική επιχειρηματική ανάλυση κινδύνων και αξιολόγηση επιπτώσεων λόγω προβλημάτων του προτζεκτ. Αυτό θα προετοιμάσει την οργάνωση με ένα σχέδιο ανάκαμψης και να προβλέψει όλες τις ενέργειες μείωσης πριν από ένα σημαντικό γεγονός και να επηρεάσει την οργάνωση. Οι διαχειριστές προτζεκτ μπορούν να αρχίσουν να αξιοποιούν τις ικανότητες της GenAI για ανάλυση σzenariών, παραγωγή γνώσεων και καινοτομία, αξιολόγηση επιχειρηματικών επιπτώσεων και αποφάσεων συστημικής σκέψης.

Η χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης θα ενισχύσει την επιχειρηματική αντίληψη με δύο τρόπους. Πρώτον, χειρίζοντας χρονοβόρες, рутиνα εργασίες, θα ελευθερώσει τους διαχειριστές προτζεκτ να dànhουν περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθούν στις ενδοοργανωτικές επιρροές, στόχους και σχέσεις. Δεύτερον, η GenAI μπορεί να ενισχύσει τις ικανότητες των διαχειριστών προτζεκτ να δουν τις στρατηγικές επιπτώσεις του έργου τους, να τους επιτρέψουν να ασκήσουν και να πλαισιώσουν τις συζητήσεις τους με υψηλόβαθμους ενδιαφερόμενους και να λάβουν καλύτερες αποφάσεις για τα προτζεκτ τους. Η παρουσία αυτών των εργαλείων μπορεί επίσης να αλλάξει τους τύπους επιχειρηματικής αντίληψης που οι διαχειριστές προτζεκτ χρειάζονται να κατανοήσουν βαθιά, σε σχέση με εκείνους που μπορούν να προσεγγιστούν από τα εργαλεία.

Για παράδειγμα, η γεννητική τεχνητή νοημοσύνη κάνει πολύ εύκολο για κάθε διαχειριστή προτζεκτ να κοιτάξει μια κατάσταση από την οπτική γωνία ενός βιομηχανικού εμπειρογνώμονα (μέσω μιας πρότασης). Έτσι, όπως τα ατομικά τηλεφωνικά νούμερα, η γενική γνώση της βιομηχανίας μπορεί να είναι λιγότερο σημαντική να διατηρηθεί στο ανθρώπινο μυαλό. Ωστόσο, τα λεπτά της ανταγωνιστικής πλεονεκτικής θέσης της οργάνωσης, η πιθανή εκμετάλλευση από τα δεδομένα που υπάρχουν στο οικοσύστημα ή τα νέα δεδομένα που παράγονται από το προτζεκτ σας – θα είναι κάτι που πρέπει να κατανοηθεί λεπτομερώς.^[1]

Οι λειτουργικές επιχειρήσεις γίνονται πιο αυτοματοποιημένες και διαφανείς. Αυτές οι κοινές διαδικασίες που ενεργοποιούνται από το λογισμικό ως υπηρεσία (SaaS) είναι επίσης καλά καθορισμένες σε γενικά σύνολα δεδομένων. Πάλι, εδώ, η επιχειρηματική αντίληψη που θα σας διακρίνει έχει περισσότερο να κάνει με το τι είναι διαφορετικό στον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η οργάνωση σας. Τι την κάνει đặcική, πιο αποτελεσματική, πιο αποτελεσματική; Αυτό το επίπεδο κατανόησης θα σας βοηθήσει να συνδέσετε στενά με τη στρατηγική με το προτζεκτ σας, αλλά και να διασφαλίσετε ότι όλες οι συνδέσεις προτζεκτ-οργανισμού είναι στη θέση τους για να επιτύχετε πραγματικά αποτελέσματα.

Είστε έτοιμοι να αναπτύξετε τις ικανότητές σας;

Η γνώση είναι ένα κρίσιμο στοιχείο για την ενδυνάμωση των επαγγελματιών στη διαδρομή της τεχνητής νοημοσύνης. Μπορείτε να αξιοποιήσετε εξειδικευμένη εκπαίδευση για διαχειριστές προτζεκτ που θα σας βοηθήσει να πλοηγήσετε αυτό το νέο τοπίο προτζεκτ που ενεργοποιείται από τη GenAI. Το Project Management Institute (PMI) κυκλοφόρησε πρόσφατα ένα δωρεάν εισαγωγικό ηλεκτρονικό μάθημα για να βοηθήσει στην καταπολέμηση της αγχωδής υιοθέτησης της τεχνητής νοημοσύνης και να γεμίσει το κενό γνώσεων μεταξύ των επαγγελματιών της διαχείρισης προτζεκτ. Περιλαμβάνει σχετικές περιπτώσεις χρήσης και συμβουλές για το πώς να χρησιμοποιήσετε τη GenAI για να παραδώσετε προτζεκτ.

Είναι σαφές ότι η τεχνητή νοημοσύνη θα βελτιώσει τον τρόπο με τον οποίο παραδίδονται τα προτζεκτ, μεταμορφώνοντας τον ρόλο των διαχειριστών προτζεκτ σε ηγέτες προτζεκτ. Θα υπάρξουν νέες προκλήσεις και κίνδυνοι μπροστά, αλλά με την υιοθέτηση μιας στάσης τεχνητής νοημοσύνης και παραμένοντας περιεργοί για το δυναμικό της GenAI, οι επαγγελματίες της διαχείρισης προτζεκτ θα είναι προετοιμασμένοι να παραδώσουν επιτυχημένα αποτελέσματα προτζεκτ. Η συνεχής μάθηση είναι το κλειδί για την πλοήγηση της επανάστασης της τεχνητής νοημοσύνης και την αναβάθμιση του ρόλου που играють οι επαγγελματίες της διαχείρισης προτζεκτ σε διάφορες βιομηχανίες.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, April 12). Generative AI will change your business. Here’s how to adapt. Harvard Business Review. Available at: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt