Η Επείγουσα Ανάγκη για Ικανότητες GenAI στη Διαχείριση Προτζεκτ

Προηγούμενοι των προκλήσεων, πλοηγώντας την διαταραχή και ελαχιστοποιώντας τους κινδύνους – όλα αυτά είναι ουσιαστικά ενταγμένα στις σημερινές συζητήσεις σχετικά με το μέλλον της γεννητικής νοημοσύνης (GenAI). Είναι επίσης ουσιαστικά ενταγμένα στο ρόλο που οι επαγγελματίες της διαχείρισης προτζεκτ έχουν εκτελέσει για δεκαετίες.

Παρά την καθημερινή τους οικειότητα με αυτά τα ζητήματα, πολλοί επαγγελματίες προτζεκτ μπορεί να βρουν τους εαυτούς τους μη προετοιμασμένους για το πώς οι οργανώσεις τους θα εκμεταλλευτούν τη GenAI ή πώς θα επηρεάσει τις δουλειές τους συγκεκριμένα. Ενώ κανείς δεν μπορεί να προβλέψει όλους τους τρόπους με τους οποίους η GenAI θα αλλάξει τις εταιρικές επιχειρήσεις και διαδικασίες, δεν υπάρχει αμφιβολία ότι αυτή η αναδυόμενη τεχνολογία θα ενισχύσει τον ρόλο πολλών γνώσεων εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των επαγγελματιών προτζεκτ.

Η GenAI έχει σημαντική επίδραση στην ανατομία της εργασίας του προτζεκτ. Δεδομένου του ταχέος ρυθμού της εξέλιξης και της υιοθέτησης της GenAI, υπάρχει μια αυξανόμενη αίσθηση επείγουσας ανάγκης για τους επαγγελματίες προτζεκτ να χτίσουν συνδέσμους δεξιοτήτων που σχετίζονται με την τεχνητή νοημοσύνη – για να αυξήσουν την παραγωγικότητα, την αποτελεσματικότητα και την επιτυχία του προτζεκτ.

Για τους διαχειριστές προτζεκτ, η GenAI μπορεί να εκτελέσει βαρέες εργασίες σε διάφορες δραστηριότητες προτζεκτ, συμπεριλαμβανομένων: αυτοματοποιημένης γεννήσεως αναφορών, ενημερώσεων χρονοδιαγραμμάτων, ανάλυσης δεδομένων, εκτιμήσεων κόστους και πολλά άλλα. Οι επαγγελματίες προτζεκτ που μπορούν να εκμεταλλευτούν τη δύναμη της τεχνητής νοημοσύνης θα ελευθερώσουν τελικά το χρόνο τους για να επικεντρωθούν σε δραστηριότητες υψηλότερης αξίας που οδηγούν στην επιτυχία του προτζεκτ. Ως αποτέλεσμα, πρέπει να τους επιτρέψει να επικεντρωθούν περισσότερο στην προσθήκη νέας επιχειρηματικής αξίας, την ανάπτυξη των ηγετικών ικανοτήτων τους και την οδήγηση της καινοτομίας για τις οργανώσεις τους – συμφωνώντας με τους στόχους της επιχείρησης.

Ερευνά δείχνει ότι οι οργανώσεις αυξάνουν σημαντικά τις επενδύσεις τους στην τεχνητή νοημοσύνη φέτος. Οι επαγγελματίες προτζεκτ που παραμένουν στην πρώτη γραμμή της εξέλιξης των αναδυόμενων τεχνολογιών και βοηθούν στην οδήγηση της υιοθέτησης της τεχνητής νοημοσύνης εντός των οργανώσεών τους θα τοποθετήσουν καλύτερα τους εαυτούς τους για την επιτυχία της καριέρας.

Ανάπτυξη δεξιοτήτων, γίνοντας AI-έτοιμος

Για να εκμεταλλευτείτε τον πλούτο των πλεονεκτημάτων που μπορεί να προσφέρει η τεχνητή νοημοσύνη, οι επαγγελματίες προτζεκτ θα πρέπει να προτεραιοποιήσουν την ανάπτυξη δεξιοτήτων. Η έρευνα του PMI δείχνει ότι μόνο περίπου το 20% των διαχειριστών προτζεκτ αναφέρουν ότι έχουν εκτεταμένη ή καλή πρακτική εμπειρία με εργαλεία και τεχνολογίες τεχνητής νοημοσύνης. Και το 49% έχουν μικρή ή καθόλου εμπειρία με ή κατανόηση της τεχνητής νοημοσύνης στο πλαίσιο της διαχείρισης προτζεκτ. Αυτό είναι εκπληκτικό όταν συγκρίνεται με το γεγονός ότι το 82% των ανώτερων ηγετών λέει ότι η τεχνητή νοημοσύνη θα έχει τουλάχιστον κάποια επίδραση στο πώς διεξάγονται τα προτζεκτ στις οργανώσεις τους τα επόμενα πέντε χρόνια.

Η χρήση της GenAI για την αυτοματοποίηση, την βοήθεια και την ενίσχυση των ικανοτήτων διαχείρισης προτζεκτ απαιτεί νέες δεξιότητες και μια νέα νοοτροπία προς την εργασία του προτζεκτ. Οι επαγγελματίες προτζεκτ μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη GenAI για την ενίσχυση των δεξιοτήτων τους σε τρεις πυλώνες της PMI Talent Triangle: Τρόποι Εργασίας, Δεξιότητες Ισχύος και Επιχειρηματική Ακρίβεια.

Τρόποι Εργασίας. Αυτή η διάσταση επικεντρώνεται στην υιοθέτηση της καλύτερης προσέγγισης, πρακτικών, τεχνικών και εργαλείων για τη διαχείριση προτζεκτ με επιτυχία. Με την ευρεία διαθεσιμότητα και το δυναμικό των εργαλείων GenAI σε ατομικό και οργανωτικό επίπεδο, είναι σημαντικό να επωφεληθείτε από τα βελτιωμένα αποτελέσματα που η GenAI μπορεί να βοηθήσει τους διαχειριστές προτζεκτ να παραδώσουν.

Σκεφτείτε “τρόπους εργασίας” ως μια σειρά γεγονότων και δραστηριοτήτων για την παράδοση ενός αποτελέσματος, όπου η γεννητική νοημοσύνη μπορεί να αυτοματοποιήσει, να βοηθήσει ή να ενισχύσει τις δεξιότητες και τις ικανότητες διαχείρισης προτζεκτ. Συγκεκριμένες περιοχές όπου μπορείτε να εκμεταλλευτείτε τη GenAI σε αυτό το χώρο περιλαμβάνουν: σχεδιασμό προτζεκτ, διαχείριση χρόνου και κόστους, διαχείριση κινδύνων, βοήθεια γραφής και ανάγνωσης.

Οι διαχειριστές προτζεκτ πρέπει επίσης να μάθουν για τη θεμελιώδη σχέση μεταξύ δεδομένων και τεχνητής νοημοσύνης και να γίνουν εξοικειωμένοι με την στρατηγική και τις πρακτικές δεδομένων της οργάνωσής τους. Κατανοώντας πώς τα δεδομένα τροφοδοτούν αυτά τα εργαλεία, οι διαχειριστές προτζεκτ θα είναι καλύτερα τοποθετημένοι για να κατανοήσουν και να αξιολογήσουν τις εξόδους της τεχνητής νοημοσύνης. Η γλωσσική ικανότητα δεδομένων θα τους επιτρέψει επίσης να διαμορφώσουν τα εργαλεία και τα μοντέλα που είναι συγκεκριμένα για προτζεκτ – αυτά που προβλέπουν αποτελέσματα προτζεκτ, κινδύνους, πόρους, κ.λπ. – ώστε να παρέχουν τις πιο ακριβείς προβλέψεις και ανάλυση για την οδήγηση της λήψης αποφάσεων. Αυτές οι γνώσεις θα τους βοηθήσουν επίσης να αναγνωρίσουν και να λύσουν τους κινδύνους που η χρήση της GenAI μπορεί να εισαγάγει στην επιχείρηση.

Δεξιότητες Ισχύος. Η διασφάλιση ότι οι ομάδες έχουν ισχυρές διαπροσωπικές δεξιότητες – τις οποίες ονομάζουμε “δεξιότητες ισχύος” – τους επιτρέπει να διατηρούν την επιρροή με μια ποικιλία ενδιαφερόμενων. Αυτό είναι ένα κρίσιμο συστατικό για την実ποίηση της αλλαγής και την οδήγηση της επιτυχίας του προτζεκτ.

Η Ερευνά μας έχει αναγνωρίσει τέσσερις κρίσιμες δεξιότητες ισχύος που είναι απαραίτητες για την βοήθεια των οργανώσεων να μεταμορφωθούν και να παραδώσουν βιώσιμα αποτελέσματα: στρατηγική σκέψη, επίλυση προβλημάτων, συνεργατική ηγεσία και επικοινωνία. Όλα αυτά είναι ανθρώπινες ιδιότητες που μπορούν να ενισχυθούν σε κάποιο βαθμό από την τεχνητή νοημοσύνη. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές προτζεκτ μπορούν να συνεισφέρουν πιο στρατηγικά στα προτζεκτ και στην οργάνωση τους εφαρμόζοντας εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης σε διάφορους τομείς της επιχείρησης, της βιομηχανίας και της αγοράς, για να λύσουν προβλήματα πιο αποτελεσματικά και γρήγορα.

Υπάρχουν τέσσερις κρίσιμες περιοχές όπου μπορείτε να εκμεταλλευτείτε την τεχνητή νοημοσύνη για την ενίσχυση των δεξιοτήτων ισχύος:

• Για την ενσωμάτωση της στρατηγικής σκέψης
• Βελτίωση της συνεργασίας
• Γρηγορότερη επίλυση προβλημάτων
• Βελτιωμένη επικοινωνία.

Οι δεξιότητες ισχύος θα γίνουν ακόμη περισσότερο ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, κάνοντας ή σπάζοντας κάθε προτζεκτ, καθώς οι κέρδη παραγωγικότητας της τεχνητής νοημοσύνης θα επιτρέψουν περισσότερο χρόνο να passer στην ανθρώπινη αλληλεπίδραση. Η δική μας έρευνα, καθώς και πολλές μικρές και μεγάλης κλίμακας μελέτες τα τελευταία δύο δεκαετίες, συνεχώς αναφέρουν ανθρώπινους παράγοντες μεταξύ των κορυφαίων αιτιών αποτυχίας του προτζεκτ. Θυμηθείτε ότι οι αλγόριθμοι δεν μπορούν να κοιτάξουν κανέναν στο μάτι, να μιλήσουν την αλήθεια στην εξουσία, να παραμείνουν στον ηθικό δρόμο ή να είναι υπεύθυνοι για τις αποφάσεις τους. Οι διαχειριστές προτζεκτ μπορούν να κάνουν όλα αυτά και πολλά άλλα, συμπεριλαμβανομένης της ικανότητας να αλληλεπιδρούν με ανθρώπους, να εκφράζουν ευσπλαχνία, να προσαρμόζονται, να δημιουργούν αντίθετες λύσεις, να αποφασίζουν με αμφιβολία, να διαπραγματεύονται, να διαχειρίζονται ενδιαφερόμενους, να ηγούνται και να мотιβάρουν. Οι διαχειριστές προτζεκτ έχουν δεξιότητες που δεν θα βρουν ποτέ τον δρόμο τους στις μηχανές, όσο έξυπνες κι αν γίνουν.

Επιχειρηματική Ακρίβεια. Οι επαγγελματίες με επιχειρηματική ακρίβεια κατανοούν τις μακροοικονομικές και μικροοικονομικές επιρροές στην οργάνωση και την βιομηχανία τους και έχουν τη λειτουργική ή τομεακή γνώση για να λάβουν καλές αποφάσεις. Οι επαγγελματίες σε όλα τα επίπεδα πρέπει να είναι σε θέση να καλλιεργήσουν την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων και να κατανοήσουν πώς τα προτζεκτ τους συσχετίζονται με το большτερο πλάνο της ευρύτερης επιχειρηματικής στρατηγικής και των παγκόσμιων τάσεων.

Φανταστείτε ότι θέλετε να έχετε μια καλύτερη προοπτική για τους κινδύνους στο εταιρικό επίπεδο του προτζεκτ ή του προγράμματος και τις πιθανότερες περιπτώσεις που μπορεί να αντιμετωπίσετε αν κάποιοι από τους κινδύνους συμβούν πραγματικά. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να σας βοηθήσει να κερδίσετε εντυπώσεις για την προετοιμασία μιας綜οδικής επιχειρηματικής ανάλυσης κινδύνων και αξιολόγησης επιπτώσεων, επειδή του προτζεκτ. Αυτό θα προετοιμάσει την οργάνωση με ένα σχέδιο ανάκτησης και να προβλέψει όλες τις ενέργειες μείωσης πριν από ένα σημαντικό γεγονός που επηρεάζει την οργάνωση. Οι διαχειριστές προτζεκτ μπορούν να αρχίσουν να εκμεταλλεύονται τις ικανότητες της GenAI για ανάλυση σενάριου, γεννήτρια εντυπώσεων και καινοτομία, αξιολόγηση επιχειρηματικών επιπτώσεων και λήψη αποφάσεων συστημάτων.

Η χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης θα ενισχύσει την επιχειρηματική ακρίβεια με δύο τρόπους. Πρώτον, χειρίζοντας χρονοβόρες, ρουτινιάζουσες δραστηριότητες, θα ελευθερώσει τους διαχειριστές προτζεκτ να περάσουν περισσότερο χρόνο επικεντρωμένοι στις ενδοοργανωτικές επιρροές, αντικείμενα και σχέσεις. Δεύτερον, η GenAI μπορεί να ενισχύσει τις ικανότητες των διαχειριστών προτζεκτ να δουν τις στρατηγικές επιπτώσεις της δουλειάς τους, να τους επιτρέψουν να ασκήσουν και να πλαισιώσουν τις συνομιλίες τους με υψηλόβαθμους ενδιαφερόμενους και να λάβουν καλύτερες αποφάσεις για τα προτζεκτ τους. Η ίδια η παρουσία αυτών των εργαλείων μπορεί επίσης να αλλάξει τους τύπους της επιχειρηματικής ακρίβειας που οι διαχειριστές προτζεκτ χρειάζεται να κατανοήσουν βαθιά, έναντι εκείνων που μπορούν να προσεγγιστούν από τα εργαλεία.

Για παράδειγμα, η γεννητική τεχνητή νοημοσύνη κάνει πολύ πιο εύκολη για κάθε διαχειριστή προτζεκτ να κοιτάξει μια κατάσταση από την οπτική ενός εкспέρ της βιομηχανίας (μέσω μιας πρόκλησης). Έτσι, όπως τα ατομικά τηλεφωνικά νούμερα, η γενική γνώση της βιομηχανίας μπορεί να είναι λιγότερο σημαντική για να κρατηθεί στο ανθρώπινο μυαλό. Ωστόσο, τα λεπτά της ανταγωνιστικής επιχειρηματικής αξίας, η πιθανή εκμετάλλευση από τα δεδομένα που υπάρχουν στο οικοσύστημα, ή τα νέα δεδομένα που παράγονται από το προτζεκτ σας – θα είναι κάτι να κατανοηθεί λεπτομερώς.^[1]

Οι λειτουργικές επιχειρήσεις γίνονται πιο αυτοματοποιημένες και διαφανείς. Αυτές οι κοινές διαδικασίες που ενεργοποιούνται από το λογισμικό ως υπηρεσία (SaaS) είναι επίσης καλά καθορισμένες σε γενικά σύνολα δεδομένων. Πάλι, εδώ, η επιχειρηματική ακρίβεια που θα σας ξεχωρίσει έχει να κάνει με αυτό που είναι διαφορετικό στο τρόπο που λειτουργεί η οργάνωση σας. Τι την κάνει đặcική, πιο αποτελεσματική, πιο αποτελεσματική; Αυτό το επίπεδο κατανόησης θα σας βοηθήσει να συνδέσετε στενά με την στρατηγική με το προτζεκτ σας, αλλά και να διασφαλίσετε ότι όλες οι συνδέσεις προτζεκτ-οργανισμού είναι στο σημείο να επιτύχουν πραγματικά αποτελέσματα.

Είστε έτοιμοι να αναπτύξετε δεξιότητες;

Η γνώση είναι ένα κρίσιμο στοιχείο για την ενδυνάμωση των επαγγελματιών στη διαδρομή της τεχνητής νοημοσύνης. Μπορείτε να εκμεταλλευτείτε εξειδικευμένη εκπαίδευση για διαχειριστές προτζεκτ που θα σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε αυτό το νέο τοπίο προτζεκτ που ενεργοποιείται από την GenAI. Το Project Management Institute (PMI) κυκλοφόρησε πρόσφατα ένα δωρεάν εισαγωγικό ηλεκτρονικό μάθημα για να βοηθήσει στην καταπολέμηση της ανησυχίας για την υιοθέτηση της τεχνητής νοημοσύνης και να γεμίσει το κενό γνώσεων μεταξύ των επαγγελματιών προτζεκτ. Περιλαμβάνει σχετικές περιπτώσεις και συμβουλές σχετικά με το πώς να χρησιμοποιήσετε τη GenAI συγκεκριμένα για την παράδοση προτζεκτ.

Είναι σαφές ότι η τεχνητή νοημοσύνη θα ενισχύσει τον τρόπο που παραδίδονται τα προτζεκτ, μεταμορφώνοντας τον ρόλο των διαχειριστών προτζεκτ σε ηγέτες προτζεκτ. Θα υπάρξουν νέες προκλήσεις και κίνδυνοι μπροστά, αλλά υιοθετώντας μια νοοτροπία τεχνητής νοημοσύνης και παραμένοντας περιεργοι για το δυναμικό της GenAI, οι επαγγελματίες προτζεκτ θα είναι προετοιμασμένοι να παραδώσουν επιτυχημένα αποτελέσματα προτζεκτ. Η συνεχής μάθηση είναι το κλειδί για την πλοήγηση της επανάστασης της τεχνητής νοημοσύνης και την αναβάθμιση του ρόλου που οι επαγγελματίες προτζεκτ παίζουν σε όλους τους κλάδους.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, April 12). Generative AI will change your business. Here’s how to adapt. Harvard Business Review. Διαθέσιμο στο: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt