Η RightRev λανσάρει πράκτορες τεχνητής νοημοσύνης για να διατηρεί τη λογιστική εσόδων ευθυγραμμισμένη με τις μεταβαλλόμενες συμβάσεις

Η RightRev λάνσαρε το RightAgents, μια σουίτα πρακτόρων τεχνητής νοημοσύνης σχεδιασμένων να αναλαμβάνουν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες της λογιστικής εσόδων, από τον έλεγχο συμβάσεων έως την εξήγηση των μεταβολών στα υπόλοιπα. Η ανακοίνωση της 12ης Νοεμβρίου εστιάζει σε μια αυξανόμενη πρόκληση για τις οικονομικές ομάδες: να διατηρούν τα λογιστικά βιβλία ευθυγραμμισμένα με την τιμολόγηση βάσει χρήσης, τις προπληρωμένες πιστώσεις και τις συμβάσεις που μεταβάλλονται στη διάρκεια του μήνα.

Η προσέγγιση συνδυάζει τη βοήθεια της τεχνητής νοημοσύνης με μια μηχανή εσόδων που βασίζεται σε κανόνες. Οι πράκτορες συλλέγουν πληροφορίες, διερευνούν αποκλίσεις και προετοιμάζουν εργασίες προς έλεγχο. Οι οικονομικές ομάδες διατηρούν την αρμοδιότητα έγκρισης για όσα καταχωρίζονται στο γενικό καθολικό.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία. Ένας βοηθός μπορεί να δώσει μια εύλογη εξήγηση για μια μεταβολή στα έσοδα, χωρίς να αποδεικνύει ότι η υποκείμενη λογιστική είναι ορθή. Η πρόταση της RightRev είναι να παρέχει στους πράκτορες πρόσβαση στα αρχεία και στους υπολογισμούς που τεκμηριώνουν το ποσό, διατηρώντας παράλληλα την εκτέλεση των λογιστικών εργασιών συνδεδεμένη με εγκεκριμένες πολιτικές.

Γιατί τα μεταβαλλόμενα μοντέλα τιμολόγησης περιπλέκουν τα λογιστικά βιβλία

Ένα τιμολόγιο συνδρομής και τα αναγνωρισμένα έσοδα δεν ακολουθούν απαραίτητα το ίδιο χρονοδιάγραμμα. Ένας πελάτης μπορεί να αγοράσει πιστώσεις εκ των προτέρων, να τις καταναλώσει μέσα σε αρκετούς μήνες, να προσθέσει ένα προϊόν στα μέσα της σύμβασης ή να δικαιούται διαφορετική βαθμίδα τιμολόγησης. Κάθε γεγονός μπορεί να αλλάξει τις απαιτούμενες λογιστικές εργασίες, ακόμη κι όταν η τιμολόγηση συνεχίζεται κανονικά.

Η πλατφόρμα αναγνώρισης εσόδων της RightRev υποστηρίζει κρατήσεις, χρήση, γεγονότα παράδοσης, ορόσημα και άλλες διαμορφωμένες ενεργοποιήσεις. Μπορεί να αντιστοιχίζει λογιστικούς κανόνες σε επιμέρους υποχρεώσεις εκτέλεσης, να κατανέμει ποσά σε συμβάσεις που έχουν συνδυαστεί σε πακέτα και να επανυπολογίζει τα χρονοδιαγράμματα όταν τροποποιούνται οι συμφωνίες. Το δηλωμένο πεδίο εφαρμογής της περιλαμβάνει την αναγνώριση εσόδων βάσει των ASC 606 και IFRS 15.

Το λογισμικό διαχειρίζεται επίσης επαναλαμβανόμενες και εφάπαξ συμφωνίες, πίνακες κατανομής εσόδων, λογιστικές εγγραφές και ανάλυση αυτοτελών τιμών πώλησης. Αυτές οι λειτουργίες παρέχουν τη λογιστική δομή που πλαισιώνει τους νέους πράκτορες: το σύστημα πρέπει να προσδιορίσει ποια υποχρέωση απέφερε έσοδα, πότε εκπληρώθηκε και πώς καθορίστηκε το ποσό.

Ένα επίπεδο πλαισίου συμφραζομένων ανάμεσα στα επιχειρηματικά συστήματα και την τεχνητή νοημοσύνη

Η RightRev περιγράφει το RightContext ως το επίπεδο δεδομένων και πλαισίου συμφραζομένων της πλατφόρμας. Συγκεντρώνει δεδομένα τιμολόγησης, ERP και χρήσης, κανονικοποιεί τις εισόδους και επιτρέπει στις οικονομικές ομάδες να ορίζουν πλαίσιο συμφραζομένων προσαρμοσμένο στην επιχείρησή τους. Στη συνέχεια, η μηχανή εσόδων εφαρμόζει σε αυτή τη βάση τις πολιτικές του πελάτη.

Σύμφωνα με την ανακοίνωση, το ίδιο πλαίσιο συμφραζομένων μπορεί να υποστηρίξει το RightAgents και εξωτερικά εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης που συνδέονται μέσω του Model Context Protocol ή MCP. Η εταιρεία αναφέρει ότι οι πράκτορές της είναι προσβάσιμοι από εργαλεία όπως το Claude και το ChatGPT, με τα υφιστάμενα δικαιώματα πρόσβασης κάθε χρήστη.

Η πρακτική αξία έγκειται στη σύνδεση μιας ερώτησης με τα τεκμήριά της. Αν ένας οικονομικός ελεγκτής ρωτήσει γιατί άλλαξε ένα υπόλοιπο, μια χρήσιμη απάντηση πρέπει να συνδέει τη μεταβολή με τη σχετική συμφωνία, την αρχική συναλλαγή και τον λογιστικό κανόνα. Αν συνδεθεί ένας βοηθός μόνο με το τελικό ποσό ενός υπολογιστικού φύλλου, μεγάλο μέρος αυτής της αλυσίδας θα παραμείνει ακάλυπτο.

Επτά πράκτορες για τον έλεγχο, την εξήγηση και την τροποποίηση των ροών εργασίας εσόδων

Η σελίδα προϊόντος τεχνητής νοημοσύνης της RightRev ομαδοποιεί τους πράκτορες με βάση τον εντοπισμό προβλημάτων, την εξήγηση αποτελεσμάτων και την προετοιμασία αλλαγών:

• Anomalies εντοπίζει ασυνήθιστες αποκλίσεις, τιμές που λείπουν και μη αναμενόμενες κατανομές προς έλεγχο.
• Το Contract Checklist εξάγει όρους και υποχρεώσεις και τους ελέγχει με βάση μια λίστα λογιστικών ελέγχων.
• Το Revenue Assistant απαντά σε ερωτήσεις διατυπωμένες σε απλή γλώσσα, χρησιμοποιώντας τα αρχεία εσόδων του οργανισμού.
• Το Architect μετατρέπει γραπτές πολιτικές σε προτεινόμενους κανόνες, τους οποίους εγκρίνει η οικονομική ομάδα πριν από την ενεργοποίησή τους.
• Το Use Case Modeling δημιουργεί και εκτελεί δοκιμές για προτεινόμενες αλλαγές.
• Το Flux συνδέει τις μεταβολές από περίοδο σε περίοδο με συμβάσεις και συντάσσει επεξηγηματικά σχόλια.
• Το Reconciliation συγκρίνει τα συστήματα προέλευσης, τη RightRev και το γενικό καθολικό και εξηγεί τις διαφορές.

Έτσι, η προετοιμασία και η διερεύνηση κατανέμονται σε όλη τη λογιστική περίοδο. Αντί να ξεκινούν κάθε συμφωνία στο τέλος του μήνα, οι ομάδες μπορούν να εξετάζουν τις εξαιρέσεις καθώς καταφθάνουν οι συμβάσεις και τα αρχεία χρήσης. Το κλείσιμο της περιόδου γίνεται ευκαιρία για την επίλυση εκκρεμών ζητημάτων και την έγκριση των εργασιών που έχουν ήδη ολοκληρωθεί.

Ντετερμινιστικοί υπολογισμοί με ανθρώπινη έγκριση

Η τεχνική διαφοροποίηση της RightRev έγκειται στον διαχωρισμό ανάμεσα στην ερμηνεία ενός πράκτορα τεχνητής νοημοσύνης και στη μηχανή που υπολογίζει τα έσοδα. Η τεκμηρίωση του προϊόντος περιγράφει ντετερμινιστική εκτέλεση: οι εγκεκριμένοι κανόνες παράγουν επαναλήψιμους υπολογισμούς, ενώ τα αποτελέσματα των πρακτόρων παραπέμπουν στα τεκμηριωτικά αρχεία.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε προτεινόμενος κανόνας ή όρος που εξάγεται από μια σύμβαση είναι αυτομάτως ορθός. Ένας κανόνας που εφαρμόζεται με συνέπεια μπορεί και πάλι να βασίζεται σε εσφαλμένη πολιτική, ενώ ένα γεγονός που λείπει από τα δεδομένα προέλευσης μπορεί και πάλι να αφήσει κενό. Επομένως, ο έλεγχος και οι δοκιμές σεναρίων έχουν ουσιαστικό ρόλο, ιδίως προτού η λογιστική αντιμετώπιση μιας νέας σύμβασης επηρεάσει το καθολικό.

Η RightRev αναφέρει ότι επεξεργάζεται ετήσια έσοδα πελατών άνω των 44 δισεκατομμυρίων δολαρίων. Η διάθεση επεκτείνει την αυτοματοποίησή της και στις εργασίες γύρω από τον υπολογισμό, διατηρώντας παράλληλα τα συστήματα τιμολόγησης και ERP που χρησιμοποιούν ήδη οι εταιρείες. Για τα στελέχη του οικονομικού τομέα, το βασικό ερώτημα είναι αν αυτός ο συνδυασμός μειώνει τον φόρτο εργασίας για τη συμφωνία των λογαριασμών, διατηρώντας παράλληλα σαφή διαδρομή από κάθε αναφερόμενο αριθμό έως τα αποδεικτικά στοιχεία που τον τεκμηριώνουν.