Η Homebase λανσάρει βοηθό ΤΝ για την κάλυψη βαρδιών και τη διαχείριση διοικητικών εργασιών για ομάδες ωρομίσθιων εργαζομένων

Ένα τηλεφώνημα της τελευταίας στιγμής από έναν εργαζόμενο που αρρωσταίνει μπορεί να μετατρέψει το πρωινό ενός ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης σε αναζήτηση αντικαταστάτη για μια βάρδια. Η Homebase αναδεικνύει αυτό το οικείο πρόβλημα σε κεντρική χρήση του Homebase Assistant, ενός νέου εργαλείου ΤΝ που έχει σχεδιαστεί για να αναλαμβάνει τη στελέχωση, τις προσλήψεις, τους ελέγχους των δελτίων ωραρίου και την παρακολούθηση του κόστους εργασίας για ομάδες ωρομίσθιων εργαζομένων.

Όπως ανακοίνωσε η εταιρεία στις 20 Οκτωβρίου, ο Βοηθός μπορεί να εντοπίζει διαθέσιμους εργαζομένους, να επικοινωνεί με πιθανούς αντικαταστάτες και να καλύπτει μια βάρδια λαμβάνοντας υπόψη τις προτιμήσεις του ιδιοκτήτη και το ιστορικό, σύμφωνα με την εταιρεία. Η Homebase αναφέρει ότι οι ιδιοκτήτες διατηρούν τον τελευταίο λόγο και θέτουν τα όρια εντός των οποίων λειτουργεί το σύστημα. Αρχικά, το προϊόν είναι διαθέσιμο σε περιορισμένο αριθμό επιχειρήσεων.

Με αυτό το λανσάρισμα, η ΤΝ που αναλαμβάνει δράση εισέρχεται σε ένα περιβάλλον όπου οι διοικητικές εργασίες συχνά καταλήγουν στο άτομο που εξυπηρετεί επίσης πελάτες, διαχειρίζεται τα αποθέματα ή ανοίγει το κατάστημα. Η πρακτική αξία του θα εξαρτηθεί από το αν μπορεί να διεκπεραιώνει αξιόπιστα αυτές τις καθημερινές διαδικασίες χωρίς να δημιουργεί άλλη μια σειρά αποφάσεων που θα πρέπει να εξετάσει ο ιδιοκτήτης.

Από μια ακάλυπτη βάρδια στην εξεύρεση αντικαταστάτη

Η διαδικασία κάλυψης βαρδιών του Homebase Assistant δείχνει τι προσπαθεί να αυτοματοποιήσει η εταιρεία. Ο εντοπισμός ενός κενού είναι μόνο η αρχή: για να βρεθεί αντικαταστάτης, πρέπει επίσης να ελεγχθεί η διαθεσιμότητα, να επικοινωνήσει κάποιος με τους εργαζομένους και να ενημερωθεί το πρόγραμμα όταν κάποιος συμφωνήσει. Η Homebase αναφέρει ότι ο Βοηθός της διεκπεραιώνει αυτά τα βήματα λαμβάνοντας υπόψη τις προτιμήσεις της επιχείρησης.

«Τα περισσότερα εργαλεία ΤΝ απλώς θα σας έλεγαν ότι η βάρδια είναι ακάλυπτη. Το Homebase Assistant βρίσκει κάποιον που μπορεί να την καλύψει και επιτρέπει στον ιδιοκτήτη να επιστρέψει στη δουλειά του», δήλωσε στην ανακοίνωση ο John Waldmann, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της Homebase.

Ο Βοηθός καταρτίζει επίσης προγράμματα, βοηθά στη σύνταξη αγγελιών εργασίας, εξετάζει υποψηφίους και συντονίζει συνεντεύξεις. Κατά την προετοιμασία της μισθοδοσίας, επισημαίνει ελλείψεις στις καταγραφές προσέλευσης ή αποχώρησης και άλλα προβλήματα στα δελτία ωραρίου, αρκετά έγκαιρα ώστε ο ιδιοκτήτης να τα επιλύσει πριν εκτελέσει τη μισθοδοσία. Η παρακολούθηση του κόστους εργασίας εστιάζει στις τάσεις των υπερωριών και στις αποκλίσεις ανάμεσα στις προγραμματισμένες και τις πραγματικές ώρες, δίνοντας στους διευθυντές την ευκαιρία να προσαρμόσουν τη στελέχωση προτού συσσωρευτούν αυτές οι αποκλίσεις.

Οι λειτουργίες αυτές συνδέονται μεταξύ τους. Η κάλυψη μιας βάρδιας μπορεί να επηρεάσει τον κίνδυνο υπερωριών, ενώ τα ανακριβή δελτία ωραρίου μπορούν να αλλοιώσουν τόσο τη μισθοδοσία όσο και την εικόνα του κόστους εργασίας. Ο συνδυασμός τους καθιστά τα υποκείμενα επιχειρηματικά αρχεία εξίσου σημαντικά με τη διεπαφή ΤΝ.

Τα λειτουργικά δεδομένα πίσω από τον Βοηθό

Η Homebase συνδυάζει ήδη σε μία πλατφόρμα τον προγραμματισμό βαρδιών, τα συστήματα καταγραφής ωραρίου, τη μισθοδοσία, τις προσλήψεις και την επικοινωνία της ομάδας. Στον ιστότοπό της περιγράφεται μια διαδικασία κατά την οποία οι καταγεγραμμένες ώρες περνούν στα φύλλα καταγραφής ωρών και στη συνέχεια στη μισθοδοσία, μειώνοντας την ανάγκη για χειροκίνητη επανεισαγωγή στοιχείων. Αυτή η υφιστάμενη διασύνδεση προσφέρει μια πρακτική βάση για έναν βοηθό που πρέπει να ενεργεί βάσει πληροφοριών στελέχωσης και όχι απλώς να τις συνοψίζει.

Το λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών της εταιρείας υποστηρίζει τη δήλωση διαθεσιμότητας των εργαζομένων, προγράμματα βάσει ρόλου, αιτήματα άδειας, ανταλλαγές βαρδιών, εντοπισμό συγκρούσεων και ειδοποιήσεις για υπερωρίες. Ο υφιστάμενος Βοηθός Προγραμματισμού μπορεί επίσης να μετατρέψει μια φωτογραφία ή ένα μεταφορτωμένο πρόγραμμα σε ψηφιακή έκδοση για έλεγχο. Οι διασυνδέσεις με τα συστήματα σημείων πώλησης συνδέουν τα στοιχεία των πωλήσεων με την παρακολούθηση και την πρόβλεψη του κόστους εργασίας.

Αυτό το πλαίσιο βοηθά να γίνει κατανοητό το εύρος του νέου προϊόντος. Μια χρήσιμη πρόταση για την κάλυψη μιας βάρδιας πρέπει να ανταποκρίνεται στο πραγματικό πρόγραμμα προσωπικού και στους λειτουργικούς περιορισμούς. Ένας βοηθός ενσωματωμένος στο σύστημα όπου τηρούνται αυτά τα αρχεία έχει πρόσβαση σε μια πιο σχετική ροή εργασιών από ένα αυτόνομο chatbot στο οποίο τίθεται μια μεμονωμένη ερώτηση.

Στην ανακοίνωση, η Homebase δεν αποκάλυψε τους παρόχους των υποκείμενων μοντέλων του νέου Βοηθού ή λεπτομέρειες για την τεχνική αρχιτεκτονική του. Η ανακοίνωση αφορά τις εργασίες που εκτελεί και τους ελέγχους που διατηρούν οι ιδιοκτήτες, όχι κάποιο νέο μοντέλο βάσης. Επίσης, δεν διευκρινίζει την ακριβή σειρά εγκρίσεων για κάθε επιμέρους ενέργεια.

Οι προσλήψεις και η μισθοδοσία παραμένουν ανθρώπινες ευθύνες

Η προσφορά της Homebase για προσλήψεις και ένταξη εργαζομένων ενσωματώνει ήδη στην πλατφόρμα τη δημοσίευση αγγελιών, την αξιολόγηση υποψηφίων και τον προγραμματισμό συνεντεύξεων. Ο νέος Βοηθός διευρύνει την ευρύτερη προσπάθεια της εταιρείας να μειώσει τον συντονισμό που απαιτείται για την εύρεση και τη διαχείριση ωρομίσθιου προσωπικού.

Η ανακοίνωση αναφέρει τη St. Pete Athletic ως παράδειγμα αυτής της ευρύτερης προσπάθειας για προσλήψεις με τη βοήθεια της ΤΝ. Ο ιδρυτής και διευθύνων εταίρος Reuben Pressman δήλωσε ότι η επιχείρηση εξέτασε περισσότερες από 3.000 αιτήσεις και εξοικονόμησε πάνω από 1.000 ώρες χρησιμοποιώντας αξιολόγηση υποψηφίων με ΤΝ. Πρόκειται για αποτέλεσμα που αναφέρει πελάτης και όχι για μετρημένο αποτέλεσμα του Βοηθού που μόλις κυκλοφόρησε.

Για τους ιδιοκτήτες, η σημαντική διάκριση είναι ανάμεσα στη μείωση του διοικητικού φόρτου και στη μεταβίβαση της λογοδοσίας. Η αξιολόγηση υποψηφίων μπορεί να επηρεάσει το ποιοι θα εξεταστούν, ενώ η διόρθωση ενός δελτίου ωραρίου επηρεάζει την αμοιβή κάποιου. Επομένως, τα σαφή σημεία ελέγχου και τα ενημερωμένα στοιχεία των εργαζομένων είναι εξίσου σημαντικά με την ταχύτητα. Η προσέγγιση που περιγράφει η Homebase διατηρεί τον έλεγχο στα χέρια του ιδιοκτήτη, ενώ επιτρέπει στο λογισμικό να εκτελεί εργασίες βάσει καθορισμένων προτιμήσεων.

Περιορισμένη διάθεση σε μια μεγάλη αγορά μικρών επιχειρήσεων

Η Homebase αναφέρει ότι περισσότερες από 150.000 επιχειρήσεις χρησιμοποιούν την πλατφόρμα της. Σύμφωνα με την ίδια, τα προϊόντα της έχουν διεκπεραιώσει περισσότερες από 4,7 εκατομμύρια διοικητικές εργασίες και έχουν εξοικονομήσει πάνω από 50 εκατομμύρια ώρες από το 2025. Τα στοιχεία αυτά αφορούν το ευρύτερο σύνολο προϊόντων της Homebase και τον αντίκτυπο που εκτιμά η ίδια η εταιρεία· δεν πρέπει να εκληφθούν ως αποτελέσματα που έχει ήδη επιτύχει ο νέος Βοηθός.

Η αρχική διάθεση δεν προσδιορίζει την τιμολόγηση του Βοηθού ούτε ημερομηνία ευρύτερης διαθεσιμότητας. Η περιορισμένη δοκιμαστική διάθεση θα δώσει στην εταιρεία την ευκαιρία να διαπιστώσει πώς ανταποκρίνεται το σύστημα σε διαφορετικά μοτίβα στελέχωσης και σε απρόβλεπτες εξαιρέσεις στις επιχειρήσεις.

Για ένα καφέ, ένα κατάστημα λιανικής ή μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών, το κριτήριο είναι απλό: καλύπτεται μια ακάλυπτη βάρδια, επιλύονται νωρίτερα τα προβλήματα με τις κάρτες ωραρίου και αφιερώνει ο ιδιοκτήτης λιγότερο χρόνο στο να ζητά ενημερώσεις; Η Homebase ενσωματώνει την ΤΝ στην καθημερινή εργασία, όπου οι απαντήσεις σε αυτά τα ερωτήματα μπορούν να διαπιστωθούν στην πράξη, με πρόκληση να γίνει ο αυτοματισμός αρκετά αξιόπιστος ώστε να μπορεί κανείς να τον εμπιστεύεται κατά τη διάρκεια μιας απαιτητικής εργάσιμης ημέρας.