Ισορροπία της Ενσωμάτωσης του AI με τους Εργαζόμενους για Βελτιστοποίηση της Απόδοσης

Είναι μια ιστορία τόσο παλιά όσο και ο χρόνος: Οι επερχόμενες τεχνολογίες αναπτύσσουν πανδημία και νοσταλγία. Οι άνθρωποι σκέφτηκαν ότι η τηλεόραση θα καταστρέψει τη λογοτεχνία. Μια μπάντα τραγούδησε ότι το βίντεο σκότωσε τον ραδιοφωνικό αστέρα. Σήμερα, οι άνθρωποι φοβούνται ότι το AI θα πάρει τις δουλειές των ανθρώπων. Μια πρόσφατη μελέτη βρήκε ότι η αμφισβήτηση των εργαζομένων στο AI οφείλεται σε μεγάλο βαθμό στο γεγονός ότι το βλέπουν ως απειλή για τη δουλειά τους. Αυτή η αμφισβήτηση δεν είναι αβάσιμη για τους γνώστες που απομονώνονται από το AI και τις ικανότητές του. Η ευθύνη πέφτει στους ηγέτες να διασφαλίσουν ότι οι οργανώσεις τους ενσωματώνουν το AI στον χώρο εργασίας για να βελτιστοποιήσουν τη δουλειά των εργαζομένων και όχι για να αντικαταστήσουν τους εργαζόμενους.

Το τρένο του AI έχει ήδη φύγει από το σταθμό, αλλά δεν είναι太 αργά για να ανεβείτε. Η εταιρεία μου, Jotform, χρησιμοποιεί το AI στις διαδικασίες της για τα τελευταία 4 χρόνια. Εδώ είναι πώς συνεχίζουμε να ενσωματώνουμε τα τελευταία εργαλεία AI και αυτοματοποίησης για να βοηθήσουμε τους εργαζόμενους να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους.

Ενθαρρύνετε τη σκέψη συστημάτων

Μπορεί να έχετε ακούσει τον όρο «σκέψη συστημάτων». Ο συγγραφέας Peter Senge στο Το Πέμπτο Μάθημα προσφέρει μια詳細 εξήγηση του εννοούμενου. Σημαίνει να βλέπετε τα πράγματα στον κόσμο και στη ζωή σας ως συστήματα και όχι ως απομονωμένες, γραμμικές σχέσεις αιτίας και αποτελέσματος. Πάρτε το ανθρώπινο σώμα: δεν είναι μια συλλογή μερών, αλλά μάλλον, είναι μια συναρμολόγηση συστημάτων. Το σκελετικό σας σύστημα κρατάει τουλάχιστον ένα μέρος του σώματός σας όρθιο, το μυικό σας σύστημα σας επιτρέπει να κινείτε τα μάτια σας και να.scroll xuống στην οθόνη του smartphone σας, το καρδιαγγειακό σας σύστημα παραδίδει οξυγόνο και θρεπτικά στοιχεία στους ιστούς σας, κ.λπ.

Ένα από τα βασικά principia της ενσωμάτωσης του AI στον χώρο εργασίας μου έχει sido η υιοθέτηση μιας σκέψης συστημάτων. Αντί να εκπαιδεύουμε τους εργαζόμενους μεμονωμένα στα εργαλεία AI, τους ενθαρρύνουμε να αναλύσουν τις ροές εργασίας τους — τα διασυνδεδεμένα βήματα που αποτελούν τις διάφορες εργασίες καθ’ όλη τη διάρκεια της ημέρας τους — και να τις βλέπουν ως συστήματα. Ο στόχος είναι να χρησιμοποιήσουμε τα εργαλεία AI για να αυτοματοποιήσουμε όσο το δυνατόν περισσότερα βήματα αυτών των ροών. Μια πρόσφατη μελέτη της McKinsey βρήκε ότι οι εταιρείες χρησιμοποιούν το AI σε περισσότερα μέρη του επιχειρηματικού τους. Το ήμισυ των εταιρειών που συμμετείχαν στην έρευνα ανέφερε ότι έχουν ενσωματώσει το AI σε δύο ή περισσότερες επιχειρηματικές λειτουργίες, με τις πιο συχνές να είναι η μάρκετινγκ και οι πωλήσεις, τα προϊόντα και οι υπηρεσίες, και οι λειτουργίες IT. Κάθε επιχείρηση έχει πολλές ευκαιρίες για AI και αυτοματοποίηση. Όπως το φαινόμενο Baader–Meinhof, μια φορά που αρχίσετε να ψάχνετε, θα τις βρείτε παντού.

Αυτό το είδος σκέψης απαιτεί μια δεύτερη μετατόπιση στη σκέψη. Αντί να βλέπουν τους εαυτούς τους ως ατομικούς συντελεστές, οι εργαζόμενοι πρέπει να βλέπουν τους εαυτούς τους ως διαχειριστές — των συστημάτων τους και των εργαλείων AI και αυτοματοποίησης που κάνουν τις ρόδες να γυρίζουν. Ως διαχειριστής, η πρώτη εντολή είναι να αποφασίσετε για τους στόχους του συστήματός σας: τι θέλετε να επιτύχετε; Ποιοι είναι οι KPI σας; Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε ένα σύστημα για να στείλετε ένα ενημερωτικό δελτίο στους συνδρομητές σας μια φορά την εβδομάδα. Χαρτογραφήστε τα βήματα, αναγνωρίστε τις ευκαιρίες για AI και αυτοματοποίηση, και κατασκευάστε το σύστημα. Μόλις τα συστήματά σας είναι στη θέση τους, οι διαχειριστικές εργασίες είναι να μετρήσετε την απόδοσή σας και να ψάχνετε συνεχώς για τρόπους να βελτιώσετε το σύστημα. Υπάρχουν ακόμη και εργαλεία που μπορείτε να εφαρμόσετε για να παρακολουθήσετε αυτόματα αν όλα τα μέρη του συστήματος λειτουργούν σωστά. Το προσωπικό μου αγαπημένο είναι το Dead Man’s Snitch.

Με την υιοθέτηση μιας σκέψης συστημάτων, οι εργαζόμενοι μπορούν να μεταμορφώσουν τους ρόλους τους και να αποκτήσουν ελευθερία πάνω στις καθημερινές εργασίες τους.

Βλέπετε το AI ως τον δημιουργικό σας συνεργάτη

Καθώς οι εργαζόμενοι αρχίζουν να βλέπουν τις ροές εργασίας τους ως διασυνδεδεμένα συστήματα και να ενσωματώνουν εργαλεία AI για να ενισχύσουν αυτές τις διαδικασίες, είναι κρίσιμο για αυτούς να μετατοπίσουν την προοπτική τους στο AI selbst. Το AI δεν είναι μόνο ένα εργαλείο — αλλά μάλλον, είναι ένας συνεργάτης. Αυτός ο συνεργάτης όχι μόνο αυξάνει την απόδοση, αλλά επίσης διευκολύνει την καινοτομία.

Ο καθηγητής Wharton Christian Terwiesch προκάλεσε το ChatGPT να δημιουργήσει επιχειρηματικές ιδέες (προϊόντα για την αγορά των φοιτητών) και τις σύγκρινε με ιδέες που δημιουργήθηκαν από φοιτητές. Το αποτέλεσμα; Η μέση πιθανότητα αγοράς ενός προϊόντος ChatGPT ήταν 47%, σε σύγκριση με 40% για ανθρώπινες ιδέες.

Ενώ αυτό δεν σημαίνει ότι το AI είναι πιο δημιουργικό από τους ανθρώπους — το ChatGPT λείπει του πραγματικού контекστού, μεταξύ άλλων, και εξαρτάται από τους ανθρώπους για να δημιουργήσουν τις προτροπές — σημαίνει ότι μπορεί να είναι ένας εξαιρετικά αποτελεσματικός και χαμηλού κόστους συνεργάτης για την γεννήτρια ιδεών.

Ως ο καθηγητής Terwiesch σχολίασε, «Η χειρότερη περίπτωση είναι ότι απορρίπτετε όλες τις ιδέες και τρέχετε με τη δική σας. Αλλά η έρευνά μας μιλάει ισχυρά στο γεγονός ότι η πισίνα ιδεών σας θα γίνει καλύτερη.»

Ακόμη και αν το ChatGPT δημιουργήσει νικηφόρες ιδέες και λύσεις, οι άνθρωποι εξακολουθούν να έχουν την ευθύνη να τις επιλέξουν και να τις βελτιώσουν. Κύριο σημείο: δεν υπάρχει λόγος να μην χρησιμοποιήσετε το AI για να βελτιώσετε τη διαδικασία γεννήτριας ιδεών.

Κόψτε χρόνο για να σώσετε χρόνο

Μια τρίτη βασική αρχή της ενσωμάτωσης του AI στον χώρο εργασίας για να βελτιστοποιήσετε την απόδοση είναι να κόψετε χρόνο για να σώσετε χρόνο. Η υιοθέτηση της σκέψης συστημάτων, η αναγνώριση των ευκαιριών για αυτοματοποίηση, η έρευνα για τα διαθέσιμα εργαλεία και η μάθηση για το πώς να κάνετε το AI μέρος της δημιουργικής σας διαδικασίας απαιτεί μια αρχική επένδυση χρόνου. Απαιτεί να χτίσετε κάποια χαλάρωση στην εργασιακή ημέρα, η οποία μπορεί να είναι δυσκολή για τους εργαζόμενους — ποιος έχει χρόνο; Οι ηγέτες μπορούν να υπογραμίσουν τα οφέλη της δημιουργίας αυτού του χρόνου: θα το κερδίσετε πίσω με τα χίλια μέσω όλων των εργασιών που αυτοματοποιείτε.

Στην Jotform, για παράδειγμα, abbiamo πάντα να πολεμήσουμε ενάντια στη phishing. Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν τις online φόρμες μας για SPAM και απάτες. Στο παρελθόν, η ομάδα υποστήριξής μας αφιέρωσε σημαντικές προσπάθειες για να πιάσει αυτές τις схемές με το χέρι. Αλλά τα τελευταία χρόνια, abbiamo αναπτύξει ένα εργαλείο AI ώστε η ομάδα υποστήριξής μας να μπορεί να ανακατευθύνει την ενέργειά της σε νέες, πιο σύνθετες προβλήματα. Η ανάπτυξη των εργαλείων απαιτούσε μια επένδυση χρόνου. Οι εργαζόμενοι μας εξακολουθούν να παρακολουθούν τη phishing με το χέρι. Αλλά το AI μειώνει δραματικά το φορτίο και τους απελευθερώνει να επικεντρωθούν σε πιο σημαντικές εργασίες.

Αυτό είναι η ομορφιά των εργαλείων AI και της αυτοματοποίησης — όχι για να αντικαταστήσουν τους ανθρώπους, αλλά για να τους ενδυναμώσουν να αποφορτίσουν τις τετριμμένες, χειρωνακτικές εργασίες. Για τους εργαζόμενους μας, αυτό ήταν αρκετό για να τους πείσει να υιοθετήσουν τη σκέψη συστημάτων και να γίνουν διαχειριστές του δικού τους μακροκοσμικού συστήματος. Θυμηθείτε: σύμφωνα με μία μελέτη, το 65% των οργανισμών χρησιμοποιούν τακτικά το γεννητικό AI. Αν δεν χρησιμοποιείτε το AI για να βελτιώσετε την απόδοση των εργαζομένων σας, οι ανταγωνιστές σας θα το κάνουν — και θα πω ότι αυτό είναι σημαντικά πιο φοβερό από το AI selbst.