Η Κρίση των Δημόσιων Αρχείων Είναι Πραγματική. Η Χρέωση των Πολιτών Δεν Είναι ο Σωστός Τρόπος για να την Λύσουμε.

Μια σιωπηλή κρίση αναπτύσσεται στα δημαρχεία και τις κομητειακές υπηρεσίες σε όλη τη χώρα.

Το κοινό είναι πιο ενεργό παρά ποτέ. Οι άνθρωποι θέλουν να γνωρίζουν πώς διαχειρίζονται τα φορολογικά τους δολάρια και πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις, και έχουν κάθε δικαίωμα να το ζητήσουν. Αλλά μια νέα πραγματικότητα καθιστά πιο δύσκολο για τις τοπικές κυβερνήσεις να τηρήσουν: μια πλημμύρα αιτημάτων για δημόσια αρχεία που παράγονται από τον AI.

Ο γεννητικός AI έχει κάνει εύκολη την αποστολή μαζικών, εκτεταμένων αιτημάτων αρχείων με ένα seul κλικ. Και αυτό δεν αφορά πλέον μόνο άτομα. Ολόκληρες εταιρείες έχουν δημιουργήσει ομάδες που έχουν ως μοναδικό έργο την υποβολή αιτημάτων για δημόσια αρχεία σε μεγάλη κλίμακα, και στη συνέχεια να τα πουλήσουν σε προμηθευτές και τον ιδιωτικό τομέα. Για το προσωπικό της κυβέρνησης που λαμβάνει αυτά τα αιτήματα, το αποτέλεσμα είναι μια καταστροφική εργασιακή負荷.

Αυτό δεν θα πάψει να υπάρχει. Τα αιτήματα που οδηγούνται από τον AI θα γίνουν μόνο πιο συχνά και πιο επιθετικά.

Οι Δημόσιοι Υπάλληλοι Πνίγονται

Αντιμέτωποι με αυτή την εργασιακή負荷, ορισμένοι νομοθέτες κάνουν προσπάθειες να χρεώσουν για την πρόσβαση. Το νομοσχέδιο 1821 της Καλιφόρνιας, που συντάχθηκε από τον Assemblymember Blanca Pacheco και εξετάστηκε πρόσφατα από το CalMatters, είναι ένα πρώιμο παράδειγμα. Το νομοσχέδιο θα επιτρέψει στις δημόσιες υπηρεσίες να χρεώσουν ένα ακατοίκητο τέλος όταν ένα αίτημα απαιτεί από το προσωπικό περισσότερο από δύο ώρες για έρευνα, συν ένα πρόσθετο τέλος όταν το προσωπικό δαπανήσει περισσότερο από 10 ώρες σε einen μήνα για αιτήματα από το ίδιο άτομο.

Η Καλιφόρνια δεν είναι η μόνη. Όπως τα αιτήματα για δημόσια αρχεία αυξάνονται σε ολόκληρη τη χώρα, οι υπηρεσίες παντού εξετάζουν πώς να ανακτήσουν το κόστος.

Και αν γνωρίζετε πώς λειτουργεί πραγματικά η τοπική κυβέρνηση, η мотивασία είναι εύκολη να κατανοηθεί. Κάθε ώρα που διαθέτεται για αιτήματα αρχείων είναι μια ώρα που αφαιρείται από άλλα απαραίτητα έργα: επεξεργασία αδειών επιχειρήσεων, διατήρηση δημοσίων αρχείων, διεξαγωγή εκλογών.

Τα νούμερα είναι καταπληκτικά.

Μια seule αίτηση στη Chula Vista, Καλιφόρνια απαιτούσε 150 έως 300 ώρες εργασίας. Στο Fontana, ένα άτομο υπέβαλε περισσότερα από 100 αιτήματα με το δηλωμένο στόχο να διαταράξει τις επιχειρήσεις, κοστίζοντας στην πόλη πάνω από 300.000 δολάρια σε νομικά και εργασιακά έξοδα.

Εκδοχές αυτής της ιστορίας παίζονται σε κοινότητες σε όλη τη χώρα. Καλέστε το με το όνομά του: διοικητικός πόλεμος, που διεξάγεται με ένα αίτημα αρχείων την φορά.

Η Λίστα Δεν Είναι Μόνο Εξοδευτική. Είναι Ένα Ρίσκο Συμμόρφωσης.

Το κόστος και η εξουθένωση είναι μόνο μέρος της ιστορίας. Το μεγαλύτερο ρίσκο είναι η συμμόρφωση.

Τα δημόσια αρχεία δεν απλά ενθαρρύνουν τις υπηρεσίες να απαντήσουν. Απαιτούν από αυτές να απαντήσουν, με ρολόι. Σύμφωνα με τον νόμο για τα δημόσια αρχεία της Καλιφόρνιας, μια υπηρεσία έχει γενικά 10 ημέρες για να καθορίσει εάν θα παράγει αρχεία, και παρόμοιες προθεσμίες υπάρχουν σχεδόν σε κάθε πολιτεία. Αυτές οι προθεσμίες γράφτηκαν για έναν κόσμο με χαρτιά αρχεία και το περιστασιακό αίτημα, όχι για ένα inbox που πλημμυρίζει από τον AI.

Όταν ο όγκος υπερβαίνει το προσωπικό, οι προθεσμίες αρχίζουν να γλιστράνε. Και μια χαμένη προθεσμία δεν είναι ένα ελαφρύ διοικητικό λάθος. Είναι νομική έκθεση. Οι αιτούντες που αγωνίζονται για να επιβάλουν την παραγωγή και επικρατούν συχνά βραβεύονται με δικαστικά έξοδα, οπότε μια seule λίστα μπορεί να γίνει μια δικαστική εντολή συν ένα νομικό λογαριασμό που τελικά πληρώνουν οι φορολογούμενοι.

Αυτό αφήνει τις υπηρεσίες σε μια γνήσια δίλημμα. Κάντε τίποτα, και κινδυνεύουν να πέσουν εκτός συμμόρφωσης με τους ίδιους νόμους που προορίζονται να διατηρήσουν την κυβέρνηση ανοιχτή. Χρεώστε ένα τέλος, και κινδυνεύουν να τιμωρήσουν τους κατοίκους με έξοδα. Κανένας από τους δύο δρόμους δεν προστατεύει πραγματικά το κοινό.

Τα νομοσχέδια με τέλος όπως το AB 1821 είναι μια κατανοητή απάντηση από ένα εξαντλημένο σύστημα που προσπαθεί να προστατεύσει τον εαυτό του. Η πρόθεση είναι αξιοθρήνητη, και η αμοιβή που προσφέρει είναι δίκαιη. Αλλά υπάρχει ένας ταχύτερος, πιο αποτελεσματικός τρόπος.

Βελτιώστε τα Εργαλεία, Όχι το Τέλος

Η ίδια τεχνολογία που οδηγεί την αύξηση του όγκου των αρχείων μπορεί επίσης να επιλύσει αυτά τα αιτήματα με ένα κλάσμα του κόστους. Αντί να χρεώνουμε τους πολίτες περισσότερο για πρόσβαση, μπορούμε να κλείσουμε το χάσμα λειτουργίας με καλύτερα εργαλεία.

Αυτό είναι ακριβώς αυτό που κατασκευάσαμε στο Madison AI. Το μοντέλο μας για την εκπλήρωση των δημόσιων αρχείων ανακτά, ταξινομεί και σβήνει με ασφάλεια τα δημοτικά αρχεία, μετατρέποντας μια ροή εργασίας που μια φορά πήρε plusieurs ημέρες σε μια που πήρε περίπου μια ώρα.

Χειρίζεται το βαρύ φορτίο από την αρχή μέχρι το τέλος: αυτοματοποιημένη εισαγωγή, ανίχνευση近似, AI-βοηθούμενη σβήσιμο, και πλήρη αρχείο που διατηρεί τις υπηρεσίες συμμορφωμένες με τους νόμους περί διατήρησης και προστασίας δεδομένων.

Τα προκαταρκτικά αποτελέσματα είναι εντυπωσιακά. Στη κομητεία Washoe, Νεβάδα, ο συνεργάτης μας για την ανάπτυξη, ο βοηθός δημόσιων αρχείων, παρέχει μέχρι 90% οικονομία χρόνου, κόβοντας έως και 9 έως 10 ώρες εργασίας από ένα seul αίτημα. Ένα αίτημα που μια φορά κόστιζε περίπου 1.000 δολάρια ή περισσότερο για να ολοκληρωθεί με το legacy λογισμικό και την εργασία του προσωπικού μπορεί τώρα να εκπληρωθεί για περίπου 150 δολάρια, όλα συμπεριλαμβανομένων, συμπεριλαμβανομένης της εργασίας του προσωπικού, με τον AI να χειρίζεται το βαρύ φορτίο. Η Palm Springs και η Culver City, Καλιφόρνια, θα εφαρμόσουν το ίδιο μοντέλο την επόμενη φορά.

Και αυτό δεν είναι ένα εργαλείο που ταιριάζει σε όλους. Προσαρμόζουμε κάθε βοηθό σε μια υπηρεσία που εργάζεται με τις συγκεκριμένες ροές εργασίας και τα δεδομένα, κατασκευασμένα μαζί με τους ανθρώπους που ζουν αυτές τις λειτουργικές πραγματικότητες κάθε μέρα. Η ίδια προσέγγιση λειτουργεί για μια μικρή πόλη ή μια μεγάλη κομητεία, σε κάθε πολιτεία.

Η Φορολόγηση της Διαφάνειας Δεν Είναι η Σωστή Λύση

Ας είμαστε ειλικρινείς: αυτό είναι ένα εξαιρετικά δύσκολο πρόβλημα, και οι νομοθέτες δεν εργάζονται με πολλές καλές επιλογές. Όταν το προσωπικό πνίγεται και τα бюджета είναι λεπτά, η χρέωση για τα πιο ακραία αιτήματα μπορεί να φαίνεται σαν η μόνη λεβιέρα που μένει για να τραβήξει.

Αλλά ένα τέλος είναι ακόμα ένα τείχος προστασίας. Και ένα τείχος προστασίας για τα δημόσια αρχεία κάνει ακριβώς αυτό που ο νόμος για τα δημόσια αρχεία υπάρχει για να αποτρέψει: μειώνει την πρόσβαση του κοινού στις πληροφορίες. Οι άνθρωποι που τιμωρούνται είναι σπάνια οι κακοί ηθοποιοί που παίζουν το σύστημα. Είναι κανονικοί κάτοικοι, γονείς και γείτονες που προσπαθούν να κατανοήσουν την κυβέρνηση τους.

Γιατί στο τέλος της ημέρας, όλοι θέλουμε το ίδιο: μια κυβέρνηση που είναι ανοιχτή, υπεύθυνη και διαφανής. Δεν πρέπει να επιλέξουμε μεταξύ της προστασίας των δημοσίων υπαλλήλων από την εξουθένωση και της προστασίας αυτής της πρόσβασης.

Έτσι, παρακαλούμε τους νομοθέτες, στην Καλιφόρνια και πέρα, να εξετάσουν einen διαφορετικό δρόμο. Τι αν μια πολιτεία δημιούργησε ένα ασφαλές λιμάνι για τις υπηρεσίες που υιοθετούν ένα μοντέλο απόκρισης πρώτα; Τι αν οι αιτούντες χρησιμοποιούσαν einen αυτοματοποιημένο πύλων πριν από την υποβολή των αιτημάτων; Τι αν οι υπηρεσίες που αναπτύσσουν πιστές πλατφόρμες AI, συμμορφώνονται με τα βασικά κριτήρια δημόσιων αρχείων με καλή πίστη, και επιλύουν το μεγαλύτερο μέρος των δημόσιων ερωτημάτων κέρδισαν περισσότερη ελευθερία στην χρονική απάντηση και την ανάκτηση κόστους;

Αυτή η προσέγγιση ανταμείβει την γνήσια διαφάνεια αντί να την φορολογεί. Ας διατηρήσουμε το πνεύμα της ανοιχτής κυβέρνησης και δώσουμε στις τοπικές κυβερνήσεις την τεχνολογία για να κάνουν τη διαφάνεια την προεπιλογή.