AI και Αυτοματοποίηση: Όπλα στον Αγώνα κατά της AP Απάτης

Từ Akhil Sahai, chief product officer, Kanverse

Η απάτη κοστίζει στις επιχειρήσεις περίπου το 5% του ετήσιου εσόδου, όπως σημείωσε η Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) σε μια πρόσφατη έκθεση. Οι απάτηδες κοιτούν το τμήμα Accounts Payable (AP) και βλέπουν δολάρια γιατί συνήθως υπάρχουν κακές ελέγχοι για την πρόληψη των επιθέσεων. Επειδή αυτή η επιχειρηματική λειτουργία επεξεργάζεται πληρωμές, είναι ανοιχτό για στόχο από κακόβουλους ηθοποιούς.

Η απάτη AP σπάει σε μερικά τυπικά μοτίβα, τα οποία θα εξετάσουμε παρακάτω. Οι καλές ειδήσεις είναι ότι υπάρχουν βήματα που οι οργανισμοί μπορούν να λάβουν για να μειώσουν τον κίνδυνο αυτών.

Προμηθευτές που δεν υπάρχουν

Η πλειονότητα των επιχειρήσεων διεξάγουν επιχειρηματικές συναλλαγές με μια σταθερή προμηθευτών και προμηθευτών. Κάνουν κανονικές αγορές και οι πληρωμές συχνά προεγκριθούν χωρίς πολλή επιθεώρηση και έλεγχο. Αλλά ψευτικοί προμηθευτές μπορούν να μιμηθούν τους πραγματικούς προμηθευτές και να στείλουν ψευτικά τιμολόγια, και αυτή η ψευτική χρέωση μπορεί να είναι δύσκολο να ανιχνευθεί. Είναι επίσης ακριβό – μπορεί να κοστίσει 100.000 δολάρια ανά περίπτωση, σύμφωνα με το AC.

Απειλές αυτού του είδους μπορούν να έρθουν από μέσα, επίσης. Είναι δυνατό για ένα εργαζόμενο να δημιουργήσει ψευτικούς προμηθευτές και να στείλει ψευτικά τιμολόγια. Ένα παράδειγμα αυτού είναι μια γυναίκα από το Όρεγκον που έκλεψε εκατομμύρια δολάρια από την εταιρεία της σε σχεδόν 15 χρόνια.

Λογαριασμοί για αγαθά που δεν υπάρχουν

Σε μια παρόμοια γραμμή, οι απάτηδες μπορεί να συνεργαστούν με εργαζόμενους για να δημιουργήσουν αιτήσεις πληρωμής για αγαθά/υπηρεσίες που η εταιρεία δεν έλαβε και στη συνέχεια να κρατήσουν την επεξεργασμένη πληρωμή για τον εαυτό τους. Αυτό είναι αυτό που συνέβη με έναν πρώην εργαζόμενο της Honda στο Οχάιο, ο οποίος απάτησε την εταιρεία με 750.000 δολάρια.

Χρέωση για τίποτα

Κάποιες φορές, ένας προμηθευτής προθέτως προσθέτει νέα στοιχεία γραμμής για να φουσκώσει το ποσό που οφείλεται. Όταν μια διαδικασία AP είναι χειροκίνητα οδηγούμενη και βιώνει μια αύξηση στον όγκο των τιμολογίων, αυτά τα λάθος προσθεμένα στοιχεία γραμμής possono να μην ανιχνευθούν. Και αυτό οδηγεί στο ότι η εταιρεία πληρώνει περισσότερα.

Κάποιες φορές, πολλές πληρωμές προμηθευτών επεξεργάζονται με βάση το ίδιο τιμολόγιο, το οποίο μπορεί να συμβεί όταν υπάρχουν περισσότερα από δύο αντίγραφα του ίδιου τιμολογίου που κυκλοφορούν μέσα στο σύστημα και ένα μέλος της ομάδας AP (απρόσκοπτα) ξεκινά την πληρωμή για όλα τα αντίγραφα. Μπορεί να συμβεί για διάφορους λόγους, που κυμαίνονται από ένα απλό λάθος μέχρι κακόβουλη πρόθεση. Ανεξάρτητα από την αιτία, μπορεί να έχει αρνητική επίδραση στην εταιρεία.

Μάχη με την απάτη με αυτοματοποίηση

Μια άτυχη τάση είναι η ταχεία εμφάνιση νέων τρόπων για να απατήσουν τα τμήματα AP. Ευτυχώς, με τις προόδους στις τεχνολογίες που βασίζονται στο AI, έχει γίνει δυνατό για τις εταιρείες να αναπτύξουν στρατηγικές πρόληψης και να μειώσουν τους κινδύνους. Η αυτοματοποίηση και το AI/ML μπορούν να αντιμετωπίσουν την απάτη με几ες κλειδιά λειτουργίες. Αυτές περιλαμβάνουν:

Αυτοματοποίηση της ροής έγκρισης

Η αυτοματοποίηση εξασφαλίζει τη συμμόρφωση αφήνοντας einen ψηφιακό ιχνηλάτη των ενεργειών που εκτελούνται σε κάθε στάδιο. Αυτοματοποιημένες έγκρισεις μειώνουν τις χρονοβόρες χειροκίνητες διαδικασίες έγκρισης. Η εκπαίδευση και η δημιουργία ευαισθητοποίησης μπορούν να βοηθήσουν στην αποτροπή οποιασδήποτε κακόβουλης πρόθεσης.

Αυτοματοποίηση της αναθεώρησης του τιμολογίου με τη δύναμη του AI

Η αντιστοίχηση των κλειδιών εγγράφων που δημιουργούνται κατά τις стадίες προμήθειας είναι απαραίτητη για την ανάπτυξη απαραίτητης προστασίας κατά της απάτης των λογαριασμών πληρωμής. Περιλαμβάνει την αντιστοίχηση των στοιχείων γραμμής του τιμολογίου με λεπτομέρειες παραγγελίας αγοράς, αναθεώρηση των παραλαβών για να διασφαλιστεί ότι τα αγαθά και οι υπηρεσίες έχουν παραδοθεί, και συχνά περιλαμβάνει την σάρωση άλλων επικοινωνιών με τον προμηθευτή. Μπορεί να πάρει μέρες όταν γίνεται χειροκίνητα, αλλά με την ανάπτυξη της αυτοματοποίησης που βασίζεται στο AI, ολόκληρη η διαδικασία συμφωνίας μπορεί να συμβεί σε λεπτά.

Παρακολούθηση και παρακολούθηση για κακόβουλη πρόθεση εργαζομένων

Εσωτερικοί που διαπράττουν απάτη AP tend να εργάζονται μόνοι ή σε μικρές ομάδες μετά την απόκτηση στρατηγικής πληροφορίες για τις επιχειρήσεις. Η χρήση τεχνολογικών συστημάτων που μπορούν να παρακολουθήσουν και να παρακολουθήσουν τις αλληλεπιδράσεις των εργαζομένων σε πραγματικό χρόνο μπορεί να αποτρέψει κακόβουλη συμπεριφορά και πρόθεση χάρη στις ικανότητες όπως η ανίχνευση ανωμαλιών. Η εκπαίδευση των εργαζομένων σε αυτήν την περιοχή είναι επίσης σημαντική για την αύξηση της ευαισθητοποίησης. Η δημιουργία ενός προγράμματος πιστότητας μπορεί επίσης να βοηθήσει στη χάραξη ενός πορείας προς ηθικές ενέργειες.

Επιβάλετε τη συμμόρφωση με ψηφιακές λύσεις

Οι οργανισμοί μπορούν να μειώσουν την απάτη AP με την ψηφιοποίηση της ολόκληρης διαδικασίας επεξεργασίας του τιμολογίου. Η ψηφιοποίηση καλιμπράρει τις ενέργειες με χρονικές σφραγίδες, οι οποίες μπορούν αργότερα να χρησιμοποιηθούν για τη διεξαγωγή ελέγχων συστήματος. Τέτοια συστήματα μπορούν να σχεδιαστούν για να παράγουν αυτοματοποιημένες αναφορές – όπου οι δραστηριότητες των εργαζομένων μπορούν να παρακολουθούνται και οι επόμενες περιοχές βελτίωσης μπορούν να αναγνωριστούν. Επίσης, οι προειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο παρέχουν στους διαχειριστές ολιστικές εικόνες για τις επιχειρηματικές λειτουργίες.

Δημιουργία ικανότητας αντιστοίχισης προμηθευτή

Είναι ολοένα και πιο σημαντικό να ανιχνεύονται τα τιμολόγια που παράγονται από ψευτικούς προμηθευτές στις αρχικές стадίες, πριν από την ζημία. Η ανίχνευση μπορεί να γίνει μέσω της τεχνολογίας fuzzy matching, στην οποία το σύστημα σαρώνει πολλαπλά αποθετήρια, κοιτάζει την υπάρχουσα βάση δεδομένων προμηθευτών και ελέγχει διάφορα έγγραφα για να ανιχνεύσει ψευτικά.

Σύγχρονες λύσεις σε ένα παλιό πρόβλημα

Όσον αφορά την απάτη, όπου υπάρχει θέληση, υπάρχει τρόπος. Εσωτερικοί και εξωτερικοί που έχουν την πρόθεση να κλέψουν από σας θα συνεχίσουν να βρουν νέους τρόπους για να το κάνουν. Αλλά οι εταιρείες μπορούν να βρουν παρηγοριά στο γεγονός ότι το ML και η αυτοματοποίηση είναι ικανά να ριζώσουν την απάτη. Η προσθήκη αυτών των τεχνολογιών στο τμήμα AP σας θα βοηθήσει στην ανακάλυψη και στην πρόληψη της απάτης. Η ομάδα AP μπορεί να στρέψει την προσοχή της σε λιγότερο βαρετά και περισσότερο επικεντρωμένα στην επιχείρηση καθήκοντα, και η οργάνωση σας θα σώσει χρήματα και ταλαιπωρία.