Το AI και η Αυτοματοποίηση: Όπλα στον Αγώνα κατά της ΑΠ Απάτης

Από τον Akhil Sahai, αρχισυντάκτη προϊόντων, Kanverse

Η απάτη κοστίζει στις επιχειρήσεις περίπου το 5% του ετήσιου εσόδου, όπως σημείωσε η Ένωση Πιστοποιημένων Εξεταστών Απάτης (ACFE) σε μια πρόσφατη έκθεση. Οι απάτηδες κοιτάζουν το τμήμα Accounts Payable (AP) και βλέπουν δολάρια γιατί συνήθως υπάρχουν κακές ελέγχοι για να αποτρέψουν τις επιθέσεις. Επειδή αυτή η επιχειρηματική λειτουργία επεξεργάζεται πληρωμές, είναι ανοιχτή για στοχεύωση από κακόβουλους ηθοποιούς.

Η απάτη AP διασπάται σε quelques τυπικές μορφές, τις οποίες θα εξετάσουμε παρακάτω. Η καλή είδηση είναι ότι υπάρχουν βήματα που οι οργανισμοί μπορούν να λάβουν για να μειώσουν τον κίνδυνο αυτών των γεγονότων.

Προμηθευτές που δεν υπάρχουν

Η πλειοψηφία των επιχειρήσεων διεξάγουν επιχειρηματικές δραστηριότητες με μια σταθερή προμηθευτών και προμηθευτών. Κάνουν κανονικές αγορές και οι πληρωμές συχνά προεγκριζόμενες χωρίς πολλή επιθεώρηση και έλεγχο. Αλλά ψεύτικες εταιρείες μπορούν να μιμούνται τους πραγματικούς προμηθευτές και να στείλουν ψεύτικες fakturas, και αυτή η ψεύτικη χρέωση μπορεί να είναι δύσκολο να ανιχνευθεί. Είναι επίσης ακριβό – μπορεί να κοστίσει 100.000 δολάρια ανά περίπτωση, σύμφωνα με το AC.

Οι απειλές αυτού του είδους μπορούν να έρθουν από μέσα, επίσης. Είναι δυνατό για έναν υπαλλήλο να δημιουργήσει ψεύτικους προμηθευτές και να στείλει ψεύτικες fakturas. Ένα παράδειγμα αυτού είναι μια γυναίκα από το Όρεγκον που απέστειλε εκατομμύρια δολάρια από την εταιρεία της για σχεδόν 15 χρόνια.

Λογαριασμοί για αγαθά που δεν υπάρχουν

Σε μια παρόμοια γραμμή, οι απάτηδες μπορεί να συνεργαστούν με υπαλλήλους για να δημιουργήσουν αιτήσεις πληρωμής για αγαθά/υπηρεσίες που η εταιρεία δεν έλαβε και στη συνέχεια να κρατήσουν την επεξεργασμένη πληρωμή για τον εαυτό τους. Αυτό είναι αυτό που συνέβη με έναν πρώην υπαλλήλο της Honda στο Οχάιο, ο οποίος απέστειλε την εταιρεία 750.000 δολάρια.

Χρέωση για τίποτα

Κάποιες φορές, ένας προμηθευτής προθέτως προσθέτει νέες γραμμές στοιχείων για να φουσκώσει το ποσό που οφείλεται. Όταν μια διαδικασία AP είναι χειροκίνητη και βιώνει μια αύξηση στον όγκο fakturών, αυτά τα λάθος προστεθέντα στοιχεία peuvent να περάσουν απαρατήρητα. Και αυτό οδηγεί στην εταιρεία να πληρώσει περισσότερο.

Κάποιες φορές, πολλές πληρωμές προμηθευτών επεξεργάζονται με βάση την ίδια faktura, το οποίο μπορεί να συμβεί όταν υπάρχουν περισσότερες από δύο αντίγραφα της ίδιας fakturas μέσα στο σύστημα και ένας υπαλλήλος AP (απρόσεκτα) ξεκινά την πληρωμή για όλα τα αντίγραφα. Μπορεί να συμβεί για διάφορους λόγους, που κυμαίνονται από ένα απλό λάθος μέχρι κακόβουλη πρόθεση. Ανεξάρτητα από την αιτία, μπορεί να έχει αρνητική επίδραση στην εταιρεία.

Μαχόμενη απάτη με αυτοματοποίηση

Μια άτυχη τάση είναι η ταχεία εμφάνιση νέων τρόπων για να απάτησουν τα τμήματα AP. Ευτυχώς, με τις προόδους στις τεχνολογίες που βασίζονται στο AI, έχει γίνει δυνατό για τις εταιρείες να αναπτύξουν στρατηγικές πρόληψης και να μειώσουν τους κινδύνους. Η αυτοματοποίηση και το AI/ML μπορούν να αντιμετωπίσουν την απάτη με διάφορες βασικές λειτουργίες. Αυτές περιλαμβάνουν:

Αυτοματοποίηση της διαδικασίας έγκρισης

Η αυτοματοποίηση εξασφαλίζει την συμμόρφωση αφήνοντας einen ψηφιακό ιχνηλάτη των ενεργειών που εκτελούνται σε κάθε στάδιο. Οι αυτοματοποιημένες έγκρισεις μειώνουν τις χρονοβόρες χειροκίνητες διαδικασίες έγκρισης. Η εκπαίδευση και η ευαισθητοποίηση μπορούν να βοηθήσουν στην αποτροπή οποιασδήποτε κακόβουλης πρόθεσης.

Αυτοματοποίηση της αναθεώρησης fakturών με τη δύναμη του AI

Η αντιστοίχηση των βασικών εγγράφων που παράγονται κατά τις стадίες προμήθειας είναι απαραίτητη για την ανάπτυξη απαραίτητης προστασίας κατά της απάτης AP. Περιλαμβάνει την αντιστοίχηση των στοιχείων της faktura με τις λεπτομέρειες της παραγγελίας αγοράς, την αναθεώρηση των παραλαβών για να διασφαλιστεί ότι τα αγαθά και οι υπηρεσίες έχουν παραδοθεί και συχνά εμπλέκει την σάρωση άλλων επικοινωνιών με τον προμηθευτή. Μπορεί να πάρει ημέρες όταν γίνεται χειροκίνητα, αλλά με την ανάπτυξη της αυτοματοποίησης που βασίζεται στο AI, ολόκληρη η διαδικασία συμφωνίας μπορεί να συμβεί σε λίγα λεπτά.

Παρακολούθηση και ιχνηλάτηση για κακόβουλη πρόθεση υπαλλήλων

Οι εσωτερικοί που διαπράττουν απάτη AP tend να εργάζονται μόνοι ή σε μικρές ομάδες μετά την απόκτηση στρατηγικής πληροφορίες για τις επιχειρηματικές λειτουργίες. Η χρήση συστημάτων τεχνολογίας που μπορούν να παρακολουθήσουν και να ιχνηλατήσουν τις δραστηριότητες των υπαλλήλων σε πραγματικό χρόνο μπορεί να αποτρέψει την κακόβουλη συμπεριφορά και πρόθεση χάρη σε ικανότητες όπως η ανίχνευση ανωμαλιών. Η εκπαίδευση των υπαλλήλων σε这一 περιοχή είναι επίσης σημαντική για την αύξηση της ευαισθητοποίησης. Η δημιουργία ενός προγράμματος πίστης μπορεί επίσης να βοηθήσει στη χάραξη ενός δρόμου προς ηθικές ενέργειες.

Επιβολή συμμόρφωσης με ψηφιακές λύσεις

Οι οργανισμοί μπορούν να μειώσουν την απάτη AP ψηφιοποιώντας ολόκληρη τη διαδικασία επεξεργασίας fakturών. Η ψηφιοποίηση καλιμπράρει τις ενέργειες με χρονικές σφραγίδες, οι οποίες μπορούν αργότερα να χρησιμοποιηθούν για να διεξαχθούν système ελέγχους. Τα συστήματα αυτά μπορούν να σχεδιαστούν για να παράγουν αυτοματοποιημένες αναφορές – όπου οι δραστηριότητες των υπαλλήλων μπορούν να παρακολουθούνται και οι επόμενες περιοχές βελτίωσης μπορούν να αναγνωριστούν. Επίσης, οι προειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο παρέχουν στους διαχειριστές ολοκληρωμένες εποπτικές ικανότητες στις επιχειρηματικές λειτουργίες.

Δημιουργία ικανότητας αντιστοίχισης προμηθευτή

Είναι ολοένα και πιο σημαντικό να ανιχνεύσετε fakturas που παράγονται από ψεύτικες εταιρείες στις αρχικές стадίες, πριν από την ζημιά. Η ανίχνευση μπορεί να γίνει μέσω της τεχνολογίας fuzzy matching, στην οποία το σύστημα σαρώνει πολλαπλά αποθετήρια, κοιτάζει την υπάρχουσα βάση δεδομένων προμηθευτών και ελέγχει διάφορα έγγραφα για να ανιχνεύσει ψεύτικες fakturas.

Σύγχρονες λύσεις σε ένα παλιό πρόβλημα

Όσον αφορά την απάτη, όπου υπάρχει θέληση, υπάρχει τρόπος. Οι εσωτερικοί και εξωτερικοί που έχουν την πρόθεση να κλέψουν από σας θα συνεχίσουν να βρουν νέους τρόπους για να το κάνουν. Αλλά οι εταιρείες μπορούν να παίρνουν ανάσα ανακούφισης γνωρίζοντας ότι το ML και η αυτοματοποίηση είναι ικανά να απομακρύνουν την απάτη. Η προσθήκη αυτών των τεχνολογιών στο τμήμα AP σας θα βοηθήσει στην ανακάλυψη και την πρόληψη της απάτης. Η ομάδα AP μπορεί να στρέψει την προσοχή της σε λιγότερο рутиνα και πιο επιχειρηματικές δραστηριότητες, και η οργάνωση σας θα σώσει χρήματα και μπελάδες.