AI και αυτοματισμός: Όπλα στη μάχη κατά της απάτης AP

Από τον Akhil Sahai, Chief Product Officer, Kanverse

Η απάτη κοστίζει στις επιχειρήσεις περίπου το 5% των ετήσιων εσόδων Σύλλογος Πιστοποιημένων Εξεταστών Απάτης (ACFE) σημείωσε σε πρόσφατη έκθεση. Οι απατεώνες εξετάζουν το τμήμα Πληρωτών Λογαριασμών (AP) και βλέπουν τα σημάδια του δολαρίου, επειδή υπάρχουν συνήθως ανεπαρκείς έλεγχοι για την πρόληψη επιθέσεων. Επειδή αυτή η επιχειρηματική λειτουργία επεξεργάζεται πληρωμές, είναι ανοιχτή για στόχευση από κακούς παράγοντες.

Η απάτη AP ξεσπά σε μερικά τυπικά μοτίβα, τα οποία θα εξετάσουμε παρακάτω. Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχουν βήματα που μπορούν να λάβουν οι οργανισμοί για να μειώσουν τον κίνδυνο να συμβούν αυτά.

Πωλητές που δεν υπάρχουν

Η πλειοψηφία των επιχειρήσεων δραστηριοποιείται με σταθερούς προμηθευτές και πωλητές. Κάνουν συνήθεις αγορές και οι πληρωμές συχνά προεγκρίνονται χωρίς πολύ έλεγχο και έλεγχο. Ωστόσο, οι ψεύτικες εταιρείες μπορούν να μιμηθούν τους πραγματικούς προμηθευτές και να στείλουν πλαστά τιμολόγια, και αυτή η ψεύτικη τιμολόγηση μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπιστεί. Είναι επίσης ακριβό - μπορεί να κοστίσει 100,000 $ ανά περίπτωση, σύμφωνα με το AC.

Απειλές αυτού του είδους μπορεί να προέρχονται και από μέσα. Είναι δυνατό για έναν υπάλληλο να δημιουργήσει ψεύτικους πωλητές και να στείλει πλαστά τιμολόγια. Ένα παράδειγμα αυτού είναι μια γυναίκα από το Όρεγκον που υπεξαίρεσε εκατομμύρια δολάρια από την εταιρεία της για σχεδόν 15 χρόνια.

Λογαριασμοί για αγαθά που δεν υπάρχουν

Με παρόμοιο τρόπο, οι απατεώνες μπορεί να συνεργαστούν με τους υπαλλήλους για να δημιουργήσουν αιτήματα πληρωμής για αγαθά/υπηρεσίες που δεν έλαβε η εταιρεία και στη συνέχεια να κρατήσουν για τον εαυτό τους την επεξεργασμένη πληρωμή. Αυτό συνέβη με έναν πρώην υπάλληλο της Honda στο Οχάιο, που εξαπάτησε την εταιρεία 750,000 $.

Χρέωση για τίποτα

Μερικές φορές, ένας προμηθευτής προσθέτει σκόπιμα νέα στοιχεία γραμμής για να διογκώσει το οφειλόμενο ποσό. Όταν μια διαδικασία AP καθοδηγείται με μη αυτόματο τρόπο και παρουσιάζει αύξηση του όγκου τιμολογίων, αυτά τα εσφαλμένα προστιθέμενα στοιχεία γραμμής μπορεί να περάσουν απαρατήρητα. Και αυτό έχει ως αποτέλεσμα την υπερτιμολόγηση της εταιρείας.

Μερικές φορές, πολλές πληρωμές προμηθευτών διεκπεραιώνονται με βάση το ίδιο τιμολόγιο, κάτι που μπορεί να συμβεί όταν υπάρχουν περισσότερα από δύο αντίγραφα του ίδιου τιμολογίου εντός του συστήματος και ένα μέλος της ομάδας AP (ακούσια) ξεκινά την πληρωμή για όλα τα αντίγραφα. Μπορεί να συμβεί για διάφορους λόγους, που κυμαίνονται από ένα απλό λάθος έως κακόβουλη πρόθεση. Ανεξάρτητα από την αιτιώδη συνάφεια, μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο στην εταιρεία.

Καταπολέμηση της απάτης με την αυτοματοποίηση

Μια ατυχής τάση είναι η ταχεία εμφάνιση νέων τρόπων απάτης τμημάτων AP. Ευτυχώς, με τις εξελίξεις στις τεχνολογίες που λειτουργούν με τεχνητή νοημοσύνη, είναι δυνατό για τις εταιρείες να αναπτύξουν προληπτικές στρατηγικές και να μετριάσουν τους κινδύνους. Η αυτοματοποίηση και η AI/ML μπορούν να αντιμετωπίσουν την απάτη με πολλές βασικές λειτουργίες. Αυτά περιλαμβάνουν:

Αυτοματοποίηση της ροής εργασιών έγκρισης

Ο αυτοματισμός διασφαλίζει τη συμμόρφωση αφήνοντας ένα ψηφιακό ίχνος των ενεργειών που εκτελούνται σε κάθε στάδιο. Οι αυτοματοποιημένες εγκρίσεις μειώνουν τις χρονοβόρες διαδικασίες μη αυτόματης έγκρισης. Η εκπαίδευση και η δημιουργία ευαισθητοποίησης μπορούν να βοηθήσουν στην αποτροπή κάθε κακόβουλης πρόθεσης.

Αυτοματοποίηση ελέγχου τιμολογίου με υποστήριξη AI

Η αντιστοίχιση βασικών εγγράφων που δημιουργούνται στα στάδια των προμηθειών είναι απαραίτητη για την ανάπτυξη ουσιαστικής προστασίας έναντι της απάτης στους πληρωτέους λογαριασμούς. Περιλαμβάνει αντιστοίχιση πληροφοριών γραμμής τιμολογίου με λεπτομέρειες παραγγελίας αγοράς, έλεγχο αποδείξεων για τη διασφάλιση της παράδοσης αγαθών και υπηρεσιών και συχνά περιλαμβάνει σάρωση άλλων επικοινωνιών με τον προμηθευτή. Μπορεί να χρειαστούν μέρες όταν γίνει χειροκίνητα, αλλά με την ανάπτυξη αυτοματισμού που τροφοδοτείται από AI, ολόκληρος ο κύκλος συμφιλίωσης μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσα σε λίγα λεπτά.

Παρακολούθηση και παρακολούθηση για κακοβουλία εργαζομένων

Οι μυστικοί που διαπράττουν απάτη AP τείνουν να εργάζονται μόνοι ή σε μικρές ομάδες αφού λάβουν στρατηγικές πληροφορίες σχετικά με τις επιχειρήσεις. Η χρήση τεχνολογικών συστημάτων που μπορούν να παρακολουθούν και να παρακολουθούν τις δεσμεύσεις των εργαζομένων σε πραγματικό χρόνο μπορεί να αποτρέψει κακόβουλη συμπεριφορά και πρόθεση χάρη σε δυνατότητες όπως η ανίχνευση ανωμαλιών. Η εκπαίδευση των εργαζομένων σε αυτόν τον τομέα είναι επίσης σημαντική για την αύξηση της ευαισθητοποίησης. Η οικοδόμηση ενός προγράμματος αφοσίωσης μπορεί επίσης να βοηθήσει στη χάραξη μιας πορείας προς ηθικές ενέργειες.

Επιβολή συμμόρφωσης με ψηφιακές λύσεις

Οι οργανισμοί μπορούν να μειώσουν την απάτη AP ψηφιοποιώντας ολόκληρη τη ροή εργασιών επεξεργασίας τιμολογίων. Η ψηφιοποίηση βαθμονομεί ενέργειες με χρονικές σημάνσεις, οι οποίες μπορούν αργότερα να χρησιμοποιηθούν για τη διεξαγωγή ελέγχων συστημάτων. Τέτοια συστήματα μπορούν να σχεδιαστούν για τη δημιουργία αυτοματοποιημένων αναφορών – όπου οι δραστηριότητες των εργαζομένων μπορούν να παρακολουθούνται και να εντοπιστούν οι επακόλουθες τομείς βελτίωσης. Επίσης, οι ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο παρέχουν στους διαχειριστές ολιστικές πληροφορίες σχετικά με τις λειτουργίες της διαδικασίας.

Δημιουργία ικανότητας αντιστοίχισης προμηθευτή

Είναι ολοένα και πιο σημαντικό να ανιχνεύονται τιμολόγια που δημιουργούνται από ψεύτικες εταιρείες στα αρχικά στάδια, πριν προκληθεί ζημιά. Η ανίχνευση μπορεί να γίνει μέσω της τεχνολογίας ασαφούς αντιστοίχισης, στην οποία το σύστημα σαρώνει πολλαπλά αποθετήρια, εξετάζει την υπάρχουσα βάση δεδομένων προμηθευτών και ελέγχει διάφορα έγγραφα για να εντοπίσει πλαστά.

Σύγχρονες λύσεις σε ένα πανάρχαιο πρόβλημα

Όσον αφορά την απάτη, όπου υπάρχει θέληση, υπάρχει τρόπος. Εσωτερικοί και ξένοι που σκοπεύουν να σας κλέψουν θα συνεχίσουν να βρίσκουν νέους τρόπους για να το κάνουν. Ωστόσο, οι εταιρείες μπορούν να ανακουφιστούν γνωρίζοντας ότι η ML και η αυτοματοποίηση ανταποκρίνονται στο καθήκον της εξάλειψης της απάτης. Η προσθήκη αυτών των τεχνολογιών στο τμήμα AP θα σας βοηθήσει να ανακαλύψετε και να αποτρέψετε την απάτη. Η ομάδα του AP μπορεί να στραφεί σε λιγότερο κοσμικές και πιο εστιασμένες στην επιχείρηση εργασίες και ο οργανισμός σας θα εξοικονομήσει χρήματα και ταλαιπωρία.