AI bør gøre din virksomhed lettere at drive

AI bør gøre din virksomhed lettere at drive. Det fortjener at være et eksplicit mål, når du beslutter, hvor du vil bruge det.

Mere output er nyttigt, når virksomheden har brug for mere output. Men der er også værdi i at have færre løse ender at holde styr på, mindre administrativt arbejde, der hænger over aftenen, og mere opmærksomhed til rådighed for det arbejde, du oprindeligt ønskede at udføre.

At bruge AI til administrativt arbejde har gjort driften af mine virksomheder mere fornøjelig. Det betyder noget for mig. At nyde den virksomhed, du har bygget, er en fuldstændig rimelig gevinst for den indsats, du har lagt i at forbedre den.

Efterhånden som agenter bliver mere kapable, får ejere flere valg om, hvilke ansvarsområder de vil overlade. Vi skal være lige så bevidste om, hvad vi vil have tilbage.

En virksomhed kan lykkes og alligevel være udmattende at drive

Forestil dig en designer med nok kunder, gode opgaver, og en tjeneste, folk er villige til at betale for. Den kommercielle side fungerer. Ugen kan stadig føles fragmenteret af tilbud, projektopdateringer, manglende filer, fakturaer og alle de små beslutninger, der er nødvendige for at holde et engagement i gang.

Hver opgave kan være håndterbar. Sammen skaber de en virksomhed, der kræver ejerens opmærksomhed næsten overalt. At færdiggøre designet afslutter ikke arbejdet. Der er stadig noget, der skal sendes, kontrolleres, registreres eller følges op på.

Det er et nyttigt tidspunkt at evaluere AI. Hvilken tilbagevendende forpligtelse ville du være glad for at få håndteret mere pålideligt? Hvilken del af ugen tager stadig opmærksomheden væk fra det arbejde, du holder af?

De nuværende værktøjer bygges i stigende grad omkring disse spørgsmål. Anthropic’s septemberudvidelsen af Claude for Small Business forbinder arbejdsgange med den software, som ejere allerede bruger til salg, økonomi og daglige operationer. Den understøtter også planlagt arbejde, hvor godkendelse som standard kræves før handlinger såsom afsendelse, opslag eller betaling.

Det interessante er det almindelige arbejde, som disse systemer er designet til at håndtere. En virksomhedsejer behøver ikke en dramatisk transformationshistorie for at drage fordel af at have en tilbagevendende forpligtelse under bedre kontrol.

Færdiggør ansvaret bag opgaven

Forestil dig en ejer, der ønsker hjælp til at følge op på forfaldne fakturaer. At bede en agent om at skrive betalingspåmindelser er let. Men at skrive beskederne er kun en del af ansvaret.

Nogen skal fastlægge, hvilke fakturaer der faktisk er forfaldne, kontrollere om en betaling er ankommet, tage højde for eventuelle aftaler, der allerede er indgået med kunden, og beslutte, hvilke påmindelser der er passende. Efter at en besked er sendt, skal nogen stadig vide, hvad der skete derefter.

En nyttig arbejdsgang ville forberede en tjekliste, udarbejde de passende opfølgninger til godkendelse og holde de uafklarede punkter synlige. Hvis registreringerne er i modstrid, eller en kunde har bestridt en opkrævning, ville den bringe denne undtagelse til ejeren med tilstrækkelig kontekst til at træffe en beslutning.

Ejeren har stadig et job. De kan gennemgå en forberedt beslutning og håndtere undtagelserne i stedet for hver gang at rekonstruere situationen ud fra spredte registreringer.

Anthropic’s augustusudgivelsen af computerbrug, Skills API og Files API beskriver komponenterne bag denne type arbejdsgang: at betjene software, følge en gemt procedure, læse dokumenter og returnere færdige filer. At forbinde disse muligheder giver byggefirmaer flere måder at føre en opgave gennem de applikationer, hvor arbejdet foregår.

Om det hjælper afhænger af, hvad du beder systemet om at fuldføre. En mappe fuld af polerede påmindelser kan overlade ansvaret helt til dig. En klar oversigt over, hvad der kræver din godkendelse, og hvad der stadig er uafklaret, kan gøre det lettere at håndtere.

Dette er hvor prompting bliver en ledelsesfærdighed. Definér resultatet i forhold til det ansvar, du vil have håndteret. Giv agenten en standard for færdiggørelse, der betyder noget for virksomheden.

Tæl det arbejde, AI giver dig tilbage

Vær ærlig om, hvad det kræver at bruge resultatet.

En agent kan hurtigt forberede en rapport, men hvis du skal genåbne hver kilde, reparere beregningerne og finde ud af, hvad rapporten forsøger at fortælle dig, hører den indsats ind i din vurdering. Det samme gælder for at reparere en brudt forbindelse eller forklare den samme undtagelse igen i næste uge.

Gennemgang er nødvendig for mange opgaver. Spørgsmålet er, om gennemgangen er håndterbar, og om hele processen forbedrer det, du gjorde før. En arbejdsgang kan overlade den endelige beslutning til dig, mens den fjerner meget af forberedelsen omkring den.

Se på et par faktiske kørsel. Hvor ofte måtte du gribe ind? Kunne du forstå undtagelserne? Kom resultatet, når det var nyttigt? Var der stadig noget vigtigt, du skulle huske uden for systemet?

De svar fortæller dig mere om værdien af arbejdsprocessen end at se den levere et imponerende første resultat. De fortæller også, hvad der skal forenkles. Måske er opgaven for bred. Måske har agenten brug for en bedre kilde. Måske er en tilbagevendende undtagelse let at løse, når du træffer den underliggende forretningsbeslutning.

Et system, du kan forstå og vedligeholde, er mere værd end et indviklet et, du er tilbageholdende med at røre ved. Dets vedligeholdelse bliver også en del af din arbejdsuge.

Bestem, hvad den genvundne kapacitet skal bruges til

Jeg har argumenteret for, at bedre AI vil gøre million-dollar enkeltmandsvirksomheder mere opnåelige. At udvide, hvad en ejer kan levere, skaber plads til vækst. Det forbliver en spændende mulighed.

Hvad du gør med den plads, er stadig dit eget valg.

Du kan tage en ny kunde på. Du kan bruge mere tid på at forbedre servicen for de kunder, du allerede har. Du kan endelig udvikle det produkt, du altid udskyder, eller afsætte nok plads i ugen til at tænke over, hvor virksomheden er på vej.

Du kan også afslutte arbejdet tidligere. Der er ingen forpligtelse til at fylde hver genvundet time med en ny forpligtelse. En virksomhed, der understøtter dit liv og forbliver håndterbar, er en værdifuld ting at opbygge.

Gør den intention til en del af opgaven. Hvis målet er at holde fredag eftermiddag fri for rutineadministration, så vurder, om systemet hjælper dig med det. Hvis målet er at give kundearbejdet din fulde opmærksomhed, så se på de afbrydelser og uafklarede forpligtelser, det fjerner.

AI giver os flere måder at forme arbejdet omkring en virksomhed på. Brug den evne til at bygge en, du ønsker at holde i drift.