تتبع الوقت يُعاني من مشكلة السمعة. هل يُمكن للذكاء الاصطناعي تغيير ذلك؟

لطالما كان تتبع الوقت مصدرًا للتوتر في مكان العمل. صحيحٌ أنه نظريًا يُبشر بمزيد من التركيز والإنتاجية. لكن عمليًا، غالبًا ما يصبح مجرد مهمة إضافية، أو الأسوأ من ذلك، شكلًا من أشكال الإشراف الخفي. وعندما تُضيف أدواتٍ معقدة أو مُزعجة، تُصبح العملية أكثر تعقيدًا بدلًا من الوضوح.

النتيجة؟ تفقد الفرق ثقتها بالعملية. ما كان ينبغي أن يكون أداةً للفهم العميق بدأ يبدو وكأنه إدارةٌ دقيقة. ومع ذلك، من الواضح أننا لا نُحسن إدارة الأمور. تُظهر إحدى الدراسات أن متوسط ​​إنتاجية العامل لا يتجاوز ساعتين و2 دقيقة يوميًا. هذا أقل من ثلث يوم العمل. أما بقية الوقت؟ يتلاشى هذا الشعور في الاجتماعات، والتبديل المستمر بين السياقات، وتعدد المهام، وضغط الظهور بمظهر المشغول. ليس إنتاجيًا في الواقع، بل مجرد مظهر.

كان من المفترض أن يُسهم تتبع الوقت في حل هذه المشكلة. ولكن دون رؤية واضحة لكيفية إنفاق الوقت فعليًا، تُترك الفرق في حيرة من أمرها. عندما تُصبح الأدوات المصممة للمساعدة أشبه بالإدارة التفصيلية، تتآكل الثقة. لذا، ما نحتاجه هو تغيير في كيفية فهم الوقت وكيفية قياسه، تغيير يبتعد عن السيطرة ويتجه نحو الوضوح.

تتبع الوقت التقليدي وعيوبه

تُبنى معظم أنظمة تتبع الوقت على افتراض أن العمل يتم في كتل خطية واضحة. لكن هذا نادرًا ما يكون صحيحًا. في الواقع، نموذج العمل التقليدي من التاسعة صباحًا إلى الخامسة مساءً لم يعد العمل يعكس كيفية إنجاز الناس للعمل فعليًا. يتجه المزيد من الناس نحو أيام عمل غير خطية، حيث تُوزّع المهام على فترات ذروة وانخفاض الطاقة بدلًا من فترات زمنية ثابتة. لا يتناسب العمل بدقة مع معايير محددة مسبقًا، وغالبًا ما يُسبب إجباره على ذلك مشاكل أكثر مما يحل.

لذا، عندما يتطلب تتبع الوقت دقة، فإن الناس إما يتلاعبون به أو يتخلون عنه. يصبح تسجيل الوقت مهمةً قائمةً بذاتها، مجرد مهمة إضافية في قائمة مهامٍ مثقلة. بمرور الوقت، تتآكل الثقة في النظام. فبدلاً من مساعدة الفرق على فهم آلية عملها، غالبًا ما تُضيف هذه الأدوات تعقيدًا بدلًا من فهمها.

المسألة الأعمق هي ما صُممت هذه الأنظمة لقياسه. فهي غالبًا ما تُكافئ الظهور، كالبقاء على الإنترنت، والظهور بمظهر المتجاوب، وحضور الاجتماعات، بدلًا من تحقيق نتائج ملموسة. يتحول التركيز من إنجاز العمل إلى إظهار إنجازه. كما أن أنواع المهام التي تُعطى الأولوية في هذه الأنظمة ليست دائمًا هي الأكثر أهمية. يُقضى جزء كبير من الوقت في متابعة التحديثات، وإدارة الإشعارات، والتنقل بين الأدوات، والرد على الرسائل الداخلية، أو حضور اجتماعات متكررة. في الواقع، 60% من وقت الموظف الآن، ننتقل إلى هذا النوع من "العمل المتعلق بالعمل". فهو يخلق وهمًا بالإنتاجية، بينما يصرف الانتباه عن المهام الأعمق والأكثر قيمة، والتي تُحفّز التقدم بالفعل.

لم تُصمَّم أدوات تتبع الوقت التقليدية لتُناسب طبيعة عملنا اليوم. فهي مبنية على فكرة أن العمل مستقر وقابل للتنبؤ، لكن الواقع هو التحوّل المستمر في السياقات والتعاون وتغيّر الأولويات. هذا يعني أن هذه الأدوات غالبًا ما تُتتبّع الأمور الخاطئة. لكي يكون تتبع الوقت مفيدًا، يجب أن يتجاوز مجرد تسجيل النشاط. ينبغي أن يُساعد الموظفين على حماية وقتهم، وتجنّب عوامل التشتيت، والتركيز على ما هو مهم حقًا. لا تحتاج الفرق إلى أداة امتثال أخرى؛ بل تحتاج إلى أداة تُوضّح كيفية سير العمل فعليًا.

أين يمكن للذكاء الاصطناعي أن يساعد فعليًا

يتيح الذكاء الاصطناعي فرصةً لإعادة النظر في هيكلية وهدف تتبع الوقت. الهدف ليس مراقبة الأشخاص، بل فهم كيفية سير العمل فعليًا. من خلال التحليل السلبي للأنماط عبر الأدوات والاتصالات وسير العمل، يمكن للذكاء الاصطناعي بناء صورة أوضح وأكثر دقة لكيفية قضاء الوقت دون إضافة مهام جديدة أو تعطيل سير العمل.

على سبيل المثال، يستطيع الذكاء الاصطناعي تحديد تركيز الشخص أو تنقله المستمر بين سياقات العمل، والاستجابة بطرق تُسهم في الحفاظ على الإنتاجية. ولا يقتصر دوره على الإبلاغ عن الوقت المُستغرق في الاجتماعات أو التنسيق فحسب، بل يُظهر أنماطًا آنية، مثل المدة التي يستغرقها التعافي بعد الانقطاعات أو متى يبدأ عبء العمل بالميل نحو الإرهاق. وتُعدّ هذه المعلومات في الوقت المناسب لدعم تصحيح مسار العمل في منتصف اليوم، سواءً كان ذلك يعني تبديل المهام، أو أخذ استراحة، أو تعديل الأولويات.

وبنفس القدر من الأهمية، يمكن للذكاء الاصطناعي التكيف مع أنماط العمل الفردية. بعض الناس يكونون في أوج إنتاجيتهم في الصباح الباكر، بينما يكون آخرون في أوقات عمل سريعة ومركّزة في وقت لاحق من اليوم. الأنظمة التي تتعلم وتتكيف مع هذه الإيقاعات، بدلاً من فرض هيكلية جامدة، تساعد في الحفاظ على الطاقة ومنع التعب.

عند استخدامه بشكل جيد، يُزيل الذكاء الاصطناعي التعقيد من تتبع الوقت التقليدي من خلال التخلص من المؤقتات والإدخال اليدوي والجهد الإضافي. أدوات مثل في وقت مبكر يتيح مُتتبّع الوقت المُدعّم بالذكاء الاصطناعي هذا الأمر من خلال العمل بهدوء في الخلفية، مُسجّلًا تلقائيًا كيفية قضاء الوقت في الاجتماعات والأدوات والمهام. لا يُقاطع هذا المُتتبّع أي شخص ولا يُلزمه بتغيير طريقة عمله. بل يُتيح رؤية واضحة لمسار اليوم، مُساعدًا المستخدمين على إدارة وقتهم والحفاظ على تركيزهم.

بالنسبة للأفراد، يعني ذلك رؤية الأعطال أو التشتتات فور حدوثها، مما يتيح لهم وقتًا للتكيف. أما بالنسبة للفرق، فيُنشئ ذلك رؤية مشتركة مدعومة بالبيانات لكيفية سير العمل فعليًا دون الاعتماد على التقارير الذاتية. يُسهّل ذلك تحديد مواطن تباطؤ التنسيق، أو مواطن إرهاق الموظفين، أو مواطن ضياع الوقت في أعمال سطحية. لا تكمن القيمة في التتبع لمجرد التتبع، بل في جعل الوقت مرئيًا بحيث يُمكن استخدامه بشكل أفضل.

تمنح هذه الرؤى الفرق أيضًا مساحة للتوقف والتفكير قبل تفاقم المشكلات. عندما تكون أنماط الوقت واضحة، يصبح من الأسهل تحديد ما يستنزف الطاقة: كثرة الاجتماعات الدائمة، أو عمليات تسليم المهام غير الفعالة، أو علامات التعب المتزايد. لا يظهر الإرهاق بين عشية وضحاها، بل يتراكم عبر سلسلة من أوجه القصور الصغيرة التي يتم تجاهلها. وتكلفة تجاهله باهظة: تشير بعض التقديرات إلى أن تكاليف الرعاية الصحية للإرهاق تصل إلى 190 مليار دولار سنويًالذا، فإن اكتشاف الأمور الصغيرة في وقت مبكر ليس مفيدًا لرفاهية الفريق فحسب؛ بل إنه يمثل قضية جوهرية.

هل الذكاء الاصطناعي هو الخطوة الأولى نحو نهج أكثر إنسانية للإنتاجية؟

في نهاية المطاف، لا يحل الذكاء الاصطناعي محلّ الحكم البشري، بل يدعمه ببيانات حقيقية. من خلال إظهار مواضع ضياع الوقت، ومواضع ضعف التركيز، ومواضع استنزاف الطاقة، يمنح الذكاء الاصطناعي الفرق وضوحًا لاتخاذ قرارات أذكى. الأمر لا يتعلق بالتحكم، بل باتخاذ قرارات أفضل بناءً على كيفية سير العمل فعليًا. لا ينبغي أن يكون هدف تتبع الوقت هو استخلاص المزيد من النتائج من كل ساعة، بل مساعدة الناس على استغلال وقتهم بوعي أكبر. فالأنظمة الأكثر فعالية لا تُجبر الأفراد على التحسين المستمر.

الإنتاجية الحقيقية لا تعني بذل المزيد من الجهد دائمًا، بل تعني استثمار الطاقة في المجالات المهمة، وتهيئة الظروف المناسبة لإتقانها. يبدأ ذلك بإعادة النظر في الهدف الأساسي من تتبع الوقت - ليس للتحكم في الوقت، بل لحمايته.