تطلق QorusDocs مساحة عمل QPilot Workspace لإرساء عمل وكلاء إعداد العروض على معرفة الشركة

أطلقت QorusDocs مساحة عمل QPilot Workspace، وهي بيئة مشتركة تُعدّ فيها فرق تطوير الأعمال ووكلاء الذكاء الاصطناعي العروض التقديمية ومقترحات الأعمال والردود على طلبات تقديم العروض. وأُعلن عن إطلاقها في 27 أكتوبر، وتجمع مساحة العمل بين المعرفة الخاصة بالشركة وسير عمل إعداد المسودات ومراجعتها وإنتاج المستندات ضمن Microsoft 365، مع إمكانية الاتصال بـCopilot وClaude وChatGPT.

يستهدف المنتج شركات الخدمات المهنية والخدمات القانونية وخدمات التقنية، وكذلك شركات الهندسة المعمارية والهندسة والإنشاءات. وفي هذه القطاعات، يعتمد إعداد عرض مقنع على أدلة تشمل الأشخاص المتاحين للعمل في مشروع، والأعمال ذات الصلة التي أنجزوها، وخبرة الشركة في التعامل مع عملاء مشابهين. وتطرح QorusDocs هذا السياق المؤسسي بوصفه أساسًا لعمل وكلائها.

يمكن للعملاء التسجيل للحصول على إمكانية الوصول الآن، وفقًا لما جاء في إعلان الإطلاق. وتقول الشركة إن QPilot Workspace تدعم مسار المنافسة منذ طرح الفرصة، مرورًا بإعداد المسودات ومراجعتها، وصولًا إلى إغلاقها واستخلاص الرؤى، مع تسليم المستندات النهائية بصيغتي Word وPowerPoint.

توفر PursuitIQ الأدلة التي تستند إليها المسودة

تُطلق QorusDocs على طبقة إرساء الإجابات على المعلومات اسم PursuitIQ. وتصفها الشركة في صفحة المنصة بأنها سياق مشترك يربط بين الموظفين الحاليين والخبرات والإجابات المعتمدة وسجل المنافسات وعناصر التميز. ويستخدم الوكلاء هذه المعلومات لتجميع الردود وتخصيصها، بينما يظل الأفراد مسؤولين عن الاستراتيجية وفهم العميل وصياغة المبررات النهائية للفوز بالعمل.

تنظم QPilot Workspace العمل من خلال القوالب والمهام والمهارات. ويبدأ المسار المقصود بالمواد والأدلة ذات الصلة بالفرصة، ثم ينتقل إلى إعداد المسودات الأولية وتخصيصها ومراجعتها بالتعاون وتسليمها. ويوفر هذا التنظيم للفرق مساحة تنسق فيها المعلومات الداعمة إلى جانب الرد المكتوب.

قال راي ميرينغ، الرئيس التنفيذي لشركة QorusDocs: «ما يحققه ذلك هو المصداقية: الأشخاص المناسبون، والخبرة ذات الصلة، والدليل على أنكم أنجزتم عملًا مماثلًا من قبل».

يكمن التحدي العملي في ربط كل ادعاء بالدليل المناسب. فقد يكون العرض مكتوبًا بصياغة جيدة، ومع ذلك يتضمن سيرة ذاتية قديمة أو دراسة حالة غير ذات صلة أو خبرة لا تدعم النطاق المطلوب. ويمنح إرساء سير عمل إعداد المسودات على سجلات الشركة التي تحافظ عليها نقطة انطلاق أقوى للمراجعين للتحقق من هذه التفاصيل.

كيف تسترجع التقنية الحالية المعرفة وتعيد استخدامها

تساعد وثائق فهرسة المحتوى لدى QorusDocs على توضيح التقنية التي تستند إليها ميزات الذكاء الاصطناعي الراسخة في المنصة. وتُفهرس المستندات والقوالب والمواد الأخرى لتتمكن ميزات Smart Search وQPilot Chat وSmart Skills وحقول القوالب المدعومة بالذكاء الاصطناعي من العثور عليها. وتوضح الوثائق أن التحديث التلقائي يجري مرتين يوميًا، مع إمكانية تحديث المسؤولين للمصادر يدويًا عند الحاجة.

وهذا يجعل إدارة المحتوى جزءًا من سير عمل الذكاء الاصطناعي. إذ يجب أن تكون بيانات اعتماد الموظف المحدّثة أو الإجابة المعتمدة متاحة في المصدر ذي الصلة قبل أن يتسنى الاستناد إليها في إعداد مسودة. لذلك، فإن تنظيم هذه المصادر وصيانتها مطلب تشغيلي لضمان توافق العروض مع إمكانات الشركة الحالية.

يوضح دليل مستخدم QPilot الخاص بالشركة ضوابط اختيار مكتبات المصادر، وتحديد مستندات بعينها من خلال الإشارات إليها، وإظهار المراجع في الردود المُنشأة. ويمكن لسير عمل Smart Search استخدام أفضل خمس إجابات مطابقة لإعداد رد مخصص لسؤال معين. وتبيّن هذه الإمكانات الموثقة كيفية عمل الاسترجاع والتوليد معًا ضمن المنصة الأوسع.

ويضيف تجميع المستندات طبقة أخرى إلى العملية. إذ تجمع Smart Fields معلومات منظّمة مثل النصوص والتواريخ والخيارات المحددة، ثم تستخدمها لأتمتة قوالب Word وPowerPoint. ويمكن للجمع بين الحقول المنظّمة والنصوص المُنشأة أن يساعد الفرق على إعداد مستندات متسقة من دون إعادة بنائها يدويًا حول كل فرصة جديدة.

يربط MCP العروض بالأنظمة المحيطة بها

يشمل الإطلاق موصلات بروتوكول سياق النموذج (MCP)، التي تتيح للفرق استخدام QorusDocs ضمن Copilot وClaude وChatGPT. وتصف QorusDocs أيضًا عمليات تكامل مع خوادم MCP أخرى، منها Salesforce وDynamics 365 وHubSpot وGong، لجلب سياق الفرص والمحادثات إلى مسار المنافسة.

تعالج هذه الاتصالات مشكلة تنسيق مألوفة: فكثيرًا ما تكون المعلومات المفيدة لإعداد العروض موزعة بين المستندات وسجلات إدارة علاقات العملاء ومحادثات العملاء. وإتاحتها في بيئة العمل قد يقلل الجهد اللازم لجمع السياق قبل بدء إعداد المسودة.

وكما ورد في تغطية Unite.AI لـسير عمل المؤسسات الذي يتجاوز طبقة الاتصال عبر MCP، فإن الاتصال ليس سوى جانب واحد من المنتج. وتعتمد القيمة أيضًا على التعليمات الخاصة بالمهمة والأدلة وعملية المراجعة التي تحول الوصول إلى نتيجة مفيدة. ويتماشى الجمع الذي تقدمه QorusDocs بين معارف المنافسات ومكونات سير العمل القابلة لإعادة الاستخدام مع هذا التوجه الأوسع.

فيما يتعلق بمعلومات الأعمال الحساسة، تقول QorusDocs إن منصتها مبنية على Microsoft Azure OpenAI، وتصل إلى البيانات في بيئة Microsoft 365 الخاصة بالشركة، ولا تستخدم تلك البيانات لتدريب النماذج العامة. وتذكر المنصة امتثالها لمعياري SOC 2 Type II واللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، إلى جانب صلاحيات الوصول القائمة على الأدوار وسير عمل الموافقات، كما هو موضح في صفحة المنصة.

استجابة لأعباء العمل المتزايدة في إعداد العروض

وجد تقرير الشركة المعياري لعام 2026 حول قطاع إعداد العروض، المستند إلى استطلاع شمل نحو 300 من قادة إعداد العروض، أن 68% أفادوا بزيادة حجم العروض. وكان العثور على محتوى دقيق وانتظار الخبراء المتخصصين والموافقات من بين أبرز مصادر الضغط التي أشاروا إليها. وتُظهر النتائج أن المشكلة تتعلق بالتنسيق وجمع الأدلة بقدر ما تتعلق بسرعة الكتابة.

قالت Heather Almquist، نائبة الرئيس الأولى في Marsh، في الإعلان إن تجميع السير الذاتية المناسبة وخبرات المشاريع والمحتوى المعتمد بسرعة يُعد من الجوانب الصعبة في الاستجابة لطلبات تقديم العروض (RFPs). ووصفت جمع المعرفة المؤسسية في مكان واحد بأنه وسيلة تتيح للفرق تخصيص مزيد من الوقت للاستراتيجية والعلاقات مع العملاء.

تقول QorusDocs إن أكثر من 200 مؤسسة تستخدم منصتها الأوسع، من بينها WSP وCDW وInsight. ويوسّع QPilot Workspace هذا النشاط من خلال إرساء عملية مشتركة بين الأشخاص والوكلاء. وبالنسبة إلى فرق إعداد العروض، تتمثل النتيجة المفيدة في إعداد استجابة ومراجعتها بسهولة أكبر، مع تقديم مبررات موثوقة ومحددة توضّح لماذا ينبغي إسناد العمل إلى الشركة.