الحد الفاصل التالي للذكاء الاصطناعي؟ أنت تجلس فيه

تقريبًا كل عنوان رئيسي عن الذكاء الاصطناعي هذا العام كان يدور حول جانب ما من الطبقة الرقمية للعمل، من الوكلاء الذين يكتبون الشيفرة إلى النماذج التي تدون ملاحظات على المكالمات الجماعية. وفي الوقت نفسه، الموظفون أنفسهم الذين يستخدمون الذكاء الاصطناعي ليصبحوا فعالين بشكل ملحوظ على حواسيبهم المحمولة يدخلون مكاتبهم الواقعية حيث لا توجد تلك الكفاءة. 

المشكلة في حوار الذكاء الاصطناعي خلال السنوات القليلة الماضية هي أنه ظل تقريبًا داخلًا بالكامل، وأقصد ذلك بمعناه الحرفي. كان الأمر يدور حول الشاشات، ونوافذ الدردشة، والوثائق — الأشياء التي تحدث بين الشخص والشاشة. وعلى مدى كل ذلك الوقت، ظل المكتب الفعلي مجرد كيان ثابت يُعامل كتكلفة ثابتة تُدار بدلاً من أن يكون نظامًا يمكن فهمه وتحسينه فعليًا.

المكاتب الحديثة المرنة، على وجه الخصوص، تعاني من هذا التفاوت بين من يُفترض أن يكون حاضرًا ومن يظهر فعليًا، مما يجعل كل شيء أصعب في الإدارة. عندما يصل الموظفون، قد لا يتمكنون من العثور على غرفة اجتماعات، أو قد يتجولون في الطابق بحثًا عن مكتب شاغر كما لو كانوا يبحثون عن موقف سيارة في المركز التجاري ليلة عيد الميلاد. ومن المحتمل أن مخطط الطابق قد تم إعداده بناءً على تخمين شخص ما بدلاً من أي دليل فعلي على كيفية استخدام الأشخاص للمساحة.

هذه العجز في استخدام المساحة بكفاءة هو مشكلة أكبر مما يبدو. العقارات غالبًا ما تكون ثاني أكبر نفقة للشركة، بعد الأشخاص. و، في استطلاع حديث أجرته The Collab Collective، صرّح ستة من كل عشرة من محترفي عمليات مكان العمل أن هذا النوع من الاحتكاك في مكان العمل — العجز عن إدارة موارد المكتب مثل المكاتب وغرف الاجتماعات بكفاءة — قد ساء فعليًا خلال العام الماضي. 

هذا الاحتكاك له تكلفة أيضًا، وهي تكلفة كبيرة. يفقد الموظفون ما بين ساعتين إلى أربع ساعات أسبوعيًا في البحث عن مساحة، وملاحقة الزملاء، والعمل حول أنظمة المكتب المتفرقة. إذا حسبت ذلك مقابل أرقام التعويضات القياسية، يمكن لشركة لديها ألف موظف أن تخسر ما يصل إلى 9 ملايين دولار سنويًا بسبب احتكاك مكان العمل وحده. 

النقطة العمياء في تخطيط العقارات

للذكاء الاصطناعي إمكانات كبيرة لمعالجة هذه التحديات. كما يمكن للذكاء الاصطناعي توقع الطلب أو توجيه تذاكر الدعم، يمكنه أن يتعلم أي المكاتب والغرف يستخدمها من ومتى. يمكنه ملاحظة أماكن تعطل معدات السمع والبصر بشكل روتيني وتحديد أي الطوابق أو مساحات الاجتماعات لا تُستَخدم. 

الدليل القديم لإدارة المكتب افترض أيضًا وجود قوة عمل تظهر في الغالب وفق جدول زمني يمكن التنبؤ به. في مكان العمل الهجين اليوم، نادراً ما يحدث ذلك. تُظهر بيانات الإشغال مدى اتساع هذا التفاوت فعليًا. وجدت شركة العقارات التجارية CBRE أن معظم المنظمات تعمل بأقصى طاقتها في أكثر أيام المكتب ازدحامًا، لكن فقط نحو ثلث تلك السعة في اليوم المتوسط. هذا الفجوة هي السبب الدقيق في أن عدد الموظفين وحده طريقة غير موثوقة لتخطيط المساحة. طابق بُني لذروة يوم الاثنين يبقى في الغالب فارغًا بحلول الخميس، ولا يلتقط أي حدس ذلك النمط كما تفعل بيانات الاستخدام.

الأدوات نفسها تجعل الأمر أسوأ، لأن معظم الشركات تدير الحجز، وتسجيل وصول الزوار، وتخطيط المساحات، وخدمات الاجتماعات، والتحليلات كأنظمة منفصلة لم تُصمم أبدًا للتواصل مع بعضها البعض. أداة جدولة لا تعرف كيف يُستخدم الغرفة فعليًا لا يمكنها إبلاغ إدارة المرافق بأي شيء مفيد عندما يحين وقت التفاوض على عقد إيجار. التحليلات الموجودة في لوحة تحكم واحدة لا تستطيع التدخل وإعادة حجز شخص في غرفة مختلفة عندما يتعطل حجزه.

الواقع هو أن معظم قرارات العقارات اليوم لا تزال تُتخذ إلى حد كبير بناءً على الحدس والتوظيف الحالي، وليس على الاستخدام الفعلي. كان هذا النهج مقبولًا عندما كانت المكاتب تعمل باشغال ثابت ومتوقع. أصبح من الصعب جدًا تبريره في عالم هجين حيث يتقلب الحضور حسب يوم الأسبوع والفريق.

عند تطبيقه بشكل جيد، يقوم الذكاء الاصطناعي في مكان العمل بوظيفتين في آن واحد. بالنسبة للموظفين، يحل لوجستيات العمل من خلال مطابقة الأشخاص تلقائيًا مع المساحات المتاحة، وإظهار الموارد المتوفرة في الوقت الحقيقي وإلغاء الحاجة إلى نقل الاجتماعات على عجل. بالنسبة لفرق العمليات وإدارة المرافق التي تدير الميزانية، يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل جميع تلك الإشارات الصغيرة — من حجز ماذا، ومتى، وبكمية، وأي الغرف تبقى فارغة — لتكوين صورة واضحة عن أداء المساحة فعليًا. 

والأفضل من ذلك، بمجرد أن تتمكن الشركة من رؤية كيفية استخدام المساحة فعليًا، يمكن للمديرين أن يستندوا في قرارات العقارات إلى الطلب الحقيقي، كما يفعلون مع أي قرار تخصيص موارد آخر. مع هذه المعلومات في متناول اليد، يمكنهم دمج الطوابق التي لا يستخدمها أحد، والدخول إلى تجديد عقد الإيجار بسلطة فعلية وإعادة تصميم تخطيط المكتب بناءً على كيفية تعاون فرقهم فعليًا.

عندما تتوحد البيانات، يصبح العائد محددًا بسرعة. لنفترض أن منظمة اكتشفت أن 40٪ من اجتماعاتها تمر عبر نسبة صغيرة من غرف المؤتمرات. باستخدام هذه المعلومات، يمكن لمديري العمليات، على سبيل المثال، تحديد بسهولة أي الغرف يجب أن تُعطى أولوية لتحديثات السمع والبصر، وأي من البقية تحتاج إلى إعادة التفكير في التصميم بدلاً من الصيانة الروتينية.

الشركات التي بدأت بالفعل في توظيف الذكاء الاصطناعي على شفرتها البرمجية، وعلى قوائم الدعم، وعلى صناديق بريدها قد شهدت بالفعل ما يحدث عندما تحل البيانات الجيدة محل التخمين. المكتب هو ببساطة المكان التالي لتطبيق هذا الدرس. والأفضل من ذلك، أن المنظمات التي تصل إلى ذلك أولاً لن توفر فقط في المساحات التي لا تستخدمها، بل ستعيد للموظفين الساعات التي كانوا يفقدونها بهدوء بسبب الاحتكاك في بيئة العمل طوال الوقت.