Cách AI biến đội ngũ marketing nhỏ của chúng tôi thành một agency dịch vụ trọn gói

Là một đội ngũ marketing nhỏ trong một tổ chức quốc tế lớn, chúng tôi đôi khi cảm thấy giống như những câu chuyện cổ xưa về một nhóm lính nhỏ chống lại quân đội xâm lược. Thay vì là “The 300” đứng trước đội quân Ba Tư, chúng tôi chỉ là nửa tá người đang đối mặt với một cơn sóng dữ của các bản PowerPoint và RFP. Vũ khí mạnh nhất của chúng tôi trong trận chiến này là AI, và nó đã cho phép đội ngũ lẻ loi của chúng tôi hoạt động như một agency marketing toàn diện cho nhiều khu vực và phòng ban.

Đầu tiên, đây KHÔNG phải là một câu chuyện khác về việc dùng AI để tự động hoá việc quấy rối các khách hàng tiềm năng. Trong thế giới B2B, khán giả của chúng tôi có độ chịu đựng thấp đối với “AI Slop”. Thực tế, nâng cao yếu tố con người trong bán hàng và marketing đã trở thành lợi thế trong việc tạo ra sự quan tâm. Đây LÀ một câu chuyện về việc sử dụng công cụ tự động hoá cho mục đích mà nó làm tốt nhất: loại bỏ mọi công việc tẻ nhạt ra khỏi tay chúng tôi và cho phép chúng tôi tập trung vào những gì chúng tôi giỏi nhất.

Kết Thúc Trò Chơi Vô Hạn Việc Tìm Kiếm Tài Liệu

Nếu tổ chức của bạn sử dụng SharePoint hoặc bất kỳ kho lưu trữ tài liệu nào khác, có lẽ bạn đã quen với nhược điểm vốn có của chúng: càng thu thập nhiều tài liệu và tài nguyên, dù được sắp xếp bao nhiêu, việc tìm kiếm những gì cần thiết càng trở nên khó khăn.

Trong nhiều năm, chúng tôi tạo ra các mẫu, kho bản thuyết trình và cơ sở dữ liệu case study, nhưng luôn thất bại trong việc xua tan câu hỏi liên tục “Này, chúng ta có tài liệu nào về ____ mà tôi có thể dùng cho buổi họp sắp tới không?”. Dù nghe có vẻ nhỏ, nhưng điều này gây ra một luồng gián đoạn liên tục suốt cả ngày để chúng tôi phải chạy đi chạy lại.

Nhưng rồi AI xuất hiện! Đột nhiên mọi công sức chúng tôi bỏ ra để sắp xếp, gắn thẻ và tổ chức có hệ thống toàn bộ nội dung đã được đền đáp. Với bộ dữ liệu sạch sẽ như vậy, Microsoft Copilot có thể dễ dàng xử lý các yêu cầu đó. Giờ đây, bất kỳ thành viên nào trong tổ chức cũng có thể yêu cầu Copilot tìm cho họ các case study, slide và mẫu cần thiết.

Giờ thì luồng gián đoạn liên tục đã biến mất… gần như đến mức đôi khi có vẻ QUÁ yên lặng.

Đồng Nhất Thương Hiệu Tự Động

Bất kỳ nhà tiếp thị nào cũng hiểu tầm quan trọng của việc đồng nhất thương hiệu, nhưng trong một tổ chức lớn, việc khiến mọi người tuân thủ các tiêu chuẩn và quy trình tốt nhất giống như việc đưa đàn mèo lên một chiếc xe đang di chuyển. Trước đây, các tuần của chúng tôi chật kín giờ làm sạch đề xuất và bản thuyết trình, giờ chúng tôi có thể dùng AI để tự động hoá quy trình đưa mọi thứ về “giao diện và cảm giác” đồng nhất.

Đối với những người đã thử, có thể bạn đã nhận ra rằng ngay cả những mô hình tiên tiến nhất (tại thời điểm viết bài này) CŨNG KHÔNG phải là lựa chọn tốt nhất cho thiết kế đồ họa. Các mô hình AI có thể nhanh chóng đưa ra hàng trăm ý tưởng, chắc chắn. Nhưng việc khiến chúng tạo ra nội dung ngắn gọn, nhất quán và được thể hiện tốt lại là một câu chuyện khác.

Đây là lúc việc phát triển quy trình làm việc cẩn thận trở nên quan trọng. Nhờ nỗ lực lựa chọn mô hình, đào tạo và một lượng đáng kể thử nghiệm và sai sót, chúng tôi đã sử dụng Claude của Anthropic để tự động hoá quy trình “dọn dẹp vòng đầu tiên”. Giờ các mẫu cũ và các bản thuyết trình lạc lõng ít nhất cũng có thể được cập nhật để phù hợp với màu sắc, phông chữ và bố cục chung của chúng tôi chỉ bằng một lời nhắc đơn giản.

Tất cả những điều này đồng nghĩa với việc đội ngũ của chúng tôi có thể tập trung vào những gì thực sự quan trọng: kể một câu chuyện hình ảnh tuyệt vời để tạo ấn tượng trong các buổi bán hàng và gặp gỡ khách hàng.

Từ Báo Cáo Hàng Quý Chán Ngắt Đến Những Thông Tin Hàng Tuần

Một kẻ thối thời gian và nỗi ác mộng khác của bất kỳ đội marketing nào là nhu cầu báo cáo liên tục. Một số ngày, bạn có thể cảm thấy mình dành nhiều thời gian giải thích những gì đang làm hơn là thực sự thực hiện các công việc cần hoàn thành. Một lần nữa, AI đã trở thành yếu tố thay đổi lớn trong lĩnh vực này.

Dữ liệu marketing thường được phân tán trên hơn một chục dịch vụ khác nhau — Google Analytics, HubSpot, Salesforce và mọi nền tảng mạng xã hội với hệ thống theo dõi riêng. Điều này đồng nghĩa với việc tổng hợp thông tin có giá trị thực sự đòi hỏi rất nhiều thời gian hoặc một chiến lược kho dữ liệu thống nhất phức tạp.

Giờ đây, chúng tôi có thể kết nối tất cả các nền tảng qua một đại lý AI có thể thu thập và liên kết dữ liệu thành các báo cáo dễ đọc và sâu sắc. Việc kết hợp một vài vòng trao đổi có cấu trúc với quản lý chiến dịch của chúng tôi đảm bảo thông tin được trình bày vừa chính xác vừa vẫn duy trì mức độ nhận thức và ngữ cảnh của con người.

Điều này cho phép chúng tôi tạo ra các báo cáo mạnh mẽ hàng tuần, trong khi trước đây chúng đòi hỏi một tuần làm việc mỗi quý.

Nhưng đó chưa phải là lợi ích duy nhất! Chúng tôi cũng đã thay thế hợp đồng trị giá 35.000 USD mỗi năm bằng các hồ sơ tài khoản bán hàng tự động bằng AI. Giờ khi đội bán hàng cần thông tin về một khách hàng tiềm năng hoặc tài khoản mới, chúng tôi có thể nhanh chóng cung cấp các báo cáo chi tiết tích hợp mọi thông tin công khai về tổ chức trong một ngày làm việc.

Tăng Lượng Khách Tiềm Năng Nhờ Dịch Vụ Concierge Không Ngủ

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, chúng tôi hợp tác với Qualified, một phần của Salesforce, để xây dựng một đại lý AI trực tiếp cho trang web của mình. Đại lý này giúp khách truy cập trang web nhanh chóng tìm thông tin họ cần, đặt câu hỏi và được chuyển tới chuyên gia phù hợp nhất để giải quyết nhu cầu của họ một cách hiệu quả.

Giống như SharePoint, các trang web cũng có “nghịch lý thông tin” riêng. Bạn muốn cung cấp đủ thông tin trên trang để đáp ứng mọi tình huống của khách truy cập, nhưng càng có nhiều thông tin, khách truy cập càng cảm thấy lạc lõng hoặc choáng ngợp trước các lựa chọn.

Có một “concierge” để trò chuyện sẽ cải thiện đáng kể tỷ lệ chuyển đổi của trang web, nhưng việc dành một người để luôn sẵn sàng cho cuộc trò chuyện trực tiếp lại rất khó khăn và tốn kém. Các đại lý AI của Qualified thực hiện tốt vai trò này.

Chúng tôi nhận thấy người dùng có xu hướng tương tác với đại lý AI nhiều hơn nếu chúng tôi minh bạch và thẳng thắn về việc nó là AI. Khách truy cập đến trang có khả năng điền vào mẫu liên hệ gấp 2 lần, ngay cả khi họ không sử dụng AI để đặt lịch hẹn.

Vùng “Goldilocks” của AI — Đạt Được AI Đúng Cách

Những sai lầm mà hầu hết các công ty mắc phải với AI nằm ở hai phía: suy nghĩ quá hẹp hoặc quá rộng. Một phía, họ xem AI và các chatbot LLM chỉ là “trợ lý” công việc, hỗ trợ tạo nội dung hoặc hình ảnh. Phía còn lại, họ cố gắng dùng AI để tự động hoá một vai trò và lấp đầy vị trí không phù hợp, nơi mà con người thực sự cần có mặt.

Bằng cách tích hợp AI vào mọi quy trình làm việc, chúng tôi đã có thể thực hiện công việc tương đương với một đội ngũ gấp 3-5 lần quy mô của mình. Không có công việc nào chúng tôi thực hiện mà không có một phần tự động hoá AI, đồng thời cũng không có công việc nào loại bỏ yếu tố con người. Điều này mang lại cho chúng tôi lợi thế của cả hai thế giới và chỉ làm tăng giá trị của đội ngũ.

Yếu tố then chốt nhất cho tất cả những điều này là việc chấp nhận và nâng cao kỹ năng. Mỗi thành viên trong đội ngũ đều dành thời gian học hỏi và thử nghiệm các công cụ và mô hình mới khi chúng tiếp tục phát triển. Văn hoá công ty chúng tôi đã làm rất tốt trong việc khuyến khích áp dụng AI và lắng nghe đội ngũ về những gì khả thi hoặc không thể áp dụng cho AI.

Nếu tổ chức của bạn cần hỗ trợ hiểu cách khai thác giá trị và lợi nhuận từ AI, hãy truy cập www.marlabs.com. Bạn có thể trò chuyện với đại lý của chúng tôi, Noria, và khi sẵn sàng, cô ấy sẽ kết nối bạn với một người thực! 🙂