Phát triển Chuyên môn cho Doanh nghiệp Nhỏ một Cách Tiếp cận được

Việc đào tạo nhân viên về các kỹ năng mới là một thách thức đối với các doanh nghiệp nhỏ. Hầu hết các doanh nghiệp không thiếu ý tưởng về cách chủ sở hữu và quản lý có thể giúp đội ngũ của họ cải thiện hiệu suất và học hỏi kỹ năng, nhưng các doanh nghiệp nhỏ thường không được thiết kế với sự phát triển chuyên môn trong tâm trí. Kinh doanh cốt lõi đến đầu tiên, như nó nên; và không có khả năng có ai trong nhân viên có nền tảng cần thiết để viết và trình bày tài liệu đào tạo hiệu quả. Cuối cùng, nó có nghĩa là sự phát triển chuyên môn được đặt trên bàn đốt và thường không bao giờ xảy ra. Theo CompTIA, một nửa số công ty Mỹ không có chiến lược đào tạo chính thức để giải quyết khoảng cách kỹ năng*. Nhân viên, khách hàng và cuối cùng là doanh nghiệp phải trả giá.

Ngày càng nhiều, trí tuệ nhân tạo sinh có thể giúp bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào phát triển tài liệu đào tạo chuyên môn. Dưới đây là cách cơ quan truyền thông nhỏ của chúng tôi đã chuyển từ việc nói về việc tạo tài liệu đào tạo sang có một bản thảo đầu tiên khá vững chắc trong 15 phút – với sự giúp đỡ của các công cụ AI miễn phí.

Như một phần của sự phát triển nhân viên liên tục tại Gova10, chúng tôi biết rằng một chủ đề chúng tôi muốn đề cập là cải thiện việc tiếp cận và trình bày câu chuyện của khách hàng cho các nhà báo. Tất cả nhân viên của chúng tôi đều biết các kiến thức cơ bản nhưng luôn tốt để xem lại và có những phương pháp hay nhất để chia sẻ.

Biết bạn muốn đào tạo đội ngũ của mình về một điều gì đó và thực sự đưa kiến thức của bạn vào một chương trình hoặc phiên đào tạo chuyên môn là hai điều hoàn toàn khác nhau. Bạn cần:

• Thu thập thông tin từ những người có kiến thức.
• Tổng hợp thông tin và phát triển các thông điệp chính.
• Thiết kế một bài trình bày hấp dẫn truyền đạt các thông điệp chính.

Mỗi nhiệm vụ này có thể được giao và ưu tiên lại nhiều lần dựa trên công việc và nhiệm vụ chờ đợi sự chú ý. Sau tất cả, chúng tôi là những người truyền thông, không phải là chuyên gia phát triển học tập.

Vào một ngày thứ Tư gần đây, với sự giúp đỡ của các công cụ AI miễn phí, chúng tôi đã xây dựng một bản thảo đầu tiên khá vững chắc trong khoảng 15 phút.

Điều đó không có nghĩa là chúng tôi đã có sản phẩm hoàn thiện trong thời gian đó, nhưng chúng tôi đã có một bản trình bày khoảng 70% hoàn thành.

Chúng tôi đã sử dụng các phương pháp được mô tả cho một phiên đào tạo về trình bày câu chuyện cho truyền thông, nhưng các công cụ này có thể được sử dụng để phát triển tài liệu cho bất kỳ chủ đề nào.

Fathom

Chúng tôi bắt đầu sử dụng công cụ ghi âm cuộc họp Fathom vài tháng trước sau khi thấy nó được sử dụng bởi một khách hàng của chúng tôi. Độ chính xác của bản ghi âm vượt trội so với độ chính xác của các đối thủ cạnh tranh mà chúng tôi đã thử, và vượt trội so với tính năng ghi âm bản địa trong Google Meet, theo kinh nghiệm của chúng tôi. Các ghi chú và hành động được tạo bởi trí tuệ nhân tạo của Fathom đã gây ấn tượng với một số khách hàng của chúng tôi sau khi thấy chúng tôi sử dụng công cụ.

Vì vậy, khi chúng tôi bắt đầu nói về sáng kiến phát triển chuyên môn trong một cuộc họp gần đây của các Phó Chủ tịch Gova10 – ban đầu chúng tôi đã thảo luận về tất cả các lý do tại sao chúng tôi sẽ gặp khó khăn trong việc chuẩn bị kịp thời cho một cuộc họp sắp tới – tôi đã thêm công cụ ghi âm Fathom vào cuộc gọi Meet. Tôi giải thích với người ghi âm rằng mục tiêu của chúng tôi là thu thập nội dung mà chúng tôi muốn đề cập trong phiên đào tạo. Sau đó, chúng tôi lần lượt nói về các thách thức và cơ hội để cải thiện cách đội ngũ của chúng tôi trình bày câu chuyện cho truyền thông. Chúng tôi chủ yếu đồng ý và thêm một số ý tưởng, và chúng tôi tranh luận về một số điểm và liệu chúng có nên được bao gồm trong đào tạo hay không.

Khoảng 5 phút sau khi chúng tôi kết thúc cuộc gọi, Fathom đã gửi một bản tóm tắt cuộc họp bao gồm các điểm được thảo luận. Những điểm này đã thu thập gần như hoàn hảo nội dung mà chúng tôi muốn truyền đạt.

Gamma

Bây giờ chúng tôi đã có một bản tóm tắt được tạo bởi trí tuệ nhân tạo mạnh mẽ, chúng tôi cần đưa nó vào một định dạng mà chúng tôi có thể trình bày cho đội ngũ của mình. Gamma là một công cụ trí tuệ nhân tạo tạo ra các bài trình bày dựa trên một lời nhắc ngắn hoặc một bản tóm tắt đầy đủ. Càng cung cấp nhiều thông tin, như tất cả các công cụ trí tuệ nhân tạo, nó càng hoạt động tốt hơn.

Gamma đã cung cấp cho tôi một số tùy chọn bố cục và trong vài giây đã xây dựng một bản trình bày cho tôi. Nó đã làm rất tốt việc tổ chức và tinh chỉnh bản tóm tắt của tôi và thay đổi giao diện của mỗi trang chiếu trong khi vẫn giữ một giao diện nhất quán. Tuy nhiên, các hình ảnh mà Gamma cung cấp không hoàn toàn phù hợp, vì vậy tôi đã thay thế chúng bằng hình ảnh liên quan đến tài liệu và thêm hình ảnh từ một buổi chụp ảnh của đội. Điều này đã làm cho bản trình bày cảm giác quen thuộc và thú vị thay vì được tạo bởi trí tuệ nhân tạo. Các Phó Chủ tịch sau đó đã xem xét bản trình bày và thực hiện các chỉnh sửa để đảm bảo nó rõ ràng và truyền tải tất cả các thông điệp mong muốn.

ChatGPT

Đối với đào tạo trình bày, các điểm được tạo bởi Fathom đã đủ, nhưng vài tháng trước tôi đã ở trong một tình huống hơi khác. Tôi cần chuẩn bị một bài trình bày đào tạo truyền thông cho một người phát ngôn của khách hàng. Một vài ngày trước, tôi đã tổ chức một phiên đào tạo truyền thông không chính thức cho một người phát ngôn khác. Tôi đã tải lên bản ghi âm Fathom từ phiên đào tạo đó lên ChatGPT với một lời nhắc yêu cầu nó tổ chức và cô đọng các ý tưởng mà tôi đã thảo luận. ChatGPT đã thực hiện công việc của nó trong việc tạo ra một bản tóm tắt và sau đó tôi đã có thể đưa nó vào Gamma để có một bản trình bày có giao diện chuyên nghiệp.

Trí tuệ nhân tạo không thể làm tất cả… còn

Trước khi chúng tôi trình bày đào tạo cho nhân viên, chúng tôi quyết định bao gồm các ví dụ “trình bày-câu chuyện” liên quan mà chúng tôi có thể xem lại, cho thấy cách các trình bày trước đây cho các nhà báo đã dẫn đến các bài viết trên truyền thông có tính năng khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi cũng thêm một bài tập nơi các thành viên trong đội ghép đôi và phát triển một trình bày truyền thông, sau đó chúng tôi đã xem lại và phê bình cùng nhau.

Các ý tưởng là của chúng tôi. Việc thực hiện là của chúng tôi, nhưng trí tuệ nhân tạo chắc chắn đã giúp chúng tôi đưa tài liệu trước đội ngũ một cách nhanh chóng và có tổ chức trong vài phút thay vì vài giờ – hoặc có thể không bao giờ. Chúng tôi không bị thay thế bởi trí tuệ nhân tạo ngay bây giờ, nhưng trí tuệ nhân tạo đã giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian và loại bỏ căng thẳng khi chuẩn bị nội dung.

Chúng tôi đã thấy kết quả tốt hơn từ các cộng sự trẻ của chúng tôi đã tham gia đào tạo. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng thực tiễn này và làm cho sự phát triển chuyên môn trở nên dễ tiếp cận hơn cho bất kỳ chủ đề nào cần phát triển thêm cho nhân viên.