Chi phí ẩn của hệ thống cũ: chất lượng ra quyết định

Có một logic quen thuộc đằng sau quyết định giữ một hệ thống legacy. Nó hoạt động. Đội ngũ đã quen sử dụng nó. Thay thế nó sẽ phát sinh chi phí, gián đoạn và rủi ro – không có gì trong số đó cảm thấy đặc biệt cấp thiết. Trong nhiều phòng điều hành, tư duy “nếu nó không bị hỏng, đừng sửa nó” chiếm ưu thế, ngay cả khi các bộ phận bên trong của tổ chức bắt đầu bị kẹt và hỏng.

Và hệ thống vẫn còn. Quý sau quý, năm sau năm. Logic đó từng có ý nghĩa. Tuy nhiên, khi đổi mới tiếp tục tăng gấp 10 lần, nó không còn nữa. Tốc độ của thị trường hiện đại đã biến những con ngựa cũ đáng tin cậy này thành những vật cản.

Cái mà từng được coi là sự ổn định đã trở thành một hạn chế cấu trúc và một gánh nặng. Và trong môi trường kỹ thuật – nơi quyết định mang lại hậu quả thực sự về hoạt động, tài chính và quy định – hạn chế đó không còn là lý thuyết. Nó có thể đo lường được. Chúng ta thấy điều này thể hiện như trọng lực kỹ thuật, nơi trọng lượng của mã cũ kéo mọi dự án mới hướng tới thất bại.

Hầu hết các tổ chức vẫn coi hệ thống legacy như một vấn đề về chi phí. Nó tốn kém để giải quyết chi phí bảo trì, giấy phép, cơ sở hạ tầng và hỗ trợ. Những chi phí đó là thực – nhưng chúng không phải là những chi phí quan trọng nhất. Chi phí thực sự xuất hiện trong chất lượng của quyết định.

Chi Phí Có Thể Nhìn Thấy – Và Chi Phí Thực Sự Quan Trọng

Gánh nặng tài chính của hệ thống legacy được hiểu rõ. Theo Gartner, các tổ chức chi tiêu lên đến 40% ngân sách CNTT để quản lý nợ kỹ thuật. Đó không phải là một khoản đầu tư. Đó là một khoản chi tiêu liên tục. Điều này đại diện cho hàng tỷ giá trị tiềm năng bị mất mỗi năm trên toàn nền kinh tế thế giới.

Nhưng tác động đáng kể hơn là ít rõ ràng hơn.

Khi thông tin bị cô lập, khó truy cập và không kết nối với các quy trình làm việc nơi quyết định được đưa ra, con người buộc phải bù đắp những thiếu hụt đó. Vì vậy, họ tìm kiếm, kiểm chứng và đối chiếu thông tin giữa các hệ thống không được thiết kế để làm việc cùng nhau. Công việc kết nối thông tin bằng tay này là thuế vô hình trên sự sáng tạo của mỗi nhân viên.

Nghiên cứu của McKinsey cho thấy nhân viên dành gần hai giờ mỗi ngày tìm kiếm thông tin. IDC ước tính thời gian của người lao động tri thức gần với 2,5 giờ hơn.

Xét riêng lẻ, điều đó nghe có vẻ như một vấn đề về năng suất. Trong thực tế, tuy nhiên, nó là một vấn đề về chất lượng quyết định.

Đối với các đội kỹ thuật, thời gian dành cho việc tìm kiếm là thời gian không dành cho phân tích, xác thực hoặc vận dụng khả năng phán đoán chuyên môn. Và trong môi trường chịu sự quản lý chặt chẽ hoặc có rủi ro cao, sự đánh đổi này có hậu quả. Quyết định được đưa ra với bối cảnh không đầy đủ. Yêu cầu bị bỏ lỡ và rủi ro tích lũy im lặng cho đến khi nó xuất hiện ở các giai đoạn tiếp theo – thường khi nó đắt nhất để sửa. Khi một khiếm khuyết được phát hiện khi sử dụng thực tế, chi phí để khắc phục nó có thể cao hơn 100 lần so với nếu nó đã được phát hiện trong giai đoạn thiết kế.

Tại Sao Không Hành Động Không Phải Là Lựa Chọn An Toàn

Có một niềm tin dai dẳng rằng việc duy trì trạng thái hiện tại là lựa chọn ít rủi ro. Thực tế không phải vậy, đặc biệt là đối với các công ty muốn duy trì khả năng cạnh tranh.

Hệ thống legacy được xây dựng cho một mô hình hoạt động khác – một mô hình có chu kỳ thay đổi chậm hơn, thông tin ít phức tạp hơn và ít yêu cầu tích hợp hơn. Chạy những hệ thống đó ngày nay có nghĩa là buộc các quy trình làm việc hiện đại vào các hạn chế lỗi thời.

Kết quả không chỉ là sự không hiệu quả. Nó làm suy giảm việc ra quyết định.

Gartner dự đoán rằng 85% doanh nghiệp phụ thuộc nặng nề vào cơ sở hạ tầng legacy sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện đầy đủ chiến lược số hóa. Đối với nhiều tổ chức, điều này đã rõ ràng. Các nỗ lực chuyển đổi đang bị đình trệ. Các sáng kiến AI không thể mở rộng quy mô vì dữ liệu cơ bản vẫn còn phân mảnh. Chi phí tích hợp đang tăng vọt vì những hệ thống này không được thiết kế để kết nối. Bạn không thể xây dựng một tòa tháp trí tuệ nhân tạo trên nền tảng dữ liệu lộn xộn, thiếu tổ chức như một vùng đất lầy.

Trong khi đó, các tổ chức đã hiện đại hóa không chỉ hoạt động nhanh hơn – họ cũng hoạt động tốt hơn đáng kể. Các nhà lãnh đạo số đã đạt được năng suất cao hơn tới 55%, nhưng

quan trọng hơn, họ đưa ra quyết định với tốc độ, bối cảnh và sự tự tin lớn hơn.

Khoảng cách không còn chỉ là những khác biệt tăng dần, mà đã mang tính cấu trúc.

Những Điều Hệ Thống Hiện Đại Thực Sự Cho Phép

Sự hiện đại hóa thường được coi là một nâng cấp công nghệ. Cách nhìn đó đánh giá quá thấp những chuyển biến đang diễn ra. Các hệ thống hiện đại tạo ra một mối quan hệ khác biệt căn bản giữa con người và thông tin.

Chúng cho phép trả lời thay vì tài liệu, bối cảnh thay vì phân mảnh và khả năng truy xuất nguồn gốc và lịch sử thông tin được tích hợp sẵn – thay vì được xây dựng lại sau khi sự việc đã xảy ra. Điều này chuyển gánh nặng chứng minh từ con người sang hệ thống.

Đối với các đội kỹ thuật, điều này không chỉ là một sự tiện lợi. Nó là sự khác biệt giữa việc xoay xở trước những hạn chế của thông tin và làm việc với nó.

Khi thông tin đúng được truy cập trong bối cảnh đúng, việc ra quyết định được cải thiện. Không chỉ là một chút, mà là một sự cải thiện đáng kể.

Các nhóm làm việc nhanh hơn.

Ít yêu cầu bị bỏ lỡ hơn.

Khối lượng công việc phải làm lại giảm.

Mức độ sẵn sàng cho kiểm toán được cải thiện.

Những kết quả này không phải là khát vọng. Chúng là kết quả trực tiếp của các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ cách công việc thực sự xảy ra ngày nay. Khi các kỹ sư được giải phóng khỏi công việc tìm kiếm dữ liệu tẻ nhạt, họ quay lại giải quyết vấn đề ở cấp độ cao mà họ được thuê để làm.

Quyết Định Các Tổ Chức Tiếp Tục Hoãn

Cuộc trò chuyện về hiện đại hóa thường bị đình trệ xung quanh chi phí và gián đoạn. Cả hai đều thực. Khi so với lựa chọn còn lại, cả hai đều không phải trở ngại lớn như vẻ bề ngoài.

Theo IDC, các tổ chức duy trì hệ thống legacy chi tiêu lên đến 42% nhiều hơn cho chi phí hoạt động gián tiếp so với những tổ chức đã hiện đại hóa. Khoản chi phí tăng thêm đó được trả mỗi năm khi quyết định bị hoãn.

Câu hỏi liên quan hơn không phải là liệu hiện đại hóa có gây gián đoạn.

Nó là liệu sự gián đoạn của thay đổi có lớn hơn sự gián đoạn đã tích hợp trong hoạt động hàng ngày.

Với hầu hết các tổ chức, câu trả lời là không.

Ma sát, trì hoãn, công việc thủ công và bối cảnh bị bỏ lỡ trong hệ thống legacy đã gây gián đoạn. Chúng chỉ đã được chuẩn hóa. Chúng ta đã trở nên mù quáng trước sự thất vọng hàng ngày của

đội ngũ của chúng ta, nhầm lẫn sự sống còn với sự ổn định.

Lý Do Cần Hành Động Ngay

Mỗi quý dành cho cơ sở hạ tầng legacy làm rộng khoảng cách giữa khả năng hiện tại và những gì kỹ thuật hiện đại đòi hỏi.

Các tổ chức tiến lên phía trước không phải là những tổ chức có con đường đơn giản nhất. Họ là những tổ chức nhận ra rằng chờ đợi không phải là trung lập – nó là một quyết định với hậu quả tăng dần. Lãi của nợ kỹ thuật được trả bằng thị phần bị mất.

Các hệ thống cung cấp thông tin theo thời gian thực, câu trả lời có bối cảnh và khả năng truy xuất nguồn gốc và lịch sử thông tin được tích hợp sẵn làm được nhiều hơn là cải thiện hiệu quả. Chúng cho phép đưa ra quyết định tốt hơn.

Và trong môi trường kỹ thuật, quyết định tốt hơn không chỉ là một lợi thế nhỏ. Chúng là nền tảng của hiệu suất, tuân thủ và khả năng cạnh tranh lâu dài.

Câu hỏi không còn là liệu các tổ chức có thể đủ khả năng hiện đại hóa.

Nó là liệu họ có thể đủ khả năng chi phí cho việc không hiện đại hóa. Thời gian đang trôi, và giá của sự trì hoãn chỉ tăng lên.