5 công cụ tạo SOP (Quy trình vận hành tiêu chuẩn) AI tốt nhất năm [year]

Quy trình vận hành tiêu chuẩn, thường được gọi là SOP, giúp các tổ chức bảo tồn kiến thức tổ chức, giảm thiểu lỗi có thể tránh được, đào tạo nhân viên và đảm bảo rằng các nhiệm vụ lặp đi lặp lại được hoàn thành một cách nhất quán. Thử thách là việc ghi chép thủ công từng quy trình có thể mất rất nhiều thời gian, đặc biệt khi các thủ tục liên quan đến nhiều ứng dụng, nhóm, phê duyệt hoặc điểm quyết định.

Các công cụ tạo SOP AI giúp đẩy nhanh quá trình này bằng cách chuyển đổi các lời nhắc, bản ghi màn hình, video và tài liệu hiện có thành hướng dẫn có cấu trúc. Một số tập trung vào việc tạo ra các thủ tục viết, trong khi những công cụ khác tự động ghi lại các quy trình phần mềm, tạo hướng dẫn trực quan, cung cấp đào tạo cho nhân viên hoặc làm cho kiến thức của công ty có thể truy cập được thông qua trợ lý AI.

Các thủ tục được tạo bởi AI nên luôn được xem xét bởi người quen thuộc với quy trình cơ bản. Những công cụ này có thể tạo ra một bản thảo đầu tiên mạnh mẽ, nhưng chúng có thể bỏ qua các trường hợp ngoại lệ, yêu cầu quy định, xem xét an toàn hoặc trách nhiệm cụ thể của tổ chức.

Bảng so sánh các công cụ tạo SOP AI tốt nhất

*Hóa đơn hàng năm, kích cỡ nhóm, giới hạn người tạo, dịch vụ triển khai, tín dụng AI, tiện ích mở rộng, thuế, khuyến mãi và yêu cầu doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến chi phí cuối cùng.

5 công cụ tạo SOP AI tốt nhất

1. Waybook

Waybook là một nền tảng kiến thức, tài liệu và đào tạo AI giúp các tổ chức tạo và quản lý quy trình vận hành tiêu chuẩn trong một hệ thống tập trung. Công cụ tạo SOP AI miễn phí của nó có thể chuyển đổi một mô tả ngôn ngữ đơn giản thành một thủ tục có định dạng, chứa tiêu đề, bước số, và hướng dẫn có cấu trúc có thể được xem xét và tùy chỉnh.

Waybook mở rộng ngoài việc tạo tài liệu bằng cách cho phép các tổ chức sắp xếp SOP vào các sách hướng dẫn có cấu trúc, gán nội dung cho nhân viên, thêm bài kiểm tra, theo dõi tiến độ, quản lý phiên bản và thông báo cho thành viên nhóm khi thủ tục thay đổi. Công cụ ghi lại quy trình của nó cũng có thể ghi lại quy trình làm việc khi chúng được thực hiện, khiến nó phù hợp với các doanh nghiệp muốn có cả tài liệu viết và hướng dẫn trực quan.

Truy cập Waybook

2. Scribe

Scribe tự động tạo ra tài liệu quy trình trực quan khi người dùng thực hiện một nhiệm vụ. Tiện ích mở rộng trình duyệt và ứng dụng máy tính để bàn ghi lại các bước nhấp, hành động nhập, chụp màn hình và bước điều hướng trước khi chuyển đổi quy trình đã ghi lại thành một hướng dẫn có thể chỉnh sửa. Điều này làm cho nó đặc biệt hữu ích cho việc ghi lại phần mềm, quy trình hành chính, hỗ trợ khách hàng và quy trình văn phòng.

Người dùng có thể chỉnh sửa hướng dẫn, chú thích chụp màn hình, loại bỏ các bước không cần thiết, xóa thông tin nhạy cảm và kết hợp các hướng dẫn riêng lẻ thành các trang chi tiết hơn. Tài liệu hoàn thành có thể được chia sẻ thông qua liên kết, nhúng vào các hệ thống khác hoặc xuất ra các định dạng được hỗ trợ như Portable Document Format, Hypertext Markup Language, Markdown và các định dạng khác.

Truy cập Scribe

3. Whale

Whale là một nền tảng SOP AI và kiến thức nhân viên được thiết kế để giúp các đội ghi lại, tổ chức, phân phối và duy trì các quy trình nội bộ của họ. Công cụ viết SOP AI của nó tạo ra các thủ tục có cấu trúc từ các lời nhắc, trong khi công cụ ghi lại bước của nó ghi lại các nhiệm vụ dựa trên trình duyệt khi nhân viên thực hiện chúng.

Nền tảng này cũng hỗ trợ chuyển đổi video sang SOP, cho phép các đội tải lên các bản ghi đào tạo hiện có và có trợ lý AI Alice của Whale chuyển đổi chúng thành hướng dẫn viết có thể tìm kiếm. Nhân viên sau đó có thể hỏi Alice về các thủ tục của công ty, hoàn thành đào tạo được giao, thực hiện các bài kiểm tra được tạo bởi AI và sử dụng các danh sách kiểm tra lặp lại dựa trên tài liệu được phê duyệt.

Truy cập Whale

4. Trainual

Trainual kết hợp việc tạo SOP AI với đào tạo nhân viên, quản lý kiến thức và trách nhiệm. Người dùng có thể mô tả một thủ tục hoặc chính sách và có nền tảng tạo ra một bản thảo có thể chỉnh sửa. Các đội cũng có thể tải lên tài liệu hiện có, nhúng đa phương tiện hoặc ghi lại màn hình để ghi lại một quy trình khi nó được hoàn thành.

Khi nội dung được tạo, các tổ chức có thể gán nó cho nhân viên, vai trò, bộ phận hoặc vị trí. Trainual hỗ trợ ngày đến hạn, kiểm tra, theo dõi hoàn thành, đường dẫn học tập dựa trên vai trò, chữ ký điện tử, báo cáo và tìm kiếm kiến thức AI. Thư viện mẫu của nó bao gồm hơn 500 điểm khởi đầu có thể tùy chỉnh cho các quy trình, chính sách, vai trò và trách nhiệm.

Truy cập Trainual

5. Guidde

Guidde là một nền tảng tài liệu video AI có thể chuyển đổi các quy trình đã ghi lại thành nội dung hướng dẫn từng bước có lời thoại. Người dùng ghi lại một quy trình thông qua trình duyệt hoặc ứng dụng được hỗ trợ, sau đó Guidde tạo ra một kịch bản có cấu trúc, tách bản ghi thành các bước riêng lẻ và tạo ra một hướng dẫn viết tương ứng.

Nền tảng này bao gồm chỉnh sửa video, chú thích, chuyển tiếp, ghi âm giọng nói, lời thoại được tạo bởi AI, thương hiệu và làm mờ thông tin nhạy cảm. Tùy thuộc vào kế hoạch, hướng dẫn có thể được xuất dưới dạng video, trình bày hoặc tệp Portable Document Format, trong khi phân tích giúp các đội hiểu cách nhân viên hoặc khách hàng tương tác với tài liệu.

Truy cập Guidde

Thoughts cuối cùng về các công cụ tạo SOP AI

Một nền tảng SOP hữu ích phải làm được nhiều hơn là tạo ra một bản thảo đầu tiên nhanh chóng. Nó nên giúp các đội ghi lại quy trình thực tế, ghi lại các trường hợp ngoại lệ và kiểm soát, xuất bản hướng dẫn được phê duyệt và giữ cho các thủ tục luôn cập nhật khi hệ thống và trách nhiệm thay đổi.

Waybook và Whale nhấn mạnh vào kiến thức có cấu trúc và hướng dẫn có thể tìm kiếm, trong khi Scribe là một lựa chọn phù hợp để chuyển đổi công việc dựa trên màn hình thành hướng dẫn từng bước. Trainual kết nối các thủ tục với việc đào tạo nhân viên và trách nhiệm, và Guidde phù hợp nhất với các đội thích giao tiếp quy trình dựa trên video.

Trước khi triển khai, hãy thử nghiệm nền tảng trên một quy trình thay đổi cao, hậu quả cao. Đánh giá cách nó ghi lại các trường hợp ngoại lệ, quyền, lịch sử phiên bản, phê duyệt, khả năng tìm kiếm và bằng chứng đào tạo – không chỉ là tốc độ nó tạo ra nội dung. AI có thể đẩy nhanh việc ghi lại và soạn thảo, nhưng các chuyên gia về chủ đề phải chịu trách nhiệm về độ chính xác, kiểm soát an toàn và quyền sở hữu sửa đổi.