Access Construction tích hợp AI tác nhân vào hoạt động dự toán, quản lý dự án và ERP

Một dự án xây dựng có thể đúng tiến độ trong hệ thống này nhưng lại có nguy cơ vượt ngân sách trong hệ thống khác. Khó khăn thường nằm ở việc kết nối các tín hiệu đó đủ nhanh để mọi người kịp hành động. Access Construction, một bộ phận của The Access Group, đang giải quyết vấn đề này bằng thế hệ Access Evo mới nhất — một lớp AI tác nhân bao phủ các phần mềm dự toán, quản lý dự án và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của công ty.

Được công bố vào ngày 15 tháng 10, phiên bản này bổ sung các trợ lý chuyên biệt cho ngành xây dựng, năng lực nghiên cứu và tự động hóa quy trình làm việc nhằm duy trì ngữ cảnh xuyên suốt các hoạt động vận hành và tài chính. Access cho biết các tính năng nâng cao hiện có tại Hoa Kỳ, Vương quốc Anh, Ireland và Australia, trong khi con người vẫn giữ quyền phê duyệt các quyết định quan trọng.

Mục tiêu là giúp hồ sơ kinh doanh hiện có phát huy tác dụng ngay trong quá trình làm việc: tìm thông tin liên quan, chuẩn bị kết quả, nêu bật điểm bất thường và hỗ trợ người dùng hoàn thành bước tiếp theo. Điều này có thể rút ngắn khoảng cách hành chính giữa một cập nhật từ công trường và một quyết định thương mại. Đồng thời, điều đó cũng khiến chất lượng dữ liệu nền tảng và cách thiết kế cơ chế phê duyệt trở thành những yếu tố then chốt quyết định công nghệ có hiệu quả hay không.

Phần mềm xây dựng làm nền tảng cho lớp AI

Access Evo hoạt động trên các ứng dụng chuyên biệt chứ không thay thế chúng. Trong thông báo, công ty nêu Access ConQuest phục vụ công tác dự toán và đấu thầu, Access Fonn phục vụ triển khai dự án, còn Access Coins hỗ trợ tài chính, quản lý thương mại, vận hành và các quy trình nhân sự.

Trang sản phẩm Access Coins Evo cho thấy rõ hơn nền tảng tài chính. Các khả năng được mô tả bao gồm báo cáo chi phí công trình, quản lý khoản phải trả và khoản phải thu, quản lý tiền mặt, tính lương, mua sắm và dự báo dự án. Trang này cũng nêu khóa kỳ kế toán và nhật ký kiểm toán giao dịch là các biện pháp kiểm soát trong những quy trình tài chính.

Trong khi đó, Access Fonn cung cấp ngữ cảnh quản lý công trường, bao gồm bản vẽ và lịch sử phiên bản, tài liệu công trường, danh sách hạng mục cần hoàn thiện, báo cáo hằng ngày và các yêu cầu cung cấp thông tin theo cấu trúc. Trang sản phẩm mô tả hồ sơ có dấu thời gian và quy trình phê duyệt đối với các thay đổi. Việc kết nối những hồ sơ này với thông tin tài chính có thể giúp câu trả lời do AI tạo ra hữu ích hơn so với phản hồi chỉ dựa trên một tài liệu được tải lên riêng lẻ.

Hãy hình dung một quản lý dự án đang tìm hiểu nguyên nhân chi phí tăng. Một hệ thống hữu ích cần kết nối chi phí hiện tại với gói công việc liên quan, phiên bản bản vẽ và thay đổi đã được phê duyệt. Chỉ tìm thấy một con số là chưa đủ nếu con số đó thuộc về phạm vi công việc cũ hoặc một kỳ báo cáo khác. Đây là tình huống đánh giá mang tính minh họa, chứ không phải kết quả đã được chứng minh từ phiên bản mới.

Bốn cách Access Evo tổ chức công việc

Thông báo chia trải nghiệm mới thành bốn khả năng, mỗi khả năng đảm nhiệm một phần khác nhau trong ngày làm việc:

• Navigator tập hợp thông tin phù hợp với vai trò, các ưu tiên, nội dung trao đổi, nhiệm vụ và hành động từ những ứng dụng được kết nối.
• Researcher cho phép người dùng đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, tìm hiểu thông tin kinh doanh, phân tích tài liệu và báo cáo, đồng thời chuẩn bị nội dung dựa trên ngữ cảnh của tổ chức.
• Assistants xử lý các công việc chuyên biệt hoặc lặp lại ở chế độ nền, chuẩn bị kết quả và hỗ trợ thực hiện hành động, với sự giám sát và phê duyệt của con người khi cần.
• Workflow cung cấp giao diện trực quan cho phép kết nối thông tin và quy trình bằng thao tác kéo thả, thay cho việc xuất, sao chép và tổng hợp thủ công.

Trang Access Evo dành cho ngành xây dựng chính thức giới thiệu thành phần thứ năm là Data Engine, dùng để kết nối các hệ thống và cung cấp phân tích chuyên biệt cho ngành xây dựng. Trang này cũng mô tả các kết nối quy trình làm việc với tần suất di chuyển dữ liệu có thể cấu hình, cùng những ví dụ như câu hỏi về ngân sách công trình và xử lý ngoại lệ trong đối chiếu.

Những mô tả đó giúp làm rõ kiến trúc: một trải nghiệm làm việc thống nhất kết hợp khả năng truy xuất thông tin, chuẩn bị nhiệm vụ, quy trình được kết nối và phân tích dữ liệu. Tài liệu công khai không nêu đầy đủ các mô hình nền tảng được sử dụng, cũng không công bố điểm chuẩn kỹ thuật cho những khả năng AI tác nhân mới được công bố. Các thông tin hiện có cho phép mô tả đây là một chiến lược tích hợp phần mềm kinh doanh, nhưng không nên mặc định rằng mức độ tự chủ của công nghệ đã được kiểm chứng độc lập.

Cần xem xét các tuyên bố về bảo mật cùng với cơ chế kiểm soát phê duyệt

Access cho biết Evo đạt chứng nhận ISO 27001 về an toàn thông tin, lưu trữ dữ liệu khách hàng trong môi trường Access bảo mật của chính khách hàng và không sử dụng dữ liệu đó để huấn luyện các mô hình AI bên ngoài. Thông báo cũng nêu rằng các quyền trong phần mềm hiện có sẽ quyết định AI được phép truy cập thông tin nào.

Đây là những cam kết quan trọng từ nhà cung cấp, nhưng chúng giải đáp những vấn đề khác nhau. Cơ chế kiểm soát quyền quyết định việc truy cập hồ sơ. Các hạn chế về huấn luyện mô hình quy định một mục đích sử dụng dữ liệu cụ thể. Việc con người phê duyệt quyết định liệu hành động được đề xuất có được thực hiện hay không. Tự thân không yếu tố nào trong số đó chứng minh rằng cách diễn giải hợp đồng hoặc báo cáo chi phí do AI tạo ra là chính xác.

Đối với các nhà thầu, việc giám sát cần được thiết kế phù hợp với quyết định đang được đưa ra. Soạn thảo một báo cáo khác với phê duyệt khoản thanh toán, điều chỉnh dự báo hoặc ban hành chỉ thị theo hợp đồng. Bản phát hành cho biết con người vẫn giữ quyền phê duyệt cuối cùng, nhưng các tổ chức vẫn cần hiểu những bước nào được thực hiện tự động và yêu cầu phê duyệt đi kèm với những bằng chứng nào.

Điều này phù hợp với thách thức lớn hơn trong việc quản trị các tác nhân AI trong doanh nghiệp: để tự động hóa phát huy hiệu quả, cần xác định rõ giới hạn đối với thông tin mà tác nhân có thể đọc và những hành động mà tác nhân có thể thực hiện.

Nhà thầu nên đo lường những gì

Thông báo ra mắt nêu bật sự hào hứng của khách hàng Ascia, nhưng không cung cấp nghiên cứu hiệu suất có kiểm soát về bản phát hành mới. Các chỉ số cần xem xét bao gồm thời gian tìm kiếm thông tin, nhập lại dữ liệu, kiểm tra bản nháp, sửa lỗi và xử lý ngoại lệ. Cảnh báo sớm chỉ có giá trị nếu được đưa ra đủ kịp thời và chính xác để làm thay đổi quyết định về dự án.

Phần câu hỏi thường gặp về sản phẩm Evo của Access cũng cho biết tích hợp sâu hơn có thể là một hạng mục nâng cấp và một số tính năng có thể phát sinh chi phí bổ sung. Vì vậy, việc có mặt trên toàn nền tảng không đồng nghĩa với việc mọi năng lực đều được bao gồm trong gói hiện tại của mọi khách hàng.

Access Construction cho biết nền tảng của công ty hỗ trợ hơn 130.000 người dùng trên toàn cầu trong lĩnh vực xây dựng và các ngành liên quan. Thế hệ Evo mới được xây dựng dựa trên nền tảng ứng dụng đã được thiết lập đó. Giá trị thực tiễn của sản phẩm sẽ phụ thuộc vào việc các nhà thầu có thể biến những hồ sơ được kết nối thành các hành động có căn cứ vững chắc hơn hay không, đồng thời kiểm soát được khối lượng công việc rà soát, quyền truy cập dữ liệu và trách nhiệm thương mại.