AI Entegrasyonunu Çalışanlarla Optimum Performans için Dengeleme

Bu, bir zamanlar anlatılan bir hikayedir: Yeni çıkan teknolojiler panik ve nostalji yaratıyor. İnsanlar televizyonun edebiyatı yok edeceğini düşündüler. Bir grup videoyu radyo yıldızını öldürdüğünü söyledi. Bugün, insanlar AI’ın insan işlerini alacağından korkuyorlar. Bir yakın zamanda yapılan bir çalışma buldu ki, işçilerin AI’a karşı güvensizliği büyük ölçüde AI’ı iş tehdidi olarak görmelerinden kaynaklanıyor. Bu güvensizlik, AI ve yeteneklerinden kendini soyutlayan bilgi işçileri için temelsiz değil. Liderlerin, organizasyonlarının AI’ı işyerine entegre etmelerini sağlamak için yükümlülükleri var – işçilerin yerini almak için değil, işçilerin işlerini optimize etmek için.

AI treni zaten istasyondan ayrıldı, ancak hala trene binmek için geç değil. Şirketim Jotform, son 4 yıldır süreçlerinde AI’ı kullanıyor. İşte AI’ı ve otomasyon araçlarını nasıl entegre ettiğimiz ve işçilerin en iyi işlerini yapmalarına nasıl yardımcı olduğumuz.

Sistem Düşüncesi Teşvik Edin

Sistem düşünce terimini duymuş olabilirsiniz. Yazar Peter Senge’in The Fifth Discipline kitabı, bu kavramı ayrıntılı olarak açıklıyor. Dünya ve hayatlarımızdaki şeyleri, izole, lineer neden-sonuç ilişkileri yerine sistemler olarak görmek anlamına geliyor. İnsan vücudunu düşünün: parçaların bir koleksiyonu değil, sistemlerin bir bileşimidir. İskelet sisteminiz vücudunuzun en az bir kısmını dik tutar, kas sisteminiz gözlerinizi hareket ettirmenize ve akıllı telefonunuzun ekranında aşağı kaydırmanıza olanak sağlar, kardiyovasküler sisteminiz dokularınıza oksijen ve besinleri taşır, vb.

AI’ı işyerimize entegre etmemin temel prensiplerinden biri, sistem düşünce zihniyetini benimsemektir. İşçilere AI araçlarını parça parça öğretmek yerine, iş günündeki çeşitli görevlerin birbiriyle bağlantılı adımlarından oluşan iş akışlarını analiz etmelerini ve bunları sistemler olarak görmelerini teşvik ediyoruz. Hedef, bu iş akışlarının mümkün olduğunca çok adımını AI araçlarıyla otomatikleştirmektir. McKinsey tarafından yapılan bir recent çalışma, şirketlerin işlerinin daha fazla bölümünde AI’ı kullandığını buldu. Anket yapılan şirketlerin yarısı, AI’ı iki veya daha fazla iş fonksiyonuna entegre ettiğini bildirdi, en yaygın olanlar pazarlama ve satış, ürün ve hizmet ve BT fonksiyonlarıydı. Her iş, AI ve otomasyon fırsatları ile dolu. Baader-Meinhof fenomeni gibi, bir kez bunları aramaya başladığınızda, her yerde onları göreceksiniz.

Bu tür düşünme, zihniyetin ikinci bir değişimini gerektirir. İşçiler, bireysel katkıda bulunanlar olarak değil, sistemlerin ve iş akışlarını çalıştıran AI ve otomasyon araçlarının yöneticileri olarak kendilerini görmelidir. Bir yönetici olarak, ilk iş, sisteminizin hedeflerini belirlemektir: neyi başarmak istiyorsunuz? KPI’leriniz nelerdir? Örneğin, abonelerinize haftada bir kez bir bülten göndermek için bir sistem kuruyorsunuz. Adımları haritalayın, AI ve otomasyon fırsatlarını belirleyin ve sistemi oluşturun. Sistemleriniz kurulduktan sonra, yöneticilik görevleri, performansınızı ölçmek ve sürekli olarak sistemi iyileştirme yollarını aramaktır. Sistem parçalarının doğru bir şekilde çalışıp çalışmadığını otomatik olarak izleyebileceğiniz araçlar da vardır. Kişisel favorim Dead Man’s Snitch.

Sistem düşünce yaklaşımını benimseyerek, işçiler rollerini dönüştürebilir ve günlük iş yükleri üzerinde kontrol sahibi olabilirler.

AI’ı Yaratıcı Kaptanınız Olarak Görün

İşçiler, iş akışlarını birbirine bağlı sistemler olarak görmeye ve bu süreçleri iyileştirmek için AI araçlarını entegre etmeye başladıklarında, AI’ı kendileri olarak görmek için perspektiflerini değiştirmeleri önemlidir. AI, sadece bir araç değil, bir işbirliği partneridir. Bu partner, yalnızca üretkenliği artırma değil, aynı zamanda yeniliği kolaylaştırır.

Wharton profesörü Christian Terwiesch, ChatGPT ile bir iş fikri yarışması düzenledi ve LLM’nin çıktısını, öğrencilerin ürettiği fikirlerle karşılaştırdı. Sonuç? ChatGPT ürünlerinin ortalama satın alma olasılığı %47 iken, insan fikirlerinin ortalama satın alma olasılığı %40 idi.

Bu, AI’ın insanlardan daha yaratıcı olduğu anlamına gelmez – ChatGPT, gerçek dünya bağlamı da dahil olmak üzere birçok şeye sahiptir ve insanlardan algoritma üretimi için promt oluşturmaya ihtiyaç duyar – ancak bu, fikir üretimi için son derece verimli ve düşük maliyetli bir işbirliği partneri olabileceği anlamına gelir.

Profesör Terwiesch’in yorumuna göre, “En kötü durumda, tüm fikirleri reddedersiniz ve kendi fikrinizle devam edersiniz. Ancak bizim araştırmamız, fikir havuzunuzun daha iyi olacağına güçlü bir şekilde işaret ediyor.”

ChatGPT kazanan fikir ve çözümler üretse bile, insanların bu fikirleri seçmek ve iyileştirmekle görevli olduğu unutulmamalıdır. Sonuç olarak, fikir üretimi sürecini iyileştirmek için AI’ı kullanmamak için hiçbir neden yoktur.

Zamanı Ayırın

AI’ı işyerinize entegre etmenin ve performansı optimize etmenin üçüncü temel prensibi, zamanı kazanmak için zaman ayırmaktır. Sistem düşünceyi benimsemek, otomasyon fırsatlarını tespit etmek, mevcut araçları araştırmak ve AI’ı yaratıcı sürecinize nasıl entegre edeceğinizi öğrenmek, önceden zaman ayırmayı gerektirir. İş gününe bazı boşluklar eklemeyi gerektirir, ki bu, işçilerin yapmak isteyebileceği bir şey değildir – kimin zamanı var? Liderler, bu zamanın faydalarını vurgulayabilir: tüm otomasyon sayesinde görevleri sayesinde zamanınızı geri kazanırsınız.

Jotform’da, örneğin, her zaman sahtekarlıkla mücadele etmek zorunda kaldık. İnsanlar online formlarımızı SPAM ve sahtekarlık amacıyla kullanıyorlar. Geçmişte, destek ekibimiz bu şemaları manuel olarak yakalamak için önemli çaba sarf etti. Ancak son birkaç yılda, destek ekibimizin enerjiyi daha yeni ve daha sofistike sorunlara yönlendirebileceği bir AI aracı geliştirdik. Araçları geliştirmek için zaman ayırmak gerekti. Çalışanlarımız hala manuel olarak sahtekarlığı izliyor. Ancak AI, yükü önemli ölçüde azalttı ve daha anlamlı görevlere odaklanmalarına olanak sağladı.

AI araçları ve otomasyonun güzelliği, insanları değiştirmek değil, onları monoton ve manuel görevlerden kurtarmaktır. Çalışanlarımız için bu, sistem düşünceyi benimsemek ve kendi sistemlerinin yöneticileri olmak için yeterli motivasyon oldu. Unutmayın: bir çalışmaya göre, %65’lik bir organizasyon, düzenli olarak üretken AI’ı kullanıyor. İşçilerin performansını AI ile artırmıyorsanız, rakipleriniz yapacaklar – ve AI’dan çok daha korkutucu buluyorum.