AI ve Otomasyon: AP Dolandırıcılığına Karşı Savaşta Kullanılan Silahlar

Akil Sahai, Kanverse’in ürün sorumlusu

Şirketlere yıllık gelirden yaklaşık %5’lik bir maliyet getiren dolandırıcılık, Sertifikalı Dolandırıcılık Müfettişleri Derneği (ACFE) tarafından yakın zamanda yayınlanan bir raporda belirtilmiştir. Dolandırıcılar, genellikle saldırıları önlemek için zayıf kontroller bulunan AP departmanını görür ve orada dolar işaretleri görürler. Bu iş fonksiyonu ödemeleri işlediğinden, kötü niyetli kişiler tarafından hedeflenmesi için açık bir alan sunar.

AP dolandırıcılığı genellikle birkaç tipik modele ayrılır, bunları aşağıda inceleyeceğiz. İyi haber, bu tür olayların oluşma riskini azaltmak için şirketlerin alabileceği önlemler vardır.

Var olmayan satıcılar

Çoğu şirket, düzenli satın almalar yapan ve ödemelerin genellikle çok fazla inceleme ve kontrol olmadan önceden onaylandığı bir dizi tedarikçi ve satıcı ile iş yapar. Ancak sahte şirketler gerçek satıcıları taklit edebilir ve sahte faturalar gönderebilir ve bu sahte faturalama difícil tespit edilebilir. Ayrıca pahalıdır – her bir olay için 100.000 dolar maliyet getirebilir, AC’ye göre.

Bu tür tehditler, içerde de ortaya çıkabilir. Bir çalışanın sahte satıcılar oluşturup sahte faturalar göndermesi mümkündür. Bir örnek, Oregon’da 15 yıla yakın bir süre boyunca şirketinden milyonlarca dolar çalan bir kadın.

Var olmayan mallar için faturalar

Benzer bir şekilde, dolandırıcılar, şirketin almadığı mallar/hizmetler için ödeme talepleri oluşturmak için çalışanlarla işbirliği yapabilir ve sonra işlenen ödemeyi kendileri için tutabilir. Bu, Ohio’da bir Honda çalışanın şirketten 750.000 dolar çaldığı olayda olduğu gibi gerçekleşir.

Hiçbir şey için ücretlendirme

Bazen, bir satıcı, borcu artırmak için yeni satır öğeleri ekler. Manuel olarak yürütülen bir AP işleminde, fatura hacminin artmasıyla bu yanlış eklenen satır öğeleri fark edilemeyebilir. Ve bu, şirketin fazla faturalandırılmasına neden olur.

Bazen, aynı faturaya dayalı olarak birden fazla satıcı ödemesi işlenir, bu da sistem içinde aynı faturanın birden fazla kopyasının bulunması ve AP ekibinin (kasıtlı olarak) tüm kopyalar için ödeme başlatabilmesi durumunda gerçekleşir. Basit bir hata veya kötü niyetli bir amaç için olabilir. Her ne sebeple olursa olsun, şirket için olumsuz bir etkiye neden olabilir.

Otomasyon ile dolandırıcılıkla mücadele

Maalesef, AP departmanlarını hedef alan yeni dolandırıcılık yöntemlerinin hızla ortaya çıkması gibi bir eğilim var. Şükür ki, AI destekli teknolojilerdeki gelişmelerle birlikte, şirketlerin önleyici stratejiler geliştirmesi ve riskleri azaltması mümkün hale geldi. Otomasyon ve AI/ML, birkaç ana işlevle dolandırıcılıkla mücadele edebilir. Bunlar arasında;

Onay iş akışının otomasyonu

Otomasyon, her aşamada gerçekleştirilen eylemlerin dijital bir izini bırakarak uyumu sağlar. Otomatik onaylar, zaman alan manuel onay süreçlerini azaltır. Eğitim ve farkındalık oluşturma, kötü niyetli herhangi bir amacı önleyebilir.

AI tarafından güçlendirilen fatura incelemesinin otomasyonu

Hesap verebilirlik dolandırıcılığına karşı temel koruma geliştirmek için, satın alma aşamaları boyunca oluşturulan ana belgelerin eşleştirilmesi gerekir. Bu, fatura satır öğesi bilgilerini satın alma siparişi ayrıntıları ile eşleştirmeyi, malların ve hizmetlerin teslim edildiğinden emin olmak için makbuzları incelemeyi ve genellikle satıcı ile diğer iletişimleri taramayı içerir. Manuel olarak yapıldığında günler alabilir, ancak AI destekli otomasyonun kullanılmasıyla tüm uzlaşma döngüsü dakikalar içinde gerçekleşebilir.

Çalışanların kötü niyetli davranışlarını izleme ve takip

AP dolandırıcılığına karışan içerdekiler, genellikle operasyonlar hakkında stratejik bilgi edindikten sonra yalnız veya küçük gruplar halinde çalışırlar. Anomali tespiti gibi özelliklere sahip teknoloji sistemlerini kullanarak çalışanların etkileşimlerini gerçek zamanlı olarak izlemek, kötü niyetli davranışları ve niyetleri önleyebilir. Bu alanda eğitim vermek de farkındalığı artırmak için önemlidir. Bir bağlılık programı oluşturmak da etik eylemlere yöneltmek için yardımcı olabilir.

Uyumun dijital çözümlerle sağlanması

Şirketler, fatura işleme iş akışını tamamen dijitalleştirmek suretiyle AP dolandırıcılığını azaltabilir. Dijitalleştirme, eylemleri zaman damgaları ile kalibre eder, bu da daha sonra sistem denetimleri için kullanılabilir. Bu sistemler, yöneticilere işlemler hakkında kapsamlı içgörüler sağlayan gerçek zamanlı uyarılar oluşturmak için tasarlanabilir. Ayrıca, çalışan faaliyetleri izlenebilir ve sonraki改善 alanları belirlenebilir.

Satıcı eşleme yeteneğinin oluşturulması

Sahte şirketler tarafından oluşturulan faturaları, zarar vermeden önce ilk aşamada tespit etmek giderek daha önemli hale geliyor. Tespit, bulanık eşleştirme teknolojisi kullanılarak yapılabilir, bu teknoloji sistem, mevcut satıcı veritabanını tarar, çeşitli belgeleri kontrol eder ve sahteleri tespit eder.

Yeni bir sorun için modern çözümler

Dolandırıcılık söz konusu olduğunda, bir irade varsa, bir yol vardır. İçeriden ve dışarıdan şirketinizden çalmaya niyetli olanlar, bunu yapmak için yeni yollar bulmaya devam edeceklerdir. Ancak şirketler, ML ve otomasyonun dolandırıcılığı ortadan kaldırmak için görevde olduğunu bilerek rahatlayabilir. Bu teknolojileri AP departmanınıza eklemek, dolandırıcılığı keşfetmenize ve önlemenize yardımcı olacaktır. AP ekibi, daha az monoton ve daha çok iş odaklı görevlere yönelecek ve organizasyonunuz para ve sıkıntı kazanacaktır.