Naliehavá potreba zručností GenAI v riadení projektov

Predbehnúť výzvy, zvládať prerušenia a minimalizovať riziká – to všetko je neoddeliteľnou súčasťou dnešných rozhovorov o budúcnosti generatívnej AI (GenAI). Sú tiež neoddeliteľnou súčasťou úlohy, ktorú profesionáli v oblasti projektového manažmentu vykonávajú už desaťročia.

Napriek každodennej znalosti týchto problémov sa mnoho projektových profesionálov môže ocitnúť nepripravených na to, ako ich organizácie využijú GenAI alebo ako to konkrétne ovplyvní ich prácu. Hoci nikto nemôže predpovedať všetky spôsoby, akými GenAI zmení podnikové operácie a procesy, niet pochýb o tom, že táto nová technológia rozšíri úlohu mnohých znalostných pracovníkov vrátane projektových profesionálov.

GenAI majú významný vplyv na anatómiu projektovej práce. Vzhľadom na rýchle tempo evolúcie a prijímania GenAI je čoraz viac potrebné, aby projektoví profesionáli vytvorili sady zručností súvisiacich s AI – aby sa zvýšila produktivita, efektívnosť a úspech projektu.

Pre projektových manažérov môže GenAI vykonávať ťažké úlohy v rámci rôznych projektových aktivít vrátane: automatizovaného generovania správ, aktualizácie časovej osi, analýzy údajov, odhadov nákladov a ďalších. Projektoví profesionáli, ktorí dokážu využiť silu AI, si nakoniec uvoľnia čas na to, aby sa zamerali na úlohy s vyššou hodnotou, ktoré vedú k úspechu projektu. V dôsledku toho by im to malo umožniť zamerať sa viac na pridávanie novej obchodnej hodnoty, rozvoj ich vodcovských schopností a podporu inovácií pre ich organizácie – v súlade s cieľmi podniku.

Výskum ukazuje, že organizácie v tomto roku výrazne zvyšujú svoje investície do AI. Projektoví profesionáli, ktorí zostávajú na čele vývoja nových technológií a pomáhajú pri zavádzaní AI vo svojich organizáciách, budú mať najlepšiu pozíciu pre kariérny úspech.

Rozvíjanie zručností, pripravenosť na AI

Ak chcú odborníci na projekty využiť množstvo výhod, ktoré môže AI poskytnúť, budú musieť uprednostniť zvyšovanie kvalifikácie. PMI prieskum ukazuje že len asi 20 % projektových manažérov uvádza, že má rozsiahle alebo dobré praktické skúsenosti s nástrojmi a technológiami AI. A 49 % má malé alebo žiadne skúsenosti s AI v kontexte projektového manažmentu alebo jej rozumie. To je ohromujúce v porovnaní so skutočnosťou, že 82 % vedúcich predstaviteľov tvrdí, že AI bude mať aspoň nejaký vplyv na to, ako budú prebiehať projekty v ich organizácii počas nasledujúcich piatich rokov.

Použitie GenAI na automatizáciu, asistenciu a rozšírenie vašich schopností projektového manažmentu si vyžaduje nové zručnosti a nový prístup k projektovej práci. Projektoví profesionáli môžu využiť GenAI na zlepšenie svojich projektových zručností v troch kľúčových oblastiach PMI Talent Triangle®: Spôsoby práce, Silové zručnosti a Obchodná prezieravosť.

Spôsoby práce. Táto dimenzia sa zameriava na prijatie najlepšieho prístupu, postupov, techník a nástrojov na úspešné riadenie projektov. Vďaka širokej dostupnosti a potenciálu nástrojov GenAI na individuálnej aj organizačnej úrovni je dôležité využiť vylepšené výsledky, ktoré môže GenAI pomôcť projektovým manažérom dosiahnuť.

Myslite na „spôsoby práce“ ako na reťaz udalostí a úloh na dosiahnutie výsledku, kde generatívna AI môže automatizovať, pomáhať alebo rozširovať zručnosti a kompetencie projektového manažmentu. Špecifické oblasti, v ktorých môžete využiť GenAI v tomto priestore, zahŕňajú: plánovanie projektov, riadenie času a nákladov, riadenie rizík, pomoc pri písaní a čítaní.

Projektoví manažéri by sa tiež mali dozvedieť o základnom vzťahu medzi údajmi a AI a oboznámiť sa s dátovou stratégiou a postupmi svojej organizácie. Po pochopení toho, ako dáta dodávajú tieto nástroje, budú mať projektoví manažéri lepšiu pozíciu na pochopenie a vyhodnotenie výstupov AI. Dátová gramotnosť tiež umožní projektovým manažérom formovať nástroje a modely, ktoré sú špecifické pre projekty – tie, ktoré predpovedajú výsledky projektu, riziká, zdroje atď. – tak, aby poskytovali čo najpresnejšie predpovede a analýzy na podporu rozhodovania. Tieto znalosti tiež pomôžu projektovým manažérom identifikovať a riešiť riziká, ktoré môže používanie GenAI potenciálne priniesť do podnikania.

Mocenské schopnosti. Zabezpečenie silných interpersonálnych zručností tímov – ktoré nazývame „silové zručnosti“ – im umožňuje udržať si vplyv u rôznych zainteresovaných strán. Toto je kritický komponent pre uskutočnenie zmien a dosiahnutie úspešných výsledkov projektu.

Naše Prieskum Pulse of the Profession identifikovala štyri kľúčové schopnosti, ktoré sú nevyhnutné na pomoc organizáciám pri transformácii a dosahovaní udržateľných výsledkov: strategické myslenie, riešenie problémov, spoločné vedenie a komunikácia. Toto všetko sú ľudské vlastnosti, ktoré môže AI do určitej miery rozšíriť. Napríklad projektoví manažéri môžu strategickejšie prispievať k svojim projektom a organizácii aplikovaním nástrojov AI na rôzne aspekty ich podnikania, priemyslu a trhu, aby mohli riešiť problémy efektívnejšie a rýchlejšie.

Existujú štyri kľúčové oblasti, v ktorých môžete využiť AI na zlepšenie výkonových schopností:

• Zakotviť strategické myslenie
• Zlepšite spoluprácu
• Rýchlejšie riešenie problémov
• Vylepšená komunikácia.

Silové schopnosti sa stanú ešte väčšou konkurenčnou výhodou, čím sa vytvorí alebo prelomí každý jeden projekt, pretože zvýšenie produktivity AI umožňuje venovať viac času ľudskej interakcii. Náš vlastný výskum, ako aj viaceré malé a veľké štúdie za posledné dve desaťročia neustále uvádzajú ľudské faktory medzi hlavnými príčinami zlyhania projektu. Pamätajte, že algoritmy sa nemôžu nikomu pozerať do očí, hovoriť pravdu moci, držať sa etického smeru alebo byť zodpovedný za svoje rozhodnutia. Projektoví manažéri môžu robiť všetky tieto veci a ešte viac, vrátane schopnosti komunikovať s ľuďmi, vyjadrovať empatiu, prispôsobovať sa, vytvárať neintuitívne riešenia, rozhodovať sa v nejednoznačnosti, vyjednávať, riadiť zainteresované strany, viesť a motivovať. Projektoví manažéri majú zručnosti, ktoré si nikdy nenájdu cestu do strojov, bez ohľadu na to, ako inteligentné sa stroje stanú.

Obchodné fakty. Profesionáli s obchodným talentom rozumejú makro a mikro vplyvom v ich organizácii a odvetví a majú funkčne špecifické alebo doménové znalosti, aby mohli robiť dobré rozhodnutia. Profesionáli na všetkých úrovniach musia byť schopní kultivovať efektívne rozhodovanie a chápať, ako sa ich projekty zhodujú s celkovým obrazom širšej organizačnej stratégie a globálnych trendov.

Predstavte si, že chcete mať lepší pohľad na riziká na podnikovej úrovni vášho projektu alebo programu a najpravdepodobnejšie scenáre, s ktorými sa môžete stretnúť, ak sa niektoré z rizík skutočne vyskytnú. Umelá inteligencia vám môže pomôcť získať prehľad na prípravu komplexnej analýzy podnikových rizík a hodnotenia vplyvu z dôvodu problémov s projektom. Organizácia tak pripraví plán obnovy a predvída všetky opatrenia na zmiernenie skôr, ako dôjde k závažnej udalosti a ovplyvní organizáciu. Projektoví manažéri môžu začať využívať funkcie GenAI na analýzu scenárov, generovanie poznatkov a inovácie, hodnotenie obchodných dôsledkov a rozhodnutia týkajúce sa systémového myslenia.

Používanie nástrojov AI zvýši obchodný talent dvoma spôsobmi. Po prvé, zvládnutím časovo náročných a všedných úloh umožní projektovým manažérom tráviť viac času zameraním sa na vnútroorganizačné vplyvy, ciele a vzťahy. Po druhé, GenAI môže rozšíriť schopnosti projektových manažérov vidieť strategické dôsledky ich práce, umožniť im precvičiť si a vytvoriť rámec svojich rozhovorov s zainteresovanými stranami na vysokej úrovni a robiť lepšie rozhodnutia o svojich projektoch. Samotná prítomnosť týchto nástrojov môže tiež zmeniť typy obchodného ducha, ktorým musia projektoví manažéri hlboko porozumieť, v porovnaní s tými, ku ktorým majú nástroje prístup.

Napríklad generatívna AI uľahčuje každému projektovému manažérovi pozrieť sa na situáciu očami odborníka z odvetvia (prostredníctvom výzvy). Takže, podobne ako jednotlivé telefónne čísla, aj všeobecné priemyselné znalosti môžu byť menej dôležité na uchovanie v ľudskom mozgu. Avšak podrobnosti o konkurenčnej výhode organizácie, potenciálnom využívaní údajov, ktoré existujú v ekosystéme, alebo nových údajov generovaných vaším projektom – bude potrebné do detailov pochopiť.^[1]

Funkčné operácie sa tiež stávajú automatizovanejšie a transparentnejšie. Tieto bežné procesy umožňujúce softvér ako službu (SaaS) sú tiež dobre definované vo všeobecných súboroch údajov. Opäť platí, že obchodný talent, ktorý vás odlíši, má viac spoločného s tým, čo sa líši od spôsobu fungovania vašej organizácie. Čím je výnimočná, efektívnejšia, efektívnejšia? Táto úroveň porozumenia vám pomôže nielen pevne sa spojiť so stratégiou s vaším projektom, ale umožní vám zabezpečiť, aby boli všetky prepojenia medzi projektom a organizáciou na mieste, aby sa skutočne dosiahli výsledky.

Ste pripravení na zvyšovanie kvalifikácie?

Znalosti sú kritickým prvkom pri posilňovaní postavenia profesionálov na ich cestách AI. Môžete využiť špecializované školenia pre projektových manažérov, ktoré vám pomôžu orientovať sa v tomto novom prostredí projektov s podporou GenAI. Project Management Institute (PMI) nedávno vydal zadarmo úvodný e-learningový kurz pomôcť bojovať proti úzkosti z prijatia AI a vyplniť medzeru vo vedomostiach medzi projektovými profesionálmi. Zahŕňa relevantné prípady použitia a rady, ako konkrétne používať GenAI na poskytovanie projektov.

Je jasné, že AI vylepší spôsob, akým sa projekty dodávajú, a premení úlohu projektových manažérov na vedúcich projektov. Pred nami budú nové výzvy a riziká, ale ak si osvojíme spôsob myslenia AI a zostaneme zvedaví na potenciál GenAI, projektoví profesionáli budú pripravení priniesť úspešné výsledky projektu. Nepretržité vzdelávanie je kľúčom k navigácii v revolúcii AI a pozdvihnutiu úlohy, ktorú zohrávajú projektoví profesionáli v rôznych odvetviach.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12. apríla). Generatívna AI zmení váš biznis. Tu je návod, ako sa prispôsobiť. Harvard Business Review, Dostupný v: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt