De Dringende Behoefte aan GenAI-vaardigheden in Projectmanagement

Het voorblijven bij uitdagingen, het navigeren door disruptie en het minimaliseren van risico’s – dit alles is integraal onderdeel van de huidige gesprekken over de toekomst van generatieve AI (GenAI). Dit is ook een integraal onderdeel van de rol die projectmanagementprofessionals al decennialang vervullen.

Ondanks hun dagelijkse vertrouwdheid met deze kwesties, kunnen veel projectprofessionals zich onvoorbereid vinden op de manier waarop hun organisaties GenAI zullen gebruiken of hoe het hun specifieke banen zal beïnvloeden. Terwijl niemand alle manieren kan voorspellen waarop GenAI de bedrijfsoperaties en -processen zal veranderen, is er geen twijfel dat deze opkomende technologie de rol van veel kenniswerkers, waaronder projectprofessionals, zal versterken.

GenAI heeft een aanzienlijke invloed op de anatomie van projectwerk. Gezien het snelle tempo van de evolutie en adoptie van GenAI, is er een groeiend gevoel van urgentie voor projectprofessionals om AI-gerelateerde vaardigheden op te bouwen – om productiviteit, efficiëntie en projectsucces te verhogen.

Voor projectmanagers kan GenAI zware taken uitvoeren bij verschillende projectactiviteiten, waaronder geautomatiseerde rapportage, tijdsupdates, gegevensanalyse, kostenramingen en meer. Projectprofessionals die de kracht van AI kunnen benutten, zullen uiteindelijk hun tijd vrijmaken om zich te concentreren op taken met een hogere waarde die projectsucces stimuleren. Als gevolg hiervan zou het hen moeten toelaten om zich meer te concentreren op het toevoegen van nieuwe bedrijfswaarde, het ontwikkelen van hun leiderschapsvaardigheden en het stimuleren van innovatie voor hun organisaties – afgestemd op de doelstellingen van het bedrijf.

Onderzoek toont aan dat organisaties hun investeringen in AI dit jaar aanzienlijk verhogen. Projectprofessionals die aan de vooravond van de vooruitgang van opkomende technologieën staan en helpen bij de adoptie van AI binnen hun organisaties, zullen zich het beste positioneren voor carrièresucces.

Ontwikkeling van vaardigheden, AI-ready worden

Om te profiteren van de overvloed aan voordelen die AI kan bieden, moeten projectprofessionals prioriteit geven aan bijscholing. Onderzoek van PMI toont aan dat slechts ongeveer 20% van de projectmanagers uitgebreide of goede praktische ervaring met AI-hulpmiddelen en -technologieën heeft. En 49% heeft weinig tot geen ervaring met of begrip van AI in de context van projectmanagement. Dit is verbluffend in vergelijking met het feit dat 82% van de senior leiders zegt dat AI minstens enige invloed zal hebben op de manier waarop projecten worden uitgevoerd in hun organisatie in de komende vijf jaar.

Het gebruik van GenAI om projectmanagementmogelijkheden te automatiseren, te ondersteunen en te versterken, vereist nieuwe vaardigheden en een nieuwe manier van denken over projectwerk. Projectprofessionals kunnen GenAI gebruiken om hun projectvaardigheden te verbeteren in de drie kerngebieden van de PMI Talent Triangle®: Manieren van werken, Power Skills en Business Acumen.

Manieren van werken. Deze dimensie richt zich op het kiezen van de beste aanpak, praktijken, technieken en hulpmiddelen om projecten met succes te beheren. Met de wijdverbreide beschikbaarheid en het potentieel van GenAI-hulpmiddelen op zowel individueel als organisatieniveau, is het belangrijk om gebruik te maken van de verbeterde resultaten die GenAI-projectmanagers kan helpen leveren.

Denk “manieren van werken” als een reeks gebeurtenissen en taken om een resultaat te bereiken, waarbij generatieve AI projectmanagementvaardigheden en -competenties kan automatiseren, ondersteunen of versterken. Specifieke gebieden waarop u GenAI in deze ruimte kunt inzetten, zijn onder meer: projectplanning, tijds- en kostenbeheer, risicobeheer, schrijf- en leeshulp.

Projectmanagers moeten ook leren over de fundamentele relatie tussen gegevens en AI en vertrouwd raken met de gegevensstrategie en -praktijken van hun organisatie. Door te begrijpen hoe gegevens deze hulpmiddelen voeden, zullen projectmanagers beter in staat zijn om AI-uitvoer te begrijpen en te evalueren. Gegevensgeletterdheid zal projectmanagers ook in staat stellen om de hulpmiddelen en modellen die specifiek zijn voor projecten te vormen – die projectresultaten, risico’s, middelen enz. voorspellen – zodat ze de meest nauwkeurige voorspellingen en analyses leveren om beslissingen te nemen. Deze kennis zal projectmanagers ook helpen om de risico’s te identificeren en op te lossen die het gebruik van GenAI potentieel aan het bedrijf kan introduceren.

Power Skills. Ervoor zorgen dat teams sterke interpersoonlijke vaardigheden hebben – die we “power skills” noemen – stelt hen in staat om invloed te behouden op een verscheidenheid aan stakeholders. Dit is een kritisch onderdeel voor het bewerkstelligen van verandering en het bereiken van succesvolle projectresultaten.

Onze Pulse of the Profession Survey heeft vier kritieke power skills geïdentificeerd die essentieel zijn om organisaties te helpen transformeren en duurzame resultaten te leveren: strategisch denken, probleemoplossing, collaboratief leiderschap en communicatie. Al deze zijn menselijke eigenschappen die tot op zekere hoogte door AI kunnen worden versterkt. Zo kunnen projectmanagers bijvoorbeeld meer strategisch bijdragen aan hun projecten en organisaties door AI-hulpmiddelen toe te passen op verschillende aspecten van hun bedrijven, industrie en markt, om problemen effectiever en sneller op te lossen.

Er zijn vier sleutelgebieden waarop u AI kunt inzetten om power skills te verbeteren:

• Om strategisch denken in te bedden
• Samenwerking te verbeteren
• Snel probleemoplossing
• Verbeterde communicatie.

Power skills zullen een nog groter concurrentievoordeel worden, waardoor elk project zal slagen of falen, terwijl AI-productiviteitswinsten meer tijd mogelijk maken voor menselijke interactie. Onze eigen onderzoek, evenals meerdere kleine en grote studies in de afgelopen twee decennia, noemen consistent menselijke factoren als een van de belangrijkste oorzaken van projectfalen. Bedenk dat algoritmes niemand kunnen aankijken, de waarheid kunnen spreken, het ethische pad kunnen volgen of verantwoordelijk kunnen zijn voor hun beslissingen. Projectmanagers kunnen al deze dingen doen en meer, waaronder het vermogen om met mensen te interacteren, empathie te tonen, aan te passen, tegenintuïtieve oplossingen te creëren, te beslissen in onzekerheid, te onderhandelen, stakeholders te beheren, te leiden en te motiveren. Projectmanagers hebben vaardigheden die nooit in machines terecht zullen komen, hoe slim de machines ook worden.

Business Acumen. Professionals met business acumen begrijpen de macro- en micro-invloeden in hun organisatie en industrie en hebben de functiespecifieke of domeinspecifieke kennis om goede beslissingen te nemen. Professionals op alle niveaus moeten in staat zijn om effectief beslissen en begrijpen hoe hun projecten aansluiten op het bredere organisatiebeleid en mondiale trends.

Stel je voor dat je een beter perspectief wilt hebben op de risico’s op het corporate niveau van je project of programma en de meest waarschijnlijke scenario’s die je tegenkomt als sommige van de risico’s daadwerkelijk optreden. AI kan je helpen om inzichten te verwerven om een uitgebreide bedrijfsrisicoanalyse en impactbeoordeling voor te bereiden vanwege projectproblemen. Dit zal de organisatie voorbereiden met een herstelplan en om alle mitigatieacties voor te nemen voordat een groot evenement plaatsvindt en de organisatie beïnvloedt. Projectmanagers kunnen beginnen met het benutten van GenAI-mogelijkheden voor scenario-analyse, inzichtengeneratie en innovatie, beoordeling van bedrijfsimplicaties en systeemdenkende beslissingen.

Het gebruik van AI-hulpmiddelen zal business acumen op twee manieren versterken. Ten eerste door tijdrovende, saaie taken te verwerken, zal het projectmanagers in staat stellen om meer tijd te besteden aan intra-organisatorische invloeden, doelstellingen en relaties. Ten tweede kan GenAI de mogelijkheden van projectmanagers versterken om de strategische implicaties van hun werk te zien, hen in staat stellen om hun gesprekken met hooggeplaatste stakeholders te oefenen en betere beslissingen over hun projecten te nemen. De enkele aanwezigheid van deze hulpmiddelen kan ook de soorten business acumen veranderen die projectmanagers diep moeten begrijpen, versus die welke toegankelijk zijn via de hulpmiddelen.

Bijvoorbeeld maakt generatieve AI het voor elke projectmanager veel gemakkelijker om naar een situatie te kijken door de ogen van een industrie-expert (via een prompt). Dus, net als individuele telefoonnummers, kan algemene industrie-kennis minder belangrijk zijn om in het menselijk brein te onthouden. Echter, de details van het concurrentievoordeel van de organisatie, het potentieel van gegevens die bestaan in het ecosysteem, of nieuwe gegevens gegenereerd door uw project – zullen iets zijn om in detail te begrijpen.^[1]

Functionele operaties worden ook meer geautomatiseerd en transparant. Deze veelvoorkomende software-as-a-service (SaaS) ingeschakelde processen zijn ook goed gedefinieerd in algemene gegevenssets. Opnieuw, hier, heeft het business acumen dat je onderscheidt, meer te maken met wat anders is aan de manier waarop je organisatie werkt. Wat maakt het speciaal, efficiënter, effectiever? Dit niveau van begrip zal je niet alleen helpen om stevig te verbinden met de strategie met je project, maar ook om ervoor te zorgen dat alle project-organisatieverbindingen op hun plaats zijn om werkelijk resultaten te behalen.

Bent u klaar om uw vaardigheden te ontwikkelen?

Kennis is een kritisch element om professionals te empoweren in hun AI-reis. U kunt gebruikmaken van gespecialiseerde training voor projectmanagers die u zal helpen om deze nieuwe GenAI-geactiveerde projectlandschap te navigeren. Project Management Institute (PMI) heeft onlangs een gratis introductie-e-learningcursus uitgebracht om AI-adoptieangst te bestrijden en de kennislacune onder projectprofessionals te dichten. Het bevat relevante use cases en advies over hoe u GenAI specifiek kunt gebruiken om projecten te leveren.

Het is duidelijk dat AI de manier waarop projecten worden geleverd, zal veranderen, waardoor de rol van projectmanagers wordt getransformeerd in projectleiders. Er zullen nieuwe uitdagingen en risico’s zijn, maar door een AI-mindset te omarmen en nieuwsgierig te blijven naar het potentieel van GenAI, zullen projectprofessionals zijn voorbereid om succesvolle projectresultaten te leveren. Continu leren is de sleutel tot het navigeren van de AI-revolutie en het verheffen van de rol die projectprofessionals spelen in de industrie.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, april 12). Generatieve AI zal uw bedrijf veranderen. Hier is hoe u zich kunt aanpassen. Harvard Business Review. Beschikbaar op: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt