De dringende behoefte aan GenAI-vaardigheden in projectmanagement

Voorsprong nemen op uitdagingen, disruptie navigeren en risico’s minimaliseren – dat zijn allemaal essentiële onderdelen van de gesprekken over de toekomst van generatieve AI (GenAI). Ze zijn ook essentieel voor de rol die projectmanagers al decennialang vervullen.

Ondanks hun dagelijkse vertrouwdheid met deze kwesties, kunnen veel projectmanagers zich onvoorbereid vinden op de manier waarop hun organisaties GenAI zullen gebruiken of hoe het hun banen specifiek zal beïnvloeden. Terwijl niemand alle manieren kan voorspellen waarop GenAI de bedrijfsoperaties en -processen zal veranderen, is er geen twijfel dat deze opkomende technologie de rol van veel kenniswerkers, waaronder projectmanagers, zal versterken.

GenAI heeft een aanzienlijke invloed op de anatomie van projectwerk. Gezien de snelle evolutie en adoptie van GenAI, is er een groeiend gevoel van urgentie voor projectmanagers om AI-gerelateerde vaardigheden op te bouwen – om productiviteit, efficiëntie en projectsucces te verhogen.

Voor projectmanagers kan GenAI zware taken uitvoeren bij verschillende projectactiviteiten, waaronder automatische rapportage, tijdsplanning, gegevensanalyse, kostenramingen en meer. Projectmanagers die de kracht van AI kunnen benutten, zullen uiteindelijk hun tijd vrijmaken om zich te concentreren op taken met hogere waarde die projectsucces stimuleren. Als gevolg daarvan zouden ze meer moeten kunnen focussen op het toevoegen van nieuwe bedrijfswaarde, het ontwikkelen van hun leiderschapsvaardigheden en het stimuleren van innovatie voor hun organisaties – afgestemd op de doelstellingen van het bedrijf.

Onderzoek toont aan dat organisaties hun investeringen in AI dit jaar aanzienlijk verhogen. Projectmanagers die aan de vooravond van de vooruitgang van opkomende technologieën staan en helpen bij het stimuleren van AI-adoptie binnen hun organisaties, zullen zich het beste positioneren voor carrièresucces.

Ontwikkeling van vaardigheden, AI-ready worden

Om gebruik te maken van de voordelen die AI kan bieden, moeten projectmanagers prioriteit geven aan het ontwikkelen van vaardigheden. Onderzoek van PMI toont aan dat slechts ongeveer 20% van de projectmanagers meldt uitgebreide of goede praktische ervaring te hebben met AI-hulpmiddelen en -technologieën. En 49% heeft weinig tot geen ervaring met of begrip van AI in de context van projectmanagement. Dit is verbluffend in vergelijking met het feit dat 82% van de senior leiders zegt dat AI minstens enige invloed zal hebben op de manier waarop projecten worden uitgevoerd in hun organisatie in de komende vijf jaar.

GenAI gebruiken om projectmanagementcapaciteiten te automatiseren, te ondersteunen en te versterken, vereist nieuwe vaardigheden en een nieuwe mindset ten aanzien van projectwerk. Projectmanagers kunnen GenAI gebruiken om hun projectvaardigheden te verbeteren in de drie kerngebieden van de PMI Talent Triangle®: manieren van werken, Power Skills en bedrijfskundige vaardigheden.

Manieren van werken. Deze dimensie richt zich op het toepassen van de beste aanpak, praktijken, technieken en hulpmiddelen om projecten succesvol uit te voeren. Met de wijdverbreide beschikbaarheid en potentie van GenAI-hulpmiddelen op zowel individueel als organisatorisch niveau, is het belangrijk om gebruik te maken van de verbeterde resultaten die GenAI kan helpen leveren voor projectmanagers.

Denk aan “manieren van werken” als een reeks gebeurtenissen en taken om een resultaat te bereiken, waarbij generatieve AI projectmanagementvaardigheden en -competenties kan automatiseren, ondersteunen of versterken. Specifieke gebieden waarop u GenAI in deze ruimte kunt inzetten, zijn onder meer: projectplanning, tijds- en kostenbeheer, risicobeheer, schrijf- en leesondersteuning.

Projectmanagers moeten ook leren over de fundamentele relatie tussen gegevens en AI en vertrouwd raken met de gegevensstrategie en -praktijken van hun organisatie. Door te begrijpen hoe gegevens deze hulpmiddelen voeden, zullen projectmanagers beter in staat zijn om AI-uitvoer te begrijpen en te evalueren. Gegevensgeletterdheid zal projectmanagers ook in staat stellen om de hulpmiddelen en modellen die specifiek zijn voor projecten te vormen – die projectresultaten, risico’s, middelen enz. voorspellen – zodat ze de meest nauwkeurige voorspellingen en analyses kunnen leveren om beslissingen te nemen. Deze kennis zal projectmanagers ook helpen om de risico’s te identificeren en op te lossen die het gebruik van GenAI mogelijk aan het bedrijf kan introduceren.

Power Skills. Ervoor zorgen dat teams sterke interpersoonlijke vaardigheden hebben – die we “Power Skills” noemen – stelt hen in staat om invloed te houden op een verscheidenheid aan stakeholders. Dit is een kritisch onderdeel voor het realiseren van verandering en het stimuleren van succesvolle projectresultaten.

Onze Pulse of the Profession Survey heeft vier kritische Power Skills geïdentificeerd die essentieel zijn voor het helpen van organisaties transformeren en duurzame resultaten leveren: strategisch denken, probleemoplossing, collaboratief leiderschap en communicatie. Al deze zijn menselijke eigenschappen die tot op zekere hoogte kunnen worden versterkt door AI. Zo kunnen projectmanagers bijvoorbeeld meer strategisch bijdragen aan hun projecten en organisaties door AI-hulpmiddelen toe te passen op verschillende aspecten van hun bedrijven, industrie en markt, om problemen effectiever en sneller op te lossen.

Er zijn vier sleutelgebieden waarop u AI kunt inzetten om Power Skills te verbeteren:

• Strategisch denken integreren
• Samenwerking verbeteren
• Snel probleemoplossing
• Communicatie verbeteren.

Power Skills zullen een nog groter concurrentievoordeel worden, waardoor elk project zal slagen of falen. Onzer onderzoek, evenals meerdere kleine en grote studies in de afgelopen twee decennia, wijst consistent naar menselijke factoren als een van de belangrijkste oorzaken van projectfalen. Bedenk dat algoritmes niemand kunnen aankijken, de waarheid kunnen spreken, het morele kompas kunnen volgen of verantwoordelijk kunnen zijn voor hun beslissingen. Projectmanagers kunnen al deze dingen doen en meer, waaronder het vermogen om met mensen te interacteren, empathie te tonen, aan te passen, tegenintuïtieve oplossingen te creëren, te beslissen in onzekerheid, te onderhandelen, stakeholders te beheren, te leiden en te motiveren. Projectmanagers hebben vaardigheden die nooit in machines zullen worden gevonden, hoe slim de machines ook worden.

Bedrijfskundige vaardigheden. Professionals met bedrijfskundige vaardigheden begrijpen de macro- en micro-invloeden in hun organisatie en industrie en hebben de functiespecifieke of domeinspecifieke kennis om goede beslissingen te nemen. Professionals op alle niveaus moeten in staat zijn om effectief beslissen en begrijpen hoe hun projecten aansluiten bij de bredere organisatorische strategie en mondiale trends.

Stel je voor dat je een beter perspectief wilt hebben op de risico’s op het niveau van de onderneming van je project of programma en de meest waarschijnlijke scenario’s die je tegenkomt als sommige van de risico’s daadwerkelijk optreden. AI kan je helpen om inzichten te verwerven om een uitgebreide bedrijfsrisicoanalyse en -evaluatie voor te bereiden vanwege projectproblemen. Dit zal de organisatie voorzien van een herstelplan en helpen om alle mitigatieacties voor te bereiden voordat een groot evenement plaatsvindt en de organisatie beïnvloedt. Projectmanagers kunnen beginnen met het benutten van GenAI-mogelijkheden voor scenario-analyse, inzichtengeneratie en innovatie, beoordeling van bedrijfsimplicaties en systeemdenkbeslissingen.

Het gebruik van AI-hulpmiddelen zal bedrijfskundige vaardigheden op twee manieren versterken. Ten eerste zullen ze, door tijdrovende, saaie taken te verwerken, projectmanagers in staat stellen om meer tijd te besteden aan intra-organisatorische invloeden, doelstellingen en relaties. Ten tweede kan GenAI de capaciteiten van projectmanagers versterken om de strategische implicaties van hun werk te zien, hen in staat stellen om hun gesprekken met hooggeplaatste stakeholders te oefenen en te kaderen, en betere beslissingen over hun projecten te nemen. De enkele aanwezigheid van deze hulpmiddelen kan ook de soorten bedrijfskundige vaardigheden veranderen die projectmanagers nodig hebben om diep te begrijpen, versus die welke toegankelijk zijn via de hulpmiddelen.

Als voorbeeld maakt generatieve AI het voor elke projectmanager veel gemakkelijker om naar een situatie te kijken door de ogen van een industrie-expert (via een prompt). Dus, net als individuele telefoonnummers, kan algemene industrie-kennis minder belangrijk zijn om te onthouden in de menselijke hersenen. Echter, de details van het concurrentievoordeel van de organisatie, het potentieel van gegevens die bestaan in het ecosysteem, of nieuwe gegevens gegenereerd door uw project – zullen iets zijn om in detail te begrijpen.^[1]

Functionele operaties worden ook meer geautomatiseerd en transparant. Deze gemeenschappelijke software-as-a-service (SaaS) ingeschakelde processen zijn ook goed gedefinieerd in algemene gegevenssets. Nogmaals, hier heeft de bedrijfskundige vaardigheid die je onderscheidt, meer te maken met wat uniek is aan de manier waarop jouw organisatie werkt. Wat maakt het speciaal, efficiënter, effectiever? Dit niveau van begrip zal je niet alleen helpen om stevig te verbinden met de strategie van je project, maar ook om ervoor te zorgen dat alle verbindingen tussen het project en de organisatie op hun plaats zijn om resultaten te behalen.

Bent u klaar om uw vaardigheden te ontwikkelen?

Kennis is een kritisch element om professionals te empoweren in hun AI-reis. Je kunt gebruikmaken van gespecialiseerde training voor projectmanagers die je zal helpen navigeren in dit nieuwe GenAI-geactiveerde projectlandschap. Project Management Institute (PMI) heeft onlangs een gratis introductie-e-learningcursus uitgebracht om te helpen bij het bestrijden van AI-adoptie-angst en het dichten van de kennislacune onder projectprofessionals. Het bevat relevante use cases en advies over hoe GenAI specifiek kan worden gebruikt om projecten te leveren.

Het is duidelijk dat AI de manier waarop projecten worden geleverd, zal veranderen, waardoor de rol van projectmanagers wordt getransformeerd in projectleiders. Er zullen nieuwe uitdagingen en risico’s zijn, maar door een AI-mindset te omarmen en nieuwsgierig te blijven naar het potentieel van GenAI, zullen projectmanagers voorbereid zijn om succesvolle projectresultaten te leveren. Continu leren is de sleutel tot het navigeren van de AI-revolutie en het verhogen van de rol die projectmanagers spelen in de industrie.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, 12 april). Generatieve AI zal uw bedrijf veranderen. Hier is hoe u zich kunt aanpassen. Harvard Business Review. Beschikbaar op: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt