De dringende behoefte aan GenAI-vaardigheden in projectmanagement

Uitdagingen voorblijven, omgaan met verstoringen en risico's minimaliseren: ze zijn allemaal een integraal onderdeel van de hedendaagse gesprekken over de toekomst van generatieve AI (GenAI). Ze zijn ook een integraal onderdeel van de rol die projectmanagementprofessionals al tientallen jaren vervullen.

Ondanks hun dagelijkse bekendheid met deze kwesties, zijn veel projectprofessionals mogelijk niet voorbereid op de manier waarop hun organisaties GenAI zullen inzetten of hoe dit specifiek hun werk zal beïnvloeden. Hoewel niemand alle manieren kan voorspellen waarop GenAI bedrijfsactiviteiten en -processen zal veranderen, lijdt het geen twijfel dat deze opkomende technologie de rol van veel kenniswerkers, inclusief projectprofessionals, zal vergroten.

GenAI heeft een aanzienlijke impact op de anatomie van projectwerk. Gezien het snelle tempo van de evolutie en adoptie van GenAI, is er een groeiend gevoel van urgentie bij projectprofessionals om AI-gerelateerde vaardigheden op te bouwen – om de productiviteit, efficiëntie en projectsucces te vergroten.

Voor projectmanagers kan GenAI zwaar werk verrichten bij verschillende projectactiviteiten, waaronder: geautomatiseerde rapportgeneratie, tijdlijnupdates, gegevensanalyse, kostenramingen en meer. Projectprofessionals die de kracht van AI kunnen benutten, zullen uiteindelijk hun tijd vrijmaken om zich te concentreren op taken met een hogere waarde die het succes van projecten bevorderen. Als resultaat hiervan zou het hen in staat moeten stellen zich meer te concentreren op het toevoegen van nieuwe bedrijfswaarde, het ontwikkelen van hun leiderschapskwaliteiten en het stimuleren van innovatie voor hun organisaties – in lijn met de doelstellingen van de onderneming.

Onderzoek laat zien dat organisaties hun investeringen in AI dit jaar aanzienlijk verhogen. Projectprofessionals die voorop blijven lopen in de voortgang van opkomende technologieën en de adoptie van AI binnen hun organisaties helpen stimuleren, zullen zichzelf het beste positioneren voor carrièresucces.

Vaardigheden ontwikkelen en AI-ready worden

Om gebruik te kunnen maken van de vele voordelen die AI kan bieden, zullen projectprofessionals prioriteit moeten geven aan bijscholing. PMI onderzoek toont aan dat slechts ongeveer 20% van de projectmanagers aangeeft uitgebreide of goede praktijkervaring te hebben met AI-tools en -technologieën. En 49% heeft weinig tot geen ervaring met of begrip van AI in de context van projectmanagement. Dit is verbijsterend als je het vergelijkt met het feit dat 82% van de senior leiders zegt dat AI de komende vijf jaar op zijn minst enige impact zal hebben op de manier waarop projecten in hun organisatie worden uitgevoerd.

Het gebruik van GenAI om uw projectmanagementcapaciteiten te automatiseren, te ondersteunen en uit te breiden vereist nieuwe vaardigheden en een nieuwe mentaliteit ten opzichte van projectwerk. Projectprofessionals kunnen GenAI gebruiken om hun projectvaardigheden te verbeteren op de drie kerngebieden van de PMI Talent Triangle®: manieren van werken, krachtvaardigheden en zakelijk inzicht.

Manieren van werken. Deze dimensie richt zich op het aannemen van de beste aanpak, praktijken, technieken en hulpmiddelen om projecten succesvol te beheren. Met de wijdverspreide beschikbaarheid en het potentieel van GenAI-tools op zowel individueel als organisatorisch niveau is het belangrijk om te profiteren van de verbeterde resultaten die GenAI projectmanagers kan helpen realiseren.

Beschouw ‘manieren van werken’ als een keten van gebeurtenissen en taken om een ​​resultaat te behalen, waarbij generatieve AI de vaardigheden en competenties op het gebied van projectmanagement kan automatiseren, assisteren of vergroten. Specifieke gebieden waarop u GenAI op dit gebied kunt inzetten, zijn onder meer: ​​projectplanning, tijd- en kostenbeheer, risicobeheer, hulp bij schrijven en lezen.

Projectmanagers moeten ook leren over de fundamentele relatie tussen data en AI en vertrouwd raken met de datastrategie en -praktijken van hun organisatie. Door te begrijpen hoe data deze tools voeden, zullen projectmanagers beter gepositioneerd zijn om AI-outputs te begrijpen en te evalueren. Datageletterdheid zal projectmanagers ook in staat stellen de tools en modellen die specifiek zijn voor projecten vorm te geven – die projectresultaten, risico’s, middelen, enz. voorspellen – zodat ze de meest nauwkeurige voorspellingen en analyses kunnen leveren om de besluitvorming te sturen. Deze kennis zal projectmanagers ook helpen bij het identificeren en oplossen van de risico's die het gebruik van GenAI mogelijk voor het bedrijf kan introduceren.

Machtsvaardigheden. Door ervoor te zorgen dat teams over sterke interpersoonlijke vaardigheden beschikken – die wij ‘machtsvaardigheden’ noemen – kunnen ze invloed behouden bij een verscheidenheid aan belanghebbenden. Dit is een cruciaal onderdeel voor het doorvoeren van veranderingen en het stimuleren van succesvolle projectresultaten.

Onze Pulse of the Beroepsenquête heeft vier kritische machtsvaardigheden geïdentificeerd die essentieel zijn om organisaties te helpen transformeren en duurzame resultaten te behalen: strategisch denken, probleemoplossing, collaboratief leiderschap en communicatie. Dit zijn allemaal menselijke eigenschappen die tot op zekere hoogte kunnen worden versterkt door AI. Projectmanagers kunnen bijvoorbeeld strategischer bijdragen aan hun projecten en organisatie door AI-tools toe te passen op verschillende aspecten van hun bedrijf, industrie en markt, om problemen effectiever en sneller op te lossen.

Er zijn vier belangrijke gebieden waarop u AI kunt inzetten om machtsvaardigheden te verbeteren:

• Strategisch denken verankeren
• Verbeter de samenwerking
• Snellere probleemoplossing
• Verbeterde communicatie.

Machtsvaardigheden zullen een nog groter concurrentievoordeel worden en elk project maken of breken, naarmate de productiviteitswinst van AI ervoor zorgt dat er meer tijd kan worden besteed aan menselijke interactie. Ons eigen onderzoek, evenals meerdere kleine en grootschalige onderzoeken van de afgelopen twintig jaar, noemen consequent menselijke factoren als een van de belangrijkste oorzaken van het mislukken van projecten. Bedenk dat algoritmen niemand in de ogen kunnen kijken, de macht niet de waarheid kunnen vertellen, de ethische koers kunnen volgen of verantwoording kunnen afleggen voor hun beslissingen. Projectmanagers kunnen al deze dingen en meer doen, waaronder het vermogen om met mensen om te gaan, empathie te uiten, zich aan te passen, contra-intuïtieve oplossingen te creëren, in dubbelzinnigheid te beslissen, te onderhandelen, belanghebbenden te beheren, leiding te geven en te motiveren. Projectmanagers beschikken over vaardigheden die nooit hun weg zullen vinden naar machines, hoe slim de machines ook worden.

Bedrijfsgezindheid. Professionals met zakelijk inzicht begrijpen de macro- en micro-invloeden in hun organisatie en branche en beschikken over de functiespecifieke of domeinspecifieke kennis om goede beslissingen te nemen. Professionals op alle niveaus moeten in staat zijn effectieve besluitvorming te cultiveren en te begrijpen hoe hun projecten aansluiten bij het grote geheel van de bredere organisatiestrategie en mondiale trends.

Stel u voor dat u een beter perspectief wilt hebben op de risico's op bedrijfsniveau van uw project of programma en op de meest waarschijnlijke scenario's die u kunt tegenkomen als sommige van de risico's zich daadwerkelijk voordoen. AI kan u helpen inzichten te verwerven om een ​​uitgebreide bedrijfsrisicoanalyse en impactevaluatie op te stellen vanwege projectproblemen. Dit zal de organisatie voorbereiden met een herstelplan en anticiperen op alle mitigatiemaatregelen voordat zich een grote gebeurtenis voordoet die gevolgen heeft voor de organisatie. Projectmanagers kunnen de mogelijkheden van GenAI gaan inzetten voor scenarioanalyse, het genereren van inzichten en innovatie, het beoordelen van zakelijke implicaties en het nemen van beslissingen op basis van systeemdenken.

Het gebruik van AI-tools zal het zakelijk inzicht op twee manieren vergroten. Ten eerste zullen projectmanagers, door tijdrovende, alledaagse taken uit te voeren, meer tijd kunnen besteden aan het concentreren op intra-organisatorische invloeden, doelstellingen en relaties. Ten tweede kan GenAI het vermogen van projectmanagers vergroten om de strategische implicaties van hun werk te zien, hen in staat stellen hun gesprekken met belanghebbenden op hoog niveau te oefenen en te kaderen, en betere beslissingen over hun projecten te nemen. Alleen al de aanwezigheid van deze tools kan ook het soort zakelijk inzicht veranderen dat projectmanagers diep moeten begrijpen, vergeleken met het soort zakelijk inzicht waartoe de tools toegang hebben.

Generatieve AI maakt het bijvoorbeeld veel gemakkelijker voor elke projectmanager om naar een situatie te kijken door de ogen van een branchedeskundige (via een prompt). Dus, net als individuele telefoonnummers, is algemene branchekennis wellicht minder belangrijk om in het menselijk brein vast te houden. De details van het concurrentievoordeel van de organisatie, de potentiële hefboomwerking van gegevens die in het ecosysteem aanwezig zijn, of nieuwe gegevens die door uw project worden gegenereerd, zullen echter iets zijn dat u tot in detail moet begrijpen.^[1]

Ook functionele handelingen worden steeds meer geautomatiseerd en transparant. Deze algemene software-as-a-service (SaaS)-processen zijn ook goed gedefinieerd in algemene datasets. Ook hier heeft het zakelijk inzicht waarmee u zich onderscheidt meer te maken met wat er anders is aan de manier waarop uw organisatie opereert. Wat maakt het bijzonder, efficiënter, effectiever? Dit niveau van begrip zal u niet alleen helpen een stevige verbinding te maken met de strategie van uw project, maar u ook in staat stellen ervoor te zorgen dat alle verbindingen tussen het project en de organisatie aanwezig zijn om echt resultaten te bereiken.

Ben jij klaar om je bij te scholen?

Kennis is een cruciaal element om professionals te ondersteunen in hun AI-reizen. U kunt profiteren van gespecialiseerde training voor projectmanagers die u zullen helpen bij het navigeren door dit nieuwe, door GenAI ondersteunde projectlandschap. Project Management Institute (PMI) heeft onlangs een gratis introductiecursus e-learning om de angst voor de adoptie van AI te helpen bestrijden en de kenniskloof onder projectprofessionals te dichten. Het bevat relevante gebruiksscenario's en advies over hoe u GenAI specifiek kunt gebruiken om projecten op te leveren.

Het is duidelijk dat AI de manier waarop projecten worden opgeleverd gaat verbeteren, waardoor de rol van projectmanagers verandert in projectleiders. Er zullen nieuwe uitdagingen en risico's in het verschiet liggen, maar door een AI-mentaliteit aan te nemen en nieuwsgierig te blijven naar het potentieel van GenAI, zullen projectprofessionals bereid zijn succesvolle projectresultaten te leveren. Continu leren is de sleutel tot het navigeren door de AI-revolutie en het vergroten van de rol die projectprofessionals in verschillende sectoren spelen.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12 april). Generatieve AI zal uw bedrijf veranderen. Hier leest u hoe u zich kunt aanpassen. Harvard Business Review. Verkrijgbaar bij: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt