Pratima Arora, Chief Product en Technology Officer bij Smartsheet – Interviewreeks

Pratima Arora, Chief Product en Technology Officer bij Smartsheet, is een ervaren product- en technologie-executive met een trackrecord van het leiden van high-growth platforms en het schalen van wereldwijde teams. In haar huidige rol is ze verantwoordelijk voor productmanagement, marketing, user experience, prijzen en strategische partnerschappen, waarmee ze de evolutie van Smartsheets AI-gebaseerde werkbeheerplatform helpt stimuleren. Voordat ze deze rol had, was ze Chief Product en Technology Officer bij Chainalysis, waar ze engineering, datawetenschap en productstrategie leidde en de organisatie aanzienlijk uitbreidde en de omzet versnelde. Haar eerdere leiderschapsrollen omvatten het leiden van de Confluence-business bij Atlassian en het stimuleren van AI-gebaseerde productinnovatie bij Salesforce, waarmee ze een reputatie opbouwde voor het leveren van schaalbare, klantgerichte oplossingen in enterprise software.

Smartsheet is een AI-gebaseerd, enterprise-grade werkbeheerplatform dat is ontworpen om organisaties te helpen bij het plannen, volgen, automatiseren en rapporteren over werk op grote schaal. Het platform stelt teams in staat om workflows te stroomlijnen, in real-time samen te werken en actiegerichte inzichten te verkrijgen door middel van automatisering en gegevensgestuurde tools, waarmee een breed scala aan use cases wordt ondersteund, van projectmanagement tot enterprise-activiteiten. Met het hoofdkantoor in Bellevue, Washington, serveert Smartsheet miljoenen gebruikers wereldwijd, waaronder een groot deel van de Fortune 500-bedrijven, waarmee het zichzelf positioneert als een belangrijke speler in de evoluerende collaboratieve werkbeheermarkt.

U bent in 2025 bij Smartsheet ingestapt nadat u product en technologie had geleid bij Chainalysis en senior leiderschapsrollen had gehad bij Atlassian en Salesforce. Nu uw rol is uitgebreid tot Chief Product en Technology Officer, hoe brengt u die cross-industrie-ervaring mee naar de volgende hoofdstuk van Smartsheet?

Ik ben meer dan 20 jaar lang een B2B SaaS-leider geweest en heb grote golven van innovatie gezien – van internet, naar cloud, mobiel en social. AI is een veel grotere transformatie, zowel in schaal als snelheid, en mijn focus ligt op het helpen van Smartsheet bij het navigeren van die verandering en het omzetten in een echt voordeel voor onze klanten.

Externe factoren betekenen dat we versnellen hoe we AI in de productervaring integreren – teams helpen om sneller te werken, betere beslissingen te nemen en resultaten te bereiken op een schaal die eerder niet mogelijk was.

Maar AI verandert ook hoe we bouwen. Product en technologie komen samen, en de lijnen tussen functies vervagen. Ontwerpers komen dichter bij code, ingenieurs dragen bij aan productdefinitie, en teams worden meer hands-on bouwers. Een groot deel van mijn interne focus ligt op het brengen van die bouwmentaliteit naar hoe we opereren, met een AI-first-benadering van ontwikkeling, en dat doen met tempo. Dat stelt ons in staat om sneller te bewegen als een geünificeerd team en innovatie om te zetten in betekenisvolle resultaten voor onze klanten.

Smartsheet heeft zichzelf gepositioneerd rond het idee van werkbeheer. Hoe definieert u dat concept vandaag, en wat onderscheidt het van de bredere golf van AI-functies die worden toegevoegd aan enterprise software?

Werkbeheer is waar mensen, processen en gegevens samenkomen – met AI als de uitvoeringslaag die plannen omzet in resultaten.

Analyse van 1,4 miljoen actieve enterprise-projecten op het Smartsheet-platform onthult een kritische onevenwichtigheid: automatiseringsintensiteit per enterprise-account is 55% gestegen ten opzichte van vorig jaar, en de algehele activiteit is 46% gestegen. Werk wordt geïnitieerd op een tempo dat drie jaar geleden ondenkbaar zou zijn geweest. Maar werk afmaken – coördineren over teams, aligneren bij prioriteiten die verschuiven, oordelen die executie op het juiste spoor houden – dat is waar de meeste organisaties verdrinken. De werkdag wordt dichter, en de organisaties die het het eerste voelen zijn die waar prioriteiten, eigendom en beslissingsrechten nog steeds in mensen hoofden zitten in plaats van in het systeem.

Waar veel benaderingen tekortschieten is dat AI bovenop workflows wordt gelegd in plaats van erin geïntegreerd te worden. Het kan helpen bij individuele taken, maar het kan geen resultaten coördineren over teams of het volledige bedrijf.

Onze aanpak is anders. We baseren AI op enterprise-gegevens en integreren het rechtstreeks in workflows, zodat het kan opereren met echte context – de relaties tussen projecten, de intentie achter het plan en de oordelen die zijn gecodeerd in hoe het werk is gestructureerd. Dat is wat AI in staat stelt om executie te coördineren, niet alleen een taak te assisteren, en uiteindelijk betekenisvolle bedrijfsimpact te bereiken.

In uw visie voor Smartsheets toekomst van 18 november 2025, beschreef u een platform dat mensen, gegevens en AI op een meer geünificeerde manier samenbrengt. Wat vond u ontbreken in bestaande werkbeheerinstrumenten die u in die richting duwden?

We zagen een persistente kloof tussen planning en executie, vooral op enterprise-niveau. Teams werkten over meerdere losse systemen, waardoor het moeilijk was om gealigneerd te blijven of een duidelijk, real-time overzicht van de voortgang te krijgen.

Veel instrumenten losten een deel van het probleem op – planning, workflows of samenwerking – maar ze bleven losgekoppeld. Elk lost een probleem op binnen hun individuele stack of systeem, maar niet over het hele bedrijf. De fragmentatie wordt een echte barrière wanneer u op grote schaal werkt. Dat is waar Smartsheet uitblinkt.

Onze focus is gericht op het samenbrengen van die elementen in een enkel, geünificeerd systeem, zodat teams gealigneerd kunnen blijven, snel kunnen aanpassen en effectiever kunnen uitvoeren.

Een van de meest interessante aspecten van die visie was de beweging naar AI-systemen die context kunnen begrijpen over projecten, workflows en teams heen. Hoe belangrijk is context in het maken van enterprise AI echt nuttig in plaats van alleen indrukwekkend in demos?

AI die context begrijpt is fundamenteel anders dan AI die inhoud genereert. Frontier-modellen genereren. Systemen van record opslaan. Maar geen van beiden begrijpt hoe uw organisatie werkelijk werkt, de afhankelijkheden, de intentie achter het plan of de oordelen die in elke workflow zijn ingebed. Dat is de laag die Smartsheet inneemt.

Smartsheet begrijpt de operationele vorm van uw bedrijf en zet AI aan het werk binnenin. Wanneer u AI in die soort begrip grondt, verschuift het van reactief naar een intelligente laag in executie. Het reageert niet alleen op prompts. Het werkt met een begrip van hoe het bedrijf werkelijk loopt, en dat begrip accumuleert over tijd.

Elk plan, elke workflow, elke beslissing die in Smartsheet wordt vastgelegd, wordt een intelligentieactivum dat AI nuttiger maakt in die specifieke organisatie. De context, intentie en oordeel die uw teams de afgelopen jaren hebben opgebouwd – dat zijn de drie dingen die AI niet zelf kan genereren.

Smartsheets Model Context Protocol-server suggereert een verschuiving van AI die alleen vragen beantwoordt naar AI die live werkgegevens kan interactiveren. Vanuit uw perspectief, wat maakt dat een betekenisvolle keerpunt voor enterprise software?

Dit is een verschuiving van AI die werk informeert naar AI die op werk kan handelen. Met de Smartsheet MCP-server zijn bedrijven niet langer gebonden aan één AI-instrument; het protocol werkt met de AI-modellen die al in hun workflows zijn ingebed, of het nu Claude, Gemini, ChatGPT of anderen zijn. Teams kunnen nu rechtstreeks verbinding maken met live werkgegevens en opereren binnen de systemen waar het werk werkelijk gebeurt, waardoor ze verder kunnen gaan dan chat naar executie. Naarmate de MCP-ecosysteem zich uitbreidt, zullen we de ondersteuning voor aanvullende toonaangevende modellen uitbreiden, waardoor Smartsheet compatibel blijft met welk AI-oplossing teams ook kiezen. Wanneer AI toegang heeft tot real-time gegevens over projecten en workflows, kan het risico’s eerder oppervlakken, betere beslissingen ondersteunen en actie ondernemen, zoals taken maken of werk bijwerken.

Het vroege signaal is duidelijk. Binnen de eerste 30 dagen na de lancering hebben duizenden Smartsheet-gebruikers 1,76 miljoen acties uitgevoerd via de Smartsheet MCP-connector voor Claude. En een aanzienlijk deel van die interacties waren niet gericht op het ophalen van informatie – ze zetten het werk voort. Taken maken. Plannen bijwerken. Handelen met context.

Dat is wat het een keerpunt maakt. AI wordt ingebed in bestaande workflows die mensen al gebruiken, waardoor organisaties kunnen verschuiven van individuele productiviteitswinsten naar gecoördineerde executie op grote schaal. De bedrijven waarvan de operationele basis al in Smartsheet zit, versterken dat voordeel op dit moment. Teams zetten bijvoorbeeld notities van vergaderingen automatisch om in taken, waarbij het model zelfs afleidt aan wie de taak moet worden toegewezen op basis van conversatiecontext, zodat beslissingen die in een ruimte worden genomen, worden omgezet in geregistreerd werk in Smartsheet zonder enkele handmatige invoer. Dat is coördinatie op grote schaal – niet omdat mensen harder werken, maar omdat het systeem eindelijk bijhoudt.

Wanneer AI wordt verbonden met operationele systemen en live bedrijfsworkflows, wordt vertrouwen kritiek. Hoe denkt u over beveiliging, governance en auditability nu AI meer actiegericht wordt binnen het bedrijf?

Vertrouwen, beveiliging en governance zijn essentieel voor elke echte enterprise-adoptie. Nu AI meer actiegericht wordt, is vertrouwen geen optie – het is fundamenteel. Voor ons begint dat met het ervoor zorgen dat AI zich houdt aan hetzelfde governance-model als alles op het platform. Het volgt bestaande machtigingen, zodat het alleen toegang heeft tot en kan handelen op de gegevens waarvoor het expliciet is toegestaan. Uw gegevens blijven uw gegevens.

Even belangrijk is zichtbaarheid. Organisaties moeten begrijpen hoe AI met hun systemen omgaat, welke acties worden ondernomen, door wie en in welke context. Daarom is auditability ingebouwd: elke actie, of deze nu is geïnitieerd door een persoon of AI, kan worden getraceerd en beoordeeld. We zijn ook zorgvuldig met waar autonomie zin heeft. Voor acties met een grotere impact bouwen we mens-in-de-lus-controles in, zodat teams kunnen controleren en goedkeuren voordat iets significants gebeurt.

Het doel is om organisaties het vertrouwen te geven om AI het werk te laten voortzetten, terwijl ze nog steeds de controle, transparantie en verantwoordelijkheid behouden die ze op enterprise-schaal verwachten.

Smartsheet heeft ook de nadruk gelegd op open architectuur, waaronder ondersteuning voor externe AI-ecosystemen. Waarom denkt u dat openheid en interoperabiliteit zo belangrijk zullen zijn in de volgende fase van enterprise AI-adoptie?

Enterprise-werk leeft niet in één systeem. Het is verspreid over tools, teams en gegevensbronnen. Als AI niet met die omgeving kan verbinden, blijft het beperkt. Het kan antwoorden genereren, maar het kan de uitvoering niet echt stimuleren.

Daarom is openheid belangrijk. Het stelt AI in staat om verbinding te maken met live gegevens over systemen heen en te opereren met de volledige context van hoe werk werkelijk gebeurt. Met MCP kunnen bedrijven hun voorkeurscorporate AI-standaarden en governance toepassen op werk in Smartsheet, in plaats van nieuwe instrumenten te adopteren of in silo’s te werken.

Dat is de verschuiving. Wanneer AI over systemen heen kan werken, verschuift het van geïsoleerde interacties naar het ondersteunen van hoe de organisatie werkelijk loopt. Dat is waar u echt impact op grote schaal ziet.

Uw productvisie introduceerde ook concepten als Smart Assist, Smart Agents, Smart Flows en een kennisgrafenlaag. Welke van die mogelijkheden denkt u dat de meeste potentie heeft om te veranderen hoe teams werken op dagelijkse basis?

Het gaat minder om een van die opties in isolatie, aangezien ze eigenlijk verschillende manieren zijn waarop mensen met het systeem omgaan.

De echte kracht ligt in de intelligentie eronder, aangedreven door onze datalaag en de Smartsheet Knowledge Graph. Dat is wat het systeem context geeft over projecten, workflows en teams heen, en het in staat stelt om te begrijpen hoe werk werkelijk verbindt. Die context is wat alles anders doet werken. De Smartsheet Knowledge Graph kaart al relaties over werk op grote schaal, met meer dan 100 miljoen knooppunten. Dat stelt ons in staat om context in te bedden, van industrie-standaarden tot organisatorische, team- en individuele gegevens, zodat het systeem veel relevantere inzichten kan bieden dan een standalone-model.

Van daaruit verschijnt het op verschillende manieren. Soms is het een assistent die iemand helpt om projectstatus te begrijpen of risico’s te signaleren. Soms is het een agent die actie onderneemt, zoals tijdslijnen maken of werk bijwerken. Soms is het het coördineren van workflows over systemen heen.

Maar ze zijn allemaal gebaseerd op dezelfde operationele basis – de geaccumuleerde context, intentie en oordeel over hoe werk werkelijk is gedaan. Dat is wat werkelijk dagelijkse werk verandert, niet één functie, maar een systeem dat uw organisatie begrijpt.

Veel ondernemingen worstelen nog steeds met het meten of AI echt bedrijfswaarde levert. Hoe moeten leiders denken over ROI wanneer het doel niet alleen snellere outputs is, maar betere beslissingen, sterkere executie en minder operationele weerstand?

Veel organisaties beginnen met het meten van AI-adoptie, zoals het aantal mensen dat de UI dagelijks gebruikt. Dat is een nuttig signaal, maar het is niet het volledige beeld. De echte waarde verschijnt in executie, en dat is waar veel teams nog steeds proberen bij te benen.

In de meeste ondernemingen is de uitdaging niet het genereren van outputs. Het is het coördineren van werk, gealigneerd blijven over teams heen en beslissingen nemen met de juiste context. Als die dingen niet verbeteren, vertalen snellere outputs zich niet noodzakelijkerwijs in betere bedrijfsresultaten.

Wanneer AI is verbonden met het systeem van werk, is dat waar u een andere soort impact ziet. Het kan helpen om knelpunten eerder te signaleren, zichtbaarheid in wat er werkelijk gebeurt te verbeteren en meer consistente manieren van werken over teams heen te stimuleren.

Dus ROI is niet alleen over snelheid. Het is over hoe effectief een organisatie uitvoert op grote schaal, met meer duidelijkheid, verantwoordelijkheid en voorspelbaarheid. Dat is wat uiteindelijk vertaalt in meetbare bedrijfswaarde.

Kijkend naar de toekomst, hoe ziet u de rol van productleiders veranderen nu AI een core-laag wordt in enterprise-platforms? Vereist het bouwen voor een AI-natieve toekomst een fundamenteel andere mindset dan traditionele software-productleiderschap?

Er zijn vier dingen waar ik aan denk.

Productleiders moeten AI omarmen met intellectuele nieuwsgierigheid en een groeimindset. Het veld verandert snel, dus de mogelijkheid om te leren en aan te passen is kritiek.

Ten tweede worden eerst principes en platformdenken nog belangrijker. Het goed krijgen van de fundamenten, vooral rondom gegevens en governance, stelt teams in staat om snel en veilig te experimenteren.

Ten derde is klantfocus net zo belangrijk. Er is veel lawaai op de markt op dit moment, en niet alles wat als AI of agents wordt gelabeld, levert echte waarde. Leiders moeten geaard blijven in het oplossen van echte problemen in plaats van iets nieuws te achtervolgen omwille van zichzelf.

En ten slotte is er een echte verschuiving in hoe teams bouwen. De lijnen tussen functies vervagen, en meer mensen worden bouwers. Productleiders die daarin meegaan en echt betrokken raken bij de technologie zullen slagen.

Bedankt voor het geweldige interview, lezers die meer willen leren, moeten Smartsheet bezoeken.