Charles Yang, oprichter en CEO van Vibe – interviewreeks

Charles Yang, oprichter en CEO van Vibe, is een ondernemer die opnieuw wil nadenken over hoe teams organisatiekennis vastleggen, bewaren en verder uitbouwen. Hij was medeoprichter van een bedrijf voor mobiele games dat groeide tot meer dan 800 medewerkers en 50 miljoen spelers per maand, voordat het onderdeel werd van Tencent. Daarna raakte Yang steeds meer geïnteresseerd in het behoud van het organisatiegeheugen tijdens de groei. Via Inlight Interactive verkende hij vervolgens immersieve samenwerkingstechnologie, voordat hij in 2017 Vibe oprichtte. Onder zijn leiding ontwikkelde Vibe zich van een bedrijf voor slimme samenwerkingshardware met producten die door meer dan 50.000 organisaties worden gebruikt, tot het bredere platform ”Contextual AI Workspace”. Dat moet vergaderingen, gesprekken en beslissingen met behulp van AI omzetten in een gestructureerd, levend organisatiegeheugen.

Vibe bouwt wat het bedrijf een contextuele AI-werkruimte noemt. Die combineert AI-software met speciaal voor samenwerking ontworpen hardware om organisaties te helpen hun kennis te bewaren en praktisch in te zetten. Het bedrijf kreeg aanvankelijk voet aan de grond met interactieve slimme borden voor bedrijven en onderwijsinstellingen, maar breidde later uit naar AI-ondersteunde verwerking van vergaderinformatie, contextuele geheugensystemen en fysieke AI-apparaten zoals de Vibe Bot. Het platform moet gesprekken uit vergaderingen, documenten en samenwerkingssessies vastleggen en ordenen in doorzoekbare, blijvende werkprocessen. Teams kunnen daarop blijven voortbouwen in plaats van telkens opnieuw de context te reconstrueren. De bredere visie draait om organisaties waarin geheugen vanaf het begin is ingebouwd. AI werkt daarin minder als chatbot en meer als een zich ontwikkelende laag van gezamenlijke organisatie-intelligentie, rechtstreeks geïntegreerd in dagelijkse samenwerkingstools.

U richtte vóór Vibe meerdere bedrijven op, waaronder een gamebedrijf dat groeide tot meer dan 50 miljoen spelers per maand en later werd overgenomen door Tencent. Hoe vormden die ervaringen uw overtuiging dat organisatiegeheugen een van de grootste onopgeloste problemen binnen AI voor bedrijven zou worden?

Bij het leiden van meerdere bedrijven, vooral het gamebedrijf, was het niet de technische groei die me het meest verraste. Het was de groei aan de menselijke kant. Je neemt in zes maanden honderd mensen aan, en plotseling baseert de helft van het bedrijf beslissingen op gesprekken waar de andere helft niet bij was. Vergaderingen die de vergadering van vorige week samenvatten. Werk dat opnieuw wordt gedaan omdat iemand een afgesproken actiepunt verkeerd heeft onthouden. Maandagochtenden die beginnen met: ”Wacht, wat hebben we vorige week besloten?”

Ik dacht dat dit een startupprobleem was waar we uit zouden groeien. Dat is het niet. Hoe groter het bedrijf werd, hoe erger het werd, omdat context sneller ontstond dan welk systeem dan ook die kon bewaren. Toen we het bedrijf aan Tencent verkochten, was ik ervan overtuigd dat de echte bottleneck in de meeste organisaties niet talent of strategie was, maar geheugen.

Dat wilde ik met Vibe oplossen. Niet omdat organisatiegeheugen een abstract begrip is, maar omdat ik slimme teams hierdoor maanden aan vooruitgang heb zien verliezen.

Apple (AAPL ) liet zien dat verbonden apparaten waardevoller worden als onderdeel van een groter ecosysteem dan als losse hardware. Waarom dacht u dat AI voor bedrijven uiteindelijk een vergelijkbare ecosysteembenadering nodig zou hebben, in plaats van uitsluitend op SaaS-applicaties te steunen?

SaaS is nooit echt gebouwd voor hoe werk daadwerkelijk verloopt. Iedere tool beheert zijn eigen deel: het CRM-systeem de deals, de documenttool de documenten en de vergadertool de vergaderingen. Uiteindelijk doet de medewerker het integratiewerk in zijn hoofd: kopiëren tussen apps en iedere tool vertellen wat de andere al weten. Dat werkt wanneer het werk uit afgebakende taken bestaat en zich op een scherm afspeelt. Het valt uiteen zodra een project in één middag tussen een werklocatie, een gang, een klantgesprek en drie verschillende apps beweegt. Dat geldt voor de meeste projecten.

Ik benaderde dit vanuit mijn jarenlange ervaring met consumentenproducten vóór Vibe, en de les van Apple bleef hangen. Het bedrijf won niet doordat de afzonderlijke apparaten beter waren. Het won doordat de apparaten context deelden. Je stapte van het ene apparaat over op het andere, en het werk verhuisde mee.

AI voor bedrijven moet daar meer op lijken en minder op nog een app waaraan je alles moet uitleggen. Apparaten die context vastleggen waar het werk gebeurt en alles naar dezelfde plek sturen. De medewerker hoeft dan niet langer de verbindende schakel te zijn.

U beschrijft Vibe als een ”Contextual AI Workspace” waarin gesprekken blijvende gezamenlijke intelligentie voor het team worden. Welk belangrijk inzicht overtuigde u ervan dat hiervoor fysieke apparaten zoals Vibe Board, Vibe Bot en Vibe Dot nodig waren, in plaats van alleen software?

Dat inzicht was eigenlijk heel alledaags. Ik keek naar mensen die werkten en zag hoeveel van het echte denkwerk buiten hun laptops plaatsvond. Iemand schetst een idee op een whiteboard. Een uitvoerder bedenkt een oplossing terwijl die voor het probleem staat. Twee leidinggevenden nemen een echte beslissing op de terugweg van de lunch. Niets daarvan gebeurt op een scherm, dus AI-software weet niet dat het heeft plaatsgevonden.

Dat is de grens van AI die uitsluitend uit software bestaat. Als de belangrijkste momenten van je werkdag niet op een scherm plaatsvinden, kan software alleen geen werkelijk beeld van de organisatie geven. Je moet het vastleggen mogelijk maken in de omgeving waar het werk gebeurt: de ruimte, de werklocatie en het gesprek. Dat is waar Vibe Board, Bot en Dot voor bedoeld zijn.

De fysieke vorm is ook belangrijk omdat ik iets moois wilde bouwen. Als we dit iedere dag op de werkplek willen hebben, moet het iets zijn dat mensen daar echt willen hebben.

Veel organisatiekennis verdwijnt nog steeds in gesprekken op de gang, whiteboardsessies en informele discussies. Waarom heeft traditionele bedrijfssoftware zoveel moeite om deze context buiten het scherm effectief vast te leggen?

Er zijn te veel stappen. Stel je voor: je zit midden in een gesprek en er komt iets interessants ter sprake. Om dat vast te leggen moet je je telefoon pakken, hem met Face ID ontgrendelen, je notitie-app zoeken, de opnameknop vinden en erop drukken. Dat kost dertig seconden tot een minuut. Tegen de tijd dat de opname begint, is het moment voorbij. Het idee is weg. De ander is verdergegaan.

De diepere reden waarom bedrijfssoftware hiermee worstelt, is structureel. Software gaat ervan uit dat de gebruiker ernaartoe komt. Je opent de app, logt in en navigeert naar de juiste plek. Dat model werkt wanneer iemand stil aan een bureau zit. Het werkt niet in een gang, op een werklocatie of in de vijf seconden na een vergadering waarin het echte gesprek plaatsvindt. Wat vastgelegd moet worden, wacht niet tot je een app hebt opgestart. Dat is een hardwareprobleem, geen softwareprobleem.

Daarom ontwierpen we Vibe Dot zoals we deden. Drukken en opnemen. Het obstakel verdwijnt, waardoor het vastleggen daadwerkelijk gebeurt.

Veel AI-bedrijven wedijveren om autonome agenten te ontwikkelen, maar uw aanpak lijkt blijvend geheugen en context voorop te stellen. Is geheugeninfrastructuur volgens u de ontbrekende voorwaarde om AI-agenten echt effectief binnen bedrijven te laten functioneren?

Ja. Een AI-agent zonder geheugen is alsof je iemand aanneemt die tussen maandag en dinsdag alles vergeet. Je zou die persoon niets belangrijks toevertrouwen, en een agent die zo is gebouwd moet je evenmin vertrouwen.

Agenten falen niet doordat de onderliggende modellen niet slim zijn. Ze falen doordat ze iedere taak zonder context beginnen. Ze weten niet wat vorige week is besloten, wat de voorgeschiedenis van de klant is of wat al zonder succes is geprobeerd. Daardoor nemen ze zelfverzekerde, aannemelijk klinkende beslissingen die verkeerd zijn op manieren die alleen iemand met geheugen zou opmerken. Dezelfde agent kan op twee verschillende dagen twee verschillende beslissingen nemen over dezelfde taak, omdat de continuïteit ontbreekt die het geheel bij elkaar houdt.

Betrouwbare autonomie kun je niet op niets bouwen. Je bouwt haar op geheugen. Zorg dat die laag klopt en agenten worden nuttig. Sla die over en je produceert alleen zelfverzekerde gissingen op grote schaal.

U hebt gesproken over organisaties waarin geheugen vanaf het begin is ingebouwd. Hoe anders zullen bedrijven werken zodra AI-systemen jaren aan organisatiecontext kunnen bewaren en verbinden, in plaats van te steunen op versnipperde documenten en het geheugen van mensen?

De grootste verandering is niet snelheid of nauwkeurigheid in abstracte zin. Het is dat een organisatie met ingebouwd geheugen zichzelf niet meer herhaalt.

Neem het inwerken in een nieuwe rol. Wanneer je nu iemand aanneemt of bevordert, kost het weken om die persoon op de hoogte te brengen: documenten vinden, werkprocessen opsporen en vijf mensen vragen naar context die nooit is opgeschreven. Het meeste wat een nieuwe medewerker werkelijk nodig heeft, staat niet in een systeem, maar zit in iemands hoofd. Een bedrijf met ingebouwd geheugen geeft die persoon meteen bij de start alles wat ooit is besloten, besproken of geprobeerd.

Maar inwerken is slechts het eenvoudige voorbeeld. Je kunt de vraag ”waarom deden we het zo?” werkelijk beantwoorden in plaats van te gissen. Bij overdrachten tussen teams gaat geen informatie meer verloren: van verkoop naar customer success en van ontwerp naar engineering. Wanneer iemand vertrekt, verdwijnt diens context niet mee door de deur. De meeste bedrijven leren dezelfde lessen elke twee of drie jaar opnieuw, omdat de mensen die ze leerden zijn vertrokken. Die prijs hoef je niet langer te betalen.

Hybride werken versnelde de vraag naar samenwerkingstools, maar veel bedrijven worstelen nog steeds met afstemming en continuïteit. Gaat de volgende fase van AI voor bedrijven volgens u minder om inhoud genereren en meer om het behoud van gezamenlijke organisatie-intelligentie?

Ja. En ik denk dat de meeste bedrijven dat al weten, ook al hebben ze er nog geen naam aan gegeven. Het probleem van inhoud genereren is grotendeels opgelost. Wat niet werkt, is de continuïteit. Er wordt een besluit genomen op de gang, een klantgesprek brengt iets belangrijks aan het licht, een rondgang op de werklocatie verandert de richting van een project, en niets daarvan komt in een systeem. De gezamenlijke intelligentie van de organisatie zit in gesprekken die verdwijnen. De volgende fase gaat om het vastleggen van die laag, niet om er nog meer resultaten uit te produceren. Je kunt geen werkelijk organisatiegeheugen bouwen op achteraf ingetikte reconstructies van wat er echt is gebeurd.

Er ontstaan duidelijke vragen over privacy en governance wanneer gesprekken op de werkplek voortdurend worden vastgelegd en tot organisatiegeheugen worden gestructureerd. Hoe moeten bedrijven de voordelen van blijvend AI-geheugen afwegen tegen het vertrouwen van medewerkers en transparantie?

Het antwoord is eenvoudiger dan de meeste mensen denken. Je moet duidelijk zijn over wat wordt vastgelegd, wie het kan zien en waarvoor het wordt gebruikt. Het ongemak dat mensen voelen gaat meestal niet over het vastleggen zelf, maar over vastleggen zonder toestemming of duidelijkheid. De meeste mensen hebben geen bezwaar tegen een opgenomen vergadering. Ze hebben bezwaar tegen niet weten dat het gebeurt of waar de samenvatting terechtkomt. Onduidelijkheid ondermijnt het vertrouwen. Bedrijven die dit als beleidsprobleem behandelen in plaats van als cultuurprobleem, zullen het verkeerd aanpakken.

Uw bedrijf ontwikkelde zich van slimme samenwerkingsborden tot draagbare AI-apparaten en intelligentie die in de werkomgeving is geïntegreerd. Hoe bepaalt u wanneer een probleem in een werkproces met hardware moet worden opgelost en wanneer met software?

Ik zou het eerst iets anders formuleren: ik zie deze apparaten minder als draagbare AI en meer als hardware die is ingebed in de omgevingen waar werk plaatsvindt. Juist dat onderscheid bepaalt onze keuze tussen hardware en software.

Software kan alleen werken met wat ze krijgt. Als de context niet binnenkomt, heeft ze niets om op te handelen. Bij ieder probleem in een werkproces stel ik daarom een eenvoudige vraag: waar gebeurt het echte werk, en kan software daar komen?

De meeste bedrijfssoftware is ontworpen met de aanname dat het antwoord ja is: de gebruiker gaat uiteindelijk achter een laptop zitten en typt de context in. Voor veel werk is dat niet realistisch. Een aannemer neemt geen laptop mee op een rondgang op de werklocatie. Een docent opent geen app tussen de lessen door. Een partner bij een advocatenkantoor typt geen notities tijdens een gesprek met een cliënt. Daar wordt hardware noodzakelijk. Software kan die plekken niet bereiken. Hardware wel.

Als u vijf jaar vooruitkijkt, zullen bedrijven dan nog vooral via schermen en apps met AI communiceren, of worden AI-apparaten die in de omgeving zijn ingebed en contextbewuste omgevingen de dominante interface voor werk?

Schermen blijven waarschijnlijk bestaan, maar ze zijn niet langer de primaire of enige invoerlaag. Nu zien we het scherm zowel als de plek waar we werken als de plek waar we AI over het werk vertellen. Die twee functies gaan uit elkaar. Het scherm blijft waardevol voor resultaten, beoordeling en beslissingen. Maar het vastleggen, het deel waarin AI leert waar je werkelijk aan werkt, verschuift naar je omgeving met de opkomst van daarin ingebedde apparaten, draagbare technologie en hardware in ruimtes. Over vijf jaar zal het idee dat je je context in een AI-tool moest intypen voordat die je kon helpen, aanvoelen als iets uit een ander tijdperk.

Bedankt voor het mooie interview. Lezers die meer willen weten, kunnen terecht bij Vibe.