De openbare-recordscrisis is echt. Het belasten van burgers is de verkeerde manier om het op te lossen.

Een stille crisis ontwikkelt zich in gemeentehuizen en countykantoren in het hele land.

Het publiek is meer betrokken dan ooit. Mensen willen weten hoe hun belastinggeld wordt besteed en hoe beleid wordt gemaakt, en ze hebben elk recht om te vragen. Maar een nieuwe realiteit maakt het moeilijker voor lokale overheden om bij te blijven: een vloed van openbare-recordsverzoeken gegenereerd door AI.

Generatieve AI heeft het moeiteloos gemaakt om massale, uitgebreide recordsverzoeken met één klik te verzenden. En dit is niet langer alleen individuen. Hele bedrijven hebben nu teams die alleen maar openbare-recordsverzoeken op grote schaal indienen en die informatie vervolgens doorverkopen aan leveranciers en de private sector. Voor het overheids personeel dat de verzoeken ontvangt, is het resultaat een overweldigende werklast.

Dit gaat niet weg. AI-gestuurde verzoeken zullen alleen maar vaker en agressiever worden.

Openbare dienaren verdrinken

Geconfronteerd met die werklast, proberen sommige wetgevers toegang te belasten. Californië’s Assembly Bill 1821, geschreven door Assemblymember Blanca Pacheco en onlangs onderzocht door CalMatters, is een vroeg voorbeeld. De wet zou openbare agentschappen toestaan om een ongelimiteerde vergoeding te berekenen wanneer een verzoek meer dan twee uur kost om te onderzoeken, plus een extra vergoeding wanneer personeel meer dan 10 uur in een maand besteedt aan verzoeken van dezelfde persoon.

Californië staat niet alleen. Terwijl openbare-recordsverzoeken in het hele land toenemen, overwegen agentschappen overal hoe ze de kosten kunnen terugverdienen.

En als je weet hoe de lokale overheid werkt, is de motivatie gemakkelijk te begrijpen. Elk uur dat wordt besteed aan recordsverzoeken is een uur dat wordt afgetrokken van andere essentiële werkzaamheden: het verwerken van bedrijfsvergunningen, het onderhouden van openbare archieven, het organiseren van verkiezingen.

De cijfers zijn verbluffend.

Een enkel verzoek in Chula Vista, Californië vereiste 150 tot 300 uren personeelswerk. In Fontana diende iemand meer dan 100 verzoeken in met als opgegeven doel de operaties te verstoren, waardoor de stad meer dan 300.000 dollar aan juridische en personeelskosten moest betalen.

Versies van dat verhaal spelen zich af in gemeenschappen in het hele land. Noem het wat het is: administratieve oorlog, gevoerd met één recordsverzoek tegelijk.

De achterstand is niet alleen duur. Het is een risico voor naleving.

Kosten en burn-out zijn slechts een deel van het verhaal. Het grotere risico is naleving.

Openbare-recordswetten moedigen agentschappen niet alleen aan om te reageren. Ze vereisen het, op een klok. Onder de California Public Records Act heeft een agentschap meestal 10 dagen om te bepalen of het records zal produceren, en soortgelijke deadlines bestaan in bijna elke staat. Die deadlines waren geschreven voor een wereld van papieren dossiers en het occasionele verzoek, niet voor een inbox die wordt overspoeld door AI.

Wanneer het volume het personeel overtreft, beginnen deadlines te slippen. En een gemiste deadline is geen kleine administratieve fout. Het is juridische blootstelling. Verzoekers die een rechtszaak aanspannen om productie af te dwingen en winnen, krijgen routinematig advocatenkosten toegekend, dus één achterstand kan een gerechtelijk bevel plus een juridische rekening worden die de belastingbetalers uiteindelijk betalen.

Dat laat agentschappen in een echte bind. Doe niets, en ze riskeren uit de naleving te vallen van de wetten die bedoeld zijn om de overheid open te houden. Bereken een vergoeding, en ze riskeren burgers uit de toegang te prijzen. Geen van beide paden beschermt de burgers echt.

Wetsvoorstellen zoals AB 1821 zijn een begrijpelijke reactie van een uitgeput systeem dat zichzelf probeert te beschermen. De intentie is de moeite waard, en de compensatie die het biedt is redelijk. Maar er is een snellere, effectievere oplossing.

Upgrade de tools, niet de tol

Dezelfde technologie die de recordsvolume verhoogt, kan ook die verzoeken oplossen met een fractie van de kosten. In plaats van burgers meer te belasten voor toegang, kunnen we de operationele kloof dichten met betere tools.

Dat is precies wat we bij Madison AI hebben gebouwd. Ons openbare-recordsvolledigheidsmodel haalt veilig op, sorteert en redigeert gemeentelijke records, waardoor een workflow die eerst meerdere dagen duurde, nu ongeveer een uur duurt.

Het behandelt het zware werk van begin tot eind: geautomatiseerde intake-tagging, near-duplicaatdetectie, AI-ondersteunde redactie en complete audit-trails die agentschappen in overeenstemming houden met retentie- en privacywetten.

De voorlopige resultaten zijn verbluffend. In Washoe County, Nevada, levert onze ontwikkelingspartner, de openbare-recordsassistent, tot 90% tijdsbesparingen op, waardoor tot 9 tot 10 uur personeelswerk per verzoek wordt geschrapt. Een verzoek dat eerder ongeveer 1.000 dollar of meer kostte om te voltooien met legacy-software en personeelsarbeid, kan nu worden ingevuld voor ongeveer 150 dollar, inclusief personeelsarbeid, met AI die het zware werk doet. Palm Springs en Culver City, Californië, zullen hetzelfde model de komende tijd implementeren.

En dit is geen universele oplossing. We passen elke assistent aan aan de specifieke workflows en gegevens van een agentschap, gebouwd naast de mensen die deze operationele realiteiten elke dag meemaken. Dezelfde aanpak werkt voor een kleine stad of een grote county, in elke staat.

Belasten van transparantie is geen oplossing

Laten we eerlijk zijn: dit is een ontzettend moeilijk probleem, en wetgevers werken niet met veel goede opties. Wanneer personeel verdrinkt en budgetten dun zijn, kan het belasten van de meest extreme verzoeken de enige hefboom lijken die overblijft.

Maar een vergoeding is nog steeds een betaalmuur. En een betaalmuur voor openbare records doet precies het tegenovergestelde van wat de openbare-recordswet bedoelt: het vermindert de toegang van het publiek tot informatie. De mensen die worden buitengesloten zijn zelden de boosdoeners die het systeem manipuleren. Ze zijn gewone burgers, ouders en buren die proberen hun eigen overheid te begrijpen.

Omdat iedereen uiteindelijk hetzelfde wil: een overheid die open, verantwoordelijk en transparant is. We hoeven niet te kiezen tussen het beschermen van openbare dienaren tegen burn-out en het beschermen van die toegang.

Dus moedigen we wetgevers aan, in Californië en daarbuiten, om een andere weg te overwegen. Wat als een staat een veilige haven zou creëren voor agentschappen die een AI-geleide responsmodel adopteren? Wat als verzoekers een geautomatiseerd portaal zouden gebruiken voordat ze follow-ups indienen? Wat als agentschappen die geloofwaardige AI-platforms implementeren, basisopenbare-recordscriteria in goede trouw naleven en het merendeel van de openbare verzoeken oplossen, meer ruimte zouden krijgen voor reactietijd en kostenherstel?

Die aanpak beloont echte transparantie in plaats van het belasten. Laten we de geest van open overheid in stand houden en lokale overheden de technologie geven om transparantie tot standaard te maken.