5가지 최고의 AI 문서 관리 솔루션(2024년 XNUMX월)

빠르게 변화하는 디지털 시대에 기업은 문서 관리 프로세스를 간소화하기 위한 혁신적인 솔루션을 끊임없이 찾고 있습니다. 인공 지능(AI)이 현대 업무의 다양한 측면을 지속적으로 변화시키면서 AI 기반 문서 관리 시스템은 비교할 수 없는 효율성, 정확성 및 보안을 제공하는 획기적인 요소로 등장했습니다. 이 도구는 기계 학습, 자연어 처리및 지능형 자동화를 통해 중요한 비즈니스 문서의 생성, 저장 및 검색을 단순화합니다.

지능형 문서 분류 및 추출부터 기존 워크플로와의 원활한 통합에 이르기까지 이러한 최고의 AI 문서 관리 도구는 다양한 비즈니스 요구 사항을 충족하도록 설계된 다양한 기능을 제공합니다. 이 기사에서는 조직이 디지털 자산을 처리하는 방식을 재정의하고 조직의 문서 관리 요구 사항에 맞는 이상적인 플랫폼을 선택할 때 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있도록 지원하는 최고의 AI 문서 관리 솔루션을 살펴보겠습니다.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect는 다양한 소스의 문서 캡처, 처리 및 배포 프로세스를 단순화하는 강력한 문서 캡처 및 광학 문자 인식(OCR) 소프트웨어 솔루션입니다. 이 소프트웨어는 기존 작업 흐름과 원활하게 통합되도록 설계되어 인쇄 드라이버, 폴더, 웹 브라우저 및 이메일 시스템과 같은 광범위한 문서 유형 및 소스를 지원합니다.

AI 및 기계 학습 기술을 활용하는 DeskConnect는 문서에서 관련 정보를 인식하고 추출하여 데이터 캡처 프로세스를 자동화합니다. 이 기능은 수동 데이터 입력의 필요성을 크게 줄여 시간을 절약하고 오류 위험을 최소화합니다. 이 소프트웨어의 고급 OCR 기능은 래스터화된 문서를 처리할 때 높은 정확성을 보장하므로 다양한 문서 형식을 다루는 기업에 신뢰할 수 있는 선택입니다.

FabSoft는 또한 ChatGPT가 제공하는 고급 AI 채팅 통합 기능을 갖춘 문서 도우미를 제공합니다. 이 최첨단 개선 사항은 문서 가져오기 및 병합을 단순화하고, 효율적인 문서 분석을 위해 AI 기반 채팅에 대한 즉각적인 액세스를 제공하고, 최첨단 OCR 기술로 정확성을 보장함으로써 문서 관리를 재정의합니다.

FabSoft DeskConnect의 주요 기능:

• 다양한 문서 지원: 인쇄 드라이버, 폴더, 웹 브라우저, 이메일 시스템 등을 수용합니다.
• 지능형 데이터 추출: AI와 머신러닝을 활용해 문서에서 데이터를 자동으로 인식하고 추출합니다.
• 뛰어난 OCR 성능: 래스터화된 문서에 대해 업계 최고의 정확성을 제공합니다.
• 효율적인 문서 배포: Microsoft OneDrive, SharePoint 및 Power Apps를 포함한 클라우드 또는 온프레미스 솔루션에 대한 문서 캡처 및 배포를 자동화합니다.
• 맞춤형 API: 플러그인을 통해 문서 전달을 제어하고 작업 및 제출 방법을 자동화할 수 있는 사용자 친화적인 API를 제공합니다.
• 강력한 보안 조치: 문서 기밀을 보호하고 승인된 사용자의 액세스를 제한하는 최고 수준의 보안 기능을 구현합니다.

FabSoft DeskConnect의 사용자 친화적인 API는 기업이 맞춤형 워크플로우 및 통합을 생성하고 문서 처리 및 데이터 추출 프로세스를 더욱 최적화할 수 있도록 지원합니다. 소프트웨어의 강력한 보안 조치는 중요한 문서의 기밀을 유지하고 승인된 직원만 액세스할 수 있도록 보장합니다.

2. 도큐페이즈

출처: DocuPhase

DocuPhase는 모든 규모의 기업을 위해 문서 저장, 스캔, 검색 및 보관 프로세스를 최적화하도록 설계된 포괄적인 문서 관리 소프트웨어 솔루션입니다. 이 플랫폼은 단순한 디지털 파일 캐비닛의 기능을 뛰어넘어 지속적인 작업을 관리, 추적 및 완료하는 기능을 제공하여 생산성을 크게 향상시킵니다.

DocuPhase의 뛰어난 기능 중 하나는 AI 기반 데이터 캡처 및 문서 검색 기능입니다. 이러한 지능형 도구는 다양한 문서에서 중요한 정보를 추출하고 오래된 파일에서 데이터를 검색하는 프로세스를 단순화합니다. AI 기반 기능은 여러 페이지의 문서를 빠르게 스캔하여 관련 정보를 식별 및 추출할 수 있으므로 시간이 많이 걸리는 수동 검색이 필요하지 않습니다. 또한 플랫폼의 AI 및 기계 학습 기능을 통해 자동 파일 라우팅 및 인덱싱이 가능해 사용자의 귀중한 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

DocuPhase의 주요 기능:

• AI 기반 데이터 캡처: 다양한 문서에서 필수 정보를 지능적으로 추출합니다.
• 효율적인 문서 검색: 고급 AI 기능을 사용하여 오래된 파일에서 데이터를 빠르고 정확하게 검색합니다.
• 자동 파일 라우팅 및 인덱싱: 간소화된 문서 구성을 위한 AI 및 머신러닝 기반 자동화입니다.
• 빈틈없는 통합: 전사적 자원 관리(ERP) 시스템과 같은 일반 플랫폼과의 호환성으로 다양성이 향상되고 프로그램 전환이 줄어듭니다.
• 안전한 클라우드 기반 솔루션: 디지털 문서를 저장하고 불필요한 서류 작업을 제거하기 위한 직관적인 인터페이스입니다.
• 고급 검색 기능: 신속한 문서 검색을 위한 키워드 및 구성 가능한 검색 도구입니다.
• 사용자 친화적인 인터페이스: 원활한 온보딩 및 워크플로 통합을 위한 안내식 교육이 포함된 배우기 쉬운 소프트웨어입니다.

DocuPhase는 통합 친화적인 특성으로 인해 ERP 시스템과 같은 다른 일반 플랫폼과 원활하게 연결할 수 있어 일상적인 작업을 처리하는 데 사용할 수 있는 다목적 도구입니다. 이러한 통합을 통해 사용자가 프로그램 간 전환에 소비하는 시간이 줄어들고 작업 흐름이 간소화됩니다. 소프트웨어의 클라우드 기반 솔루션은 디지털 문서 저장을 위한 안전하고 직관적인 인터페이스를 제공하여 불필요한 서류 작업을 효과적으로 제거합니다.

3. 플럭스

Fluix는 현장 서비스 관리에 맞춰진 모바일 우선 문서 및 워크플로우 관리 플랫폼입니다. 이 혁신적인 소프트웨어를 통해 기업은 중앙 저장소에 중요한 문서와 양식을 안전하게 저장하고 액세스할 수 있습니다. 현장 서비스 기술자와 관리자가 인터넷 연결이 제한되거나 없는 위치에서도 필수 파일에 쉽게 액세스할 수 있도록 함으로써 Fluix는 원격 작업을 간소화하고 전반적인 생산성을 향상시킵니다.

Fluix의 주요 기능 중 하나는 팀 구성원 간의 효과적인 의사소통과 책임을 촉진하는 맞춤형 워크플로우입니다. 이 플랫폼은 새로운 작업, 변경 사항 또는 중요한 메시지에 대한 실시간 업데이트 및 알림을 지원하여 모든 이해관계자가 정보를 받고 조정되도록 보장합니다. Fluix의 자동 파일 라우팅 및 인덱싱 기능은 수동 작업을 크게 줄여 기업이 워크플로를 최적화하고 효율성을 높일 수 있도록 해줍니다.

Fluix의 주요 특징:

• 모바일 우선 디자인: 현장 서비스 관리에 최적화되어 이동 중에도 안전한 문서 저장 및 액세스가 가능합니다.
• 중앙 집중식 문서 저장소: 중요한 현장 관련 문서에 대해 쉽게 액세스할 수 있는 단일 위치를 제공합니다.
• 맞춤형 워크플로우: 실시간 업데이트 및 알림을 통해 팀 구성원 간의 의사소통과 책임을 촉진합니다.
• 빈틈없는 통합: ERP 시스템과 같은 일반 플랫폼과 호환되어 일상적인 운영을 간소화하고 프로그램 전환을 최소화합니다.
• OCR 기술: 텍스트 이미지를 기계 인코딩 텍스트로 정확하게 변환하기 위해 광학 문자 인식을 지원합니다.
• AI 채팅 기능: ChatGPT를 기반으로 문서 관련 정보에 대한 즉각적인 액세스를 제공하므로 수동 검색이 필요하지 않습니다.
• 사용자 친화적인 설정: Document Companion의 OpenAI Chat 기능을 간단하게 구성합니다.

Fluix의 통합 친화적인 아키텍처를 통해 ERP 시스템과 같은 널리 사용되는 다른 플랫폼과 원활하게 연결할 수 있습니다. 이러한 통합을 통해 기업은 일상적인 작업을 보다 효율적으로 처리하고 프로그램 간 전환에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 또한 Fluix는 OCR 기술을 지원하여 AI 채팅 기능으로 전송된 데이터가 상세 분석을 위해 정확하고 포괄적인지 확인합니다.

4. M- 파일

M-Files는 전체 수명주기 동안 콘텐츠를 관리하는 보다 스마트한 접근 방식을 제공하는 지능형 정보 관리 플랫폼입니다. M-Files는 콘텐츠를 원활하게 연결하고 지능형 자동화를 활용하여 지식 근로자가 적시에 적절한 사람들에게 올바른 정보를 제공함으로써 생산성을 높일 수 있도록 지원합니다.

이 플랫폼은 복잡하고 비용이 많이 드는 단일 저장소로 마이그레이션할 필요 없이 조직 전체의 콘텐츠에 대한 포괄적인 보기를 제공합니다. M-Files의 디지털 문서 관리 솔루션은 강력한 검색 기능을 자랑하므로 사용자는 잘못된 파일을 검색하는 데 시간을 낭비하거나 파일이 저장된 위치를 기억하려고 애쓰지 않고도 빠르고 쉽게 문서를 찾을 수 있습니다. 또한 이 플랫폼은 템플릿, 간편한 이름 지정 및 저장 기능, AI 지원 기술을 통해 숨겨진 문서와 다크 데이터를 찾아내는 기능을 제공하여 문서 생성을 단순화합니다.

M-파일의 주요 특징:

• 지능형 정보 관리: 연결된 콘텐츠와 지능형 자동화를 결합하여 생산성을 높이고 콘텐츠에 대한 360도 보기를 제공합니다.
• 빠른 검색 및 검색: 사용자가 문서를 빠르고 쉽게 찾을 수 있어 시간과 노력이 절약됩니다.
• 단순화된 문서 작성: 템플릿, 간편한 문서 이름 지정 및 저장, 숨겨진 문서 및 다크 데이터 검색 기능을 제공합니다.
• 자동화된 규정 준수 및 보안: 회사 정책 및 규정의 준수를 보장하고, 접근 권한 및 암호화를 통해 데이터 보안을 제공합니다.
• 원활한 협업: 문서 공동 작성, 주석 달기 및 주석 달기가 동시에 가능합니다.
• 널리 사용되는 도구와의 통합: Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook 및 기타 널리 사용되는 애플리케이션과의 통합을 제공합니다.
• AI 기반 프로세스: M-Files Aino와 같은 AI를 활용하여 정보를 정리하고 문서 컨텍스트를 이해하며 자연어를 사용하여 지식과 상호 작용합니다.

M-Files의 자동화 기능은 회사 정책 및 규정 준수를 간소화하고, 엄격한 액세스 권한 및 엔터프라이즈급 암호화를 통해 데이터 보안을 보장하며, 문서 공동 작성, 주석 달기 및 주석 달기를 동시에 통해 간단한 협업을 가능하게 합니다. 고도로 구성 가능한 플랫폼을 기반으로 구축된 M-Files는 API, 솔루션 템플릿 및 타사 추가 기능을 통해 특정 비즈니스 요구 사항을 충족하도록 쉽게 사용자 정의할 수 있습니다.

5. 셰어포인트 AI

출처 : Microsoft

Microsoft SharePoint는 AI 기술과 통합되어 워크플로를 혁신하고 공동 작업을 강화하며 조직의 생산성을 높이는 강력한 공동 작업 및 문서 관리 플랫폼입니다. AI 기능을 SharePoint에 통합함으로써 기업은 프로세스를 자동화하고, 문서 관리를 간소화하고, 검색 기능을 개선하고, 데이터에서 귀중한 통찰력을 얻을 수 있습니다.

SharePoint AI는 직원들이 수동 작업을 줄이고 생산성을 향상시키면서 더 스마트하고 빠르게 작업할 수 있도록 지원합니다. 이 플랫폼은 지능형 문서 관리, 워크플로우 자동화, 챗봇 통합, 예측 분석 등 다양한 이점을 제공하여 조직이 운영을 최적화하고 협업을 강화하며 오늘날의 환경에서 경쟁력을 유지할 수 있도록 지원합니다. 고급 콘텐츠 관리 및 경험 플랫폼인 SharePoint Premium은 콘텐츠 경험, 처리 및 거버넌스에 AI, 자동화 및 추가 보안을 제공하여 조직이 수명 주기 전반에 걸쳐 중요한 콘텐츠를 관리하고 보호하도록 돕습니다.

SharePoint AI의 주요 기능:

• 지능형 문서 관리: AI 기반 문서 처리, 문서의 정보 자동 분류, 추출 및 태그 지정을 통해 효율성이 향상되고 워크플로가 간소화됩니다.
• 워크플로우 자동화: AI로 강화된 워크플로우 자동화는 기록 데이터를 분석하고, 과거 결정을 통해 학습하며, 작업 자동화 및 문서 라우팅에서 지능적인 선택을 합니다.
• 챗봇 통합: SharePoint와 통합된 AI 기반 챗봇은 직원들이 자연어를 통해 시스템과 상호 작용할 수 있도록 지원하여 즉각적인 답변과 지원을 제공합니다.
• 예측 분석 : AI를 활용하여 데이터를 분석하고 귀중한 통찰력을 제공함으로써 조직이 데이터 기반 결정을 내리고 앞서 나갈 수 있도록 지원합니다.
• 고급 콘텐츠 관리: 콘텐츠 경험, 처리, 거버넌스에 AI, 자동화 및 추가 보안을 제공하여 조직이 라이프사이클 전반에 걸쳐 중요한 콘텐츠를 관리하고 보호할 수 있도록 지원합니다.
• 고가치 문서 솔루션: 계약서, 작업 명세서, 주문, 송장 등 고가치 문서 작업을 위한 솔루션을 제공합니다.

SharePoint AI의 지능형 문서 관리 기능을 사용하면 문서의 정보를 자동으로 분류, 추출 및 태그할 수 있어 효율성이 향상되고 워크플로가 간소화됩니다. 플랫폼의 예측 분석 기능은 AI를 활용하여 데이터를 분석하고 귀중한 통찰력을 제공하므로 조직은 데이터 기반 결정을 내리고 앞서 나갈 수 있습니다.

AI 문서 관리 솔루션으로 워크플로우를 간소화하세요

오늘날 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 AI 기반 문서 관리 솔루션은 워크플로를 간소화하고 협업을 강화하며 생산성을 높이려는 조직에 필수적인 도구가 되었습니다. 이 기사에서 설명하는 AI 문서 관리 솔루션은 다양한 비즈니스 요구 사항을 충족하도록 설계된 다양한 기능과 기능을 제공합니다.

지능형 문서 분류 및 추출부터 기존 워크플로와의 원활한 통합에 이르기까지 이러한 도구는 AI의 강력한 기능을 활용하여 중요한 비즈니스 문서의 생성, 저장 및 검색을 단순화합니다. 수동 프로세스를 자동화하고 검색 기능을 개선하며 귀중한 통찰력을 제공함으로써 이러한 솔루션을 통해 조직은 운영을 최적화하고 비용을 절감하며 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있습니다.