AI og sjálfvirkni: Vopn í baráttunni gegn AP-svikum

Eftir Akhil Sahai, vörustjóra, Kanverse

Svik kosta fyrirtæki um 5% af árstekjum Samtök löggiltra svikaprófara (ACFE) benti á í nýlegri skýrslu. Svindlarar skoða viðskiptaskuldadeild (AP) og sjá dollaramerki vegna þess að það eru venjulega léleg eftirlit til að koma í veg fyrir árásir. Vegna þess að þessi viðskiptaaðgerð vinnur úr greiðslum er hún opin fyrir miðun slæmra leikara.

AP svik brjótast út í nokkur dæmigerð mynstur, sem við munum skoða hér að neðan. Góðu fréttirnar eru þær að það eru skref sem samtök geta tekið til að draga úr hættu á að þetta gerist.

Söluaðilar sem eru ekki til

Meirihluti fyrirtækja stundar viðskipti við stöðugleika birgja og söluaðila. Þeir gera venjubundin innkaup og greiðslur eru oft fyrirfram samþykktar án mikillar skoðunar og athugunar. En fölsuð fyrirtæki geta líkt eftir raunverulegum söluaðilum og sent falsa reikninga og erfitt getur verið að greina þessa fölsuðu innheimtu. Það er líka dýrt - það getur kostað $ 100,000 fyrir hvert tilvik, samkvæmt AC.

Hótanir af þessu tagi geta líka komið innan frá. Það er mögulegt fyrir starfsmann að búa til falsa söluaðila og senda falsa reikninga. Dæmi um þetta er kona frá Oregon sem svikaði út milljónir dollara frá fyrirtæki sínu á næstum 15 árum.

Víxlar fyrir vörur sem eru ekki til

Á svipaðan hátt geta svikarar átt í samstarfi við starfsmenn til að búa til greiðslubeiðnir fyrir vörur/þjónustu sem fyrirtækið fékk ekki og halda síðan afgreiddri greiðslu fyrir sig. Það er það sem gerðist með einn fyrrverandi Honda starfsmann í Ohio, sem svikaði fyrirtækið um 750,000 dollara.

Hleðsla fyrir ekki neitt

Stundum bætir lánardrottinn viljandi við nýjum línum til að blása upp upphæðina sem hann skuldar. Þegar AP ferli er handvirkt og upplifir aukningu í reikningsmagni, geta þessar ranglega bættu línuvörur farið óséður. Og það leiðir til þess að fyrirtækið fær ofurgjöld.

Stundum eru fjölmargar greiðslur lánardrottna unnar á grundvelli sama reiknings, sem getur gerst þegar fleiri en tvö eintök af sama reikningi eru fljótandi inni í kerfinu og AP liðsmaður (óviljandi) byrjar greiðslu fyrir öll eintökin. Það getur gerst af ýmsum ástæðum, allt frá einföldum mistökum til illgjarns ásetnings. Burtséð frá orsakasamhenginu getur það haft neikvæð áhrif á fyrirtækið.

Að berjast gegn svikum með sjálfvirkni

Óheppileg þróun er hröð tilkoma nýrra leiða til að svindla á AP deildum. Sem betur fer er það orðið mögulegt fyrir fyrirtæki að þróa fyrirbyggjandi aðferðir og draga úr áhættu með framförum í gervigreindartækni. Sjálfvirkni og gervigreind/ml geta tekið á svikum með nokkrum lykilaðgerðum. Þar á meðal eru:

Sjálfvirkni samþykkisvinnuflæðis

Sjálfvirkni tryggir að farið sé eftir reglum með því að skilja eftir stafræna slóð aðgerða sem framkvæmdar eru á hverju stigi. Sjálfvirk samþykki draga úr tímafrekum handvirkum samþykkisferlum. Þjálfun og vitundarvakning getur hjálpað til við að koma í veg fyrir illgjarn ásetning.

Sjálfvirkni endurskoðunar reikninga knúin af gervigreind

Nauðsynlegt er að passa saman lykilskjöl sem myndast á öllum innkaupastigum til að þróa nauðsynlega vörn gegn svikum reikninga. Það felur í sér samsvörun reikningslínuupplýsinga við innkaupapöntunarupplýsingar, yfirferð kvittana til að tryggja að vörur og þjónusta hafi verið afhent, og það felur oft í sér að skanna önnur samskipti við seljanda. Það getur tekið marga daga þegar það er gert handvirkt, en með uppsetningu á gervigreindarknúnri sjálfvirkni getur allt afstemmingarferlið gerst á nokkrum mínútum.

Vöktun og rakning vegna illvilja starfsmanna

Innherjar sem fremja AP-svik hafa tilhneigingu til að vinna einir eða í litlum hópum eftir að hafa fengið stefnumótandi upplýsingar um starfsemina. Notkun tæknikerfa sem geta fylgst með og fylgst með þátttöku starfsmanna í rauntíma getur komið í veg fyrir illgjarn hegðun og ásetning þökk sé getu eins og fráviksgreiningu. Fræðsla starfsmanna á þessu sviði er einnig mikilvæg til að auka vitund. Að byggja upp vildaráætlun getur einnig hjálpað til við að skipuleggja námskeið í átt að siðferðilegum aðgerðum.

Framfylgja fylgni við stafrænar lausnir

Stofnanir geta dregið úr AP-svikum með því að stafræna allt verkflæði reikningsvinnslunnar. Stafræning kvarðar aðgerðir með tímastimplum sem síðar má nota til að framkvæma kerfisúttektir. Slík kerfi geta verið hönnuð til að búa til sjálfvirkar skýrslur - þar sem hægt er að fylgjast með starfsemi starfsmanna og greina síðari umbætur. Einnig veita rauntímaviðvaranir stjórnendum heildræna innsýn í vinnsluferli.

Byggja samsvörunargetu söluaðila

Það er sífellt mikilvægara að greina reikninga sem fölsuð fyrirtæki búa til á fyrstu stigum, áður en tjón verður. Uppgötvun er hægt að gera með loðnu samsvörunartækni, þar sem kerfið skannar margar geymslur, skoðar núverandi gagnagrunn seljanda og skoðar ýmis skjöl til að greina falsanir.

Nútímalausnir á aldagömlu vandamáli

Hvað varðar svik, þar sem vilji er, þá er leið. Innherjar og utanaðkomandi sem ætla að stela frá þér munu halda áfram að finna upp nýjar leiðir til þess. En fyrirtæki geta huggað sig við að vita að ML og sjálfvirkni eru til þess fallin að uppræta svik. Að bæta þessari tækni við AP deild þína mun aðstoða við að uppgötva og koma í veg fyrir svik. AP teymið getur snúið sér að minna hversdagslegum og viðskiptamiðuðum verkefnum og fyrirtæki þitt mun spara peninga og fyrirhöfn.