L’avenir du travail d’équipe : Comment les outils alimentés par l’IA réinventent la collaboration

Lorsque le film Her est sorti en 2013, l’idée qu’un humain puisse former une relation avec un assistant alimenté par l’IA était difficile à imaginer, pour ne pas dire un peu dystopique. 11 ans plus tard, les outils alimentés par l’IA ne remplacent pas les partenaires romantiques (encore), mais ils jouent des rôles de plus en plus importants sur le lieu de travail. En fait, les chercheurs sont en train de modifier leur perception de l’IA, d’un outil à un membre d’équipe collaboratif. La recherche a montré, cependant, qu’ajouter un membre d’équipe alimenté par l’IA peut réduire la coordination, la communication et la confiance. Malgré ces défis, de nombreuses organisations trouvent des moyens d’intégrer l’IA dans leurs opérations sans nuire à la collaboration d’équipe. La formation et la définition de la manière d’utiliser l’IA sont clés.

Chez Jotform, nous avons intégré l’IA dans les processus de chaque fonction commerciale. Cela a transformé notre dynamique d’équipe, améliorant la communication et augmentant la productivité sur les tâches qui comptent. Voici un aperçu de la manière dont.

La gestion de projet sans besoin de patience

Certains disent que la patience est une vertu, mais dans le contexte de la gestion de projet d’équipe, la patience est surévaluée. Les goulets d’étranglement détruisent l’élan et sapent la motivation. Il n’y a rien de pire que de se sentir inspiré et énergisé, pour attendre ensuite anxieusement la réponse d’un membre de l’équipe. Sans oublier : le temps précieux est gaspillé.

Les outils de gestion de tâches alimentés par l’IA peuvent transformer la dynamique typique du projet d’équipe en éliminant de nombreuses dépendances qui tendent à ralentir les progrès. Par exemple, si vous êtes un manager, utiliser un outil de gestion de projet alimenté par l’IA peut vous donner un aperçu du flux de travail d’un employé sans avoir à demander. Les outils alimentés par l’IA peuvent trouver des moyens de gagner du temps et d’augmenter la productivité collective.

Considérez une plateforme de gestion de travail comme Asana : ses fonctionnalités alimentées par l’IA peuvent suggérer les prochaines étapes d’un projet, signaler les goulets d’étranglement potentiels et générer des informations sur la charge de travail et la productivité d’une équipe. C’est comme avoir un membre d’équipe supplémentaire dédié à l’analyse et à l’amélioration de la logistique, afin que les membres humains de l’équipe puissent se concentrer sur des tâches plus significatives.

La rationalisation de la recherche et du partage d’informations

Un ami avocat m’a parlé du cours de recherche juridique qu’elle a suivi pendant ses études de droit. À cette époque, la recherche juridique reposait lourdement sur des moteurs de recherche spécialisés, et il n’est pas surprenant qu’il ait fallu près d’un semestre pour maîtriser l’art de les utiliser efficacement.

Aujourd’hui, les outils alimentés par l’IA comme ChatGPT transforment la façon dont nous effectuons des recherches en ligne. Compte tenu de sa capacité à rationaliser la recherche et le partage d’informations, il est logique que ChatGPT remplace les moteurs de recherche courants pour les équipes à rythme rapide.

Avec ChatGPT, vous pouvez utiliser un langage naturel pour affiner vos questions de recherche et accéder aux résultats dont vous avez besoin plus rapidement. ChatGPT peut résumer presque instantanément des articles de recherche longs, des rapports et des ensembles de données. Parfois, ces documents nécessiteront toute votre attention. Mais lorsque vous n’avez besoin que des points clés, vous pouvez déléguer la tâche de compréhension à ChatGPT et distribuer les informations à vos collègues.

Disons que vous cherchez une solution et que vous ne savez pas par où commencer. ChatGPT peut être un outil utile dans le processus de brainstorming, en générant des idées et des approches alternatives pour vous et vos collègues. Plus de temps perdu à regarder une page blanche en attendant que l’inspiration vous frappe. Par exemple, l’une de nos équipes créait du contenu sur le générations Z sur le lieu de travail et avait besoin d’une vue d’ensemble rapide des tendances principales. ChatGPT a aidé à lancer le processus, laissant nos collègues avec plus d’énergie pour choisir et développer la meilleure stratégie de contenu.

Lorsque vous utilisez des outils alimentés par l’IA pour générer et rechercher des idées, vous libérez plus de temps pour la réflexion créative et la prise en compte des perspectives diverses des autres membres de l’équipe. À l’ère de l’IA, c’est le travail qui définit les employés et les organisations réussies.

Donner un sens aux réunions

Les réunions peuvent être un gaspillage de temps. Dans une enquête récente de 5 000 travailleurs du savoir sur quatre continents, 78 % des répondants ont déclaré qu’ils étaient censés assister à tant de réunions qu’il leur était difficile de faire leur travail. Les réunions peuvent également être épuisantes. Dans la même enquête, 76 % ont déclaré se sentir épuisés les jours où ils avaient beaucoup de réunions.

Je suis partisan de la limitation des réunions au minimum et de la suppression des mises à jour de statut inutiles. Je veux que les employés aient de grandes plages de temps pour se consacrer au travail qui les énergise. Ils ont besoin de temps pour entrer en mode « flux ». Mais lorsqu’il s’agit de réunions essentielles, je veux que tout le monde puisse y prêter toute son attention. C’est là que les outils d’automatisation alimentés par l’IA entrent en jeu, pour écouter et transcrire les notes de réunion et s’assurer que rien ne se perd dans la foulée. Nos équipes intègrent une application de reconnaissance vocale alimentée par l’IA directement dans notre plateforme de visioconférence. Les notes de réunion sont automatiquement enregistrées sous forme de texte dans un document Google. Si plus tard, l’un des participants doit se rappeler quelque chose qui a été discuté lors de la réunion, il suffit d’effectuer une recherche rapide dans Google Drive.

Cet outil alimenté par l’IA simple nous permet de nous concentrer sur le contenu réel de la réunion, plutôt que sur la tâche fastidieuse de prise de notes. Lorsque nous sommes pleinement présents, nous avons des conversations plus riches, de meilleures idées et trouvons de meilleures solutions – un exemple de la façon dont l’IA favorise la collaboration et l’innovation.

La coordination des horaires

L’une des beautés de l’IA est sa capacité à automatiser votre communication – et votre tranquillité d’esprit. La planification est un autre domaine où le temps et l’énergie tendent à être inutilement perdus. Avec les outils de planification alimentés par l’IA, vous pouvez sauter le fastidieux va-et-vient pour coordonner plusieurs calendriers, alias la communication à faible valeur, et ne jamais vous inquiéter de oublier de noter un événement dans votre calendrier. La mémoire à court terme stocke en moyenne sept éléments d’information à tout moment donné. Pourquoi gaspiller cet espace précieux sur une heure et une date de réunion lorsque l’IA peut s’en charger pour vous ?

Les outils alimentés par l’IA comme Clara utilisent le traitement du langage naturel pour planifier des réunions et négocier des heures avec les participants. Vous pouvez l’intégrer à votre messagerie électronique et à votre calendrier, et configurer des notifications et des rappels. Clara peut offrir des informations sur vos conversations électroniques pour gérer votre emploi du temps de manière plus efficace.

Avec Clara et des outils de planification alimentés par l’IA similaires, tout le monde dans votre organisation, des nouveaux embauches aux dirigeants, peut avoir un assistant personnel, les libérant pour se concentrer sur des travaux plus importants. Dans ce sens, il est difficile de ne pas tomber amoureux de l’IA. Vous pourriez dire que Her n’est pas si loin-fetched après tout.