RightRev tuo markkinoille tekoälyagentteja, jotka pitävät tuloutuksen kirjanpidon ajan tasalla sopimusten muuttuessa

RightRev on tuonut markkinoille RightAgentsin, tekoälyagenttien kokonaisuuden, joka on suunniteltu hoitamaan tuloutuksen kirjanpitoon liittyviä toistuvia tehtäviä sopimusten tarkistamisesta saldomuutosten selittämiseen. Marraskuun 12. päivän julkistus vastaa rahoitustiimien kasvavaan haasteeseen: miten pitää kirjanpito ajan tasalla käyttöön perustuvan hinnoittelun, ennakkoon ostettujen käyttöhyvitysten ja kuukauden aikana muuttuvien sopimusten kanssa.

Lähestymistavassa yhdistyvät tekoälyn tarjoama apu ja sääntöpohjainen tuloutusmoottori. Agentit keräävät tietoja, selvittävät eroja ja valmistelevat työtä tarkistettavaksi. Rahoitustiimit säilyttävät hyväksymisvastuun siitä, mitä pääkirjaan kirjataan.

Tämä työnjako on tärkeä. Avustaja voi antaa uskottavalta kuulostavan selityksen liikevaihdon muutokselle varmistamatta, että taustalla oleva kirjanpito on oikein. RightRev pyrkii tarjoamaan agenteille pääsyn lukujen taustalla oleviin tietoihin ja laskelmiin mutta pitämään kirjanpidon toteutuksen hyväksyttyjen käytäntöjen mukaisena.

Miksi muuttuvat hinnoittelumallit vaikeuttavat kirjanpitoa

Tilauslaskun ja tuloutettavan liikevaihdon aikataulut eivät välttämättä ole samat. Asiakas voi ostaa käyttöhyvityksiä etukäteen, käyttää ne usean kuukauden aikana, lisätä tuotteita sopimukseen sen voimassaoloaikana tai siirtyä toiseen hinnoittelutasoon. Kukin tapahtuma voi muuttaa tarvittavaa kirjanpitotyötä, vaikka laskutus jatkuisi normaalisti.

RightRevin tuloutusalusta tukee tilauskirjauksia, käyttöä, toimitustapahtumia, välitavoitteita ja muita määritettyjä laukaisimia. Se voi kohdistaa kirjanpitosääntöjä yksittäisiin suoritevelvoitteisiin, jakaa summia paketoitujen sopimusten kesken ja laskea aikataulut uudelleen sopimusten muutosten jälkeen. Alustan ilmoitettu soveltamisala kattaa ASC 606- ja IFRS 15 -standardien mukaisen tuloutuksen.

Ohjelmisto käsittelee myös toistuvia ja kertaluonteisia järjestelyjä, tuloutuksen vaiheistuksia, päiväkirjavientejä ja erillismyyntihinnan analysointia. Nämä toiminnot muodostavat uusien agenttien tarvitseman kirjanpidollisen rakenteen: järjestelmän on määritettävä, mikä suoritevelvoite oikeuttaa tuloutukseen, milloin se on täytetty ja miten summa on laskettu.

Liiketoimintajärjestelmien ja tekoälyn välinen kontekstikerros

RightRev kuvaa RightContextia alustan tieto- ja kontekstikerrokseksi. Se kokoaa yhteen laskutus-, ERP- ja käyttötiedot, yhdenmukaistaa lähtötiedot ja antaa rahoitustiimeille mahdollisuuden määrittää liiketoimintakohtaisen kontekstin. Tuloutusmoottori soveltaa tämän perustan pohjalta asiakkaan käytäntöjä.

Julkistuksen mukaan samaa kontekstia voivat hyödyntää RightAgents sekä ulkoiset tekoälytyökalut, jotka yhdistetään Model Context Protocolin eli MCP:n kautta. Yhtiön mukaan sen agentteja voi käyttää esimerkiksi Clauden ja ChatGPT:n kautta kunkin käyttäjän nykyisten käyttöoikeuksien puitteissa.

Käytännön hyöty perustuu siihen, että kysymys ja sen todisteet liittyvät saumattomasti toisiinsa. Jos controller kysyy, miksi saldo muuttui, hyödyllisen vastauksen on yhdistettävä muutos asiaankuuluvaan sopimukseen, alkuperäiseen tapahtumaan ja kirjanpitosääntöön. Jos avustaja yhdistettäisiin vain laskentataulukon loppusummaan, suuri osa tästä ketjusta jäisi puuttumaan.

Seitsemän agenttia tuloutuksen tarkistamiseen, selittämiseen ja työnkulkujen muuttamiseen

RightRevin tekoälytuotesivulla agentit on jaoteltu ongelmien havaitsemiseen, tulosten selittämiseen ja muutosten valmisteluun:

• Anomalies tunnistaa poikkeavat vaihtelut, puuttuvat hinnat ja odottamattomat kohdistukset tarkistettaviksi.
• Contract Checklist poimii sopimusehdot ja -velvoitteet sekä tarkistaa ne kirjanpidon tarkistuslistaa vasten.
• Revenue Assistant vastaa organisaation tuloutustietoja koskeviin luonnollisella kielellä esitettyihin kysymyksiin.
• Architect muuntaa kirjalliset käytännöt ehdotetuiksi säännöiksi, jotka rahoitustiimi hyväksyy ennen käyttöönottoa.
• Use Case Modeling rakentaa testejä ehdotetuille muutoksille ja suorittaa ne.
• Flux yhdistää tilikausien väliset muutokset sopimuksiin ja laatii selittävät kommentit.
• Reconciliation vertaa lähdejärjestelmiä, RightReviä ja pääkirjaa sekä selittää niiden väliset erot.

Näin valmistelu ja selvitystyö jakautuvat koko tilikaudelle. Sen sijaan, että tiimit aloittaisivat jokaisen täsmäytyksen vasta kuukauden lopussa, ne voivat tarkastella poikkeamia sopimusten ja käyttötietojen saapuessa. Tilinpäätösvaiheesta tulee tilaisuus ratkaista avoimet asiat ja hyväksyä siihen mennessä tehty työ.

Deterministiset laskelmat ja ihmisen hyväksyntä

RightRevin tekninen erityispiirre on tekoälyagentin tulkinnan erottaminen tuloutusta laskevasta moottorista. Tuotedokumentaation mukaan suoritus on deterministinen: hyväksytyt säännöt tuottavat toistettavia laskelmia, ja agenttien tulosteet linkittyvät niitä tukeviin tietoihin.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että jokainen ehdotettu sääntö tai poimittu sopimusehto olisi automaattisesti oikea. Johdonmukaisesti sovellettu sääntö voi silti perustua virheelliseen käytäntöön, ja lähdetapahtuman puuttuminen voi edelleen jättää aukon. Siksi tarkistamisella ja skenaariotestauksella on olennainen rooli erityisesti ennen kuin uusi sopimuskäsittely vaikuttaa pääkirjaan.

RightRev kertoo käsittelevänsä vuosittain asiakkaidensa liikevaihtoa yli 44 miljardin dollarin edestä. Julkaisu laajentaa sen automaatiota laskentaa ympäröiviin työvaiheisiin ja säilyttää samalla yritysten jo käyttämät laskutus- ja ERP-järjestelmät. Talousjohtajille keskeinen kysymys on, vähentääkö tämä yhdistelmä täsmäytykseen kuluvaa työtä ja säilyttääkö se samalla selkeän jäljitettävyyden jokaisesta raportoidusta luvusta sen taustalla olevaan näyttöön.