Tehokkaan ammattikehityksen mahdollistaminen PK-yrityksille

Työntekijöiden kouluttaminen uusille taidoille on haasteellista pienille yrityksille. Useimmat yritykset eivät ole vailla ideoita siitä, miten omistajat ja johtajat voivat auttaa tiimiään parantamaan suorituskykyään ja oppimaan uusia taitoja, mutta pienet yritykset eivät yleensä ole suunniteltu ammattikehitystä varten. Ydinliiketoiminta on ensisijainen, ja siinä pitäisi olla joku, jolla on tausta voidakseen tehokkaasti kirjoittaa ja toimittaa koulutusmateriaalia. Lopputulemana on, että ammattikehitys jää odottamaan ja usein se ei toteudu. CompTIA:n mukaan puolella Yhdysvaltain yrityksistä ei ole virallisia koulutusstrategioita, joilla voitaisiin puuttua taitopulaan*. Työntekijät, asiakkaat ja lopulta yritys maksavat hinnan.

Yhä useammin generative AI voi auttaa mitä tahansa pienyritystä kehittämään ammattikehitysmateriaalia. Tässä on, miten pieni viestintätoimistomme pääsi puhumasta koulutusmateriaalin laadinnasta melko vahvaan ensiluonnokseen 15 minuutissa – ilmaisten AI-työkalujen avulla.

Olemme jatkuvasti kehittämässä työntekijöidemme osaamista Gova10:ssa, ja tiesimme, että yksi aihe, jota halusimme käsitellä, oli asiakkaidemme tarinoiden esittäminen journalisteille. Kaikki työntekijämme tunsivat perusteet, mutta oli hyvä käydä läpi ja jaettavissa oli ehdottomasti parhaiden käytäntöjen mukaisia tapoja.

Tiedät, että haluat kouluttaa tiimiäsi jostakin asiasta, ja se, että otat tietäsi ja kehität sen ammattikehitysohjelmaksi tai -istunnoksi, ovat kaksi eri asiaa. Sinun on:

• Kerättävä tieto niiltä, joilla on tietämys.
• Konsolidoitava tieto ja kehittää avainviestit.
• Suunniteltava mielenkiintoinen esitys, joka välittää avainviestit.

Nämä tehtävät voidaan määritellä ja priorisoida useita kertoja perustellen, että on kiireellisempiä töitä ja tehtäviä, joihin on kiinnitettävä huomiota. Kaikki olemme viestintäammattilaisia, emme kuitenkaan oppimisen kehittämisen ammattilaisia.

Eräänä keskiviikkona, ilmaisten AI-työkalujen avulla, rakensimme vahvan ensiluonnoksen noin 15 minuutissa.

Se ei tarkoita, että meillä oli valmis tuote noin nopeasti, mutta meillä oli esitys, joka oli noin 70 % valmis.

Käytimme kuvaamia menetelmiä koulutussessiosta, jossa käsiteltiin tarinoiden esittämistä medialle, mutta näitä työkaluja voidaan käyttää minkä tahansa aiheen kehittämiseen.

Fathom

Olemme käyttäneet kokousmerkintätyökalua Fathom useita kuukausia sitten sen jälkeen, kun olemme nähneet sen toimivassa käytössä asiakkaallamme. Transkription tarkkuus ylitti kilpailijoiden, joita olimme kokeilleet, ja se oli päätä ja harteita parempi kuin Google Meetin alkuperäinen transkriptio, kokemuksemme mukaan. Fathom:n vaikuttavat AI:lla generoidut muistiinpanot ja toimintakohteet ovat hämmästäneet useita asiakkaitamme sen jälkeen, kun he ovat nähneet meidän käyttävän työkalua.

Kun aloimme puhumaan ammattikehityshankeista Gova10:n johtajien kokouksessa – aluksi keskustelimme kaikista syistä, miksi meillä olisi vaikeuksia saada se valmiiksi tulevaan kokoukseen – lisäsin nopeasti Fathom-merkintäni Meet-kutsuun. Selitin merkinnälle, että meidän tavoitteemme oli kaapata sisältö, jonka halusimme käsitellä koulutussessiossa. Sitten meillä oli vuorotellen puhuttu haasteista ja mahdollisuuksista, joita oli tarjolla, kun parannamme tiimimme medialle esittämistä. Meidän pääasiallinen keskustelu oli samaa mieltä, ja meidän lisäsimme joitakin ideoita, ja meidän keskusteluun kuului muutamia kohtia, joita olisi syytä sisällyttää koulutukseen.

Noin 5 minuutin kuluttua, kun meillä oli puhunut, Fathom lähetti yhteenvedon kokouksesta, mukaan lukien luettelo siitä, mitä me olimme keskustelleet. Nämä luettelopistekohtaiset kohdat kaappasivat melkein täydellisesti sisällön, jonka halusimme välittää.

Gamma

Nyt, kun meillä oli vahva AI:lla generoitu luonnos, meidän piti saada se muotoon, jonka voimme esittää tiimillemme. Gamma on AI-työkalu, joka luo esityksiä joko lyhyen ohjauksen tai koko luonnoksen perusteella. Mitä enemmän tietoa annat sille, sitä paremmin se suorittaa, kuten kaikki Gen AI -työkalut.

Gamma tarjosi minulle joitakin makulaytävaihtoehtoja ja rakensi minulle esityksen sekunneissa. Se teki hyvän työn siinä, että se järjesti ja hioi luonnostani ja vaihteli jokaisen lieden ulkonäköä samalla, kun se säilytti yhdenmukaisen ulkonäön. Gamma:n antamat kuvat eivät kuitenkaan aivan osuneet kohtaan, joten korvasin ne aiheeseen liittyvillä kuvilla ja täydensin niitä tiimivalokuvauksella. Tämä teki esityksestä tutun ja hauskannäköisen sen sijaan, että se olisi näyttänyt AI:lla generoidulta. Johtajat menivät esityksen läpi ja tekivät muokkauksia, jotta se oli selkeä ja sisälsi kaikki toivottu viestintä.

ChatGPT

Koulutussessiosta, jossa käsiteltiin medialle esittämistä, Fathom:in generoimat luettelopistekohtaiset kohdat riittivät, mutta muutama kuukausi sitten minulla oli hieman erilainen tilanne. Minun piti valmistella medialle koulutusesitys asiakkaan edustajalle. Pari päivää aikaisemmin olin antanut epävirallisen medialle koulutussession toiselle edustajalle. Otin Fathom-transkription siitä koulutuksesta ja lähetti sen ChatGPT:lle pyynnöllä, jossa pyysin sitä järjestämään ja tiivistämään ideoita, joista olin keskustellut. ChatGPT teki työnsä luomalla luonnoksen, ja sitten pystyin syöttämään sen Gammaan hiotun esityksen saamiseksi.

AI ei voi tehdä kaikkea… vielä

Ennen kuin toimme työntekijöiden koulutuksen, päättelimme sisällyttää asiaankuuluvat “tarinaan perustuvat” esimerkit, joita voimme tarkastella, osoittaen, miten aiemmat medialle esittämiset johtivat julkaisuihin, joissa oli mukana asiakkaitamme. Lisäsimme myös harjoituksen, jossa tiimilaiset muodostivat parit ja kehittivät medialle esittämisen, jonka sitten tarkastelimme ja arvioimme yhdessä.

Ideat olivat meidän. Suoritus oli meidän, mutta AI auttoi meitä saamaan materiaalin tiimimme eteen nopeasti ja järjestetyssä muodossa minuuteissa sen sijaan, että se olisi kestänyt tunteja – tai ehkä se ei olisi koskaan toteutunut. Emme ole vielä korvaamassa AI:ta, mutta AI säästi meiltä aikaa ja poisti stressin valmistellessamme sisällön.

Me näemme jo parempia tuloksia nuoremmilta edustajilta, jotka osallistuivat koulutukseen. Mikä tahansa yritys voi omaksua tämän käytännön ja tehdä ammattikehityksestä helpommin saatavilla minkä tahansa aiheen osalta, joka vaatii lisää työntekijöiden kehittämistä.